張艷紅
摘 要:企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用工作的有效落實,一方面能夠為企業(yè)提供更全面的資源共享平臺,增強企業(yè)檔案信息內(nèi)容的儲備量,以便為后續(xù)企業(yè)戰(zhàn)略方案的擬定提供良好參照;另一方面,憑借網(wǎng)絡(luò)信息平臺,更便于經(jīng)濟(jì)市場信息采集,以便為企業(yè)提供更豐厚的經(jīng)濟(jì)收益。本文基于企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用展開分析,在明確優(yōu)化措施同時,期望能夠為后續(xù)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建提供參照。
關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案管理;信息開發(fā);信息利用;重要性
現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)市場競爭的關(guān)鍵不再取決于資產(chǎn)的多少,隨著檔案信息管理工作的逐漸重視,信息儲備量已然成為衡量企業(yè)市場競爭力的重要元素。它不但能夠更好的體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律,以便為企業(yè)戰(zhàn)略方案的擬定提供參照,同時更能夠為生產(chǎn)與服務(wù)提供幫助,以便提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)與功能體系的構(gòu)建水準(zhǔn),為后續(xù)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定更堅實的基礎(chǔ)。
1 檔案信息管理開發(fā)與利用對企業(yè)發(fā)展的重要性
企業(yè)檔案信息是決定生產(chǎn)與服務(wù)職能水準(zhǔn)的關(guān)鍵要素。它既體現(xiàn)了目前經(jīng)濟(jì)市場的發(fā)展規(guī)律,使企業(yè)管理者更便于識別潛在的商機(jī),同時根據(jù)檔案信息資料,更能夠規(guī)避可能對企業(yè)經(jīng)濟(jì)體系造成損害的風(fēng)險。因此,檔案信息開發(fā)與利用水準(zhǔn)直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量,若要企業(yè)滿足可持續(xù)發(fā)展的需求,則必須對檔案信息管理工作加以重視。而站在網(wǎng)絡(luò)信息化平臺角度來看,企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用為電子檔案系統(tǒng)的構(gòu)建奠定了基礎(chǔ),不但能夠增強檔案資料管理質(zhì)量的可控性,同時更能夠充實檔案資料庫的儲備,以便為后續(xù)企業(yè)文化等工作的落實,提供更完善的調(diào)控平臺。
2 檔案信息開發(fā)與利用中落實信息化管理的必要性
2.1 提供企業(yè)檔案信息資源共享平臺
經(jīng)濟(jì)化與信息技術(shù)化現(xiàn)當(dāng)代社會,企業(yè)檔案信息化對企業(yè)檔案信息的管理起著十分重要的作用。創(chuàng)建企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺是適應(yīng)現(xiàn)代知識經(jīng)濟(jì)形勢下市場化經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展需要,企業(yè)檔案信息資源管理要根據(jù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展動態(tài),與時俱進(jìn),創(chuàng)建檔案信息管理模式,才能在新時期經(jīng)濟(jì)體制中生存和發(fā)展,不被時代所淘汰,才能使企業(yè)在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)市場化激烈的競爭環(huán)境中生存與發(fā)展。
2.2 增強企業(yè)檔案信息資源的儲備量
通過利用計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng),創(chuàng)建企業(yè)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享平臺,實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的現(xiàn)代化管理。企業(yè)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享平臺能大范圍將檔案信息集成化,使檔案信息收集數(shù)量大幅度增長,并且利用計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),還能實現(xiàn)檔案信息圖文并茂,提高企業(yè)檔案信息質(zhì)量,提升企業(yè)檔案信息管理水平,同時能大量的儲存檔案信息,降低企業(yè)檔案信息保管成本,延長檔案信息保管時間,相比傳統(tǒng)保管方式更具優(yōu)越性。因此,加強開發(fā)與利用企業(yè)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)共享信息,能有效的加大企業(yè)檔案信息管理的開發(fā)與利用,擴(kuò)大企業(yè)檔案信息資源的收集,從而保障企業(yè)在激烈的競爭環(huán)境中的生存和發(fā)展。
2.3 更顯著的提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益
企業(yè)檔案管理部門保管著大量的信息,要將大量的企業(yè)信息資源投入到現(xiàn)代化的管理方式中,才能提升企業(yè)檔案信息管理水平。檔案信息管理部門要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的特點,對于企業(yè)的基建、技術(shù)措施以及科研等工作要主動詢問服務(wù),做好企業(yè)各個部門信息的跟蹤調(diào)查工作,并有效的管理好檔案收集工作,從而保障企業(yè)檔案信息完整性,以便企業(yè)各個部門能及時洞悉企業(yè)發(fā)展方向,并獲取有用的資料。創(chuàng)建企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理平臺能加強企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用,并對收集的信息及時的分類編著,從而使企業(yè)其它部門可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺及時獲取信息,及時補充并解決企業(yè)存在的問題,使企業(yè)其它部門的工作能有效的展開,提高企業(yè)綜合服務(wù)能力,促進(jìn)其它部門的工作效率,從而提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
3 提升企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用水平的措施
3.1 提升企業(yè)檔案管理水準(zhǔn)
若期望企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用水平得以顯著提升,首先則必須在原有檔案管理基礎(chǔ)上提供更詳細(xì)的管理機(jī)制,確定檔案管理流程與環(huán)節(jié),并提供充足法律援助,才能使企業(yè)檔案信息得到充足的利用。其次,企業(yè)檔案管理人員需根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理要求不斷提升自身的知識修養(yǎng)水平,確保檔案信息管理更加科學(xué)且嚴(yán)謹(jǐn),并具備更詳細(xì)的系統(tǒng)管理平臺,避免檔案遺失、受損等問題出現(xiàn),才能使企業(yè)檔案資源可持續(xù)利用性得以保障,并能夠為企業(yè)后續(xù)發(fā)展提供更有效的幫助,以此鞏固企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境中的地位,同時提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)的經(jīng)濟(jì)效益。最后,在網(wǎng)絡(luò)信息化平臺構(gòu)建過程中,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視電子檔案管理體系的構(gòu)建,確保能夠在設(shè)備與資金方面給予足夠的支持,才能使企業(yè)檔案信息管理開發(fā)信息水平得以顯著提升,并能夠為后續(xù)檔案資料的利用提供更全面的保障。
3.2 充實企業(yè)檔案信息資源
在構(gòu)建企業(yè)檔案信息資源管理系統(tǒng)期間,檔案管理部門需明確企業(yè)生產(chǎn)與服務(wù)經(jīng)營的流程及要素,并根據(jù)經(jīng)濟(jì)市場形式判斷企業(yè)未來戰(zhàn)略發(fā)展方向,構(gòu)建更全面的信息儲備平臺,為后續(xù)企業(yè)戰(zhàn)略方案的擬定提供良好參照,才能使企業(yè)市場競爭力得以顯著增強。期間,檔案管理人員在豐富企業(yè)信息資源儲備時,應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案信息采集與篩選程序,并對檔案信息資料進(jìn)行歸檔分類,確保檔案管理滿足精細(xì)化與嚴(yán)謹(jǐn)性的要求,才能為后續(xù)企業(yè)檔案信息資源體系的構(gòu)建奠定更扎實的基礎(chǔ)。
3.3 加強檔案管理人員素質(zhì)
檔案管理人員素質(zhì)是影響企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)質(zhì)量的關(guān)鍵要素。在構(gòu)建培訓(xùn)平臺過程中,企業(yè)應(yīng)根據(jù)管理機(jī)制、管理經(jīng)驗與管理要求,對職工技術(shù)水平與綜合素質(zhì)進(jìn)行管束,并結(jié)合外界先進(jìn)的管理資料,確定企業(yè)適宜的檔案管理模式,才能使企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用水準(zhǔn)得以顯著提升,并能夠降低檔案受損等問題出現(xiàn)的概率。
4 結(jié)語
企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用工作的有效落實,不但能夠為企業(yè)戰(zhàn)略決策提供更真實且詳細(xì)的參照資料,以此保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)體系的構(gòu)建質(zhì)量,同時憑借電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用,更便于統(tǒng)籌企業(yè)檔案信息資源,以便營造更好的企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)境。故而,在論述企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與利用的重要性期間,必須明確企業(yè)檔案信息管理開發(fā)與應(yīng)用的難點,并提供詳細(xì)的管理方案,才能為后續(xù)企業(yè)檔案資源體系的構(gòu)建提供更全面的保障。
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