論信息技術(shù)對會展行業(yè)的優(yōu)化提升

陳雷

[摘?要]行業(yè)會展已成為國家重點的第三產(chǎn)業(yè)，但現(xiàn)階段的中國會展行業(yè)依然處在傳統(tǒng)的粗放式運作階段，急需通過信息化技術(shù)手段進行產(chǎn)業(yè)改造升級。文章主要從會展運作的角度，淺談當(dāng)前中國行業(yè)會展運作的現(xiàn)狀、存在問題，研究如何用信息技術(shù)及系統(tǒng)來科學(xué)地提升行業(yè)會展質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù);現(xiàn)狀;會展行業(yè)

[中圖分類號]F713.83

1?前?言

會展行業(yè)以其不同行業(yè)的匯聚效應(yīng)、相關(guān)服務(wù)產(chǎn)業(yè)的帶動效應(yīng)以及符合國際潮流的低碳環(huán)保效應(yīng)等眾多優(yōu)點，將成為我國目前正大力發(fā)展的第三產(chǎn)業(yè)（如建筑業(yè)）中的重要組成部分，并能夠帶來可觀的經(jīng)濟效益。進入21世紀(jì)以來，國家的“十一五發(fā)展規(guī)劃綱要”將會展行業(yè)提升到了在未來一段時期內(nèi)進行重點扶持并大力推廣的行業(yè)給予關(guān)注。

2?中國會展行業(yè)運作現(xiàn)狀

中國展覽行業(yè)是一個新興產(chǎn)業(yè)。但是，與國際展覽行業(yè)相比還有很大的差距?！爸袊隹谏唐氛故窘灰讜◤V交會）”，直至今日依然是由政府來主導(dǎo)的商業(yè)性展覽會，與純粹由市場調(diào)節(jié)為基礎(chǔ)的行業(yè)專業(yè)化的展覽會有著不小的區(qū)別?！氨本﹪H汽車展覽會”是中國較早舉辦的專業(yè)性商業(yè)展覽會，2019年3月1日舉辦的“2019中國國際模板腳手架施工技術(shù)及產(chǎn)品設(shè)備展覽會”，都很成功。但是，要大力發(fā)展行業(yè)專業(yè)化的展覽會，與專業(yè)行業(yè)（如機電工程）結(jié)合組織展覽會還存在不少問題。

專業(yè)行業(yè)有著自己獨特的行業(yè)背景與模式，特別是技術(shù)性展覽會，既有行業(yè)內(nèi)的各種標(biāo)準(zhǔn)，但同時也有著很強烈的對外宣傳與交流欲望，但如果展覽會不能體現(xiàn)出行業(yè)的專業(yè)性，而過多地強調(diào)商業(yè)屬性或社交屬性，必然會由于內(nèi)涵的不足難以給予行業(yè)必要的幫助。

2.1?從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)

從事會展行業(yè)項目的工作人員，教育背景雖很豐富，有機械、工程、計算機、信息、管理、經(jīng)濟、文學(xué)、傳媒等各種專業(yè)背景，雖對會展行業(yè)的運作和理解達到了一定的水準(zhǔn)，但是，對需展覽的行業(yè)還不熟悉。如建筑業(yè)（土木、建筑、機電）需要熟悉專業(yè)、范圍、新技術(shù)應(yīng)用、發(fā)展方向。而長期以來大多數(shù)從業(yè)人員往往支撐不過兩年就離職或調(diào)崗，新近加入的人員又面臨之前相同的問題，從而時有會陷入惡性循環(huán)的怪圈，對展會的籌備組織工作造成不利的影響。因此，會展從業(yè)人員難以得到運作的工作要求。

2.2?工作流程管理及數(shù)據(jù)應(yīng)用水平不高

中國會展行業(yè)目前的工作流程相對還較傳統(tǒng)，通常分為招展、規(guī)劃、現(xiàn)場運營及財務(wù)結(jié)算四個主要步驟。但在四個主要流程的眾多分項中，很多時候流程并不明確，往往是根據(jù)決策層的臨時決定或是工作人員的個人偏好而無據(jù)可循，多種數(shù)據(jù)的粗放化管理。

2.3?技術(shù)手段對展會運作的支持不足

目前大多數(shù)中國會展公司所能使用的技術(shù)硬件主要是電話、傳真、計算機、網(wǎng)絡(luò)等工具;軟件應(yīng)用主要集中在電子郵件系統(tǒng)、通信軟件及表格文檔辦公軟件的簡單應(yīng)用。而技術(shù)水平更高的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS）、管理信息系統(tǒng)（MIS）、決策支持系統(tǒng)（DSS）等雖有所應(yīng)用，但還是徘徊在對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的存儲與查閱階段。對建筑及其他工業(yè)制造行業(yè)已經(jīng)習(xí)以為常的企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)（ERP）更是極少涉及。

傳統(tǒng)工業(yè)及制造業(yè)是管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)自身價值的第一主戰(zhàn)場，自20世紀(jì)70年代誕生以來，管理信息系統(tǒng)一直致力于服務(wù)工業(yè)，通過對流程的梳理及再造，對物料庫存的管理與調(diào)控，對生產(chǎn)質(zhì)量的把控與規(guī)則實施，都使得傳統(tǒng)制造業(yè)從質(zhì)量到管理規(guī)范性有了飛躍性提升，目前幾乎所有的制造業(yè)企業(yè)都在或多或少的使用管理信息系統(tǒng)，從最簡單的財務(wù)管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)到復(fù)雜的ERP系統(tǒng)和DSS系統(tǒng)，都已經(jīng)在制造業(yè)中占據(jù)了不可或缺的地位。

3?信息技術(shù)及系統(tǒng)科學(xué)對會展行業(yè)提升的手段

現(xiàn)代信息技術(shù)以“信息高速路”的概念，強調(diào)了信息在獲取、加工、存儲、傳輸乃至計算推導(dǎo)中對傳統(tǒng)的管理模式、決策方法以及流程再造的巨大作用。

3.1?提高對從業(yè)人員的專業(yè)水平

通過信息化、系統(tǒng)化的手段，提高對從業(yè)人員的專業(yè)水平。如通過DBMS對海量數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一化管理，任何校對的工作僅需要使用系統(tǒng)的條件檢索糾正功能，在數(shù)據(jù)獲取端進行條件約束以及校驗提示，多角度從源頭上避免之前的很多問題，可以將一系列存在的問題用一些相對簡單的IT工具加以解決，大大降低工作量。同時，對從業(yè)人員的信息化理念與技術(shù)、運用系統(tǒng)化模塊化的思維方式進行提升。

從業(yè)人員信息化水平的提高，不僅能很好地幫助他們從事具體的工作，更重要的是培養(yǎng)其信息化、系統(tǒng)化的思維方式與工作處理流程意識，將各種紛繁復(fù)雜的工作，在執(zhí)行前或執(zhí)行過程中有系統(tǒng)性地梳理整合，通過賦予權(quán)重意識的方式可以更好地將工作有序排列并完成，這樣可以真正提高其專業(yè)辦展水平。

3.2?對會展業(yè)務(wù)運作流程進行規(guī)范

工作流程是信息技術(shù)對傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)改造的核心。結(jié)合行業(yè)專業(yè)的特點，將所有的工作內(nèi)容進行流程化、規(guī)范化梳理，通過流程將工作內(nèi)容進行細(xì)致的劃分整理，使工作人員、供應(yīng)商、客戶以及合作方對工作都做到各司其職與無縫銜接，減少了大量的溝通與聯(lián)絡(luò)成本，進而提高了效率。

規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)，是保證所有產(chǎn)品與服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵性因素，一套符合實際且滿足質(zhì)量控制需要的標(biāo)準(zhǔn)，可以很好地衡量工作完成的精準(zhǔn)性與內(nèi)容飽和程度，而標(biāo)準(zhǔn)的缺失會造成服務(wù)產(chǎn)品的不完整與價值漏洞，是對展覽會本身的破壞與弱化。

3.2.1?結(jié)構(gòu)化流程的管理

MIS對于結(jié)構(gòu)化流程的定義是在系統(tǒng)運行中，常規(guī)的有著固定操作步驟且不可隨意改變順序的工作程序。在會展組織的基礎(chǔ)層面中，大量的工作都屬于結(jié)構(gòu)化的工作流程。結(jié)構(gòu)化的工作雖然簡單重復(fù)，但卻是構(gòu)成展覽會眾多工作中最基礎(chǔ)性的內(nèi)容，將所有的結(jié)構(gòu)化工作保質(zhì)保量完成，是任何展覽會最基礎(chǔ)的要求與根本，所有的運營都是分解后的機構(gòu)化工作，是展覽會最重要的因子。

對于結(jié)構(gòu)化流程的管理，與建立MIS一樣，最重要的就是需求的調(diào)查和分析。有了明確的需求內(nèi)容和實現(xiàn)目標(biāo)，在設(shè)計流程的時候就可以找到既符合程序設(shè)計一般規(guī)律的過程，同時又兼顧了為之服務(wù)的對象的要求，這樣設(shè)計出來的結(jié)構(gòu)化流程才會合理而有效。這不僅是應(yīng)用于MIS系統(tǒng)的需要，更是適應(yīng)現(xiàn)實工作的必要輔助。將之前的流程進行規(guī)范后，可以得到一個更合理的流程，使工作內(nèi)容得到更好控制。

3.2.2?緊密與展覽行業(yè)結(jié)合

非結(jié)構(gòu)化的流程主要出現(xiàn)在決策層面，往往沒有特定的規(guī)律或結(jié)構(gòu)性模型參考，但亦并非完全沒有規(guī)律可循，只是變化復(fù)雜，涉及的行業(yè)多，內(nèi)容多。因此，對決策前需要了解和參考專業(yè)行業(yè)哪些數(shù)據(jù)、思考時需要考慮哪些組成部分，分析的內(nèi)容和哪些原始數(shù)據(jù)進行比對等流程，如機電工程行業(yè)，要了解機電工程的范圍、內(nèi)容、特點，新技術(shù)應(yīng)用及發(fā)展趨勢，這些在非結(jié)構(gòu)化的流程中還是可以定義的，這些內(nèi)容經(jīng)過整理總結(jié)后形成的集合體，就是DSS中的一個重要概念——知識庫的組成部分。同時，也是ERP中進行控制的重要依據(jù)。

3.3?對會展組織工作的提升

會展組織這項工作是不同具體工作的組合體，包含了銷售、文案、客服、工程、財會、調(diào)度、編輯等工作內(nèi)容并進行特定方式的結(jié)合。只有借助信息技術(shù)手段可以改造會展。以數(shù)據(jù)庫技術(shù)為依托的信息管理方式可以將重要的數(shù)據(jù)進行有效的整合：結(jié)合已成熟的B2B模式將對客戶的服務(wù)用網(wǎng)絡(luò)進行點對點在線實施，擺脫了傳統(tǒng)的時間空間約束;改傳統(tǒng)工作人員的客戶跟蹤為全自動化的動作響應(yīng)。這樣，會展的組織工作才能自動完成以往需要很多人工操作完成的內(nèi)容，適應(yīng)對各專業(yè)行業(yè)的需要。

4?信息技術(shù)與系統(tǒng)科學(xué)對會展行業(yè)未來的影響

4.1?會展從業(yè)人員對信息化手段的依賴

會展行業(yè)對信息技術(shù)的依賴，特別是對專業(yè)化的軟件信息系統(tǒng)的需求將越來越精準(zhǔn)。會展行業(yè)的從業(yè)人員無疑也將會大量依據(jù)這些信息手段，這不僅可以簡化他們大量復(fù)雜煩瑣的工作方式，同時亦可降低超負(fù)荷的工作強度，更重要的是與他們的工作發(fā)生聯(lián)系的各種人、事、資源都將通過信息化的手段和平臺來協(xié)助他們完成工作，實現(xiàn)對會展行業(yè)的信息化改造。

管理本身不是一件一勞永逸的工作，信息系統(tǒng)也不是一成不變功能唯一的工具，否則也就不會在制造業(yè)中演進出ERP和DSS這種向區(qū)塊鏈和人工智能方向發(fā)展的新事物。筆者目前從事的展會信息系統(tǒng)，雖然與很多跨國會展集團架設(shè)的昂貴系統(tǒng)不可相比，但也在努力進行著連同會展所有參與方的行動，特別是即使已經(jīng)不斷得到了使用者的認(rèn)可，但依然在堅持每屆展覽會后都要進行功能和系統(tǒng)優(yōu)化的升級工作，從而不斷向滿足展覽會需求的方向進步。

而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與深化，特別是移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展深化，各種自媒體、新型互動技術(shù)的出現(xiàn)，又使得數(shù)據(jù)越發(fā)呈現(xiàn)碎片化的趨勢，這種大環(huán)境下，對傳統(tǒng)意義上的數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)、采集、整理、加工和存儲應(yīng)用，都帶來模式以及方向上的更新，充分利用好更為影響廣泛的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)并使之與會展從業(yè)人員結(jié)合，將是今后相當(dāng)長一段時間內(nèi)改變甚至顛覆會展產(chǎn)業(yè)的提升手段。

4.2?會展工作內(nèi)容規(guī)范化、制度化、流程化

會展工作在組織過程中有很多的不確定性、人為干預(yù)性以及不可預(yù)見性，表面上看這些特點相對獨立而不可控，沒有任何的標(biāo)準(zhǔn)可循，使會展組織需要處理的工作面臨不可控。隨著工業(yè)化、信息化不斷迅速發(fā)展，生產(chǎn)力水平提升，中國的會展行業(yè)在經(jīng)高速發(fā)展、市場的調(diào)節(jié)力量后，系統(tǒng)科學(xué)將推動會展業(yè)向規(guī)范化、制度化、流程化的方向發(fā)展，這也是信息技術(shù)革命需要的內(nèi)在動力。

雖然現(xiàn)今的信息技術(shù)水平相較于21世紀(jì)初，已經(jīng)有了質(zhì)的飛躍，但會展行業(yè)的特殊性還是使信息技術(shù)認(rèn)識到了自己的瓶頸。客觀地說，所謂的瓶頸很多時候是由于流程拒絕妥協(xié)而給技術(shù)帶來的難題，但作為解決方案的提供者，依然要尊重既成事實的真實狀況以及市場競爭、使用習(xí)慣、行業(yè)潛規(guī)則等復(fù)雜問題的意義，但隨著技術(shù)的進一步發(fā)展特別是人工智能以及自適應(yīng)機器學(xué)習(xí)研究的深入，問題都可以得到破解。

5?結(jié)?論

信息技術(shù)作為服務(wù)于各個領(lǐng)域的輔助力量，正逐步與會展行業(yè)深度融合。當(dāng)今信息技術(shù)在會展業(yè)中的缺失與滯后更多是由會展業(yè)自身的發(fā)展水平所限與不規(guī)范造成的，隨著會展行業(yè)在發(fā)展優(yōu)化過程中自我修復(fù)、更正，信息技術(shù)為會展業(yè)的服務(wù)將更廣更深。未來，為會展定制化的信息系統(tǒng)解決方案，基于數(shù)據(jù)管理與統(tǒng)計分析的軟件將會用于會展在線服務(wù)，一個嶄新的信息化會展時代將會到來。

參考文獻：

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