高校公務(wù)卡結(jié)算問題研究

錢怡

摘要：隨著高校規(guī)模不斷的擴大以及經(jīng)濟活動不斷的發(fā)展，公務(wù)卡結(jié)算制度已經(jīng)在大多數(shù)高校實行了。該制度的實行有利于提高高校的經(jīng)費透明度、加強對預算單位現(xiàn)金的管理，有利于高校的財務(wù)管理和監(jiān)督力度的加強。本文依據(jù)公務(wù)卡的實際使用情況，針對公務(wù)卡在使用過程中出現(xiàn)的問題分析，并提出相應(yīng)的解決措施，希望可以促進公務(wù)卡的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校公務(wù)卡;對策

一、概述

近年來，隨著經(jīng)濟的發(fā)展，公務(wù)卡的普及也是越來越快，目前，公務(wù)卡制度已經(jīng)是高校結(jié)算的重要方法之一。公務(wù)卡，本質(zhì)上是一種信用卡，是為了方便中央和地方單位的預算工作而設(shè)計的，最主要的作用就是用于日常公務(wù)的支出和財務(wù)報銷等經(jīng)濟活動，除此以外，公務(wù)人員還可以把公務(wù)卡作為信用卡使用，比如公務(wù)卡具有透支消費以及報銷還款等作用。因此，公務(wù)卡的大量推行可以給預算單位帶來很多的方便，它不僅僅可以減少單位現(xiàn)金的使用量，而且還可以減少因現(xiàn)金的使用而面臨的安全隱患，以及減少財務(wù)人員保存使用現(xiàn)金等龐大的工作量，方便人們的生活。公務(wù)卡的使用還有利于減少單位現(xiàn)金管理的風險，同時公務(wù)卡還有免息還款期，可以利用這個優(yōu)勢減少單位和國庫的資金占用，這樣報銷環(huán)節(jié)和財務(wù)管理會更加的透明，監(jiān)管也會更加的有效，還可以幫助高校減少腐敗現(xiàn)象的出現(xiàn)。

公務(wù)卡結(jié)算主要是一些零星的小公費支出，原來這些支出都是使用現(xiàn)金結(jié)算，主要有辦公費、維修費、培訓費以及公務(wù)出行等費用，一般消費金額達到一定的程度時，才會使用公務(wù)卡或者銀行轉(zhuǎn)賬等方式。

二、公務(wù)卡結(jié)算過程中存在的問題

（一）公務(wù)卡辦卡制度不完善

公務(wù)卡的辦卡制度不夠完善，辦卡需要花費很長的時間，這引起了很多辦卡人心中的不滿。

目前高校的公務(wù)卡幾乎都是由中國銀行發(fā)行的，但是中國銀行發(fā)行的對象有限定的，只有在單位繳納過社保公積金的人才可以有資格辦理，這就導致很多從其他單位調(diào)來的職工或者剛?cè)肼殕T工他們還來不及繳納社保公職金，也因此沒有辦卡的資格。而銀行對這些信息處理也不及時，有時候辦卡人員辦卡已經(jīng)很長時間了，但是依舊沒有收到卡，而學校的財務(wù)人員也只有在辦卡人員前去咨詢的時候才會去銀行詢問原因，這就會浪費很長的時間。再者辦卡的程序也是十分的復雜，發(fā)放的時間十分的長，辦卡人員需要在單位內(nèi)寫申請表，承諾書，并且提供相關(guān)的證件，然后再由單位提交申請到銀行進行初審，只有通過信息審核才可以開始準備辦卡，但是有時候初審不通過就必須要重新提交一次申請以及各種資料，銀行審核完這些資料以后交還單位去蓋章，然后在交給銀行審核，審核通過以后才開始制卡然后郵寄給個人，這個過程十分漫長，最少也需要一個月左右，有時候花費的時間還會更長。

（二）財務(wù)數(shù)據(jù)處理復雜

持卡人員在使用公務(wù)卡消費以后，財務(wù)人員獲取數(shù)據(jù)比較困難，財務(wù)人員的工作量也因此大大增加。

目前大部分公務(wù)卡的數(shù)據(jù)下載都不是即時的，要在公務(wù)卡使用一段時間以后才可以下載，而且要在專門系統(tǒng)去下載，這樣就會影響那些使用公務(wù)卡人員的積極性，有些人報銷及時并且想再一次使用公務(wù)卡，但是因為數(shù)據(jù)的延遲會導致一部分人喪失使用的興致。再者公務(wù)卡下載的數(shù)據(jù)金額必須是極度精準，但是網(wǎng)購等網(wǎng)絡(luò)上的消費會有手續(xù)費或者折扣之類的活動，這樣消費的金額和發(fā)票可能不一致，導致財務(wù)人員沒法獲得精準數(shù)據(jù)。公務(wù)卡的數(shù)據(jù)獲取都是一筆一筆的下載，有時候報銷的人太多，或者一個人要報銷好幾份的時候也是要一份一份的下載，這樣無形中增加了財務(wù)人員的工作量，導致大量的時間浪費在無效的等待之中。

（1）高校公務(wù)卡的報銷制度不完善，相關(guān)的工作人員對于消費信息不熟悉，以至于影響報銷效率

現(xiàn)在公務(wù)卡的報銷都是需要提供小票等證件，但是隨著時代不斷的發(fā)展，很多消費行為都是在網(wǎng)上完成，比如購買飛機票或者火車票等，這些網(wǎng)上的消費活動都是難以獲取小票的，所以財務(wù)人員必須反復的核對消費信息，只有在確定消費信息準確性的前提下才會給予報銷，這就導致財務(wù)人員需要花費大量的時間來確保數(shù)據(jù)的準確性，工作量大大的增加，同時報銷人員也會因為長時間的等待而積極性受挫。并且有時候因為報銷的人消費數(shù)額太多，對于一些消費的具體金額記憶不準確，再加上報銷需要的時間長，以及現(xiàn)在很多網(wǎng)上下載的數(shù)據(jù)與實際消費數(shù)據(jù)不一樣，財務(wù)人員只能猜測消費的金額，這樣報銷的速度就會更慢。

（2）公務(wù)卡系統(tǒng)不完善

公務(wù)卡的消費信息不夠全面，一些在網(wǎng)上的消費在公務(wù)卡系統(tǒng)上很難查詢到具體的數(shù)據(jù)，即使有小票但是在國庫系統(tǒng)中不可以實現(xiàn)還款。公務(wù)卡制度還款要使用第三方賬戶才可以還款，而不是直接到消費者個人身上，再加上支付憑證不是人名，而是一個賬戶的名稱，所以就很容易出現(xiàn)漏還款的現(xiàn)象。

公務(wù)卡還款必須要根據(jù)有效的支付憑證，依據(jù)支付憑證來確定消費情況，然后再根據(jù)消費狀況來還款，只有前一筆款項完成以后才可以生成其他要還的款項，這個過程是一筆一筆生成的，不可以一次性生成，因此財務(wù)人員必須要花費很長的時間等待，工作量就更大。在公務(wù)卡還款中只顯示第一筆憑證號，但是有時候一項業(yè)務(wù)刷卡的人不止一個，或者一項公務(wù)不是一天完成的，這樣支付憑證就不會連續(xù)在一起，財務(wù)人員只能通過手寫的方式記錄下每一筆支付憑證，在業(yè)務(wù)完成以后需要拿著手寫的各項憑證明細去銀行申請還款，在銀行確認各項收支都是明確的以后再轉(zhuǎn)賬到每一個人戶頭，這樣導致還款的周期特別的長。

三、完善公務(wù)卡制度的建議

（一）規(guī)范辦卡程序

首先，預算單位要派遣專門的管理人員負責辦卡，實時的掌握辦卡進度。一些暫時不能辦理公務(wù)卡的人員，管理人員要及時處理，和銀行溝通提供相關(guān)的材料提高辦卡效率。再者，銀行也可以適當減少辦卡的流程。需要辦理公務(wù)卡的人員只需要由預算單位出具相關(guān)的資料，完成初審以后辦卡人員就可以在銀行辦理，同時縮短制卡時間，這樣公務(wù)卡辦卡效率就會快很多。

（二）完善公務(wù)卡管理體系

（1）預算單位設(shè)立還款明細卡，明細卡中包括報銷人所有的相關(guān)信息，還有消費的金額等，這樣與財務(wù)人員對賬的時候可以更方便，減少財務(wù)人員的工作量。

（2）向國庫資金管理部門的提出一些建議，導入消費數(shù)據(jù)的時間是否可以提前，這樣財務(wù)人員獲取數(shù)據(jù)的時間也會更快，持卡人使用公務(wù)卡的頻率也會更高。

（3）在下載難的問題上，下載時可以根據(jù)消費者的名字就可查詢相關(guān)的信息，進行下載，或者輸入持卡人的名字以及消費的時間可以獲取所有的消費信息，報銷人只需要拿著發(fā)票就可以來報銷，而不是必須記得消費的時間消費的金額，或者國庫系統(tǒng)是否可以允許批量下載，這樣可以加快財務(wù)人員獲取數(shù)據(jù)的速度，從而加快還款報銷的速度。

（三）制定完善的公務(wù)卡報銷制度

高校的財務(wù)部門要根據(jù)自己的實際情況以及國家的相關(guān)規(guī)定，制定合理的公務(wù)卡報銷制度，對財務(wù)人員進行培訓，增強其業(yè)務(wù)能力。

（1）加強對高校人員的思想政治教育，組織人員培訓，對新的財經(jīng)知識進行推廣，以便報銷制度可以與時俱進。（2）各個部門都要有專門的報帳人員，這些人員要有專業(yè)的知識素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力，財務(wù)部門可以對這些人員做一個培訓，盡可能快的熟悉公務(wù)卡的報銷制度和流程。（3）高校制定的財務(wù)制度必須要與自己實際情況相適應(yīng)，只有適應(yīng)本單位的報銷制度，單位公務(wù)卡報銷工作效率才會更好的提高。

（四）推進公務(wù)卡還款的電子化

公務(wù)卡的還款流程已經(jīng)逐漸的簡化，高?？梢耘c國庫資金管理部門以及銀行三方協(xié)調(diào)，一起制定改進的措施，對國庫的支付體系進行適當升級，查詢消費的相關(guān)信息，在還款時的流程等等這些都可以適當?shù)暮喕?，而采用電子化的還款方式可以很好的解決這些問題，這樣財務(wù)人員就可以盡可能快的實現(xiàn)公務(wù)卡的還款以及報銷，節(jié)約還款的時間。公務(wù)卡還款的電子化可以縮短公務(wù)卡人員還款報銷時間。公務(wù)卡的還款還可以由國庫授權(quán)還款到消費者的公務(wù)卡上，而不是通過第三方還款，這樣可以減少還款的程序，還可以減少財務(wù)人員以及銀行工作人員的工作量，除此以外還可以盡量的減少操作過程中的失誤，降低風險和損失。

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