淺析辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

胡洪 王洋進(jìn)

摘 要：辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠使企業(yè)將復(fù)雜的管理工作簡(jiǎn)單化，提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的效率，當(dāng)前很多企業(yè)已經(jīng)應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，通過(guò)提高企業(yè)的管理效率來(lái)提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。本文對(duì)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的作用進(jìn)行了介紹，并且對(duì)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；管理系統(tǒng)；設(shè)計(jì)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化建設(shè)獲得了全世界的關(guān)注，很多企業(yè)都開(kāi)始建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來(lái)提高辦公效率。通過(guò)應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可以使員工進(jìn)行無(wú)紙化辦公，不僅可以提高辦公的效率，還可以方便員工的考勤和管理，同時(shí)節(jié)約辦公的成本，降低對(duì)環(huán)境的污染。當(dāng)前國(guó)內(nèi)很多高新技術(shù)企業(yè)都在推進(jìn)辦公自動(dòng)化通的建設(shè)。

1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的作用

隨著社會(huì)不斷朝信息化方向發(fā)展，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中需要處理的信息也在不斷增加，企業(yè)傳統(tǒng)管理模式中，采用的手工繪制表格和書(shū)寫(xiě)文本等方式效率低、準(zhǔn)確度差等問(wèn)題更加突出，尤其是在數(shù)據(jù)信息量大的時(shí)候，統(tǒng)計(jì)信息丟失、信息查找困難等問(wèn)題更加明顯，而且很難對(duì)統(tǒng)計(jì)的結(jié)果進(jìn)行修改，導(dǎo)致工作過(guò)程中會(huì)浪費(fèi)很多人力，工作效率比較低。通過(guò)建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過(guò)將其和企業(yè)的信息化系統(tǒng)進(jìn)行結(jié)合，在通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化辦公，并且提高工作效率。而且利用這種方式還能夠?qū)ζ髽I(yè)信息進(jìn)行分層管理，有利于企業(yè)信息的交流和共享，有利于企業(yè)管理工作的高效開(kāi)展。此外應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，能夠使企業(yè)提高信息分析和整理的速度，準(zhǔn)確并且快速的掌握經(jīng)營(yíng)管理狀況，以及市場(chǎng)的發(fā)展趨勢(shì)，這樣可以為企業(yè)管理者的相關(guān)決策提供數(shù)據(jù)支持，提高決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

2 辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)在各個(gè)方面的設(shè)計(jì)與分析

2.1 系統(tǒng)使用需求分析

企業(yè)在建設(shè)辦公自動(dòng)化之前，需要全面考慮自身情況，對(duì)辦公自動(dòng)化的使用需求進(jìn)行分析，這一工作主要從以下兩方面開(kāi)展：

（1）管理系統(tǒng)平臺(tái)需求。在建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，要結(jié)合企業(yè)自身的辦公流程，從而確保設(shè)計(jì)的應(yīng)用系統(tǒng)契合企業(yè)管理需要，并且簡(jiǎn)便易學(xué)。在管理系統(tǒng)方面，由于涉及到很多企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的信息，包含商業(yè)機(jī)密，因此必須確保信息的完整性和機(jī)密性。在辦工系統(tǒng)的規(guī)模方面，需要確保系統(tǒng)的信息共享能力和交流能力能夠滿足企業(yè)管理的需求。

（2）用戶需求。不同企業(yè)的經(jīng)營(yíng)領(lǐng)域不同，業(yè)務(wù)也存在很大的區(qū)別，因此對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的要求也不同，因此需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，具體的進(jìn)行分析，確定建設(shè)怎樣的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。舉例來(lái)說(shuō)，如果企業(yè)管理過(guò)程中對(duì)于移動(dòng)辦公以及系統(tǒng)工作有較高的要求，那么辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中應(yīng)設(shè)置移動(dòng)辦公以及協(xié)同工作的功能。另外，在信息化時(shí)代，信息具有極大的價(jià)值，因此確保辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全性就非常重要，需要在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中設(shè)置安全防護(hù)功能，對(duì)于機(jī)密性的信息進(jìn)行加密處理，保證系統(tǒng)的安全性。

2.2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)分析

在辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠使該系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)更加簡(jiǎn)單，而且還使其能夠和其它應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行交流，從而提升辦公的效率。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要包含兩部分，即前臺(tái)系統(tǒng)和后臺(tái)系統(tǒng)，圖1是把互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的前臺(tái)結(jié)構(gòu)圖，對(duì)于這一系統(tǒng)，還可以根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，來(lái)對(duì)其進(jìn)行升級(jí)，提高其性能，從而更加快捷的辦公。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)所需要花費(fèi)的成本比較低，卻能夠起到提高工作效率，降低工作成本等方面的作用，使其受到了很多企業(yè)的歡迎。但是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)并不是完美無(wú)缺的，當(dāng)前的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在數(shù)據(jù)傳輸方面還存在效率比較低的問(wèn)題，尤其是在進(jìn)行大量數(shù)據(jù)的傳輸時(shí)，容易出現(xiàn)異常。因此需要對(duì)該系統(tǒng)進(jìn)行完善，進(jìn)一步提升其在提高辦公效率方面的作用。

通過(guò)研究發(fā)現(xiàn)，通過(guò)應(yīng)用C/S結(jié)構(gòu)能夠?qū)k公自動(dòng)化管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，有效的解決當(dāng)前系統(tǒng)的不足。通過(guò)應(yīng)用這一結(jié)構(gòu)，可以是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和很多操作系統(tǒng)進(jìn)行兼容。從而在使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，可以應(yīng)用Outlook直接進(jìn)行電子郵件的收發(fā)；使用Word進(jìn)行文檔的編輯；使用AutoCAD進(jìn)行地圖的編輯等，極大的提高了辦公的效率。在建筑里C/S結(jié)構(gòu)之后，可以通過(guò)采用Exchange作為基礎(chǔ)，并且應(yīng)用I-IS作為輔助結(jié)構(gòu)；可以應(yīng)用Outlook作為客戶端上的平臺(tái)軟件。通過(guò)這樣的設(shè)計(jì)，就能夠?qū)崿F(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中其它程序的控制。通過(guò)采用這樣的方式對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)，能夠使不同程序數(shù)據(jù)之間更方便的進(jìn)行信息交流和共享。

3.3 系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)分析

在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，需要處理的工作十分的復(fù)雜，因此為了滿足辦公的需要，企業(yè)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)若干的子系統(tǒng)，來(lái)更好的為企業(yè)管理服務(wù)。在系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)方面，企業(yè)需要根據(jù)自身經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際情況來(lái)建設(shè)相應(yīng)的子系統(tǒng)，滿足自身需求。通常來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)至少應(yīng)具備以下幾個(gè)子系統(tǒng)，分別是需維護(hù)、人事管理、電子郵件、公告板、文檔管理以及行政管理系統(tǒng)。這些子系統(tǒng)分別起到數(shù)據(jù)信息安全保護(hù)、人員的調(diào)動(dòng)和晉升、郵件收發(fā)、工作信息發(fā)布、業(yè)務(wù)信息和檔案資料管理、管理會(huì)議以及相關(guān)公文的審批和收發(fā)的作用。這些子系統(tǒng)具有明確的分工，通過(guò)這樣的方式能夠簡(jiǎn)化工作管理過(guò)程，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理效率的提升，從而更好的對(duì)企業(yè)進(jìn)行管理，為企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

結(jié)論

隨著社會(huì)不斷朝著信息化方向發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中需要處理的信息也在不斷增多，通過(guò)建設(shè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，能夠提高信息的處理效率，從而促進(jìn)企業(yè)管理效率的提升，從而為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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