關(guān)于提升報社辦公室檔案文書管理水平的研究

楊蘇

[摘要]新聞單位的檔案管理員，通常的工作內(nèi)容是進(jìn)行日常業(yè)務(wù)的處理、實時消息的傳達(dá)、與各方進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，在新聞單位里發(fā)揮著十分重要的作用。而企事業(yè)單位日常管理工作中的重要組成部分之一，就是辦公室的檔案文書管理工作。當(dāng)前我國辦公室檔案文書管理之路，任重而道遠(yuǎn)。本文基于辦公室檔案文書管理工作的相關(guān)特點，辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀分析，簡要探討了報社辦公室檔案文書管理水平應(yīng)該如何提升，并闡明了相關(guān)措施。

[關(guān)鍵詞]報社辦公室 檔案文書管理 措施

衡量一個單位管理水平高低的標(biāo)準(zhǔn)之一，就是能否進(jìn)行到位的檔案文書管理工作。想要為一個單位的長期發(fā)展和穩(wěn)步發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)、使辦公室檔案文書管理工作的成效得到質(zhì)的提升，只有對檔案文書管理方法進(jìn)行積極改善、積極創(chuàng)新。

一、辦公檔案文書管理的特點根據(jù)新聞單位辦公室檔案文書管理工作的特點，辦公室檔案文書工作特點主要有兩個

（一）辦公室檔案文書管理工作重點在于資料的收集和保管

檔案作為歷史事件真實記錄的載體，能夠讓后人充分了解歷史資料，正確對其加以引用和借鑒。檔案管理的主要對象是已發(fā)生的事件、人事、過程的記載，還有與之相關(guān)的文件和書籍報刊資料等，它們大多都是被記錄在實物和紙質(zhì)上。檔案管理的主要手段是將已選定的、記錄在冊的對象歸入檔案室，在過程中應(yīng)注意進(jìn)行分門別類，這一個階段管理的重點是“進(jìn)行收集”、“管理”、“編目編冊”“入庫保存”這一系列工作，所以檔案管理的特點是完整性和安全性。

（二）辦公室檔案文書種類繁多，需要科學(xué)分類

由于文書檔案對于一個單位的工作記錄地非常真實、非常全面，涵蓋范圍也十分廣泛，如在行政管理、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等方面均有包含，所以檔案內(nèi)容也十分豐富;同時本單位及上級相關(guān)單位下發(fā)的各種“紅頭文件”、和單位相關(guān)的紙質(zhì)檔案如各種合同、協(xié)議、責(zé)任書、照片和電子檔案即錄音、錄像等等也在文書檔案之內(nèi)，所以分類的時候應(yīng)當(dāng)運(yùn)用科學(xué)的方法，適當(dāng)保存管理。

二、辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）思想陳舊、管理手段落后

作為一個正在崛起的、發(fā)展中的大國，我國的經(jīng)濟(jì)在近年來一直處于飛速發(fā)展的狀態(tài)，在激烈的市場競爭里，報社的壓力正在逐步增加，由于對組織和經(jīng)營宣傳報道的重視程度極高，所以報社將大部分的精力都放在這一方面，造成了對檔案管理工作的忽視。因為人們對檔案管理工作認(rèn)知的錯誤，覺得其非常簡單，也缺少一定的必要性，所以在進(jìn)行檔案管理的過程中，投入的財力、物力、人力不必過多，夠用就行。這就導(dǎo)致了沒有科學(xué)管理手段來輔助檔案管理工作，而已經(jīng)十分陳舊、脫離時代的管理方式，不能對提高檔案管理工作的效率起到任何有效作用。

（二）投入過低、信息建設(shè)不足

自覺加強(qiáng)自身的信息化建設(shè)、做到與社會同步，才是報社辦公室的檔案管理工作快速適應(yīng)社會發(fā)展的正確道路。而在如今的檔案管理工作過程中，問題頻出，最明顯的就是工作效率十分低下、不能對已得信息加以有效合適的利用。出現(xiàn)問題的原因主要是硬件設(shè)備的軟件設(shè)備的資金投入在整個預(yù)算中比重過低，大部分檔案管理系統(tǒng)都處于落后狀態(tài)。這對于報社的檔案管理的長期工作、檔案信息的利用率造成了不良影響。

（三）經(jīng)驗較少，人員專業(yè)素質(zhì)較低

只有具備充足的專業(yè)知識、良好的專業(yè)素養(yǎng)，能夠在進(jìn)行檔案管理工作中保證其準(zhǔn)確性和有效性，才是一名合格的報社檔案管理員?？上У氖?，在現(xiàn)階段的報社檔案管理過程中，檔案管理員卻被當(dāng)作勤雜工一樣使用，對檔案只是進(jìn)行臨時管理，平時對于其他的工作還要一并兼做。這樣的工作方式和工作常態(tài)，就決定了檔案管理人員對于工作不會有充分的重視，專業(yè)素養(yǎng)也不會太高，對于檔案管理工作不能達(dá)到高效率，高機(jī)動的狀態(tài)。由于工作人員沒有接受過良好的培訓(xùn)和管理，造成了檔案缺乏有效管理的局面。

三、提升報社辦公室檔案文書管理水平的措施

如今的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展速度十分驚人，在麥克風(fēng)人手一個、攝像機(jī)隨處可見的當(dāng)今社會里，新興媒體正在對傳統(tǒng)的報紙媒體發(fā)動著一輪又一輪猛烈的攻擊，很多紙媒的生存空間屢屢遭受擠壓，在地市級黨報中尤為明顯。有很多地市級黨報迫于生存的壓力，都在周末版上大做文章，新推出的周刊包括了各式各樣的主題，將傳統(tǒng)紙媒“內(nèi)容豐富而精美”的優(yōu)勢，在網(wǎng)絡(luò)傳媒時代得以體現(xiàn)，希望通過對紙媒的改良，讓地市級黨報獨(dú)特的地域文化和特殊風(fēng)格得到塑造，其目的是使閱讀的受眾面更加廣闊，獲得更多賴以生存的廣告資源。黨報周刊是日報的延續(xù)和發(fā)展，在黨報的傳統(tǒng)屬性和功能不能丟棄的同時，又要具有讓人印象深刻的自身特色。

（一）加強(qiáng)對檔案管理工作的重視

為了讓報社領(lǐng)導(dǎo)對辦公室檔案管理工作加以重視，在進(jìn)行這項工作的過程里，應(yīng)當(dāng)加大檔案管理必要性的宣傳力度，這樣能夠使檔案管理工作的專業(yè)性和效率性大大提升。同時應(yīng)該保證檔案管理的準(zhǔn)確性和便捷性，將每份檔案的生成時間和存檔日期都進(jìn)行嚴(yán)格計算，對于不同種類的檔案，按照次序進(jìn)行有效分類，在進(jìn)行檔案管理工作過程中，要堅決按照相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行，讓檔案信息效果的最優(yōu)化得以實現(xiàn)。

（二）加快報社檔案信息化建設(shè)

報社檔案管理工作應(yīng)當(dāng)緊貼時代衣襟，與社會發(fā)展一同前進(jìn)。首先應(yīng)該與時代發(fā)展里涌現(xiàn)的高科技手段緊密結(jié)合，然后對信息化建設(shè)加大資金投入，將檔案管理工作從傳統(tǒng)的物質(zhì)管理，向信息管理的方向轉(zhuǎn)變，讓檔案信息得到充分利用，服務(wù)于新聞報道。進(jìn)行檔案管理時，運(yùn)用新興科學(xué)技術(shù)和高新手段，能夠更為輕松便利地進(jìn)行檔案的管理，在檔案信息的保存工作方面方法更加完善，為人們留下象征文明的寶貴財富，對社會的良好發(fā)展產(chǎn)生積極影響。

結(jié)語：報社的檔案管理無論是對于報社自身，還是對于社會和國家而言，都有著非常重要的作用。所以作為檔案主管科室，辦公室一定要加強(qiáng)檔案管理工作的建設(shè)，對于管理人員進(jìn)行積極培養(yǎng)，以便檔案能夠發(fā)揮更大的作用。