“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新研究

胡瑋

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，無(wú)紙化辦公模式已經(jīng)成為一種“潮流”。事業(yè)單位檔案管理工作也開(kāi)始向信息化方向發(fā)展，為了積累更多的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展規(guī)律，檔案管理工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”的道路上也要進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新。本文首先介紹了檔案管理信息化的基本概況，以及檔案管理創(chuàng)新的作用，接著分析了管理中存在的問(wèn)題，最后重點(diǎn)提出了一些創(chuàng)新策略，以期為相關(guān)從業(yè)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”；事業(yè)單位；檔案管理

檔案管理工作具有重要的經(jīng)濟(jì)意義與社會(huì)價(jià)值，是單位發(fā)展的真實(shí)記錄，是單位工作的重要組成部分，事業(yè)單位是國(guó)家為滿足人民群眾衛(wèi)生、文化、教育等公共服務(wù)而設(shè)立的社會(huì)組織，因此做好事業(yè)單位檔案工作，對(duì)服務(wù)和保障群眾權(quán)益，促進(jìn)精神文明建設(shè)，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展有著重要的作用。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的作用

1.1 資源共享

檔案管理創(chuàng)新實(shí)際上已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理中非常重要的任務(wù)，通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+”的方式，來(lái)進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理工作，不僅可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享，還能提高管理的效率。首先，發(fā)揮遠(yuǎn)距離的輸送作用，就是借助互聯(lián)網(wǎng)來(lái)進(jìn)行事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的傳遞和報(bào)送。其次，運(yùn)用數(shù)據(jù)信息化的管理模式，同自動(dòng)化辦公系統(tǒng)相互連接，將一些數(shù)字化的檔案資源存儲(chǔ)起來(lái)，在擴(kuò)大收集范圍的時(shí)候，也能增強(qiáng)檔案的應(yīng)用價(jià)值。最后則是通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+”的方式，將檔案管理從傳統(tǒng)的儲(chǔ)存直接向著信息化的方向發(fā)展，而在發(fā)展的過(guò)程中，也為事業(yè)單位決策和管理提供了一定的依據(jù)。

1.2 提高工作效率

“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用，在一定程度上可以減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度，并且簡(jiǎn)化工作中的操作流程，將人工的工作模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案儲(chǔ)存方式，這對(duì)于提高檔案管理工作具有積極的作用。而創(chuàng)新檔案信息化實(shí)際上也可以提高它的利用價(jià)值，在進(jìn)行綜合性統(tǒng)計(jì)的過(guò)程中，通過(guò)一些信息化的設(shè)備，不僅可以滿足當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)信息的收集工作，而且還可以實(shí)現(xiàn)一些智能化的檢索工作，對(duì)于現(xiàn)階段檔案數(shù)據(jù)信息管理具有重要的價(jià)值。此外，在運(yùn)用了“互聯(lián)網(wǎng)+”的模式之后，也可以對(duì)部分事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行相應(yīng)的升級(jí)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的共享性，進(jìn)而為社會(huì)發(fā)展作出一定的貢獻(xiàn)。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理重視程度不夠

一是領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案工作。多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)將資金與精力投入一線業(yè)務(wù)工作，認(rèn)為檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要不丟失、不泄密就可以，沒(méi)有將檔案工作納入績(jī)效管理體系。二是檔案管理秩序混亂。逾期歸檔、滯留不交、檔案不全現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，未形成統(tǒng)一管理、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的檔案工作機(jī)制。三是人員配置不到位，兼職人員多，專職人員少，人員流動(dòng)頻繁。

2.2 信息化管理水平較低，設(shè)備不齊全

在信息化時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理中電子文件的數(shù)量越來(lái)越多，但是傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)，于是出現(xiàn)了一些先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如掃描、微縮等，可以為檔案管理工作提供巨大的幫助。但是從實(shí)際的發(fā)展情況可以看出，在事業(yè)單位中，檔案管理信息化的普及程度還比較低，而且管理的水平也不高，仍舊是將信息化管理看作是一句口號(hào)，并沒(méi)有將其落實(shí)到具體的行動(dòng)中。同時(shí)，在檔案室的建設(shè)工作中，很多方面都不符合要求，部分檔案室甚至是將一些易燃易爆的物品放置在里面，這種落后的管理模式，不利于事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2.3 缺少專業(yè)高效的檔案管理隊(duì)伍

一是工作積極性不高。檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期、量大、繁瑣的工作過(guò)程，從文件的收集、歸檔、整理、裝訂、編目、保管、利用等環(huán)節(jié)都需要付出大量的心力勞力，付出與收益不對(duì)等，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏工作熱情。二是業(yè)務(wù)水平不高。許多高校檔案專業(yè)畢業(yè)生不愿從事檔案工作，檔案部門新鮮血液流入不足，無(wú)法提高管理水平。部分事業(yè)單位檔案管理人員年齡偏大，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，不熟悉檔案工作程序，計(jì)算機(jī)水平較低，不能滿足工作要求。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1 充分利用信息化技術(shù)手段，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是以紙質(zhì)的文件作為保存手段，通過(guò)人為操作的方式，來(lái)完成對(duì)檔案的整理與歸納，這種方式太過(guò)于復(fù)雜，而且工作量也非常大。在信息化時(shí)代，要想對(duì)檔案管理工作有所創(chuàng)新，就應(yīng)該充分利用信息化技術(shù)，提高信息系統(tǒng)的管理水平，確保檔案系統(tǒng)中各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。事業(yè)單位的管理者要高度注重“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的應(yīng)用，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用與管理工作，積極學(xué)習(xí)與借鑒國(guó)外一些優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，這樣就可以加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化，增強(qiáng)信息的保密工作。例如，某事業(yè)單位充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢(shì)，完善電子檔案庫(kù)的建設(shè)工作，首先是邀請(qǐng)市檔案局的專業(yè)人員在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行專業(yè)化的指導(dǎo)，研究出一個(gè)正確的整檔方案。按照檔案信息化工作的保密規(guī)定，從這些單位中篩選出一個(gè)最優(yōu)企業(yè)。通過(guò)簽訂檔案加工服務(wù)合同，購(gòu)買檔案掃描和數(shù)據(jù)掛接等專業(yè)技術(shù)，對(duì)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。通過(guò)這樣的方式，不僅優(yōu)化了檔案整理的效率，還創(chuàng)新了管理的方式。自2018年1月開(kāi)始，還設(shè)置了記錄表，在事業(yè)單位網(wǎng)上登記管理過(guò)程中將全部資料形成一個(gè)專業(yè)化的電子檔案，將歷史和即時(shí)檔案連接在一起，為“互聯(lián)網(wǎng)+”的形成奠定了一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，還創(chuàng)新了監(jiān)管和服務(wù)等方面的內(nèi)容，通過(guò)線上+線下的一體化方式，依托事業(yè)單位網(wǎng)上登記管理系統(tǒng)，提供一個(gè)“一站式”的服務(wù)系統(tǒng)。

3.2 構(gòu)建一個(gè)完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高信息資源的利用效率

事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”的了解，真正地將互聯(lián)網(wǎng)與檔案管理融合在一起，構(gòu)建一個(gè)更為完善的檔案信息管理平臺(tái)。不斷加強(qiáng)軟硬件建設(shè)、整合各類信息資源，進(jìn)而構(gòu)建一個(gè)比較完善的組織架構(gòu)。在事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新中，可以建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，并隨著時(shí)代的發(fā)展與變化也需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行相應(yīng)地更新，盡量在檔案管理中實(shí)現(xiàn)信息化。同時(shí)，也要秉承因地制宜的基本原則，將一些紙質(zhì)的資料錄入到計(jì)算機(jī)中，管理人員也要對(duì)其進(jìn)行合理化的分類。然后設(shè)置相應(yīng)的服務(wù)窗口，方便相關(guān)人員查閱。

3.3 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提升專業(yè)素質(zhì)

一方面，加強(qiáng)檔案管理重要性的宣傳，營(yíng)造良好學(xué)習(xí)氛圍，增強(qiáng)檔案管理人員學(xué)習(xí)的自覺(jué)性和積極性，將學(xué)習(xí)融入日常工作中，銳意進(jìn)取，積極向上；另一方面，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理實(shí)際水平，年初編制培訓(xùn)預(yù)算，制定培訓(xùn)計(jì)劃并落到實(shí)處，主動(dòng)參加上級(jí)部門及培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的學(xué)習(xí)，將培訓(xùn)成果帶回單位，在單位內(nèi)進(jìn)行宣貫，通過(guò)內(nèi)培與外培相結(jié)合的方式提升檔案管理技術(shù)水平。最后，實(shí)施績(jī)效管理，加強(qiáng)培訓(xùn)考核力度，切實(shí)將培訓(xùn)中學(xué)習(xí)的新知識(shí)、新方法運(yùn)用到工作中，提升檔案管理水平。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新工作實(shí)際上是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，從整體的角度來(lái)看，互聯(lián)網(wǎng)不僅會(huì)給檔案管理工作注入更多全新的機(jī)會(huì)，同時(shí)也會(huì)給這項(xiàng)工作提供一些新的思路?；诂F(xiàn)階段檔案管理中存在的一些問(wèn)題，相關(guān)人員應(yīng)該充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，從多角度出發(fā)改進(jìn)檔案管理的工作，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，提高資源的共享率，為事業(yè)單位發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)

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