信息化時代機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

戴丹

摘要：傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案記錄的形式為紙質(zhì)形式。但是受限于信息載體的難以復(fù)制性，導(dǎo)致這些珍貴的檔案往往不能發(fā)揮出應(yīng)有的價值。其次，手工化的檔案記錄是費時費力的，在檔案信息的準(zhǔn)確度上，效率上，都有進(jìn)一步提升的空間。而在事業(yè)單位引入檔案信息化時代管理模式后，則能很好的解決上述問題?；诖?，本文將重點研討在新時代下，實現(xiàn)檔案信息化時代管理的幾點途徑。

關(guān)鍵詞：信息化時代;事業(yè)單位;檔案管理

改革開放以來，我國隨著市場經(jīng)濟體系不斷發(fā)展完善，以往檔案管理模式已經(jīng)無法滿足機關(guān)事業(yè)單位持續(xù)性發(fā)展需求。通過相關(guān)研究以及文獻(xiàn)資料的統(tǒng)計，發(fā)現(xiàn)我國檔案管理方面仍然存在比較多的改進(jìn)空間。

1推動事業(yè)單位檔案信息化時代管理的重要性

事業(yè)單位檔案信息化時代管理工作的開展，能夠促進(jìn)內(nèi)部間檔案共享程度的增加，導(dǎo)致檔案管理工作的實際職能發(fā)生了變化。由以往的檔案管理與利用職能，逐漸走向了借助檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)為人民服務(wù)的目的。電子化檔案的分類方法眾多，借助不同的檔案調(diào)取需求，能夠滿足社會的各類需要，為社會提供高效，便捷，及時的服務(wù)，使檔案管理工作的效能得到最大程度的發(fā)揮。

2檔案管理現(xiàn)狀

2.1思想認(rèn)識不正確

檔案管理工作屬于推動社會經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展的重要工作，同時也是為機關(guān)事業(yè)單位提供發(fā)展基礎(chǔ)的工作形式。在信息化時代之下，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的落實主體仍然是人，人屬于影響檔案管理工作效益的重要因素，普遍而言，不同的部門在職能方面并不相同，所以部門當(dāng)中任何工作人員對于檔案管理存在著不同的影響。

2.2內(nèi)部建構(gòu)缺陷普遍

制度本身屬于規(guī)范、約束以及長效的一種基礎(chǔ)性特征保障，在檔案管理質(zhì)量方面也存在著關(guān)鍵性影響。但從制度層面上來看，檔案管理的現(xiàn)狀并不理想，內(nèi)部建設(shè)問題仍然比較突出。例如，制度本身的剛性約束性作用比較差，借助長效性的發(fā)揮制度的約束作用，可以有效的保障檔案管理效能的建設(shè)實效性，并有效提升工作人員的工作積極性，保障工作的實效性。另外，需要進(jìn)一步建設(shè)一整套完善的管理機制，通過工作者的工作崗位特征，將績效考核的結(jié)果和薪酬掛鉤，從而提升工作積極性。

3新形勢下事業(yè)單位實現(xiàn)電子化檔案信息管理的幾點途徑

3.1將檔案管理變?yōu)闄n案服務(wù)

人們?nèi)缃駥τ跈n案的需求量越來越高，要求便捷性與可利用性兼具，在當(dāng)今的時代背景下，事業(yè)單位一定要結(jié)合自身的發(fā)展實際，將檔案管理變?yōu)闄n案服務(wù)，重點突出服務(wù)這一職能的體現(xiàn)，使得檔案管理工作的開展更加高效。建立起新的檔案管理理念，以信息化的手段為載體，為使用檔案的人群提供更加多樣的檔案類型，方便有需要的人進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)取。

3.2變被動管理為主動管理

隨著時代的不斷發(fā)展，人們對電子檔案的青睞越來越高。事業(yè)單位要想實現(xiàn)檔案管理的高效率，首先應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變自身的管理理念，按照檔案所屬類別的不同，主動的開展檔案的分類管理工作，為查閱者帶來方便，為自身工作的開展提高效率。為了一次性達(dá)成人們的查閱需求，檔案管理者應(yīng)當(dāng)注意延伸服務(wù)的開展，使得檔案調(diào)取工作能夠隨時隨地，更加便捷。

3.3創(chuàng)建針對性的檔案管理制度

數(shù)字化檔案管理工作的開展，涉及到的工作環(huán)節(jié)較為繁瑣，而一旦任意環(huán)節(jié)出現(xiàn)了檔案錄入差錯，都影響最終檔案的真實性。因此，對事業(yè)單位的檔案管理者而言，需要根據(jù)單位自身性質(zhì)的不同，對檔案工作中的各個環(huán)節(jié)予以細(xì)化，明確個人的工作職責(zé)，使得檔案管理工作的開展有序進(jìn)行。創(chuàng)新l生的檔案管理制度的建立，需要在日常的工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，建議管理者運用PDCA管理模式，來對工作中存在問題的環(huán)節(jié)，結(jié)合日常工作經(jīng)驗，將問題逐一的解決，能夠有效的減少后續(xù)工作中出現(xiàn)同樣問題的幾率，使得檔案管理工作可以更快更好的開展。

3.4重視事業(yè)單位數(shù)據(jù)庫的研發(fā)工作

在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，要保證電子檔案的可查詢方式是多樣的。能滿足用戶圖文聲像、全文、目錄一體化檢索的目的，并能夠執(zhí)行用戶對特定查詢結(jié)果打印、轉(zhuǎn)存、排序、顯示等功能。

為了保證電子化檔案管理的數(shù)據(jù)傳輸安全，需要設(shè)置相應(yīng)的執(zhí)行權(quán)限。同時對計算機系統(tǒng)、軟硬件的安全，都要做到同步的防護(hù)。

4結(jié)語

綜上所述，對于當(dāng)代信息化技術(shù)背景而言，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作想要保持工作效率的持續(xù)性提升，需要不斷的提高檔案管理的綜合效益，確保部門的不同業(yè)務(wù)、工作以及活動的順利實施。對此，機關(guān)事業(yè)單位需要從不同角度上進(jìn)行針對性的改進(jìn)，例如做好檔案的針對性管理，構(gòu)建并不斷的優(yōu)化檔案管理基礎(chǔ)機制、提高管理工作價值并突出落實監(jiān)督和指導(dǎo)工作，同時按照實際工作中所存在的缺陷采取針對性的管理措施，保障檔案管理工作可以高質(zhì)量落實。