基層機(jī)關(guān)單位檔案管理現(xiàn)狀及整改方案分析

高艷琴

摘要：有效的檔案管理有利于一個(gè)單位整體工作效率的提高和內(nèi)部組織上的和諧。筆者根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)以及調(diào)查結(jié)果， 分析了目前單縣機(jī)關(guān)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并提出了解決措施。

關(guān)鍵詞：基層機(jī)關(guān)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；整改方案

檔案對(duì)于一個(gè)單位來說是十分重要的，檔案中包含了人員信息、工作記錄，是十分重要的一個(gè)工作參考。檔案室是機(jī)關(guān)單位設(shè)置的集中管理本單位檔案的工作機(jī)構(gòu)，是國家檔案組織體系中最廣泛的基層檔案業(yè)務(wù)部門，有效的檔案管理有利于一個(gè)單位整體工作效率的提高和內(nèi)部組織上的和諧。然而目前，機(jī)關(guān)單位檔案的管理工作中仍然存在著一些問題，這些問題導(dǎo)致了機(jī)關(guān)檔案管理的效率一直無法提高。

筆者在單縣物價(jià)局從事了多年的檔案管理工作，根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)以及調(diào)查結(jié)果，淺析了目前機(jī)關(guān)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并提出了整改方案。

1 單縣基層機(jī)關(guān)單位檔案管理現(xiàn)狀

2018年對(duì)全縣各機(jī)關(guān)單位和所轄鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、辦進(jìn)行檔案管理調(diào)查，在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，目前基層機(jī)關(guān)單位高度重視檔案管理工作，各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，歸檔文件均按照立卷（整理）歸檔制度要求及時(shí)進(jìn)行歸檔。近年來各單位不斷加大了檔案硬件設(shè)施的投入，先后采購了復(fù)印機(jī)、掃描儀、彩色打印機(jī)等設(shè)備，更換了整齊劃一的檔案柜，基本滿足了現(xiàn)代檔案室各項(xiàng)功能要求，推進(jìn)了檔案室管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)，檔案管理水平穩(wěn)步提升。但在實(shí)際工作中也發(fā)現(xiàn)，有的單位不重視檔案工作，未能建立檔案管理工作制度；有的單位檔案室很小，很簡(jiǎn)陋，無法滿足檔案管理的要求；有的單位沒有建立文書立卷歸檔制度，沒有設(shè)置分類方案，對(duì)本身的檔案未能有效的安全管理。

2 基層檔案管理存在問題

2.1 對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有些機(jī)關(guān)基層管理者認(rèn)為檔案管理僅僅是一項(xiàng)輔助性工作，沒有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪費(fèi)，單位管理者對(duì)檔案管理工作缺乏應(yīng)用的重視，從而導(dǎo)致相關(guān)管理規(guī)劃制度欠缺實(shí)施力度，造成基層機(jī)關(guān)單位檔案管理工作實(shí)施的有效性相對(duì)缺乏。

2.2 檔案管理工作缺乏信息化建設(shè)

隨著我國信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在我國各領(lǐng)域都被廣泛應(yīng)用，信息時(shí)代下的檔案管理在一定程度上是與傳統(tǒng)檔案管理過程中的工作是不同的，它進(jìn)一步地要求把現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中進(jìn)行充分的應(yīng)用，這就需要相關(guān)的檔案管理部門，不僅要在規(guī)劃下進(jìn)行，同時(shí)也要在組織下進(jìn)行，在一定程度上對(duì)檔案信息資源進(jìn)行相應(yīng)的采集，對(duì)其進(jìn)行有效的整理以及保存。信息化檔案管理在一定程度上能夠?qū)?shí)體的保管進(jìn)行脫離，不僅走向了數(shù)字化檔案管理，同時(shí)也走向了現(xiàn)代化檔案管理。

然而，針對(duì)單縣基層機(jī)關(guān)單位的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該縣部分機(jī)關(guān)單位依然采用傳統(tǒng)管理方式，沒有將信息技術(shù)充分融入到管理工作中去，導(dǎo)致工作進(jìn)度與低成本方式難以保持同步，大大削弱了機(jī)關(guān)單位管理工作的反饋機(jī)制，并且還造成了檔案管理的同步要以更高成本作代價(jià)現(xiàn)象的出現(xiàn)，非常不利于當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作的順利開展。

2.3 管理人員專業(yè)水平相對(duì)低下

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，單縣基層機(jī)關(guān)單位大部分管理人員在管理方面還是比較有經(jīng)驗(yàn)的，使事業(yè)單位服務(wù)管理工作能得到順利開展，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展起到一定促進(jìn)作用，但有小部分管理人員的文化水平相對(duì)比較低，管理經(jīng)驗(yàn)比較缺乏，管理人員水平參差不齊。介于這一點(diǎn)，相關(guān)單位面應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提升事業(yè)單位整體素質(zhì)水平。

3 整改方案

檔案工作的職能就是“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民”，檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌、功在當(dāng)代、利在千秋的重要事業(yè)。針對(duì)單縣基層機(jī)關(guān)單位的檔案工作，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手。

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視，成立專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組

為了加強(qiáng)對(duì)單縣各機(jī)關(guān)單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)成立由單位主要負(fù)責(zé)人為組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，各相關(guān)科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案整理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備了專職檔案管理人員，落實(shí)檔案管理經(jīng)費(fèi)，定期召開有關(guān)會(huì)議，專門聽取匯報(bào)，及時(shí)認(rèn)真解決工作中存在的問題，做到人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備三到位。

3.2 健全制度，不斷強(qiáng)化檔案管理措施

進(jìn)一步建立和完善文件材料歸檔制度，建立檔案收集歸檔、保管、查閱、保密、電子文件和數(shù)字檔案安全保管和備份制度等，對(duì)立卷歸檔、查閱利用、安全保密、檔案室管理、崗位責(zé)任等都做了明確規(guī)定，做到有規(guī)可循、有章可依。

具體工作中，一是實(shí)行辦公室各項(xiàng)工作與檔案工作同步管理原則，將檔案工作與其他工作同布置、同檢查、同考核。二是建立和完善文件材料的歸檔制度，保證檔案的完整。三是形成完整的歸檔制度，確保本年度前完成上年度所有檔案資料的立卷歸檔。

3.3 規(guī)范操作，努力確保檔案連貫完整

建立專門檔案室，保證檔案室防火、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲和防有害氣體以及檔案室的干燥通風(fēng)和檔案存放安全。在此條件的基礎(chǔ)上進(jìn)行規(guī)范操作，努力確保檔案連貫完整。一是對(duì)原來的所有檔案材料進(jìn)行了大分類，明確劃分檔案和資料界限。二是撥出經(jīng)費(fèi)聘請(qǐng)檔案專業(yè)人員對(duì)原有的檔案進(jìn)行全面整理并分類。在尊重歷史的同時(shí)，盡可能地對(duì)各類業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)的區(qū)分歸檔和編號(hào)。三是對(duì)近幾年的各專業(yè)檔案進(jìn)行了較為全面的搜集和彌補(bǔ)，基本保證各專業(yè)檔案的完整性和年度的連貫性。

3.4 加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

我國大體上還處在文件處理向信息化管理進(jìn)行過渡的階段，因此，要想向信息化管理的過渡進(jìn)行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。針對(duì)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)來說，它不僅是檔案信息管理的核心，同時(shí)還是其重要的基礎(chǔ)。建立數(shù)據(jù)庫在一定程度上是需要長(zhǎng)期的過程，我們應(yīng)該本著從低級(jí)到高級(jí)的過程進(jìn)行相應(yīng)的建設(shè)。在對(duì)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中，應(yīng)該把檔案管理的相關(guān)工作和計(jì)算機(jī)技術(shù)這兩者進(jìn)行有效的結(jié)合，并讓其能夠在一定程度上協(xié)調(diào)合作，把綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫進(jìn)行相應(yīng)的集合，只有這樣才能進(jìn)一步地形成網(wǎng)絡(luò)開發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫，使信息化檔案管理工作過程中的效率進(jìn)得到不斷地提高。

3.5 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理工作進(jìn)步和發(fā)展需要有與之相適應(yīng)的的管理隊(duì)伍，因此，要加強(qiáng)對(duì)檔案從業(yè)人員的教育培養(yǎng)，不斷提高管理人員的素質(zhì)。一是檔案管理人員自身要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，對(duì)其相關(guān)知識(shí)進(jìn)行有效的的掌握，并能運(yùn)用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。二是檔案管理人員一定要具備較強(qiáng)的責(zé)任心和事業(yè)心，對(duì)檔案管理工作能夠全身心地投入。三是相關(guān)的工作人員要樹立較強(qiáng)的大局意識(shí)，使檔案管理工作能夠滿足國家規(guī)定的要求，保證工作的過程中不會(huì)出現(xiàn)紕漏。

檔案管理工作對(duì)于機(jī)關(guān)單位來說至關(guān)重要，因此相關(guān)單位必須將重點(diǎn)放在檔案管理工作上，加強(qiáng)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)與宣傳意識(shí)、建立完善的檔案管理制度、將檔案案管理納入合同、注意檔案安全管理工作的實(shí)施、提高檔案管理人員的素質(zhì)水平、實(shí)施檔案管理一體化、做好相關(guān)的統(tǒng)籌規(guī)劃和安排，以及加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的力度，從而達(dá)到提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)：

[1] 杜愛民.基層機(jī)關(guān)單位檔案管理現(xiàn)狀及整改方案分析[J].黑龍江檔案，2015（03）.

[2] 張長(zhǎng)水.試論行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（05）.

（作者單位：山東省菏澤市單縣物價(jià)局）