ERP環(huán)境下采購與付款的內(nèi)部控制

王樹春

摘要：ERP系統(tǒng)可以為企業(yè)提供完善的信息化管理平臺，可是，其給企業(yè)內(nèi)部控制工作的開展也帶來了一定得挑戰(zhàn)，在ERP環(huán)境下創(chuàng)建與其相適應(yīng)的內(nèi)部控制制度，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展過程中需要重點(diǎn)解決的一大問題。接下來，本論文圍繞ERP環(huán)境下采購與付款的內(nèi)部控制進(jìn)行分析，望能夠?qū)ζ髽I(yè)的未來發(fā)展提供可參考性的建議。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;ERP系統(tǒng);采購;付款

中圖分類號：F274

文獻(xiàn)識別碼：A

文章編號：1001-828X（2019）010-0207-02

目前ERP模式早已演變成企業(yè)提高運(yùn)行效率的一種有效方式，是增強(qiáng)企業(yè)整體競爭實(shí)力的有效手段，在此過程當(dāng)中，亦成為現(xiàn)代大型企業(yè)管理中不可或缺的工具。應(yīng)具備的控制方法與措施程序化、業(yè)務(wù)處理自動化、信息存儲數(shù)據(jù)化等特點(diǎn)，ERP系統(tǒng)在具體實(shí)施的過程當(dāng)中也有可能會淺存一定的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)，帶來全新的業(yè)務(wù)控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和內(nèi)部控制盲區(qū)。在傳統(tǒng)的環(huán)境下采購與付款的內(nèi)部控制手段和方法早已無法適應(yīng)現(xiàn)代環(huán)境的發(fā)展需求，在新信息時(shí)代，制定科學(xué)合理的企業(yè)內(nèi)部控制制度一定要與企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)密切地聯(lián)系在一起，為此，我們需明確具體的業(yè)務(wù)流程，重新梳理與完善企業(yè)采購與付款內(nèi)部控制制度，從而更好地應(yīng)對ERP系統(tǒng)實(shí)施所帶來的業(yè)務(wù)控制風(fēng)險(xiǎn)，促使企業(yè)內(nèi)部管理效率及管理成效得到進(jìn)一步地提升，在預(yù)定時(shí)間內(nèi)順利完成企業(yè)的業(yè)務(wù)目標(biāo)。

一、ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)

對于企業(yè)內(nèi)部控制的構(gòu)成嚴(yán)肅而言ERP系統(tǒng)帶來了非常顯著的影響，其在一定程度上使得企業(yè)經(jīng)營效率得到了明顯地提高，并且增強(qiáng)了企業(yè)內(nèi)部控制的最終成效，可是，也帶來了一些新的風(fēng)險(xiǎn)。

1.業(yè)務(wù)流程改變帶來的風(fēng)險(xiǎn)

固有的業(yè)務(wù)流程因部門分割的一些原因在實(shí)際運(yùn)行上存在很大的問題，并未進(jìn)行合理化的改進(jìn)便開始進(jìn)行ERP的實(shí)施，這會讓ERP停留在外在的形式上，其作用根本得不到真正意義上的有效發(fā)揮。ERP的實(shí)施一定要與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程密切地聯(lián)系在一起，這樣才能夠促使ERP的相關(guān)功能最大限度上的發(fā)揮出來，讓企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)高效順利地完成。

2.數(shù)據(jù)管理的風(fēng)險(xiǎn)

與以往傳統(tǒng)環(huán)境的封閉集中截然不同，開放性、信息分散性、共享性是ERP系統(tǒng)所呈現(xiàn)出的顯著特征，為此，以往的風(fēng)險(xiǎn)控制方法早已與現(xiàn)代的新技術(shù)要求完全不相適應(yīng)。系統(tǒng)使用人不能非常直觀的看到數(shù)據(jù)的具體處理情況，這樣就會使得數(shù)據(jù)的安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)增高，對此，企業(yè)可采取有效的控制手段，認(rèn)真做好數(shù)據(jù)管理和相關(guān)數(shù)據(jù)的備份工作，安排專業(yè)人員做好系統(tǒng)與信息的日常維護(hù)。與此同時(shí)，ERP環(huán)境下的信息傳輸與傳統(tǒng)環(huán)境下的紙質(zhì)媒介對比來看，ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的存儲在一定程度上根本無法辨別哪個(gè)是正本、哪個(gè)是副本，所以，極有可能會導(dǎo)致權(quán)責(zé)不明確的情況出現(xiàn)，并且會計(jì)信息缺乏一定的法律效力，這些改變都會受到企業(yè)傳統(tǒng)內(nèi)部控制制度的質(zhì)疑，對企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展造成阻礙。

3.系統(tǒng)維護(hù)風(fēng)險(xiǎn)

在ERP系統(tǒng)當(dāng)中，軟件維護(hù)工作發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，在企業(yè)動態(tài)變化的內(nèi)外部環(huán)境當(dāng)中，企業(yè)需求伴隨著企業(yè)發(fā)展的需要需進(jìn)步不斷地更新，信息技術(shù)也得到了突飛猛進(jìn)地發(fā)展，為此，在日常運(yùn)行過程當(dāng)中，ERP系統(tǒng)面臨著對應(yīng)用程序維護(hù)與修改的一系列問題，但假若軟件維護(hù)工作未做好，則勢必會影響到整個(gè)系統(tǒng)的使用成效，而且也會影響到使用者的信心，在此過程當(dāng)中很有可能會縮短ERP的生命周期，影響最終企業(yè)的增產(chǎn)增效。

4.人力資源的風(fēng)險(xiǎn)

ERP是科學(xué)管理流程的數(shù)字化表達(dá)?？墒牵髽I(yè)員工對于ERP系統(tǒng)的認(rèn)知依然停留在非常淺顯的層面上，系統(tǒng)中許多統(tǒng)計(jì)分析功能和監(jiān)控機(jī)制一直以來沒有得到充分地利用，為此，在企業(yè)大范圍推動ERP系統(tǒng)的過程當(dāng)中，一定要定期開展員工的系統(tǒng)性培訓(xùn)，以避免人力資源風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

二、ERP環(huán)境下采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制優(yōu)勢

對于傳統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制的薄弱環(huán)節(jié)，ERP系統(tǒng)的引入在極大程度上對于人工控制的缺陷進(jìn)行了很好地補(bǔ)充，這具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.控制效率的提高

在傳統(tǒng)的環(huán)境當(dāng)中，企業(yè)各部門間的信息是不流通的，海量的信息數(shù)據(jù)以不同的方式儲存在各個(gè)部門當(dāng)中，往往會造成信息精準(zhǔn)性較差或信息失真的問題出現(xiàn)。ERP系統(tǒng)在運(yùn)用能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化管理，也就是將企業(yè)的全部信息存儲在同一個(gè)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)所需的信息只需要在業(yè)務(wù)過程中進(jìn)行一次性輸入即可，無需像以前一樣進(jìn)行反復(fù)多次的輸入，從而促使數(shù)據(jù)的不一致性大大降低，使得數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度得到了明顯的提高。譬如：采購管理是將采購訂單作為核心，從而實(shí)現(xiàn)各部門間的信息及時(shí)性共享。當(dāng)采購任務(wù)正式下達(dá)后可在采購訂單中直接呈現(xiàn)出來，同時(shí)通過采購訂單來完整的登記好采購的相關(guān)內(nèi)容。一旦采購訂到審批下來，則代表著整個(gè)采購任務(wù)早已明確化，在這種情況下各部門都可以看到詳細(xì)的采購訂單，ERP系統(tǒng)能夠提供多種查詢方式，可根據(jù)采購訂單的編碼、供應(yīng)商號、采購員代碼等都可以跟蹤采購合同的執(zhí)行情況。

2.避免主觀人為因素的影響

利用ERP軟件系統(tǒng)把業(yè)務(wù)流程通過系統(tǒng)固化進(jìn)行有效地控制與實(shí)施，為此，可克服人為因素帶來的影響，嚴(yán)格按照具體流程來做事。因ERP系統(tǒng)的基本功能在于將企業(yè)的所有業(yè)務(wù)涉及到的資源進(jìn)行有效的統(tǒng)一整合，明確每一個(gè)在企業(yè)內(nèi)部控制中所承擔(dān)的重要職責(zé)以及所擁有的權(quán)限，這樣才能夠促使各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程能夠順利快速的進(jìn)行，從而為企業(yè)內(nèi)部控制的進(jìn)一步優(yōu)化提供強(qiáng)有力的手段，確保企業(yè)內(nèi)部控制工作的有序進(jìn)行。

3.業(yè)務(wù)流程規(guī)范化管理

第一，供應(yīng)商的篩選。ERP環(huán)境下采購與付款的內(nèi)部控制工作的開展可促使企業(yè)按照供應(yīng)商的選擇來進(jìn)行招標(biāo)，從而將優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商來作為本企業(yè)的合作伙伴，同時(shí)將有關(guān)信息錄入到ERP系統(tǒng)當(dāng)中，各類物料供應(yīng)商是一定要經(jīng)過認(rèn)證的，建立供應(yīng)商主文件企業(yè)任何個(gè)人、部門都不可隨意進(jìn)行供應(yīng)商的添加，向沒有建立主文件的供應(yīng)商進(jìn)行采購，系統(tǒng)是拒絕執(zhí)行的。這會在一定程度上使得整個(gè)采購過程公開化、透明化，很好地避免了徇私舞弊的行為發(fā)生，促使企業(yè)的采購成本大大降低。第二，付款流程的優(yōu)化。付款前期，ERP系統(tǒng)會自動進(jìn)行對比與分析，譬如：采購物料的性能、合格數(shù)量、交貨日期等與采購單是否一致。只有這幾方面完全相符才能夠開展下一道付款程序，嚴(yán)禁不合格資金流出現(xiàn)象的出現(xiàn)。三、構(gòu)建ERP環(huán)境下企業(yè)采購與付款的內(nèi)部控制體系的相關(guān)結(jié)論

在社會不斷發(fā)展的今天，ERP被越來越多企業(yè)所運(yùn)用，其不僅具有傳統(tǒng)會計(jì)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)功能，并且還能夠把企業(yè)生產(chǎn)管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)等核心業(yè)務(wù)有效地聯(lián)系在一起，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源信息的及時(shí)共享。除此之外，ERP環(huán)境下會計(jì)信息系統(tǒng)能夠在一定程度上使得生產(chǎn)預(yù)測、生產(chǎn)規(guī)劃、資金預(yù)算管理、成本控制以及績效評價(jià)等多種輔助性會計(jì)功能得以順利實(shí)現(xiàn)，可對傳統(tǒng)會計(jì)業(yè)務(wù)的處理方式進(jìn)行根本性的改變，使得會計(jì)電算化管理效率得到顯著性的提高，可是，在這一過程當(dāng)中，ERP環(huán)境對企業(yè)內(nèi)部控制提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)與要求，為此，ERP環(huán)境下做好企業(yè)采購與付款內(nèi)部控制工作是至關(guān)重要的。

ERP作為企業(yè)經(jīng)營與企業(yè)管理的一項(xiàng)工具，是現(xiàn)代化企業(yè)信息管理系統(tǒng)的一大重要構(gòu)成部分，其能夠把企業(yè)管理要求加以固定化，可是并無法創(chuàng)造良好的企業(yè)內(nèi)部控制體系。從企業(yè)內(nèi)部控制體系角度進(jìn)行分析：ERP環(huán)境是企業(yè)開展自控與信息交流的有效組成部分，為此，企業(yè)要綜合ERP環(huán)境下內(nèi)部控制的特殊性，在采購與付款的內(nèi)部控制方面進(jìn)行不斷地創(chuàng)新，充分考慮其有可能會出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)性因素，不斷提高企業(yè)內(nèi)部控制管理水平，這樣才能夠推動企業(yè)實(shí)現(xiàn)最大化的社會經(jīng)濟(jì)效益。

企業(yè)在ERP環(huán)境下開展的采購與付款內(nèi)部控制能夠不斷地強(qiáng)化內(nèi)部控制體系控制成效，重點(diǎn)是需要責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，為此，需要培養(yǎng)掌握先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)、善于進(jìn)行系統(tǒng)性分析、并且了解企業(yè)運(yùn)營管理的綜合型人才，唯有如此才能夠促使ERP環(huán)境下達(dá)到最佳的企業(yè)內(nèi)部控制效果，使得企業(yè)運(yùn)營成本得到不斷地減少，企業(yè)管理水平得到進(jìn)一步提高，增強(qiáng)了企業(yè)的整體競爭實(shí)力。

四、結(jié)語

現(xiàn)代企業(yè)采購與付款內(nèi)部控制中ERP系統(tǒng)的運(yùn)用在一定程度上促使企業(yè)的內(nèi)部控制和傳統(tǒng)環(huán)境對比發(fā)生了明顯的改變。唯有以正確地方式應(yīng)對ERP實(shí)施過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，在ERP環(huán)境下制定與企業(yè)發(fā)展相吻合的采購與付款內(nèi)部控制制度，便能夠促使ERP系統(tǒng)的作用最大限度地發(fā)揮出來，從而為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造出最大化的社會經(jīng)濟(jì)效益。

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