農(nóng)業(yè)科研單位檔案資源利用的問(wèn)題及對(duì)策研究

鮑瑜

摘要：農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，作為農(nóng)業(yè)生產(chǎn)和科學(xué)研發(fā)的寶貴材料，具有重要的保存價(jià)值，是國(guó)家和社會(huì)的寶貴資源財(cái)富。通過(guò)闡述農(nóng)業(yè)科技檔案管理的重要性，梳理其與農(nóng)業(yè)科研工作的相互關(guān)系，針對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題提出了提高農(nóng)業(yè)科技檔案利用率的對(duì)策，使其更好地服務(wù)于科研工作。

關(guān)鍵詞：科技檔案;農(nóng)業(yè)科研;利用率

中圖分類(lèi)號(hào)：G271? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：0439-8114（2019）10-0184-03

Abstract： Agricultural science and technology archives are the true records of agricultural scientific research activities. As valuable material for agricultural production and scientific research and development， they have important preservation value and are valuable resource wealth of the state and society. By expounding the importance of agricultural science and technology archives management， sorting out the relationship between them and agricultural research work， countermeasures to improve the utilization rate of agricultural science and technology archives were puts forward in order to better serve the scientific research work.

Key words： science and technology archives; agricultural scientific research; utilization rate

1? 農(nóng)業(yè)科技檔案管理

農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目的進(jìn)行過(guò)程中，有關(guān)于設(shè)施經(jīng)費(fèi)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、實(shí)驗(yàn)過(guò)程進(jìn)展、總結(jié)鑒定、成果申報(bào)等一系列活動(dòng)產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)資料構(gòu)成了農(nóng)業(yè)檔案，它能夠客觀(guān)直接地反映出科研成果、得失，詳細(xì)記錄著實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研步驟等具有重大價(jià)值的信息[1]。因此科研技術(shù)檔案對(duì)于以后的相關(guān)工作而言具有很大程度的參考價(jià)值，是對(duì)過(guò)往情況和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)，能夠提高研究效率，為以后的創(chuàng)新發(fā)展和發(fā)明創(chuàng)造奠定基礎(chǔ)。同時(shí)科研技術(shù)檔案也是專(zhuān)利申請(qǐng)和技術(shù)轉(zhuǎn)讓的重要依據(jù)，是一種智力財(cái)富資源，關(guān)系到相關(guān)部門(mén)的管理、技術(shù)創(chuàng)新和自身競(jìng)爭(zhēng)力。綜上所述，農(nóng)業(yè)科技檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)、任重而道遠(yuǎn)的重要工作。

2? 農(nóng)業(yè)科技檔案來(lái)源及價(jià)值

科技檔案就是對(duì)科研過(guò)程中的數(shù)據(jù)、圖片、影像等資料進(jìn)行歸納整理并保存[2，3]。農(nóng)業(yè)科技檔案也是如此，它的每條信息都源于科研，反映著科研細(xì)節(jié)，記錄著科研的真實(shí)過(guò)程，是科研工作的主要依據(jù)，因此農(nóng)業(yè)科技檔案本身就是在農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中誕生的。

2.1? 農(nóng)業(yè)科技檔案的素材來(lái)源于農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)

農(nóng)業(yè)科技檔案來(lái)源于農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)，因此具有種類(lèi)多、數(shù)量大的特點(diǎn)。農(nóng)業(yè)科技檔案記載內(nèi)容的種類(lèi)數(shù)量相當(dāng)龐大，不同學(xué)科和不同領(lǐng)域的科研數(shù)據(jù)均有涉及。如江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，其農(nóng)業(yè)科技檔案的記載就包含大豆、甘薯、高粱等糧食作物和亞麻、蠶桑、絨棉等經(jīng)濟(jì)作物。且同一種作物的檔案記錄除了品種的生產(chǎn)、培育、栽培技術(shù)研究?jī)?nèi)容外，還有如基因定位、轉(zhuǎn)基因技術(shù)等學(xué)科內(nèi)容，甚至有時(shí)還會(huì)將種子生產(chǎn)、品種推廣、農(nóng)產(chǎn)品深加工等研究一同納入到農(nóng)業(yè)科技檔案記錄中，僅新品種培育單項(xiàng)研究檔案就涵蓋了育種計(jì)劃、夏冬季表現(xiàn)和選擇、不同生態(tài)區(qū)定型品系的表現(xiàn)、區(qū)域試驗(yàn)情況等內(nèi)容?？偠灾r(nóng)業(yè)科技檔案幾乎對(duì)生產(chǎn)鏈的各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)、各方面的情況內(nèi)容都有所涉及，因此其內(nèi)容也具有一定的復(fù)雜性。

2.2? 農(nóng)業(yè)科技檔案是農(nóng)業(yè)科研工作的精髓和過(guò)程證明

農(nóng)業(yè)科技檔案的意義和價(jià)值不僅在于相關(guān)科研活動(dòng)的再現(xiàn)，更重要的是它作為科研結(jié)果的精華內(nèi)容，是科技和勞動(dòng)的結(jié)晶，體現(xiàn)著相關(guān)科研工作人員的勤勞與智慧，是無(wú)數(shù)艱辛探索換來(lái)的寶貴信息資源。因此，科技檔案是科研工作的重點(diǎn)之一，重視、妥善保管并保持檔案的完整就是對(duì)研發(fā)成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。

科研項(xiàng)目是農(nóng)業(yè)科研的重要核心內(nèi)容，農(nóng)業(yè)科研的成果如專(zhuān)利、品種權(quán)、論文的發(fā)表等都以“項(xiàng)目”為中心進(jìn)行?？萍际堑谝簧a(chǎn)力，近年來(lái)國(guó)家對(duì)農(nóng)業(yè)科技的發(fā)展給予高度重視，因此單獨(dú)的課題組通常要進(jìn)行多種類(lèi)型的科研項(xiàng)目，除了本組獨(dú)立項(xiàng)目以外，還有與國(guó)內(nèi)外其他團(tuán)隊(duì)共同進(jìn)行的合作項(xiàng)目，甚至在某個(gè)時(shí)期內(nèi)要進(jìn)行多種不同類(lèi)型項(xiàng)目的科研活動(dòng)，且農(nóng)業(yè)科研進(jìn)展緩慢，新的農(nóng)作物品種從組合配制開(kāi)始要進(jìn)行6～8年，甚至更長(zhǎng)時(shí)間的研究試驗(yàn)和觀(guān)察才能最終獲得審定證書(shū)。由此可見(jiàn)，農(nóng)業(yè)科技檔案是科研工作的精髓，檔案的收集范圍廣、時(shí)間長(zhǎng)、周期跨度大，是科研過(guò)程的確切證明。

2.3? 農(nóng)業(yè)科技檔案管理的工作程序

綜上所述，農(nóng)業(yè)科研需要經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的研究周期，取得的成果涉及廣泛，再加上農(nóng)業(yè)科技檔案的重要性和真實(shí)性，因此其專(zhuān)有、保密性較強(qiáng)。例如，為了保障成果能夠應(yīng)用于整個(gè)生態(tài)區(qū)，其育種既要進(jìn)行當(dāng)?shù)胤N植，又要南繁加代，這就會(huì)造成同一品種的種植區(qū)域涉及多個(gè)省份，且品種的種子、苗、根莖、葉果都是重要關(guān)鍵的科研材料，因此非常容易導(dǎo)致侵權(quán)行為的發(fā)生，且侵權(quán)發(fā)生后相關(guān)的調(diào)查、取證、辨別工作非常困難，鑒定的過(guò)程也是繁瑣復(fù)雜。當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)制度不完善，維護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的過(guò)程較為艱辛。因此要妥善保管好農(nóng)業(yè)科技檔案，其作為農(nóng)業(yè)信息的真實(shí)記錄，是保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的重要證據(jù)。

農(nóng)業(yè)科技檔案管理是指對(duì)科研活動(dòng)中產(chǎn)生的資料信息文件進(jìn)行收集整理、鑒定保管、查詢(xún)檢索、開(kāi)發(fā)利用的流程性工作[4]。其中，檔案收集是農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的基礎(chǔ)，要求經(jīng)常、及時(shí)地對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行收藏積累，保障檔案資料的真實(shí)性和完整性。檔案整理是農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的核心，要求對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行科學(xué)專(zhuān)業(yè)的分類(lèi)并編制目錄，為之后的查閱提供便利。鑒定與保管是農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作的基礎(chǔ)和日常，通過(guò)專(zhuān)家對(duì)資料文件的評(píng)價(jià)確定收藏價(jià)值，在日常工作中以嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)保證文件檔案的完好無(wú)損。查詢(xún)檢索是農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作提供的主要服務(wù)，要求快捷實(shí)用、質(zhì)優(yōu)高效。最后能夠使檔案的價(jià)值得到充分體現(xiàn)的就是開(kāi)發(fā)利用工作，要求做到檔案可用、有用、長(zhǎng)期化。

總而言之，農(nóng)業(yè)科技檔案管理工作要求有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，保證能夠?qū)Y料文件及時(shí)收集整理并進(jìn)行有效的日常維護(hù)，該工作的工作量較大，屬于綜合性的系統(tǒng)化管理工作。

3? 農(nóng)業(yè)科技檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

3.1? 檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)有限

管理人員的素質(zhì)是決定整體管理水平的重要因素，當(dāng)前農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的工作能力、管理水平、職業(yè)素質(zhì)等尚有待提升，暫時(shí)難以達(dá)到較好的管理能力需求。調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，多數(shù)農(nóng)業(yè)科技檔案管理部門(mén)的相關(guān)工作人員都沒(méi)有進(jìn)行過(guò)正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，不具備檔案管理理論知識(shí)與實(shí)際操作技能，造成多數(shù)情況下農(nóng)業(yè)科技檔案難以與科研活動(dòng)進(jìn)行有效結(jié)合，因知識(shí)水平有限而出現(xiàn)對(duì)檔案的錯(cuò)誤管理現(xiàn)象也屢見(jiàn)不鮮[5]。

3.2? 相關(guān)工作人員缺乏檔案意識(shí)

檔案管理人員對(duì)檔案的重要性缺乏認(rèn)識(shí)是當(dāng)前檔案管理中的常見(jiàn)現(xiàn)象，部分農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員只重視科研活動(dòng)中具有結(jié)論性和成果性的資料積累，忽視了對(duì)科研過(guò)程中具體項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的資料的收集，最終導(dǎo)致檔案材料成套性較差，難以真正反映科研過(guò)程。此次調(diào)查中還發(fā)現(xiàn)，甚至有科研人員或協(xié)作單位在科研過(guò)程中存有私心，對(duì)研究成果的權(quán)屬名次明爭(zhēng)暗斗、爭(zhēng)報(bào)獎(jiǎng)授功，私自保存科研過(guò)程的相關(guān)資料，以各種理由拒絕資料的集中管理，造成材料歸檔的不及時(shí)和檔案的不完整。

3.3? 科研管理制度不完善

當(dāng)前的科研單位普遍缺乏完善的管理規(guī)章制度，管理者沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案現(xiàn)代化、信息化[6]、高效化、智能化管理的重要性，科研項(xiàng)目也缺乏檢查指導(dǎo)和約束機(jī)制?？萍紮n案的管理缺乏整體規(guī)劃和與部門(mén)之間的協(xié)調(diào)，相關(guān)部門(mén)缺乏創(chuàng)新意識(shí)，工作積極性不高，經(jīng)常因把關(guān)不嚴(yán)而導(dǎo)致檔案材料不完整。

3.4? 檔案設(shè)施設(shè)備落后，資金投入不足

檔案管理信息化已是大勢(shì)所趨，信息化對(duì)管理效率的提高和其使用便捷的特點(diǎn)顯而易見(jiàn)。然而，實(shí)現(xiàn)信息化現(xiàn)代管理，首先需要大量的資金投入來(lái)更新管理設(shè)施。出于農(nóng)業(yè)科技檔案的寶貴價(jià)值和其本身的特點(diǎn)，其信息化管理存儲(chǔ)設(shè)備必須具有較高的安全系數(shù)、穩(wěn)定的性能和超大儲(chǔ)存容量，且網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、軟件平臺(tái)都要跟上，才能保證檔案管理向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)變。而實(shí)際中，檔案管理的資金來(lái)源主要為財(cái)政預(yù)算和上級(jí)補(bǔ)助，受地方財(cái)政能力的限制較大。當(dāng)前農(nóng)業(yè)研究的相關(guān)單位在檔案管理資金方面投入明顯不足，設(shè)備配套落后，難以滿(mǎn)足現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技檔案的管理需求，農(nóng)業(yè)科技檔案管理的信息化因此難以更進(jìn)一步。

4? 提升農(nóng)業(yè)科技檔案利用率的對(duì)策

農(nóng)業(yè)科技檔案是科研成果的一種體現(xiàn)形式，其內(nèi)容復(fù)雜、涉及學(xué)科領(lǐng)域廣泛、關(guān)系到知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題，需要從設(shè)備、人才培養(yǎng)、管理者認(rèn)知等方面進(jìn)行專(zhuān)業(yè)妥善的保管;同時(shí)要通過(guò)檔案管理人員與科研人員的合作，使農(nóng)業(yè)科技檔案得到充分利用，使其價(jià)值得到充分展現(xiàn)，以促進(jìn)農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展。

4.1? 加大設(shè)備投入力度，擴(kuò)展資金來(lái)源

為了提高農(nóng)業(yè)科技檔案的利用率，檔案部門(mén)要積極地推進(jìn)科技檔案信息化管理，配置檔案管理專(zhuān)屬設(shè)備，加快科技檔案信息化管理質(zhì)量，促進(jìn)信息化管理的實(shí)現(xiàn)。在管理過(guò)程中擴(kuò)展資金來(lái)源，管理部門(mén)應(yīng)積極落實(shí)管理設(shè)施購(gòu)置資金，加快信息化管理的進(jìn)程，為農(nóng)業(yè)科技檔案的高效利用創(chuàng)建基礎(chǔ)。將財(cái)政預(yù)算作為信息化管理的主要資金來(lái)源，加強(qiáng)與當(dāng)?shù)仉娦挪块T(mén)的合作，提升資金的使用率和有效性。檔案部門(mén)應(yīng)積極推進(jìn)將檔案信息化管理納入地方信息化與電子政務(wù)建設(shè)計(jì)劃中，以便取得政府部門(mén)的更多支持。

4.2? 提升成果轉(zhuǎn)化認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)綜合性人才培養(yǎng)

檔案工作是為了保留科研過(guò)程的真實(shí)面貌，維護(hù)檔案真實(shí)是檔案工作者的義務(wù)，這就要求檔案工作者必須具備較好的職業(yè)道德素質(zhì)和較高的政治品德素質(zhì)?？萍紮n案門(mén)類(lèi)眾多，各種資料千差萬(wàn)別，要有效發(fā)揮各類(lèi)資料的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值，就需要一支懂檔案專(zhuān)業(yè)、具有優(yōu)秀政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的干部隊(duì)伍，從而保證檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用一系列程序有條不紊的進(jìn)行，使檔案工作更好地適應(yīng)社會(huì)的需要。

培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的人才隊(duì)伍，首先要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，讓其充分認(rèn)識(shí)到科技檔案的作用和價(jià)值，明確自身工作的重要性和特殊意義，以提升成果轉(zhuǎn)化認(rèn)識(shí)，從而調(diào)動(dòng)其工作積極性，這也是保證農(nóng)業(yè)科技檔案高效利用的前提。其次是要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能的培養(yǎng)，保證檔案從收集到提供利用的順利進(jìn)行，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，使其深入徹底了解本職工作。再次是要加強(qiáng)技術(shù)人才的培養(yǎng)，檔案管理的信息化發(fā)展需要一支具有現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)檔案隊(duì)伍。最后是要加強(qiáng)檔案管理人員科學(xué)文化知識(shí)的培養(yǎng)，從提升個(gè)人的文化素質(zhì)著手，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍集體的力量。根據(jù)不同的對(duì)象制定不同的培訓(xùn)計(jì)劃，實(shí)行成套培訓(xùn)、組合培訓(xùn)，全方位提高檔案管理人員的文化素質(zhì)。要求其學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)，學(xué)習(xí)檔案管理工作業(yè)務(wù)知識(shí)，熟練掌握檔案工作的各項(xiàng)技能和現(xiàn)代管理技能，具備一定的寫(xiě)作能力，能夠獨(dú)立開(kāi)展工作。培養(yǎng)人才要有數(shù)量目標(biāo)，提倡全員培訓(xùn)，同時(shí)要更注重培養(yǎng)質(zhì)量。

4.3? 明確科技檔案服務(wù)于科研活動(dòng)

只有對(duì)農(nóng)業(yè)科技檔案進(jìn)行充分的利用，才能使其經(jīng)濟(jì)效益和技術(shù)價(jià)值得到真正的發(fā)揮。相關(guān)統(tǒng)計(jì)顯示，中國(guó)每年通過(guò)鑒定的農(nóng)業(yè)科技成果多達(dá)數(shù)萬(wàn)例，但真正將科技成果轉(zhuǎn)化為商業(yè)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)并實(shí)際獲利的卻寥寥無(wú)幾。當(dāng)前中國(guó)的科技成果轉(zhuǎn)化率要遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于發(fā)達(dá)國(guó)家，多數(shù)科研成果被入檔保存。盡管中國(guó)國(guó)情和農(nóng)民都迫切需要大量先進(jìn)的科技成果提升農(nóng)業(yè)生產(chǎn)效率，但實(shí)際有效供給卻嚴(yán)重不足，大量記載著科技成果的檔案無(wú)法完成轉(zhuǎn)化，對(duì)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的實(shí)際影響和幫助效果有限，對(duì)其他科研項(xiàng)目的服務(wù)作用也沒(méi)有得到充分展現(xiàn)。

因此應(yīng)建立完善、具有特色的農(nóng)業(yè)科技成果數(shù)據(jù)庫(kù)，以統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)向相關(guān)科研部門(mén)和廣大農(nóng)民進(jìn)行科技成果展示，促進(jìn)科技成果與農(nóng)業(yè)生產(chǎn)實(shí)際需要的融合，提高成果轉(zhuǎn)化率。這不僅能夠提升農(nóng)業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)也能夠使科技檔案的作用和科研成果的價(jià)值得到最大限度的發(fā)揮，促進(jìn)農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展。

4.4? 加強(qiáng)科技檔案管理者與科研人員的合作

科技檔案的重要價(jià)值在于開(kāi)發(fā)利用，以?xún)?yōu)秀的研究成果再服務(wù)于科研活動(dòng)。因此，檔案管理人員除了要熟知管理工作業(yè)務(wù)外，還要保證科研人員對(duì)檔案的高效查閱。檔案管理工作者要主動(dòng)跟蹤科研動(dòng)態(tài)，掌握行業(yè)信息動(dòng)向，成為農(nóng)業(yè)科研的堅(jiān)實(shí)后盾;利用網(wǎng)絡(luò)建立方便快捷的查詢(xún)系統(tǒng)，以滿(mǎn)足科研人員的查閱需求。同時(shí)應(yīng)提高科研人員的歸檔積極性，以保證檔案的完整。通過(guò)科技檔案管理人員與科研人員的相互配合，促進(jìn)科技成果轉(zhuǎn)化。二者的合作關(guān)系對(duì)檔案的管理、農(nóng)業(yè)科研工作的順利進(jìn)行、科研成果的轉(zhuǎn)化都有著重要意義。

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