關于加強學校檔案管理的對策與思考

羅衛(wèi)佳

摘要：本文分析總結了當前學校檔案管理工作中存在的主要問題，提出了加強學校檔案管理的對策，為學校檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展及規(guī)范化管理提供了可借鑒的辦法。

關鍵字：檔案管理;現狀;對策

學校檔案是學校的信息資源，是衡量學校教學質量和管理水平的重要標志。是學校管理工作中一項重要的內容，科學的檔案管理可以為學校教育教學和科研活動的有效開展提供重要依據和參考。

1學校檔案管理工作存在的問題

1.1檔案管理制度不健全

部分領導對檔案工作的認識存在一些誤區(qū)，對檔案工作認識比較膚淺，有的甚至認為檔案管理崗位基本上是一個閑職。由于這種對檔案管理工作的狹隘認識，導致學校檔案管理工作降低到了教育工作的附屬地位，導致檔案管理制度不健全，沒有相應的工作流程，更談不上檔案管理的系統化，檔案歸檔意識不強，檔案信息利用率低。

1.2缺乏檔案管理的專業(yè)人員

由于歷史原因或是受教職員工數量緊缺等原因的影響，一部分學校沒有配備專門的檔案員。有的學校的檔案管理人員是兼職，還有一部分檔案員沒有經過專業(yè)的檔案知識培訓就走上檔案管理工作崗位，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔裝訂等業(yè)務不了解，檔案收集意識淡薄。個別學校還有檔案員身兼數職的現象，對檔案工作精力投不足，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔。這一系列的情況，嚴重制約了學校檔案管理工作的發(fā)展。

1.3配套硬件設施不完善

部分學校在檔案管理方面設備老化，個別學校有的電腦就是擺設，根本都開不了機，面對信息化日益發(fā)展時代，很多學校仍然采用原始的檔案管理方法，沒有充分運用現代化管理技術和先進技術設備，辦公自動化手段落后，表現出明顯的與時代不合拍。

2加強學校檔案管理的對策

2.1加強檔案管理的信息化建設

國家檔案局提出“以檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展的目標”要求，學校檔案管理順應時代發(fā)展的潮流，進行檔案信息化建設是現代檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

在現代信息社會的背影下，對信息資源的收集和利用效率都有更高的要求，而以往單純依靠手工收集、存儲信息的方式方法，無法保證檔案信息的完整性和系統性，也給用戶快速查詢信息帶來了諸多困難，影響檔案資源的利用。因此，學校管理者要充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，并且在資金、設備的投入等方面給予更多的政策傾斜，不斷加大信息化建設的硬件投入，滿足檔案管理信息化建設的需要。

2.2建立健全學校檔案管理制度

建立完善的檔案管理制度是保證學校檔案管理工作有效開展的前提，依據國家檔案管理文件的相關規(guī)定，結合學校發(fā)展的實際情況，制定科學合理的檔案管理制度，確保學校檔案管理工作的有效開展。

檔案管理制度中，應當包括檔案管理的執(zhí)行制度、工作責任制度等，同時制定相應的檔案查詢流程，做到用制度管人，用流程管事，在學校內形成一個完整的檔案管理體系，從而促進學校檔案管理工作的有效開展。

2.3加強信息技術和安全保障

檔案管理的信息化技術給查詢工作帶來了方便，但同時如果在電子的技術管理方面做的不到位，會帶來的無法估量的損失，因此，電子化檔案在保存介質和處理途徑方面都要與網絡技術的發(fā)展相適應，才能更好地滿足學校檔案信息化管理的需求。在信息化環(huán)境下，檔案信息以電子數據的形式存在，所以要考慮到信息的安全性，通過信息技術的強化，構建一個完整、安全的信息存儲和應用環(huán)境，同時要定期對檔案信息進行整理和備份，保證學校電子檔案的安全。

2.4重視檔案管理人員隊伍建設

（1）加大對檔案工作者的人才培養(yǎng)力度，努力提高檔案管理者的工作能力，主動學習計算機技術、辦公自動化軟件工具等，定期對工作人員進行計算機基礎、數據處理、辦公軟件等基礎知識的考核，建立獎懲制度，以激勵工作人員對新知識新技術的學習，學習先進的檔案專業(yè)知識和檔案信息技術，有效應對檔案信息化工作中的采集、轉化、保存等環(huán)節(jié)上的問題。

（2）要引進專業(yè)技術人才，檔案信息化建設需要精深的專業(yè)技術人才，學?？蓮男Ｍ庖M既具有計算機專業(yè)技術又具有檔案管理知識的人員，有效進行檔案信息化建設。在技術人才引進時要嚴格把關，不但要考慮技術水平的因素還要考慮人員的道德素養(yǎng)水平，建設完善的現代化檔案管理隊伍。也就是說，學校的檔案管理工作除了要組成專門的檔案管理部門，配備相應的檔案管理人員，負責相應的管理工作，還要注重檔案管理人員的綜合素質建設，包括專業(yè)素養(yǎng)、思想道德建設等，全方位提高檔案管理人員的綜合素質。

綜上所述，隨著現代化信息技術在檔案管理中的廣泛運用，學校檔案管理工作中的技術含量不斷增加，一定會提高學校檔案管理的工作效率。也會為學校管理工作的健康發(fā)展奠定堅實的基礎。