淺析農(nóng)場(chǎng)檔案管理工作的規(guī)范化

王博

隨著農(nóng)場(chǎng)的發(fā)展建設(shè)，農(nóng)場(chǎng)的檔案管理工作也發(fā)生著變化，人員與工作流程的增加使檔案管理的內(nèi)容在豐富的同時(shí)，也造成相對(duì)的混亂，為促進(jìn)農(nóng)場(chǎng)的快速發(fā)展，本文通過對(duì)農(nóng)場(chǎng)檔案管理工作規(guī)范化進(jìn)行分析，并結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，梳理出適合農(nóng)場(chǎng)發(fā)展的檔案管理要求和流程，不斷完善農(nóng)場(chǎng)檔案管理向規(guī)范化方向發(fā)展。

近幾年，農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展較快，尤其是信息技術(shù)發(fā)展，已經(jīng)融入到我們的日常生活和工作中，信息技術(shù)融入到檔案管理工作中，推動(dòng)檔案管理工作向規(guī)范化發(fā)展模式前進(jìn)，與此同時(shí)，檔案管理服務(wù)模式也由傳統(tǒng)的保管查閱方式向資源共享平臺(tái)轉(zhuǎn)變，通過對(duì)農(nóng)場(chǎng)檔案管理工作規(guī)范化的研究分析，可以明確檔案管理規(guī)范化的具體要求，才能更好地使農(nóng)場(chǎng)檔案管理質(zhì)量得到提升，檔案管理更趨向于規(guī)范化。

1農(nóng)場(chǎng)檔案規(guī)范化管理的保障條件

1.1領(lǐng)導(dǎo)重視

強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視，并將其提上農(nóng)場(chǎng)重要工作日程，可以對(duì)檔案管理過程中遇到的問題及時(shí)解決，對(duì)農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)各環(huán)節(jié)的重要資料收集整理并歸檔，對(duì)日后的信息查詢可以提供便捷服務(wù)，還可以提升農(nóng)場(chǎng)的運(yùn)營(yíng)效率，通過加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，可以明確檔案管理人員的工作內(nèi)容及職責(zé)范圍，對(duì)工作流程規(guī)范化起到較好促進(jìn)作用。

1.2強(qiáng)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作也在不斷適應(yīng)新形勢(shì)情況下中得到發(fā)展，從制度、工作流程、歸檔方法上都有了創(chuàng)新，并使信息化管理模式逐漸應(yīng)用于檔案管理中。強(qiáng)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)，要從硬件配備上來滿足相關(guān)設(shè)施的運(yùn)轉(zhuǎn)，使系統(tǒng)安全可靠，強(qiáng)化日常管理人員的系統(tǒng)維護(hù)工作，提升檔案管理工作效率，確保農(nóng)場(chǎng)檔案管理工作有序進(jìn)行。

1.3加大資金投入

通過資金的籌集來解決基礎(chǔ)設(shè)施投入不足的實(shí)際情況，通過領(lǐng)導(dǎo)重視，將檔案管理費(fèi)用列入到正常工作的財(cái)務(wù)預(yù)算中，每年對(duì)其進(jìn)行撥付。可以將陳舊設(shè)施的更換列入到財(cái)務(wù)費(fèi)用的預(yù)算中，逐漸改善檔案的基礎(chǔ)設(shè)施，配置計(jì)算機(jī)等檔案管理現(xiàn)代工具，為檔案網(wǎng)絡(luò)化管理提供條件，開發(fā)檔案綜合管理系統(tǒng)軟件，可以使檔案目錄全部輸入系統(tǒng)，方便快捷查閱檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策、群眾查閱檔案資料發(fā)揮了較好的作用。

2農(nóng)場(chǎng)檔案規(guī)范化管理的主要內(nèi)容

2.1規(guī)范檔案管理工作流程和步驟

強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量，必須規(guī)范檔案管理的工作流程和步驟，首先要對(duì)案卷進(jìn)行全面普查，通過類別對(duì)案卷重新組合，將組卷過厚且內(nèi)容復(fù)雜的案卷優(yōu)化組合，進(jìn)行科學(xué)保管，提高檔案的利用效率，結(jié)合農(nóng)場(chǎng)的實(shí)際情況規(guī)范錄入工作，并統(tǒng)一分類并保證檢索準(zhǔn)確率。

2.2統(tǒng)一檔案管理制度，規(guī)范檔案歸檔要求

對(duì)檔案管理中涉及的規(guī)章制度進(jìn)行完善，根據(jù)農(nóng)場(chǎng)的實(shí)際情況，針對(duì)《農(nóng)場(chǎng)檔案工作管理規(guī)定》以及檔案整理、保管、借閱工作制度以及檔案保密管理要求、檔案室?guī)旆抗芾碇贫群蜋n案人員崗位職責(zé)等進(jìn)行完善，統(tǒng)一規(guī)定了材料歸檔的范圍、檔案移交手續(xù)，并對(duì)歸檔目錄進(jìn)行統(tǒng)一編制，使檔案資料歸檔齊全、完整。在歸檔時(shí)嚴(yán)格按照檔案歸檔管理規(guī)定逐份進(jìn)行檢查，檔案盒統(tǒng)一標(biāo)注內(nèi)容、案卷封皮填寫是否正確等，并統(tǒng)一編制檔案檢索目錄，檔案工具索引、檔案庫(kù)房存放示意圖等，統(tǒng)一檔案管理制度，遵照規(guī)定去管理和使用檔案，來提高各類檔案的使用價(jià)值。

2.3嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任監(jiān)督管理機(jī)制

強(qiáng)化責(zé)任監(jiān)督管理機(jī)制的執(zhí)行，可以劃清責(zé)任歸屬，提高檔案管理質(zhì)量。對(duì)檔案接轉(zhuǎn)要有登記，查借閱檔案要有手續(xù)。對(duì)檔案管理出現(xiàn)問題要進(jìn)行責(zé)任追究，查閱、借閱人事檔案必須兩人以上到檔案室查閱，查閱前履行手續(xù)由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能借閱;除特殊情況需查閱個(gè)人檔案外，其他單位需在檔案室查閱不準(zhǔn)帶出，轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)入檔案必須進(jìn)行密封并加蓋密封章方能轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入。嚴(yán)格銷毀、涂改檔案。

2.4做好文書檔案整理

2.4.1做好文書檔案的處理保管。在硬件設(shè)施達(dá)標(biāo)的同時(shí)，要做好文書檔案的處理，文書檔案具有相對(duì)的獨(dú)立性，文書檔案是文書工作最好的注解，文書是檔案的起源。要作好文書檔案和處理保管，強(qiáng)化規(guī)范思維，樹立文書檔案管理規(guī)范化的意識(shí)，使其與標(biāo)準(zhǔn)化具有同一規(guī)范。在實(shí)際工作中，要把好文書檔案的文字處理、編排、歸檔等規(guī)范關(guān)，按檔案管理規(guī)章制度整理文書檔案，使其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2.4.2文書工作要求。文書檔案首先要考慮公文紙張問題，紙張質(zhì)量要有韌性，耐保存，一般使用國(guó)家公文規(guī)定的A4紙。排版要進(jìn)行橫寫橫排，并在左側(cè)進(jìn)行裝訂。制作公文需履行簽發(fā)手續(xù)，公文標(biāo)題規(guī)范準(zhǔn)確，行距、字體大小都要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家公文管理規(guī)定。公文字跡要清晰，對(duì)下發(fā)的公文或上行文件都要有發(fā)放記錄、文件審批單等，目前一般用筆為碳素筆，不能使用易褪色的中性筆或墨水，文件原件不能使用不規(guī)范字體，以防影響公文質(zhì)量。要做到文書檔案規(guī)范化，還要對(duì)檔案實(shí)施現(xiàn)代檢索手段，來提升檔案管理質(zhì)量。

2.5加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作技能培訓(xùn)

要強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，因檔案具有保密性，在選擇檔案管理人員時(shí)應(yīng)選擇政治穩(wěn)定、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作。做好檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，關(guān)心他們的工作生活，使其能夠充分發(fā)揮檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造力?？梢酝ㄟ^組織檔案人員外出參與培訓(xùn)班，使他們更好的了解檔案管理重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，對(duì)檔案的收集、整理、裝訂要符合標(biāo)準(zhǔn)，配置專兼職的檔案管理人員，對(duì)檔案管理負(fù)責(zé)人員給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，使農(nóng)場(chǎng)檔案在形式上規(guī)范統(tǒng)一，在內(nèi)容上比較實(shí)用、完整。

總之，隨著農(nóng)業(yè)機(jī)械化的發(fā)展，社會(huì)的信息化也得到長(zhǎng)足發(fā)展，使農(nóng)場(chǎng)檔案管理工作向信息化、規(guī)范化的方面發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資料網(wǎng)絡(luò)化管理，農(nóng)場(chǎng)檔案管理要結(jié)合實(shí)際情況，制定規(guī)范適宜的目標(biāo)和制度，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，使檔案管理模式規(guī)范化，管理手段標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理工作得到進(jìn)一步提升。

（作者單位：161621黑龍江省克山農(nóng)場(chǎng)辦公室）