新形勢下醫(yī)院基建檔案管理研究

范旭暉

摘要：醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案如實(shí)的記錄了從項(xiàng)目啟動到設(shè)計(jì)，施工，竣工驗(yàn)收，交付和運(yùn)營管理的整個(gè)項(xiàng)目生命周期，并客觀的反映了項(xiàng)目的總體規(guī)劃，功能設(shè)計(jì)，組織建設(shè)以及隨后的擴(kuò)建。

因此，作為見證醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展歷史的基礎(chǔ)設(shè)施檔案，對醫(yī)院本身具有重要意義。

關(guān)鍵詞：新形勢;醫(yī)院;基建;檔案管理

1醫(yī)院基建檔案的概念及特點(diǎn)

1.1醫(yī)院基建檔案的概念

醫(yī)院在基本建設(shè)管理和工程項(xiàng)目活動中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、圖紙及聲像等各種載體的文件材料，均屬基建檔案?；n案涉及工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、測繪、監(jiān)理、施工、建設(shè)單位及其主管機(jī)關(guān)和其他相關(guān)部門，部分工程項(xiàng)目還涉及征地、拆遷、補(bǔ)償?shù)确矫娴墓ぷ鳌?/p>

1.2醫(yī)院基建檔案的特點(diǎn)

醫(yī)院基建檔案詳細(xì)記錄了醫(yī)院基建項(xiàng)目的歷史，不僅具備一股檔案的特點(diǎn)，還具有涉及面廣、信息量大、技術(shù)含量高、載體和形式多樣、成套滯后、保存價(jià)值高等特點(diǎn)。基建項(xiàng)目投資大、建設(shè)周期長、環(huán)節(jié)多，檔案材料滯后于它所反映的基建項(xiàng)目。

2前醫(yī)院基建檔案管理存在的問題

2.1基建檔案管理工作滯后

基建工程具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點(diǎn)，使基建檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn)。建設(shè)過程中由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因，很多單位只重視工程本身，忽視工程檔案，基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開展，普遍存在“三不”現(xiàn)象，即資料收集不及時(shí)、內(nèi)容不完整、整理裝訂立卷不規(guī)范，造成基建檔案工作滯后，從而影響了各方對檔案資料的利用，制約了單位經(jīng)濟(jì)和檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

2.2基建材料書寫、編制欠規(guī)范

有些工地現(xiàn)場檔案資料編制人員業(yè)務(wù)技術(shù)不高，缺乏專業(yè)的基建知識和檔案編制能力。有的施工單位基建資料編制不夠認(rèn)真，工程聯(lián)系單編號出現(xiàn)不連續(xù)或重復(fù)現(xiàn)象;有的施工單位編制的歸檔文件材料字跡、圖樣不清晰，或簽字手續(xù)不完備;有的文件用鉛筆、圓珠筆書寫、繪制，或者用復(fù)印件代替原件，使檔案質(zhì)量下降。有的監(jiān)理單位例會記錄不詳細(xì)，或存在錯(cuò)誤，嚴(yán)重影響了基建檔案質(zhì)量。

2.3復(fù)合型管理人才缺乏

醫(yī)院檔案管理人員文化程度、業(yè)務(wù)水平參差不齊?；n案員往往從綜合檔案室臨時(shí)調(diào)用或由基建辦工作人員兼職，導(dǎo)致基建檔案綜合管理水平不高?；ㄞk兼職人員在檔案的編制上對資料存檔范圍把握不準(zhǔn)，在歸檔文件的整理上缺少經(jīng)驗(yàn)。檔案室人員因缺少基建方面專業(yè)知識，遇到專業(yè)性強(qiáng)的資料，往往不知所措，給歸檔及歸檔后的查閱，造成一定的困擾。

3醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理對策

3.1基建檔案的建立應(yīng)與工程建設(shè)相同步

（1）根據(jù)工程總進(jìn)度計(jì)劃擬定基建檔案總體規(guī)劃，并制定具體的分期實(shí)施方案，加強(qiáng)基建檔案的收集工作。（2）制定基建檔案收集范圍、歸檔質(zhì)量要求、歸檔時(shí)間等規(guī)定的具體分解圖表，貫徹落實(shí)基建檔案工作的規(guī)定和措施。（3）采取基建檔案工作“三納入”、“四同步”的措施，要從“事前、事中、事后”加以注意和控制，以利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，保證基建檔案歸檔工作順利進(jìn)行，從而保證基建工程質(zhì)量。

3.2加強(qiáng)與施工單位交流合作

項(xiàng)目招標(biāo)時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇施工經(jīng)驗(yàn)豐富的正規(guī)公司，簽約時(shí)明確基建材料的重要性，要求施工單位在工程建設(shè)中重視基建檔案，醫(yī)院本身也應(yīng)安排具備相關(guān)專業(yè)知識的人員參與施工，對資料進(jìn)行收集整理，施工中出現(xiàn)變動要及時(shí)更新材料。另外，應(yīng)采取一定的行政、經(jīng)濟(jì)手段，督促施工單位、建設(shè)單位共同做好基建檔案的收集、整理、歸檔?；üこ炭⒐r(shí)，對竣工資料應(yīng)逐項(xiàng)核對檢查，發(fā)現(xiàn)缺頁、字跡模糊不清、簽字手續(xù)不完備、“三筆”現(xiàn)象（紅筆、鉛筆、圓珠筆）、竣工圖任意涂改拼湊、用復(fù)印件代替竣工藍(lán)圖等現(xiàn)象，一律退回。

3.3提高檔案管理人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)

（1）隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn)，檔案人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識，不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。（2）現(xiàn)代化醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識，掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、了解現(xiàn)代化管理理論的技能。（3）醫(yī)院基建檔案人員必須不斷提高自身的綜合素質(zhì)，具備相應(yīng)的組織能力、管理能力和協(xié)調(diào)能力，這在代建體制下尤為重要。檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既是專業(yè)型人才，又是管理型人才。

3.4充分運(yùn)用信息技術(shù)手段

隨著社會發(fā)展以及醫(yī)院建設(shè)規(guī)模的不斷增大，基建檔案數(shù)量不斷增加、內(nèi)容更加復(fù)雜，載體形式更加多樣，充分利用信息化手段，實(shí)現(xiàn)自動檢索、計(jì)算統(tǒng)計(jì)、信息共享等功能，促進(jìn)基建檔案資源的有效利用及開發(fā)，提升基建檔案的使用效率。

4結(jié)語

總而言之，醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案是醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的重要文件，也是醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的歷史記錄。特別是在當(dāng)前醫(yī)院建設(shè)的新形勢下，有必要改變傳統(tǒng)的歸檔觀念，創(chuàng)新工作方法，進(jìn)一步做好醫(yī)院基建工程檔案管理工作。