試論新時代背景下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新方法

摘 要：當前，檔案管理在事業(yè)單位的所有工作中占有重要地位。與其他性質單位的檔案管理相比，事業(yè)單位的檔案管理工作質量對事業(yè)單位的其他工作有直接影響。在我國，相關事業(yè)單位檔案管理工作已經有了一定的進步，隨著事業(yè)單位不斷發(fā)展和改革，當下的事業(yè)單位檔案管理工作已略顯滯后，無法和新時期事業(yè)單位相關工作相適應。因此，事業(yè)單位需要高度重視檔案工作的管理與創(chuàng)新，相關專業(yè)人員需要進一步研究創(chuàng)新方法和思路，以提高事業(yè)單位檔案管理工作水平。

關鍵詞：新時代背景；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新方法

進入21世紀后，社會飛速發(fā)展，事業(yè)單位的發(fā)展也邁入了新時期，各方面工作都面臨改革創(chuàng)新。其中，最需要進行改革的工作之一便是檔案管理工作。檔案管理工作不應僅是收集、保管文件和資料，還應對事業(yè)單位的規(guī)劃發(fā)展前景提供建設性服務。要想在新時期新形勢下做好檔案管理工作，推動事業(yè)單位進一步發(fā)展，就必須要順應時代的潮流，從檔案管理意識、管理標準、管理制度、管理方法和管理人員的綜合能力等多方面開展工作。事業(yè)單位的檔案管理必須突破傳統(tǒng)的管理理念，采取科學的管理方法與措施，提升事業(yè)單位檔案管理的服務性、有效性、長遠性，為事業(yè)單位的長足發(fā)展奠定堅實基礎。

1 事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理意識薄弱，不能有效利用檔案信息

檔案管理的工作對象是大量的檔案資料，這些檔案資料在經過不同信息處理后，可在不同領域發(fā)揮不同的價值和作用。從另一個角度來說，檔案資料是一筆巨大的社會財富。但是，很多事業(yè)單位并沒有充分認識到檔案資料的這部分價值，只是較為重視檔案資料的收集和保管，忽視了對檔案資料所包含信息的有效利用，導致檔案資料在管理過程中，隨著時間的增加而逐漸失去了使用價值。部分單位檔案管理意識薄弱，出現(xiàn)檔案管理工作被邊緣化的現(xiàn)象，檔案管理部門無法及時對信息資源進行有效整合，導致檔案實體管理和檔案信息開發(fā)的矛盾。所以，在對事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新方法研究中，需要研究如何增強檔案管理意識、提高檔案利用率的問題。只有合理、有效的使用檔案信息，才能使事業(yè)單位的各項管理制度和工作走上正軌。

1.2 檔案管理制度不完善

由于事業(yè)單位不夠重視檔案管理工作，導致現(xiàn)有的檔案管理制度不夠健全、完善。這是我國事業(yè)單位檔案管理中存在的普遍問題，該問題引發(fā)的主要現(xiàn)象是檔案管理制度混亂。相關部門制定的檔案管理制度，也沒有得到有效執(zhí)行，這就導致檔案管理制度很難進一步完善。其他現(xiàn)象例如：部分事業(yè)單位的檔案資料被隨意堆放在資料室里，檔案管理人員責任意識較低、未及時進行歸納整理，這將容易導致丟失檔案資料、信息收集混亂等不良后果，影響檔案管理工作的正常、有序進行。尤其是這些檔案資料中如果包括從別處借來的檔案資料，檔案管理人員未嚴格按照檔案管理制度和相關程序處理檔案資料，進而會使檔案資料丟失而無法歸還。另外，檔案資料編號不規(guī)范、分類混亂，檔案管理人員隨意調動等，都會影響檔案資料的使用價值。因此，若檔案管理制度不完善，檔案管理人員工作不嚴謹，事業(yè)單位檔案資料的完整性、準確性也將得不到保證。

1.3 檔案管理方法落后

隨著社會發(fā)展、科技進步，檔案管理從內到外都被賦予了新的任務，從而對事業(yè)單位的檔案管理提出了許多新要求，同時信息技術的融入也促使事業(yè)單位需要提出科學系統(tǒng)的檔案管理標準和管理方法。然而，在我國大部分事業(yè)單位中，關于檔案管理的管理方法和管理工具還很落后，并沒有適時、合理地應用當代發(fā)達的信息技術，仍以當前比較普遍的人工管理模式為主。一方面，該管理模式下，耗時長，投入的人力、物力多，而且管理水平和管理效率較低，隨著需要處理的信息量增多，管理人員工作量也隨之增多。另一方面，由于該管理模式中大量工作需由人工處理，相較于更先進、更快捷、更安全可靠的信息技術，人工處理出錯率較高、工作效率較低，限制了檔案資料的社會價值。而部分事業(yè)單位各部門對檔案資料分散、重復的管理，不僅不利于檔案資料利用的統(tǒng)一性、完整性、連續(xù)性，而且浪費更多的人力、物力和空間。所以，新時期事業(yè)單位的檔案管理標準和管理方法有待進一步創(chuàng)新。

1.4 檔案管理人員綜合能力不高

新時期新形勢下，檔案管理工作對檔案管理人員的綜合能力提出了更高的要求。由于事業(yè)單位不夠重視檔案管理工作，目前檔案管理人員的業(yè)務素質、職業(yè)道德素養(yǎng)不高，管理知識落后，缺乏對檔案管理工作的創(chuàng)新精神，不擅長檔案信息電子化。

2 新時期檔案管理創(chuàng)新方法探討

2.1 加強檔案管理意識，提升檔案資料的利用率

檔案管理只存管不利用是對檔案資料的嚴重浪費，在新時期信息時代環(huán)境下，檔案資料的價值將會越來越大。那么該如何提升檔案管理水平并有效地利用檔案資料？首先，事業(yè)單位必須從源頭上認識到檔案管理工作的重要性，加強檔案管理意識，增加檔案管理宣傳，提升檔案管理的服務性、有效性、長遠性。通過普及檔案管理相關制度以及相關知識，使事業(yè)單位全體人員全面認識檔案管理工作，充分認識到檔案管理工作的重要性、全局性。同時，充分結合單位的實際情況和需求制定出合理的檔案管理方案，優(yōu)化自身的工作效率。其次，在檔案的管理過程中，要富有責任感和服務意識，把控好對檔案的管理環(huán)節(jié)和使用環(huán)節(jié)。如此，足夠的重視，加上良好的管理模式，再加上優(yōu)秀的服務態(tài)度，必能提升檔案資料的利用率，達到對檔案工作有效優(yōu)化管理的效果。

2.2 建設科學、有效的檔案管理制度

事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理方法的基礎是創(chuàng)新檔案管理制度。首先，事業(yè)單位需要根據(jù)國家相關法律、法規(guī)，結合單位檔案實際情況，建立科學的、嚴謹?shù)?、?guī)范的、現(xiàn)代化的檔案管理制度，做到檔案管理有章可循，為檔案管理工作提供合理、可操作的依據(jù)，讓檔案管理更加健康有序。而且，應該完善相關責任制度，明確規(guī)定各級檔案管理人員的責任和義務，進一步強化檔案資料管理重要性。另外，事業(yè)單位可以將檔案管理工作納入獎懲機制和績效考核制度，保證檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)新性，提高檔案管理工作效率。

2.3 創(chuàng)新檔案管理方法

隨著信息化時代的到來，需要加大事業(yè)單位檔案管理信息化建設投入，建立并完善檔案管理數(shù)據(jù)庫，提高現(xiàn)代化管理水平。通過引進高科技的計算機管理設備和檔案保護設備，節(jié)省更多的時間、人力和物力，改變檔案管理工作效率低的過去，實現(xiàn)現(xiàn)代化辦公。改變各部門對檔案資料分散、重復的管理局面，實行統(tǒng)一集中管理，確保檔案資料利用的統(tǒng)一性、完整性、連續(xù)性。

2.4 提高檔案管理人員的綜合能力

隨著現(xiàn)代管理技術的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理對相關工作人員的綜合能力提出了更高的要求。因此，事業(yè)單位需要通過全面培訓來提高檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)和業(yè)務素質。首先，事業(yè)單位應該增強對檔案專業(yè)人才的重視，一方面重視教育和培訓現(xiàn)有人才，積累經驗，有效提高現(xiàn)有人才的專業(yè)素質。另一方面，事業(yè)單位需要提高檔案管理人員的管理水平，重視其個人品質的提高。最終為事業(yè)單位培養(yǎng)一批思想過硬、懂得管理知識、專業(yè)性較強、又掌握信息化應用管理技術的復合型人才。其次，要重視人才的引進，這些人才掌握現(xiàn)代化的管理技術，能夠有效促進檔案管理水平的提高。最后，要加強新上崗的檔案管理人員的崗前培訓。通過培訓，一方面要使新上崗檔案管理人員全面了解相關工作范圍和工作內容，方便其盡快投入檔案工作。另一方面，要重視實踐操作，使其了解相應事業(yè)單位的檔案管理的具體工作流程，并與事業(yè)單位其他部門能夠合理溝通。事業(yè)單位通過建立一支與其單位發(fā)展相適應的具有較強責任心、事業(yè)心、大局意識的檔案管理隊伍，才能確保其各項工作正常、有序的開展。

2.5 加強思想政治教育，開展紀律檢查工作

紀律檢查工作也是檔案管理工作的一部分，我們應加強對其的重視。開展有效的紀律檢查工作，可以幫助規(guī)范檔案管理人員的工作行為，提升管理人員的責任意識和服務意識。加強對檔案管理人員的思想政治教育，開展紀律檢查工作，這是在新時期事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的一個不可缺少的環(huán)節(jié)，對于事業(yè)單位檔案管理工作來說具有重大意義。

3 結語

綜上所述，本文簡要分析了事業(yè)單位的檔案管理工作中存在的主要問題，進而提出了相關創(chuàng)新方法。事業(yè)單位和檔案管理的領導需要重視檔案管理中的問題，采取加強檔案管理意識、完善檔案管理制度建設、創(chuàng)新檔案管理方法、提高檔案管理人員的綜合能力、加強思想政治教育，開展紀律檢查工作等措施來提高檔案管理工作水平和工作效率。隨著信息技術的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作不斷發(fā)展，相關工作人員尤其要重視創(chuàng)新管理思路與方法的研究。

參考文獻

[1]孫艷華.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].現(xiàn)代國企研究，2018（02）：181.

[2]慕曉甜.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].科技資訊，2018，16（09）：147+149.

[3]陳濤.淺談新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路及方法[J].赤子（上中旬），2015（09）：179.

作者簡介

蔣麗（1979-），女，本科，主要從事辦公室公文處理、檔案管理、資產管理、人事管理、績效工作等。