淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

閆恒

摘 要：檔案對于政府，團體，企業(yè)和個人在社會中活動中起著非常重要的工作，它是一種能夠保存文字，圖片和資料等材料的重要的社會資源，它能夠管理各部門和機構的工作。檔案管理這項工作早在很久之前就在中國被運用起來，但是隨著我們中國社會經(jīng)濟得到很大的進步，信息化的技術也得到了很大的發(fā)展，所以檔案管理面臨著很大的挑戰(zhàn)。本文主要就淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新展開討論。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；創(chuàng)新

隨著選擇社會發(fā)展的進行，我們的生活逐漸的依賴于信息化技術，使得檔案管理面臨著很大的挑戰(zhàn)，但與此同時，在給檔案管理帶來挑戰(zhàn)的同時也帶來了機遇。在如今的信息化社會，要想讓檔案管理不被淘汰，就必須要對檔案管理工作進行改革創(chuàng)新，有效的提升國內(nèi)檔案管理工作的效率。

1 檔案管理信息化的特點

第一是在檔案管理行政部門的統(tǒng)一要求下，檔案管理的相關工作必須要遵循相關的法律和法規(guī)進行檔案信息化的管理工作；第二將檔案進行信息化就是將檔案的一些內(nèi)容進行信息化，實際上就是將一些文字的資料形成電子檔案和電子文件，這種形式比較先進且具有著獨特的優(yōu)勢，這種形式對政府、企業(yè)、團體等工作進行檔案管理起著重要的作用；第三則是檔案信息化中檔案管理充分的運用信息化的特點將檔案管理的工作優(yōu)勢發(fā)揮到最大化，讓檔案管理中的內(nèi)容能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡化和數(shù)字化，讓檔案管理能夠改變之前的形式，運用信息化的技術將檔案管理的工作逐漸的提高。

2 信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新中所面臨的問題

2.1 規(guī)劃和設計滯后

我們經(jīng)過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，有許多的原因造成了信息化的時代下檔案管理工作創(chuàng)新的問題，但是，造成信息化時代下檔案管理工作在規(guī)劃和設計上出現(xiàn)問題的原因主要如下：檔案管理工作在進行工作管理時，它對檔案當中的文件資料和信息資源進行劃分，但是在全國的范圍當中，由于一些權限，資本，標準的限制，難以形成標準的統(tǒng)一。還有便是在檔案管理的工作中，檔案信息的內(nèi)容并不是一成不變的，在檔案內(nèi)中的文件是會發(fā)生變化的，所以在設計檔案信息化管理系統(tǒng)的時候具有很大的盲目性。

2.2 檔案信息化的服務觀點和方式落后

如今隨著社會經(jīng)濟化的快速發(fā)展，檔案信息化的服務觀點和方式越來越跟不上時代的發(fā)展，所以要想在信息時代下對檔案管理工作進行工作創(chuàng)新，就必須要改變檔案信息化的服務觀點和落后的方式，跟上時代的步伐。雖然最近幾年，檔案管理工作的服務范圍和服務對象不斷的延伸擴大到各個地區(qū)，但是檔案管理在管理工作時凡是涉及到一些比較隱秘的和安全性的內(nèi)容時，就會在經(jīng)濟效益和社會效益上存在較大的阻礙。

2.3 相關法律體系不完善

由于社會經(jīng)濟發(fā)展，信息技術不斷地得到發(fā)展，檔案管理工作面臨著許多的挑戰(zhàn)，所以檔案管理方面并沒有引起許多社會的重視，關于檔案管理的法律也得不到完善。雖然國家就針對大干管理的信息化制定了一些相關的法律，但是這些法律并沒有形成系統(tǒng)化，要讓檔案管理信息化能夠更好地進行創(chuàng)新就必須要檔案管理信息化的法律更加的完善。所以我們要解決這個問題：在我們這個信息化的社會，我們進行檔案管理的工作就必要依靠計算機和一些網(wǎng)絡化的電子設備等這些信息技術而展開的，在檔案管理的工作中，依靠計算機等信息化技術能夠快速的將各類的信息進行分類，調(diào)整劃分，讓每一類的信息能夠準確的系統(tǒng)化。且依靠計算機的技術標準與國際接軌，讓檔案管理的工作更好的進行創(chuàng)新。其次，我們在上述中說到在檔案管理工作中，由于一些權限，資本等標準的限制，在全國范圍內(nèi)很難形成標準的統(tǒng)一，所以我們要想做出改變，就必須要在檔案信息處理時在國內(nèi)統(tǒng)一標準。在某一些行業(yè)中的一些具有標志性的檔案屬性要在行業(yè)中建立相關的標準，讓標準化的程度不斷的提升。

2.4 檔案管理信息化存在信息共享壁壘

目前，在檔案管理的工作中，要想讓檔案管理工作進行創(chuàng)新就必須要重點的解決檔案管理信息化存在的信息共享壁壘。我們就必須要改變一些關于檔案管理信息化的相關部門的職能的作風，特別是在進行檔案管理信息化工作時要以服務型為主，改變部門的一些審核的方式，協(xié)同部門一起完成工作。

3 信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新

3.1 加強規(guī)劃和設計

首先，我們在進行檔案管理時，總是會存在著一些處于分割狀態(tài)下的文件檔案，或者存在一些沒有進行整理而處于閑置狀態(tài)下的文件，所以我們要將這些資料進行合理地歸檔和進行科學的分類整理。有些時候我們在分類文件時也會出現(xiàn)一些錯誤，我們就應當在加強規(guī)劃和設計的過程中進行檢查將一些分類不當?shù)奈募M行科學合理地整合，并且將那些現(xiàn)行的文件信息分門別類的做好信息共享的工作。

之后，我們要將文件資料等進行分類然后建檔的時候，我們就必須要根據(jù)當?shù)貙嶋H情況的和企業(yè)的實際情況進行分類。分屬于哪一個公司的或者哪一個地區(qū)應該要分為一類進行建檔，這樣方便以后查詢時才能夠輕易的找到。將這些信息形成電子文件之后，進行檔案管理信息化工作，將當前的文檔管理納入到檔案信息管理的范圍之內(nèi)，將檔案內(nèi)的資源得到更好的管理。

3.2 轉(zhuǎn)變檔案信息化的服務觀點和方式

首先，我們要引起重視，充分的知道信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新的重要性，檔案管理工作下轉(zhuǎn)變檔案信息化的服務觀點，擴大檔案管理的服務范圍，讓檔案信息化服務的領域能夠拓寬到更大的領域內(nèi)。當然一些具有保密性的文件，我們就必須除外。

之后，我們便是要對檔案管理工作中的管理工作強化，讓現(xiàn)代化的信息化檔案管理工作能夠做的更好，且能夠在信息化時代下檔案管理工作中進行創(chuàng)新，提高檔案管理工作的效率。

3.3 檔案管理體制的創(chuàng)新

在檔案管理工作中，將所有的檔案的信息進行統(tǒng)一集中管理。而現(xiàn)如今社會發(fā)展，信息化也得到很大的發(fā)展，我們要在檔案管理工作中結(jié)合信息化技術，讓檔案管理的工作更加的有效益。因為如今我國關于檔案管理的法律不夠完善，我們才要制定一套系統(tǒng)化的檔案管理體制，讓檔案管理的工作更好的進行創(chuàng)新。之后我們還要將這些檔案信息進行集中地管理起來，現(xiàn)如今我們國內(nèi)的檔案信息大多是處于分散的狀態(tài)下的，所以在檔案信息系統(tǒng)下許多的硬件和軟件設施是存在著較多的問題，所以我們就必須要優(yōu)化檔案管理下的制度，將每一份的信檔案信息都比較完整地歸納到當中去。為了更好地將檔案的信息進行管理集中，我們就要格外的注意到技術的規(guī)范和選擇的軟硬件。

3.4 人才隊伍建設

要想要更好地進行檔案管理的信息化創(chuàng)新，我們首先要培養(yǎng)好檔案管理的人才，對檔案管理的人員進行素質(zhì)化的培訓，讓他們參與各項形式的業(yè)務培訓，參加專業(yè)性的培訓機構，提高自己的職業(yè)素質(zhì)，更好地對檔案管理工作進行創(chuàng)新。

4 結(jié)束語

進入新世紀后，我國經(jīng)濟水平得到發(fā)展，信息化技術與得到了很大的發(fā)展，人們越來越重視檔案的整理和管理工作，積極的將檔案管理工作與信息化結(jié)合起來，不斷地完善檔案管理建設，讓信息化時代下的檔案管理趨于合理。

參考文獻

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