企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)方式分析與研究

程剛

摘 要：本文以企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)方式分析與研究為主要內(nèi)容進(jìn)行闡述，結(jié)合當(dāng)下數(shù)字檔案館組成、數(shù)字檔案館結(jié)構(gòu)存在形式、企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)方式為主要依據(jù)，從順應(yīng)企業(yè)需求，建設(shè)數(shù)字化檔案室；做好基礎(chǔ)工作，加快數(shù)字檔案室建設(shè)；組建信息管理平臺(tái)，開(kāi)發(fā)設(shè)備體系；構(gòu)建單個(gè)數(shù)字檔案室，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展這幾方面進(jìn)行深入探討和分析，其目的在于加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字化檔案室建設(shè)效率。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；數(shù)字檔案室；信息管理；單個(gè)數(shù)字檔案室

現(xiàn)在數(shù)字的檔案室建設(shè)理論的出現(xiàn)，使得越來(lái)越多的企業(yè)在對(duì)檔案室管理中使用數(shù)字化檔案形式，依據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)工作。在信息時(shí)代充分發(fā)揮自身價(jià)值，善于使用檔案資源信息和優(yōu)勢(shì)進(jìn)行檔案室構(gòu)建，從而促進(jìn)企業(yè)發(fā)展和運(yùn)行。

1 數(shù)字檔案館組成

1.1 數(shù)字化檔案內(nèi)容

數(shù)字化檔案建設(shè)是檔案館管理核心內(nèi)容，并沒(méi)有形成大規(guī)模檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法形成數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館內(nèi)的數(shù)據(jù)信息可以展示為目錄和全文內(nèi)容。在可視化基礎(chǔ)上將其可以劃分為文本和超文本類(lèi)型，而傳統(tǒng)檔案館藏中將其劃分為紙質(zhì)和數(shù)字化檔案等等。

1.2 網(wǎng)絡(luò)化存取內(nèi)容

數(shù)字通訊網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字檔案收集信息的關(guān)鍵，數(shù)字檔案需要建立在網(wǎng)絡(luò)層次上進(jìn)行。網(wǎng)絡(luò)化存取需要在檔案數(shù)字化和智能化管理基礎(chǔ)上開(kāi)展。檔案館智能化管理體系就是對(duì)檔案進(jìn)行收集、錄入、保存、分類(lèi)和檢索等，并可以借助網(wǎng)絡(luò)對(duì)信息進(jìn)行合理存取，使得檔案館內(nèi)信息可以合理分享[1]。

1.3 分布式管理內(nèi)容

分布式管理屬于管理階層，其主要目的是對(duì)分布在不同位置上的不同指直屬子公司等信息進(jìn)行統(tǒng)一化管理和調(diào)配等。分布式管理一般屬于高層層次的數(shù)字檔案管理資源，對(duì)其進(jìn)行有效定位和檢索，為檔案館內(nèi)部信息提供充足條件[2]。

2 數(shù)字檔案館結(jié)構(gòu)存在形式

企業(yè)數(shù)字化檔案館是由上述三種內(nèi)容形成，此種結(jié)構(gòu)形式就是建立在客戶(hù)、檔案服務(wù)和對(duì)象三者之間展開(kāi)，也就是從客戶(hù)收集檔案信息，層層遞進(jìn)形成檔案館，最終形成有效信息源結(jié)構(gòu)層次，此種結(jié)構(gòu)類(lèi)型與以往檔案館內(nèi)容相同，就是從用戶(hù)方收集信息，形成檔案目錄，最終形成檔案館，其中，客戶(hù)就是傳統(tǒng)檔案中用戶(hù)，主要為用戶(hù)提供服務(wù)，檔案服務(wù)器主要是對(duì)收集的信息和目錄進(jìn)查詢(xún)等，而對(duì)象服務(wù)器則可以將信息形成圖片、文字、錄像等不同數(shù)字化檔案館，也就是數(shù)字化檔案館中的信息源內(nèi)容。用戶(hù)可以在用戶(hù)端內(nèi)發(fā)出一些信息查詢(xún)請(qǐng)求，在通過(guò)Web服務(wù)器將需求下發(fā)到相對(duì)應(yīng)服務(wù)器內(nèi)，進(jìn)而對(duì)其請(qǐng)求進(jìn)行收集，收集的信息通過(guò)對(duì)象服務(wù)器傳輸給用戶(hù)端，從而使得數(shù)字檔案管內(nèi)的相關(guān)信息和數(shù)據(jù)可以有效發(fā)布。

3 企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)方式

3.1 順應(yīng)企業(yè)需求，建設(shè)數(shù)字化檔案室

由于信息化快速發(fā)展，尤其是信息技術(shù)出現(xiàn)在辦公工作領(lǐng)域內(nèi)后，使得辦公朝著更加自動(dòng)化和智能化方向發(fā)展，信息技術(shù)也逐漸在企業(yè)中得到廣泛應(yīng)用。建設(shè)企業(yè)數(shù)字化檔案室是未來(lái)社會(huì)發(fā)展的必要趨勢(shì)，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)既是機(jī)遇又是一種挑戰(zhàn)。我國(guó)政府將數(shù)字化檔案建設(shè)納入到日程，要求各個(gè)企業(yè)在新時(shí)期下努力建設(shè)數(shù)字化檔案室。2011年《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》被提出并將其使用到企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)中，對(duì)于數(shù)字化檔案發(fā)展和建設(shè)具有不可忽視的價(jià)值，數(shù)字檔案室是企業(yè)信息數(shù)據(jù)資源共享的基礎(chǔ)，數(shù)字檔案室可以促進(jìn)檔案館的運(yùn)行，使得企業(yè)檔案發(fā)展更加合理。在實(shí)際生活中，企業(yè)已經(jīng)逐漸意識(shí)到傳統(tǒng)檔案模式無(wú)法滿足現(xiàn)代需求，傳統(tǒng)方案工作主要是對(duì)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、錄入、保存和查詢(xún)等，所有工作都依靠人員親自執(zhí)行，使得檔案管理者工作量大，任務(wù)繁多，在快節(jié)奏生活中無(wú)法順應(yīng)社會(huì)發(fā)展，需要?jiǎng)?chuàng)新型檔案管理模式對(duì)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。并且，因?yàn)榻?jīng)濟(jì)迅速增長(zhǎng)，企業(yè)檔案信息已經(jīng)從幕后逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榇蠹叶挤e極關(guān)注的基本問(wèn)題，企業(yè)對(duì)于人員檔案信息的需求在不斷增加，需要企業(yè)及時(shí)轉(zhuǎn)變以往檔案管理思路，創(chuàng)新檔案檢索形式，使得管理和服務(wù)更加貼近實(shí)際生活，滿足用戶(hù)需求，為人們提供更加便利的服務(wù)形式，使得檔案管理具備更多功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息和數(shù)據(jù)的有效共享，從而不斷提升企業(yè)檔案室服務(wù)水平。

3.2 做好基礎(chǔ)工作，加快數(shù)字檔案室建設(shè)

目錄、全文、電子數(shù)據(jù)庫(kù)的收集和分析，以及信息平臺(tái)構(gòu)建都是建立在數(shù)字檔案室基礎(chǔ)上進(jìn)行的，也是檔案室數(shù)字化建設(shè)最主要部分，因此要將其工作內(nèi)容認(rèn)真落實(shí)，提升數(shù)字化檔案室建設(shè)工作效率。

1）目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中涉及了檔案室中所有文件和案卷基本內(nèi)容，主要是對(duì)檔案重要情況、使用程度和多種類(lèi)型進(jìn)行研究，例如對(duì)于職稱(chēng)評(píng)定以及企業(yè)內(nèi)部人事罷免情況時(shí)，可以借助目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中信息進(jìn)行工作實(shí)際工作，及時(shí)調(diào)整檔案信息等。數(shù)據(jù)目錄要嚴(yán)格、準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)，要確保檔案信息可以滿足各個(gè)部門(mén)的真實(shí)需求，在企業(yè)內(nèi)制定數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)本方向和目錄，從而不斷提升數(shù)字化檔案室建設(shè)速度。

2）全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。全文數(shù)據(jù)庫(kù)主要是根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，有目的性的展開(kāi)檔案全文建設(shè)工作，全文數(shù)字化建設(shè)要始終保持搶救有限，使用有限的基本原則開(kāi)展，對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行合理檢定和檢查，依據(jù)政府針對(duì)數(shù)字化檔案室建設(shè)頒布的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中涉及的相關(guān)內(nèi)容對(duì)信息進(jìn)行全文掃描，組建成為數(shù)字化全文數(shù)據(jù)庫(kù)，努力做到和上文提到的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)有效結(jié)合起來(lái)。使得檔案室內(nèi)信息和數(shù)據(jù)可以更加便利，準(zhǔn)確的被人們使用，以透明形式完成檔案信息共享，全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)內(nèi)部檔案信息的合理運(yùn)用。

3）電子文件收集。最近幾年，電子政務(wù)建設(shè)工作被廣泛納入到企業(yè)數(shù)字化檔案室建設(shè)中，OA體系是電子文件建設(shè)的主要內(nèi)容，出現(xiàn)了大量的電子政務(wù)內(nèi)容和數(shù)據(jù)，是企業(yè)舉行活動(dòng)記錄的主要內(nèi)容，是企業(yè)數(shù)字化檔案資源形成的關(guān)鍵，是信息主要由來(lái)。企業(yè)檔案部門(mén)一定要積極配合電子文件收集工作，依據(jù)電子文件管理機(jī)制和實(shí)際需求積極性，對(duì)文件進(jìn)行合理收集、保存和利用等，并依據(jù)企業(yè)實(shí)際情況對(duì)其提出相對(duì)應(yīng)的有效意見(jiàn)，使得電子文件保證自身完整性和可利用性。

3.3 組建信息管理平臺(tái)，開(kāi)發(fā)設(shè)備體系

數(shù)字化檔案室建設(shè)需要先進(jìn)技術(shù)設(shè)備作為支撐，數(shù)字化檔案室技術(shù)設(shè)備主要是保存器、路由器、計(jì)算機(jī)等軟件，企業(yè)對(duì)于數(shù)字化檔案室建設(shè)上的設(shè)備投入要遵循一定原則進(jìn)行，按照企業(yè)所需基本數(shù)字檔案信息要求為主，依據(jù)企業(yè)未來(lái)發(fā)展目標(biāo)和實(shí)際規(guī)劃為主，對(duì)信息和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行系統(tǒng)化分析和研究，確保數(shù)字化檔案室內(nèi)信息可以正常運(yùn)行。軟件自身具備的功能一定要滿足企業(yè)實(shí)際追求，確保數(shù)據(jù)可以滿足企業(yè)電子文件的收集、整理和管理，從而確保檔案合理化進(jìn)行，主要是基本目錄、全文以及電子文件的合理收集等。

3.4 構(gòu)建單個(gè)數(shù)字檔案室，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

單個(gè)檔案室數(shù)字化建設(shè)是數(shù)字檔案館形成的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，所有檔案館都要依據(jù)企業(yè)館藏內(nèi)實(shí)際情況進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，依據(jù)數(shù)字檔案館存在的基本功能和實(shí)際要求，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行數(shù)字化檔案室建設(shè)工作開(kāi)展。此項(xiàng)工作的基本內(nèi)容主要是，對(duì)不同載體和類(lèi)型檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，例如將檔案信息進(jìn)行處理，將檔案信息加工成文字圖像、音頻形式的檔案信息，對(duì)大量的數(shù)字信息以及數(shù)據(jù)進(jìn)行有效壓縮進(jìn)而形成企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的共享和傳播等。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，與以往檔案室相對(duì)比，數(shù)字檔案室存在的保存、使用和檢索形式更加便利，數(shù)字化檔案室的建立可以給予企業(yè)提供更多服務(wù)，使得企業(yè)可以在最快時(shí)間內(nèi)檢索到所需信息和資源，對(duì)于企業(yè)正常運(yùn)行、管理和工作具有一定價(jià)值，是企業(yè)在社會(huì)上可持續(xù)發(fā)展的保障。

參考文獻(xiàn)

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[2]祝云飛.企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)解析[J].機(jī)電兵船檔案，2016（5）：54-58.