2018工程勘察設(shè)計(jì)行業(yè)分級(jí)認(rèn)證知識(shí)管理過(guò)程的問(wèn)題發(fā)現(xiàn)及應(yīng)對(duì)措施

■ 海軍北海工程設(shè)計(jì)院總工程師、升級(jí)版分級(jí)認(rèn)證審核專家 朱軍

工程技術(shù)人員在實(shí)踐中所創(chuàng)造的知識(shí)和積累的經(jīng)驗(yàn)是勘察設(shè)計(jì)企業(yè)寶貴的財(cái)富，更是企業(yè)發(fā)展進(jìn)步的重要驅(qū)動(dòng)力之一。當(dāng)前，如何運(yùn)用知識(shí)管理的思維和方法，依靠現(xiàn)代信息技術(shù)手段有效管理和用活這些知識(shí)資源，已經(jīng)成為擺在勘察設(shè)計(jì)企業(yè)面前的重要課題。工程勘察設(shè)計(jì)行業(yè)質(zhì)量管理體系分級(jí)認(rèn)證（以下簡(jiǎn)稱“升級(jí)版”）在GB/T19001-2016第7.1.6條款的基礎(chǔ)上，通過(guò)引入知識(shí)管理的理論和良好實(shí)踐，建立了知識(shí)管理過(guò)程的要求與評(píng)價(jià)準(zhǔn)則。經(jīng)過(guò)一年的審核檢驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，該準(zhǔn)則對(duì)勘察設(shè)計(jì)企業(yè)的知識(shí)管理體系建設(shè)起到了較好的指導(dǎo)和促進(jìn)作用。

總體情況

2018年，升級(jí)版審核對(duì)中國(guó)航空規(guī)劃設(shè)計(jì)研究總院有限公司、中國(guó)汽車工業(yè)工程有限公司、機(jī)械工業(yè)第六設(shè)計(jì)研究院有限公司、廣州市設(shè)計(jì)院等19家試點(diǎn)企業(yè)進(jìn)行了22次知識(shí)管理過(guò)程的審核（含3次預(yù)審）。在正式審核中，共發(fā)現(xiàn)問(wèn)題84項(xiàng)，提出改進(jìn)建議50條，另外還發(fā)現(xiàn)亮點(diǎn)工作59處，過(guò)程平均得分76.95分，分值分布范圍在57分～88分，分值中位數(shù)和眾數(shù)分別為76.5和75，總體得分水平略高于2A，分值分布情況詳見(jiàn)圖1。

圖1 知識(shí)管理過(guò)程審核（2018）得分分布圖

由于知識(shí)管理在多數(shù)試點(diǎn)企業(yè)還處于起步階段，因此，審核專家主要通過(guò)與被審核方交流知識(shí)管理的相關(guān)理論、實(shí)施方法和具體的良好實(shí)踐，查找現(xiàn)階段在知識(shí)管理信息系統(tǒng)和配套管理體制、機(jī)制方面的問(wèn)題和短板，幫助企業(yè)及時(shí)調(diào)整知識(shí)管理體系的建設(shè)思路和方向，以期通過(guò)審核能夠讓知識(shí)管理在提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力方面取得理想的效果。2018版的知識(shí)管理過(guò)程要求與評(píng)價(jià)準(zhǔn)則共包含4個(gè)子過(guò)程，分別為管理職責(zé)、確定組織的知識(shí)、管理組織的知識(shí)和知識(shí)管理系統(tǒng)。從實(shí)際得分情況看，管理職責(zé)平均得分率最高，為94.4%；知識(shí)管理系統(tǒng)平均得分率最低，為65%，得分對(duì)比情況詳見(jiàn)圖2。

圖2 知識(shí)管理評(píng)價(jià)準(zhǔn)則（2018）各子過(guò)程得分對(duì)比圖

發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

通過(guò)對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和提出的建議進(jìn)行綜合梳理分析，審核組認(rèn)為參與2018年升級(jí)版試點(diǎn)工作的勘察設(shè)計(jì)企業(yè)，當(dāng)前在知識(shí)管理信息系統(tǒng)和配套管理體制、機(jī)制的建設(shè)方面主要存在以下五個(gè)方面的問(wèn)題：

（1）知識(shí)管理策劃缺乏與企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃之間的對(duì)接。審核中發(fā)現(xiàn)，多數(shù)試點(diǎn)企業(yè)在進(jìn)行知識(shí)管理體系建設(shè)時(shí)，未仔細(xì)梳理知識(shí)管理與企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃之間的關(guān)系，未對(duì)企業(yè)所掌握的行業(yè)核心知識(shí)、頂尖技術(shù)、自身的優(yōu)勢(shì)設(shè)計(jì)產(chǎn)品以及存在的知識(shí)短板進(jìn)行精準(zhǔn)定位，并根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的需求確定對(duì)其所采取的保持、發(fā)展、更新和補(bǔ)強(qiáng)等措施。因此，在實(shí)際運(yùn)作過(guò)程中容易出現(xiàn)這樣一個(gè)問(wèn)題：企業(yè)的知識(shí)管理風(fēng)風(fēng)火火地做了幾年，知識(shí)庫(kù)內(nèi)也積累了成千上萬(wàn)條的信息，但是卻感受不到知識(shí)管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的助力效果，久而久之，就會(huì)認(rèn)為知識(shí)管理的投入與產(chǎn)出不成正比，對(duì)其失去信心。出現(xiàn)這種問(wèn)題的原因在于知識(shí)管理缺乏與企業(yè)戰(zhàn)略之間的關(guān)聯(lián)，知識(shí)的收集、存儲(chǔ)與戰(zhàn)略需求不同步，造成了企業(yè)很難將知識(shí)庫(kù)內(nèi)的知識(shí)用于保持與發(fā)展核心產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和提高人員的核心業(yè)務(wù)能力，因此形成了知識(shí)管理作用有限的錯(cuò)覺(jué)。

（2）知識(shí)需求的分析不夠全面深入。審核中發(fā)現(xiàn)，超過(guò)3/4的試點(diǎn)企業(yè)在知識(shí)管理信息系統(tǒng)建設(shè)之前，未對(duì)員工的知識(shí)需求、知識(shí)使用的方式、習(xí)慣和場(chǎng)景進(jìn)行充分調(diào)研、了解和分析。由于前期的準(zhǔn)備工作沒(méi)有做到位，因此，知識(shí)管理信息系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行中可能會(huì)出現(xiàn)這樣一個(gè)問(wèn)題：系統(tǒng)上線運(yùn)行后，各部門都紛紛按照要求把自己的“知識(shí)”交出來(lái)、傳上去，知識(shí)庫(kù)內(nèi)的知識(shí)存量迅速增加，整個(gè)工作看起來(lái)“熱熱鬧鬧”，但是一段時(shí)間之后，各部門、各層次的人員都抱怨自己太忙，生產(chǎn)任務(wù)太重，沒(méi)時(shí)間搞知識(shí)管理；職能部門就依靠訂制度、設(shè)指標(biāo)、嚴(yán)考核來(lái)推動(dòng)這項(xiàng)工作，但是一兩年下來(lái)又會(huì)發(fā)現(xiàn)另一個(gè)更為難堪的現(xiàn)象，就是我們辛辛苦苦儲(chǔ)存起來(lái)的知識(shí)沒(méi)人看、也沒(méi)人用。出現(xiàn)這種問(wèn)題的原因在于倉(cāng)促上線的系統(tǒng)所收集的知識(shí)不具有目的性和實(shí)用性，知識(shí)共享的方式不符合員工的使用習(xí)慣和場(chǎng)景，從而造成了“系統(tǒng)不實(shí)用、員工不愿用”的問(wèn)題。

（3）未充分將企業(yè)傳統(tǒng)的知識(shí)沉積做法及其成果納入知識(shí)管理體系。審核中發(fā)現(xiàn)，所有試點(diǎn)企業(yè)都非常重視自身的知識(shí)沉積，并且利用傳統(tǒng)的質(zhì)量管理工具做了大量的知識(shí)收集和存儲(chǔ)工作，如所有企業(yè)均建立有內(nèi)部質(zhì)量檢查、講評(píng)制度，外部審查意見(jiàn)的匯總、通報(bào)制度，并且運(yùn)行多年，積累了數(shù)量相當(dāng)多的成果。另外，很多試點(diǎn)企業(yè)還根據(jù)其所在行業(yè)的特點(diǎn)形成了自身特有的知識(shí)沉積做法，如中設(shè)設(shè)計(jì)集團(tuán)股份有限公司編寫(xiě)的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和特色產(chǎn)品作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、中國(guó)石油工程建設(shè)有限公司華東設(shè)計(jì)分公司建立的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)庫(kù)、蘇交科集團(tuán)股份有限公司編輯的內(nèi)部專業(yè)月刊、中交第二公路勘察設(shè)計(jì)研究院有限公司、廣州市設(shè)計(jì)院建立的工程項(xiàng)目變更統(tǒng)計(jì)分析制度等。但是在知識(shí)管理體系的建設(shè)過(guò)程中，試點(diǎn)企業(yè)卻僅僅將這些知識(shí)資源簡(jiǎn)單地存入知識(shí)庫(kù)中，而沒(méi)有按照知識(shí)管理的理念和方法對(duì)其重新進(jìn)行分類整合、深度提煉和轉(zhuǎn)化，其分享和再利用的效率較低。

（4）知識(shí)管理與項(xiàng)目管理未形成有效融合。審核中發(fā)現(xiàn)，多數(shù)試點(diǎn)企業(yè)未通過(guò)知識(shí)管理與項(xiàng)目管理的融合同步收集項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中所創(chuàng)造的知識(shí)，而是采取項(xiàng)目完工后撰寫(xiě)總結(jié)報(bào)告或簡(jiǎn)單地記錄、匯總相關(guān)信息的方式進(jìn)行知識(shí)收集。由于撰寫(xiě)項(xiàng)目總結(jié)的工作量大、時(shí)間滯后，造成部分知識(shí)的丟失，同時(shí)對(duì)這些知識(shí)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求，未對(duì)匯總的信息進(jìn)行深度提煉并轉(zhuǎn)換為可行的技術(shù)措施。對(duì)此，生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)部門具體從事知識(shí)管理工作的人員在實(shí)際工作中產(chǎn)生了較大的壓力和困惑，其結(jié)果就是通過(guò)系統(tǒng)獲取的知識(shí)質(zhì)量參差不齊、分類管理不易，共享和再利用更是變得十分困難。因此，企業(yè)雖然通過(guò)知識(shí)獲取、存儲(chǔ)等活動(dòng)收集了一定數(shù)量的知識(shí)成果，但是卻難以在其內(nèi)部形成知識(shí)收集、分享、利用和創(chuàng)造的良性循環(huán)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)看也難以保持知識(shí)管理體系的長(zhǎng)效運(yùn)行。

（5）知識(shí)管理信息系統(tǒng)的功能不夠完善。審核中發(fā)現(xiàn)，超過(guò)半數(shù)以上的試點(diǎn)企業(yè)暫未建立完整的知識(shí)管理信息系統(tǒng)。知識(shí)儲(chǔ)存、共享等功能的實(shí)現(xiàn)多是通過(guò)在現(xiàn)有的各類信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上搭建知識(shí)模塊的方式進(jìn)行，存在諸多問(wèn)題：一是多系統(tǒng)并存，數(shù)據(jù)分散、互聯(lián)互通困難，多數(shù)企業(yè)均擁有兩個(gè)以上的信息系統(tǒng)，如OA系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等，由于軟件廠商及上線時(shí)間的不同，系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互通和共享有一定的難度；二是知識(shí)管理系統(tǒng)的功能構(gòu)件設(shè)計(jì)不完整，現(xiàn)階段的問(wèn)題普遍集中在門戶導(dǎo)航、知識(shí)地圖的功能偏弱，知識(shí)分類的維度和層級(jí)不足，專家網(wǎng)絡(luò)、線上課堂等功能還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)；三是知識(shí)庫(kù)內(nèi)的知識(shí)存量偏少且普遍缺乏統(tǒng)一的收集標(biāo)準(zhǔn)要求，給知識(shí)的再利用造成了一定的困難。

應(yīng)對(duì)措施

通過(guò)對(duì)上述問(wèn)題的分析，審核組建議試點(diǎn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)從以下三個(gè)方面逐步完善知識(shí)管理信息系統(tǒng)和配套管理體制、機(jī)制的建設(shè)。

重視知識(shí)管理的頂層設(shè)計(jì)

知識(shí)管理的頂層設(shè)計(jì)決定了知識(shí)管理的實(shí)施方向和成效，是影響知識(shí)管理工作成敗的關(guān)鍵因素之一。做好頂層設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)注意厘清以下三個(gè)方面的關(guān)系：一是厘清知識(shí)管理和企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃之間的關(guān)系，弄清楚企業(yè)當(dāng)前掌握的核心知識(shí)有什么、在哪里，未來(lái)發(fā)展需要保持和補(bǔ)強(qiáng)什么樣的核心知識(shí)，從而確定企業(yè)知識(shí)管理的總體實(shí)施方向；二是厘清知識(shí)管理與員工知識(shí)訴求之間的關(guān)系，弄清楚不同崗位、不同教育背景、不同年齡層次的員工在其工作過(guò)程中希望從企業(yè)的知識(shí)平臺(tái)獲得怎樣的知識(shí)資源，從而確定知識(shí)框架和知識(shí)庫(kù)的具體建設(shè)方向；三是厘清知識(shí)管理與員工的知識(shí)使用習(xí)慣和應(yīng)用場(chǎng)景之間的關(guān)系，弄清楚多數(shù)員工常用的知識(shí)獲取和使用方式，找到知識(shí)分類組織與員工的知識(shí)應(yīng)用場(chǎng)景之間的關(guān)聯(lián)，從而確定知識(shí)組織的具體方式和系統(tǒng)功能架構(gòu)的組成。

探索知識(shí)管理與項(xiàng)目管理的融合

知識(shí)管理與項(xiàng)目管理的融合是在勘察設(shè)計(jì)企業(yè)內(nèi)部形成知識(shí)管理活動(dòng)閉環(huán)的主要推動(dòng)力，是保持知識(shí)管理體系長(zhǎng)效運(yùn)行的關(guān)鍵因素之一。

現(xiàn)階段探索知識(shí)管理與項(xiàng)目管理的融合可以考慮以下三個(gè)方面的內(nèi)容：一是建立項(xiàng)目開(kāi)工前的知識(shí)特征識(shí)別機(jī)制，通過(guò)確定項(xiàng)目的知識(shí)特征來(lái)建立項(xiàng)目與知識(shí)庫(kù)之間的關(guān)聯(lián)；二是建立崗位知識(shí)需求的識(shí)別機(jī)制，通過(guò)明確員工的崗位角色以實(shí)現(xiàn)崗位知識(shí)需求與知識(shí)庫(kù)之間的關(guān)聯(lián)；三是建立與業(yè)務(wù)流程相對(duì)應(yīng)的知識(shí)管理系統(tǒng)功能構(gòu)件，通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、問(wèn)題事件的同步收集，將知識(shí)管理流程嵌入到項(xiàng)目管理流程之中。根據(jù)審核組的設(shè)想，從項(xiàng)目特征、人員角色、運(yùn)行流程三個(gè)方面著手，基本能夠在勘察設(shè)計(jì)企業(yè)做到知識(shí)管理與項(xiàng)目管理的初步融合，同時(shí)配合現(xiàn)有的信息技術(shù)手段，也可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)獲取、推送的自動(dòng)化，從而推動(dòng)知識(shí)管理在企業(yè)內(nèi)部形成良性循環(huán)。

倡導(dǎo)知識(shí)共享的企業(yè)文化建設(shè)

知識(shí)共享的文化氛圍營(yíng)造既是在企業(yè)內(nèi)順利開(kāi)展知識(shí)活動(dòng)的保證之一，也是知識(shí)活動(dòng)在企業(yè)文化方面發(fā)揮自身影響的重要體現(xiàn)。

營(yíng)造知識(shí)共享的文化氛圍是知識(shí)管理體系在企業(yè)有效運(yùn)行的文化基礎(chǔ)。在企業(yè)內(nèi)推動(dòng)知識(shí)共享文化建設(shè)可以考慮從以下三個(gè)層面入手：一是發(fā)揮最高管理層的價(jià)值導(dǎo)向作用，在企業(yè)內(nèi)部對(duì)于知識(shí)管理的理念、方法和作用形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，從而為知識(shí)管理工作的開(kāi)展打下思想根基；二是重視企業(yè)中層領(lǐng)導(dǎo)的具體推動(dòng)作用，從當(dāng)前的知識(shí)管理實(shí)踐來(lái)看，中層領(lǐng)導(dǎo)作為主要的執(zhí)行者對(duì)于知識(shí)管理的不理解、不支持、不參與，甚至在企業(yè)內(nèi)部形成知識(shí)壁壘，是知識(shí)管理無(wú)法推行的重要原因之一，因此，需要在中層領(lǐng)導(dǎo)中達(dá)成對(duì)知識(shí)管理的共識(shí)，發(fā)揮其對(duì)部門發(fā)展的助理作用，從而為知識(shí)管理工作的開(kāi)展提供重要的推力；三是加強(qiáng)教育宣貫，提高普通員工對(duì)知識(shí)管理的理解和認(rèn)識(shí)，把知識(shí)管理作為工作的助手和工具，而不是額外的寫(xiě)報(bào)告、存文檔的負(fù)擔(dān)，從而實(shí)現(xiàn)全員參與、全員共享，這樣才能使知識(shí)管理在企業(yè)真正做到落地生根。

結(jié)語(yǔ)

通過(guò)參與升級(jí)版的試點(diǎn)工作，筆者深刻體會(huì)到審核過(guò)程既是驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的過(guò)程，也是相互交流、共同提高的過(guò)程。當(dāng)前，試點(diǎn)工作仍在進(jìn)行，2019版的知識(shí)管理過(guò)程評(píng)價(jià)準(zhǔn)則通過(guò)引入PDCAR評(píng)價(jià)模型，較2018版的標(biāo)準(zhǔn)無(wú)論是在審核的思路、內(nèi)容，還是在要求上都有了較大幅度提升，而這些改進(jìn)很多來(lái)自于審核中的問(wèn)題發(fā)現(xiàn)、總結(jié)分析以及試點(diǎn)單位的良好實(shí)踐。因此可以預(yù)見(jiàn)的是，隨著評(píng)價(jià)準(zhǔn)則的不斷完善，知識(shí)管理過(guò)程的審核在助力勘察設(shè)計(jì)企業(yè)建立適合自身的知識(shí)管理體系、提高核心競(jìng)爭(zhēng)力方面，必將起到更加積極的作用。

2019版的知識(shí)管理過(guò)程評(píng)價(jià)準(zhǔn)則通過(guò)引入PDCAR評(píng)價(jià)模型，較2018版的標(biāo)準(zhǔn)無(wú)論是在審核的思路、內(nèi)容，還是在要求上都有了較大幅度提升，而這些改進(jìn)很多來(lái)自于審核中的問(wèn)題發(fā)現(xiàn)、總結(jié)分析以及試點(diǎn)單位的良好實(shí)踐。