信息化對(duì)檔案工作的影響及對(duì)策

趙成文

如今，信息化廣泛滲透到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，已經(jīng)并且繼續(xù)對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生極為深刻的影響。作為記錄歷史、傳承文明的檔案部門，同樣受到了它的影響，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一是要求檔案要變被動(dòng)為主動(dòng)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。過去的檔案過多地注意了收藏保管，不注重利用，檔案在人們的心目鮮為人知。信息化時(shí)代的到來(lái)要求檔案信息資源要實(shí)現(xiàn)全社會(huì)共享。這就要求檔案要宣傳，要走出去，加強(qiáng)與社會(huì)之間的聯(lián)系，讓社會(huì)知道檔案，了解檔案，從而更好地利用檔案。

二是檔案載體多元化，要求多種載體并存。過去的紙質(zhì)檔案具有客觀性、原始性，難以刪改和造假，更具有法律效用。但是紙質(zhì)檔案在保存和利用過程中，由于環(huán)境和人為因素，容易受潮、變霉、影響了檔案的使用壽命。另外紙質(zhì)檔案查閱起來(lái)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。信息化時(shí)代的到來(lái)要求檔案載體多元化，檔案載體不僅僅停留在紙質(zhì)載體上，還要有縮微型、聲像型、機(jī)讀型等新型載體和記錄方式，形成各種載體檔案共存的局面。

三是檔案利用主體多元化。過去的檔案工作注重為黨和政府服務(wù)，機(jī)關(guān)工作人員一直是利用檔案的主體。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)以及公民法律意識(shí)的健全，來(lái)自社會(huì)各階層的檔案需求者紛紛走進(jìn)檔案館，查詢所需的各種檔案信息。現(xiàn)在檔案利用者已經(jīng)不僅僅是機(jī)關(guān)工作者、企事業(yè)單位管理者、科學(xué)研究工作者、文學(xué)藝術(shù)工作者等，而且工人、農(nóng)民、個(gè)體私營(yíng)工商者，甚至在校學(xué)生也已成為實(shí)際的檔案利用者。

四是利用檔案目的多元化。社會(huì)的發(fā)展、科技的進(jìn)步、公眾檔案意識(shí)的增強(qiáng)，使檔案利用者利用檔案的目的也趨向多元化。利用者利用檔案不僅僅以編史修志及工作查考為主要目的，而是有為解決自身日常學(xué)習(xí)、生活問題的，有為進(jìn)行科學(xué)研究、生產(chǎn)建設(shè)、土地房屋確權(quán)、撰寫家譜等種種不同目的的。近年來(lái)為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、學(xué)術(shù)研究、土地房屋、個(gè)人取證等以往非主流目的前來(lái)查閱檔案者呈逐年上升趨勢(shì)。

五是利用檔案形式多樣化。檔案利用者既可以直接到檔案館查閱所需的檔案或檔案資料匯編，也可以通過參觀檔案史料展覽、收聽廣播、閱讀報(bào)刊、觀看電視、還能上網(wǎng)查詢，還可通過電話、電報(bào)、傳真、信函等形式咨詢。

六是檔案工作者要提高自身素質(zhì)，使自己成為一專多能的人才。信息時(shí)代，信息技術(shù)在檔案工作中的發(fā)展和運(yùn)用，使檔案工作發(fā)生了根本性變革，已經(jīng)徹底拋棄了保守的看家守業(yè)的傳統(tǒng)觀念。從傳統(tǒng)手工作坊式的實(shí)體管理模式向現(xiàn)代檔案的信息管理模式轉(zhuǎn)變.大力開展檔案資源信息化建設(shè)。檔案信息化是將“檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源合理的配置與有序、有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享”。這是一個(gè)依賴于通訊和網(wǎng)絡(luò)的全新工作，檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。所以在這個(gè)歷史轉(zhuǎn)折期，檔案工作者要切實(shí)做好角色的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時(shí)代的要求。檔案工作者不僅需要具備檔案學(xué)的業(yè)務(wù)知識(shí)，還需要具備多方面的素質(zhì)，如廣博的知識(shí)結(jié)構(gòu)、英語(yǔ)應(yīng)用能力、創(chuàng)造性的思維能力，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)使用能力，這樣才能實(shí)施和勝任信息化時(shí)代檔案管理工作。

信息化社會(huì)的突飛猛進(jìn)，使人們對(duì)檔案信息的需求越來(lái)越迫切。筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾方面探討檔案工作在新形勢(shì)下的對(duì)策：

一是加大檔案宣傳力度，利用各種媒介和手段宣傳檔案，實(shí)現(xiàn)宣傳工作的突破，使檔案由“行業(yè)內(nèi)了解”向“全社會(huì)知曉”發(fā)展。要充分利用館藏資源，發(fā)揮愛國(guó)主義教育基地的作用，舉辦檔案展覽。舉辦檔案展覽是新形勢(shì)下檔案館一項(xiàng)重要的職責(zé)和義務(wù)，是開放公布檔案的好形式，是合理開發(fā)有效利用檔案信息資源的主要途徑，是發(fā)揮檔案自身價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的重要手段。要利用大眾傳播媒介，以豐富的內(nèi)容和多樣的形式開展檔案宣傳工作。從檔案中挖掘信息，充分利用電視、電臺(tái)、廣播、報(bào)紙。上街懸掛橫幅等手段，宣傳檔案，擴(kuò)大檔案的社會(huì)影響，從而讓人們更好的了解檔案。

二是建立檔案網(wǎng)站。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，建立檔案網(wǎng)站成為許多檔案部門拓寬利用報(bào)務(wù)的新舉措。建立檔案網(wǎng)站不僅能實(shí)現(xiàn)大量館藏信息資源的共享，更快速、廣泛、深入、低成本地完成檔案信息服務(wù)于社會(huì)的職能，而且可以直接快速地獲取反饋信息，準(zhǔn)確掌握利用者需求，提高服務(wù)質(zhì)量。

三是檔案事業(yè)要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，重視信息化建設(shè)，營(yíng)造信息化建設(shè)的良好環(huán)境，多方面多角度地開辟信息化建設(shè)渠道。信息化時(shí)代，信息的重要性不言而喻。充分挖掘檔案寶貴信息資源，加大開發(fā)利用力度，對(duì)檔案信息資源利用價(jià)值進(jìn)行分析，實(shí)行分類管理，使檔案信息資源更好地為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展服務(wù)，使其轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，從而更好地推動(dòng)社會(huì)事業(yè)的發(fā)展。

四是開展現(xiàn)行文件利用工作，解決館藏滯后和檔案信息需求時(shí)效性之間的矛盾。根據(jù)《檔案法》規(guī)定：立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿十年或二十年向各級(jí)檔案館移交，而國(guó)家檔案館保管的檔案自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放。如此，就形成一個(gè)不允許公眾利用的封閉期。這期間，許多和群眾利益息息相關(guān)的檔案人們無(wú)法通過正常渠道和途徑利用。近幾年來(lái)，檔案部門通過開展現(xiàn)行公開文件利用工作，把政府部門產(chǎn)生的可以公開的文件，特別是與廣大人民群眾的生產(chǎn)、生活密切相關(guān)的文件收集起來(lái).集中提供利用，把檔案部門變成廣大人民群眾了解黨和國(guó)家有關(guān)方針、政策、法律、法規(guī)的重要場(chǎng)所，有利于廣大人民群眾參政議政和維護(hù)自身權(quán)益，有利于推進(jìn)政務(wù)信息公開，有利于推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。

五是檔案事業(yè)要發(fā)展，就必須創(chuàng)新。創(chuàng)新是一個(gè)民族前進(jìn)的動(dòng)力，是發(fā)展的源泉，任何事物要想發(fā)展，就必須創(chuàng)新。檔案事業(yè)的發(fā)展也不例外。我們要圍繞當(dāng)合政府的重點(diǎn)工作.適時(shí)抓好一些重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目的檔案創(chuàng)新，或開展一些有聲有色、影響巨大、反響強(qiáng)烈的檔案宣傳活動(dòng)，使檔案工作更好地為中心工作服務(wù)。要增強(qiáng)品牌意識(shí)，盡力培育本地區(qū)、本單位有特色的檔案品牌。事實(shí)上，只要思想敏銳，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)新的閃光點(diǎn)，充分調(diào)動(dòng)各種積極因素，重視吸取專家意見，就能搞出一些有新意、有特色的檔案品牌，增強(qiáng)檔案工作活力，擴(kuò)大檔案工作的社會(huì)影響。