淺議事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策

張新立

在事業(yè)單位的各項管理工作中，人事檔案管理是非常重要的組成部分。人事檔案是單位人才信息的主要載體，它是對事業(yè)單位職工的個人履歷、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、職務(wù)晉升、工資變動、工作表現(xiàn)、獎懲情況及所經(jīng)歷的重大事件等的真實記錄，同時也是干部選拔任用、職工選賢舉能的主要參考依據(jù)。為了更好地提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率，本文對檔案管理中常見的問題進行總結(jié)研究，并提出切實可行、行之有效的解決對策，以便使人事檔案管理能夠朝著制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，做到與時俱進，適應(yīng)國家各項事業(yè)飛速發(fā)展形勢的需要。

一、事業(yè)單位人事檔案管理概述

（一）事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)容

人事檔案管理主要是把涉及職工的人事檔案信息材料進行科學(xué)、合理的收集、鑒定、整理、分類、裝訂、統(tǒng)計、保管和利用。事業(yè)單位人事檔案管理不僅具有重要的社會價值和記錄價值，也是確保事業(yè)單位高效、有序開展工作的前提和基礎(chǔ)，對提高事業(yè)單位管理的效率和質(zhì)量起著必不可少的決定性作用。

（二）事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

1.人事檔案管理工作的好壞直接決定著事業(yè)單位辦事效率的高低。高效、規(guī)范的事業(yè)單位人事檔案管理不僅可以全面了解和掌握單位職工的人員基本情況，還可以更好地掌握單位職工的年齡層次、性別比例、學(xué)歷狀況、職務(wù)等級、職稱評聘、工資水平等基本情況。

2.人事檔案管理工作可以為單位的人員調(diào)動和人才補給提供參考依據(jù)。事業(yè)單位管理者可以根據(jù)單位的實際運作狀況來做好人員的調(diào)整工作。人事檔案管理也可以及時地反映事業(yè)單位人力資源的空缺情況，可以將事業(yè)單位對人才的需求情況準(zhǔn)確地反映給單位領(lǐng)導(dǎo)，以便單位根據(jù)實際及長遠需要，有目的地從社會上招聘適合單位發(fā)展的人才。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理不夠重視

目前，我國大部分事業(yè)單位缺乏對檔案管理重要性的認識，致使檔案管理出現(xiàn)滯后性和形式化的現(xiàn)象。如今國家對經(jīng)濟體制不斷進行改革和完善，但是人事檔案管理卻未能跟上人事制度改革的步伐，從而導(dǎo)致一些檔案管理人員身兼數(shù)職，并且沒有得到及時、系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，致使這些檔案管理人員對檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的認識，最終導(dǎo)致無法更好的開展人事檔案管理工作。

（二）人事檔案管理信息化建設(shè)嚴重滯后

目前，雖然一部分事業(yè)單位已經(jīng)配備了人事檔案管理系統(tǒng)，但是由于對其缺乏系統(tǒng)性的了解和認識，從而導(dǎo)致大部分系統(tǒng)只是簡單地對職工信息進行記錄、統(tǒng)計，而未對職工的生活、工作等相關(guān)信息進行記錄，使檔案信息化大打折扣。同時，還有很大一部分事業(yè)單位由于經(jīng)費不足、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視等，對人事檔案管理信息化工作推動不力，還在沿用傳統(tǒng)的手工操作。這樣不僅增加了檔案的保存和管理難度，而且也會對人事檔案管理工作效率產(chǎn)生影響。

（三）檔案材料缺乏規(guī)范化、制度化管理

在進行人事檔案材料收集歸檔過程中存在執(zhí)行不嚴格、制度不健全的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致檔案材料缺乏規(guī)范化、制度化管理，致使檔案資料缺乏一定的準(zhǔn)確性和真實性。實際上，人事檔案需要真實反映職工的基本信息，但是在實際工作中卻存在一定的信息不準(zhǔn)確和虛假現(xiàn)象。近兩年來，國家已要求人事檔案紙質(zhì)材料選擇A4規(guī)格的辦公用紙制作，檔案裝訂也已按照組織部門的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)更換了新型A4檔案盒，這是全國人事檔案管理工作的重大改變。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

實際上，人事檔案管理是一項系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，要求檔案管理人員要全面地了解和掌握每一份檔案材料，并根據(jù)實際需要及時增添相關(guān)材料，嚴格按照人事檔案管理的相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來開展工作，但是大部分事業(yè)單位的檔案管理人員未參加過檔案知識的專業(yè)培訓(xùn)，對檔案的管檔要求、重要性，檔案材料的收集、歸檔、整理、裝訂等業(yè)務(wù)不熟悉，加之事業(yè)單位改革后，縮減了管理人員的數(shù)量，從而導(dǎo)致檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，在一定程度上影響了檔案管理的整體水平。

三、解決事業(yè)單位人事檔案管理問題的對策

（一）提高對人事檔案管理的認識

提高對人事檔案管理的認識是確保人事檔案管理工作得以順利進行的關(guān)鍵。首先，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視人事檔案管理工作，把其作為事業(yè)單位日常管理的主要內(nèi)容之一;其次，提高人事檔案管理人員對檔案工作的重視，引導(dǎo)檔案管理人員全面了解和掌握檔案管理的各個環(huán)節(jié)，以確保檔案管理工作有條不紊地進行。

（二）促進人事檔案管理信息化建設(shè)

隨著信息化時代的到來，信息化技術(shù)在各個領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，人事檔案管理工作也不例外。促進人事檔案管理信息化建設(shè)不僅可以更好地服務(wù)于事業(yè)單位人事檔案管理工作，而且還可以更好地滿足時代發(fā)展要求。事業(yè)單位應(yīng)依托現(xiàn)有的管理系統(tǒng)，借助計算機等先進設(shè)備和技術(shù)，把職工的所有檔案資料錄入到管理系統(tǒng)之中，把文字、聲音、圖片等資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，對人事信息給予及時、準(zhǔn)確的傳輸。這樣不僅可以更好地提高人事信息發(fā)布的時效性，而且還可以確保事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者和上級部門借助檔案管理信息化系統(tǒng)查詢員工的相關(guān)資料，更好地提高人事檔案管理效率。另外還需要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來加大對人事檔案管理工作的創(chuàng)新。不屬于保密范圍的檔案信息可以嘗試進行網(wǎng)絡(luò)共享，以更好地向社會提供優(yōu)質(zhì)、高效、及時的人事檔案管理信息，這樣不僅可以對單位員工進行有效的管理，而且還可以更好地提高人事檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）完善人事檔案管理的規(guī)范和制度

要根據(jù)對事業(yè)單位人事檔案管理工作的社會現(xiàn)實需要和實際情況，對現(xiàn)有的人事檔案管理規(guī)范和制度進行補充和完善，并對各項規(guī)范和制度的實施情況進行嚴格的監(jiān)督。人事檔案材料的收集是檔案管理最為基礎(chǔ)的工作，直接決定了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。如今，隨著社會經(jīng)濟體制的不斷改革和完善，對人事檔案材料的規(guī)范和制度提出了全新的要求。這樣一來就需要檔案管理人員嚴格按照現(xiàn)有的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對各種檔案資料進行及時收集、細致鑒別、認真整理、詳細歸納、安全保管，從而更好地提高檔案材料的準(zhǔn)確性、完整性和真實性。同時，還需要明確人事檔案案卷整理細則，使其達到全面性、科學(xué)性、完整性的要求，為相關(guān)工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）加強檔案管理人員隊伍建設(shè)

隨著事業(yè)單位改革的不斷進行，有效地推動了相關(guān)工作的開展，提高了單位的工作效率和質(zhì)量。但是要想更好地確保事業(yè)單位人事檔案管理工作的進行，就需要構(gòu)建一支具有較高專業(yè)水平和較高管理水平的檔案管理隊伍，培養(yǎng)一批具有較強創(chuàng)新意識和較強實際操作能力的檔案管理人員。因此需要對人事檔案管理人員進行定期的培訓(xùn)和教育，使他們了解和掌握相關(guān)知識和技能，意識到檔案管理工作的重要性。同時，還需要對人事檔案管理人員進行最新管理技術(shù)和管理手段的培訓(xùn)工作，使檔案管理工作跟上時代發(fā)展的步伐，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

四、結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案管理屬于事業(yè)單位管理體系中比較重要的組成部分，而管理的信息化、現(xiàn)代化、科學(xué)化是人事檔案管理工作未來發(fā)展的趨勢。這就要求事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展要緊隨時代的發(fā)展步伐，并對現(xiàn)有的管理技術(shù)、管理模式、管理制度進行創(chuàng)新和完善，同時還需要抓住歷史機遇，確保人事檔案管理工作的順利進行，從而提高管理工作的整體效率和質(zhì)量。

（作者單位：平頂山市昭平臺水庫管理局）