大數(shù)據(jù)背景下高校財務(wù)信息化系統(tǒng)優(yōu)化研究

彭靜　魏汾　易聆鈺

摘要：本文在分析高校財務(wù)信息化現(xiàn)狀和深入剖析存在問題的基礎(chǔ)上，構(gòu)建了以流程優(yōu)化和效率提升為目標(biāo)，大數(shù)據(jù)背景下的高校財務(wù)信息系統(tǒng)優(yōu)化流程，可提高財務(wù)核算效率和財務(wù)管理水平，為高校財務(wù)信息化系統(tǒng)轉(zhuǎn)型升級提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);信息化系統(tǒng);財務(wù)核算;系統(tǒng)優(yōu)化

中圖分類號：G647

文獻識別碼：A

文章編號：1001-828X（2019）010-0298-01

一、前言

高校的經(jīng)濟活動日益多元化，高校的財務(wù)管理也面臨著經(jīng)濟活動復(fù)雜化、精細化、財務(wù)信息公開化等諸多挑戰(zhàn)。高校的經(jīng)濟活動也成倍增長，財務(wù)處已經(jīng)成為了“勞動密集型”部門，亟待通過信息化工作的優(yōu)化，提高效率，應(yīng)對挑戰(zhàn)。雖然部分高校雖通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在局域網(wǎng)內(nèi)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，把報賬、工資、繳費等各綜合的財務(wù)信息服務(wù)平臺中，但共享程度不夠，數(shù)據(jù)獲取和生成時效性差。亟待通過優(yōu)化提升效率。

二、高?，F(xiàn)有財務(wù)系統(tǒng)現(xiàn)況及存在的問題

1.報銷流程長，時間成本高

高校財務(wù)報賬基本流程為，取得相關(guān)票據(jù)，填制報銷單并按照經(jīng)費審批權(quán)限交由領(lǐng)導(dǎo)逐級審核簽章，準(zhǔn)備齊全后將原始憑證交至報賬會計處審核，面對面等候辦理報賬。報銷人員找到全部領(lǐng)導(dǎo)審批需要耗費大量時間。同時由于經(jīng)辦人對財務(wù)制度了解不透，故經(jīng)常出現(xiàn)報賬過程反復(fù)和抱怨。

2.財務(wù)信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間“信息孤島”

在高校信息化過程中，多數(shù)高校校園內(nèi)各信息系統(tǒng)獨立建設(shè)和運行，有獨立的小數(shù)據(jù)庫，形成“信息孤島”。財務(wù)管理信息系統(tǒng)均局限在局域網(wǎng)范圍內(nèi)，無法實時獲取校內(nèi)其他部門信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，所輸出的信息不能實施傳遞到校園網(wǎng)中運行。

3.財務(wù)核算人員勞動強度大，怨言多

隨著學(xué)校規(guī)模和經(jīng)濟發(fā)展，賬務(wù)流量急劇增，來源也多樣化。導(dǎo)致其列支范圍、使用方式及報銷流程復(fù)雜化，極大增加了報賬核算工作的復(fù)雜性。大量集中的報賬工作使得報賬會計疲于完成工作，超負荷運行，工作熱情低。

4.財務(wù)核算人力資源不足且補充困難

高校人員招聘門檻高，財務(wù)工作難以吸引高學(xué)歷人才等各種原因，造成財務(wù)人員招聘困難。人力資源的嚴(yán)重不足造成的矛盾日漸突出，在現(xiàn)有體制和財務(wù)信息狀態(tài)下無法有效緩解。

三、高校財務(wù)信息化流程優(yōu)化

面對以上問題，只有通過優(yōu)化流程，共享提高工作效率來解決，高校財務(wù)管理信息系統(tǒng)優(yōu)化建設(shè)迫在眉睫。流程優(yōu)化從以下5個方面入手：

1.利用高校辦公自動化信息系統(tǒng)優(yōu)化報賬流程

隨著高校信息化的發(fā)展，辦公自動化（0A系統(tǒng)）已經(jīng)成為高校辦公的標(biāo)配，每個職工和學(xué)生都是這個系統(tǒng)的會員，擁有工號（學(xué)號）為登錄該系統(tǒng)。且該系統(tǒng)的賬號擴展和管理是嚴(yán)格和排外（按照名單分配，無法自由注冊）。籍由成熟的OA系統(tǒng)，設(shè)置“網(wǎng)上自助+網(wǎng)上審批+無等候”報賬優(yōu)化流程。該流程是指報銷人員在OA系統(tǒng)自助填寫報賬內(nèi)容，掃描上傳原始單據(jù)，自動依次提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，而后財務(wù)人員進行網(wǎng)上預(yù)審和溝通，合格后自動通知報銷人員預(yù)約現(xiàn)場審核報銷。

2.建立財務(wù)信息系統(tǒng)與校園各信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口。

財務(wù)的核心信息就來自于會計核算系統(tǒng)，要實現(xiàn)會計核算數(shù)據(jù)在校園網(wǎng)中跨部門跨系統(tǒng)傳遞和查詢，需要數(shù)據(jù)接口。有了數(shù)據(jù)接口，財務(wù)系統(tǒng)直接定時或者實時從第三方系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)生成財務(wù)憑證，比如，與教務(wù)系統(tǒng)和學(xué)生管理系統(tǒng)對接，大批量處理學(xué)生獎學(xué)金發(fā)放、學(xué)生學(xué)費交納、助學(xué)貸款等業(yè)務(wù);與資產(chǎn)管理系統(tǒng)對接，實施處理固定資產(chǎn)入庫、折舊等核算業(yè)務(wù)，自動生成財務(wù)憑證。開發(fā)數(shù)據(jù)接口與原來的“拷貝數(shù)據(jù)表格”的方式相比，實現(xiàn)了校園內(nèi)各獨立系統(tǒng)的實時對接，實現(xiàn)實時更新，避免出錯。

3.建立兼顧安全的共享中間數(shù)據(jù)庫

通過開發(fā)數(shù)據(jù)接口實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的同事會帶來“牽一發(fā)而動全身”的安全隱患，為保證財務(wù)系統(tǒng)和各系統(tǒng)的安全性，數(shù)據(jù)接口對接需要建立中間的“緩沖安全島”——集體共享中間數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫與各信息系統(tǒng)的關(guān)系是，各信息系統(tǒng)可以從中間數(shù)據(jù)庫讀取和存放數(shù)據(jù)，中間數(shù)據(jù)庫無權(quán)限和能力影響各信息的安全。這樣同時解決了數(shù)據(jù)共享和數(shù)據(jù)安全的顧慮。

4.強化財務(wù)信息多終端查詢和顯示

在大數(shù)據(jù)和移動終端的快速發(fā)展背景下，借助中間數(shù)據(jù)庫的安全性和數(shù)據(jù)共享性，改變財務(wù)信息的輸出方式，搭建高校財務(wù)信息的多樣終端查詢平臺，減少財務(wù)部門原承擔(dān)的信息查詢和咨詢工作量。比如通過校園網(wǎng)站和自助終端和手機APP，提供學(xué)費、助學(xué)金、工資課題預(yù)算執(zhí)行情況查詢等，并且實現(xiàn)定時或?qū)崟r更新。

5.提升財務(wù)信息系統(tǒng)的管理會計功能

教育部于2014年頒布《高等學(xué)校公開事項清單》，要求高校制定落實細化方案，其中涉及財務(wù)、資產(chǎn)及收費信息的公開事項有7項，所有這些信息如果沒有共享的數(shù)據(jù)平臺，將是財務(wù)工作的“硬骨頭”。如果借助中間數(shù)據(jù)庫的信息共享和系統(tǒng)升級，把資金收支、費用管控、統(tǒng)計、分析、報表等管理會計的功能整合，充分發(fā)揮信息化的管理會計功能和優(yōu)勢。

四、結(jié)語

高校財務(wù)核算流程優(yōu)化是個系統(tǒng)性的工程，涉及數(shù)據(jù)共享、崗位設(shè)置、科室配合以及校內(nèi)各部門的通力協(xié)作。但信息化發(fā)展的大數(shù)據(jù)背景下，如果不能適應(yīng)享受這個紅利，就必將更加落后，阻礙信息化的發(fā)展，被動不如主動，早日實現(xiàn)信息化背景下的效率提升。

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