中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)在基層單位的應(yīng)用及成效

徐艷

摘 要：中國(guó)石油檔案管理在國(guó)內(nèi)屬于較為規(guī)范的企業(yè)，已基本形成一個(gè)以綜合檔案室為基礎(chǔ)，以檔案館為骨干的有中國(guó)特色的石油檔案管理系統(tǒng)的框架。檔案管理系統(tǒng)是石油企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的必備條件，目前該系統(tǒng)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于集團(tuán)公司及其全資子公司、直屬企業(yè)單位，它所帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益不容忽視。本文分析了檔案管理系統(tǒng)在專業(yè)化服務(wù)企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用和效果，使檔案信息資源管理不再停留在理念層面，而在實(shí)際的檔案管理中發(fā)揮作用。

關(guān)鍵詞：檔案系統(tǒng)；應(yīng)用；成效

西部鉆探工程有限公司是在集團(tuán)公司優(yōu)化鉆探資源，理順管理體制，推進(jìn)鉆探業(yè)務(wù)集約化、專業(yè)化管理，促進(jìn)技術(shù)進(jìn)步和業(yè)務(wù)發(fā)展的大背景下，以鉆井、測(cè)井、地質(zhì)錄井為主要業(yè)務(wù)組建的專業(yè)化技術(shù)服務(wù)公司。西部鉆探吐哈錄井工程公司是西部鉆探工程有限公司下屬的基層單位之一，成立于2008年1月。

隨著公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)大，管理的現(xiàn)代化、精細(xì)化程度越來(lái)越高，公司在日常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，形成的資料越來(lái)越多，公司檔案工作的覆蓋面也越來(lái)越廣。如何充分利用信息化技術(shù)，加快檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)，以便更快、更好地為公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，成了擺在檔案管理人員面前的緊迫任務(wù)。

2011年，集團(tuán)公司全面推廣應(yīng)用中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)是中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)劃，利用先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司各類檔案的統(tǒng)一管理、為建設(shè)綜合性國(guó)際能源公司提供有效檔案信息支持的信息系統(tǒng)。系統(tǒng)采用集中部署架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)等功能，統(tǒng)一接收和管理集團(tuán)公司歷史檔案、新歸檔檔案及統(tǒng)建信息系統(tǒng)產(chǎn)生的有歸檔價(jià)值的電子文件的信息平臺(tái)。中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用為提升公司檔案信息化管理水平提供了一個(gè)良好的契機(jī)。

1 中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)實(shí)際應(yīng)用

1.1 利用收集整理模塊，逐步推行源點(diǎn)著錄

在中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)中“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)錄入、誰(shuí)審核”， 這種歸檔流程已經(jīng)成為固定模式和管理規(guī)范，這一規(guī)范打破了公司傳統(tǒng)的檔案收集方式。“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)錄入、誰(shuí)審核”，可稱之為“源點(diǎn)著錄”，就是由歸檔單位（部門(mén)）將生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成資料的主要信息錄入至檔案管理系統(tǒng)中，同時(shí)上載相應(yīng)的電子文件。這無(wú)疑給歸檔單位（部門(mén)）增加了不少工作量，但是有利于提高各類歸檔資料的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，同時(shí)還能減輕檔案管理人員繁重的手工整理、資料核對(duì)及數(shù)據(jù)錄入的工作，將工作重心轉(zhuǎn)移到對(duì)檔案數(shù)據(jù)的審核、及檔案資源信息的開(kāi)發(fā)利用上。

中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)在公司應(yīng)用之初，檔案管理人員做了大量的基礎(chǔ)工作，為了真實(shí)體現(xiàn)檔案的原始、證據(jù)和參考作用，從源頭抓好檔案著錄信息的有效性和真實(shí)性，檔案管理部門(mén)通過(guò)定制度、發(fā)通知、舉辦兼職檔案員培訓(xùn)班、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等多種舉措，逐步在公司的各基層生產(chǎn)、科研、后勤及其他資料產(chǎn)生部門(mén)推行歸檔資料的“源點(diǎn)著錄”模式，經(jīng)過(guò)3年多的不懈努力，目前歸檔資料已100%的實(shí)現(xiàn)了“源點(diǎn)著錄”，大大提高了資料歸檔的真實(shí)有效、齊全完整、及時(shí)準(zhǔn)確。

1.2 利用收集整理模塊，逐步改變整理方式

在使用中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)整理前，單井類檔案是以“井”為保管單元按“卷”形式進(jìn)行保管，這樣的整理保管方式有一定的連續(xù)及成套性，但是這樣的整理方式存在著工序繁雜，整理耗時(shí)的弊端。以一口生產(chǎn)井為例，從設(shè)計(jì)、錄井、射孔、成果資料審核移交周期至少一個(gè)月，一口單井要收集齊全所有檔案后才能進(jìn)行檔案整理，整理周期延長(zhǎng)直接影響到檔案的及時(shí)利用；其次，單井組“卷”整理之后，同一口單井的檔案無(wú)法再進(jìn)行條目的添加。使用中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)后，單井類檔案檔號(hào)編制規(guī)則采用全宗號(hào)+一級(jí)類目代號(hào)+保管號(hào)形式，以“件”的方式進(jìn)行整理歸檔，縮短了整理周期，簡(jiǎn)化了檔案人員的整理工序，極大的提高了檔案人員的工作效率，為檔案利用的及時(shí)性提供有效保障。

2 檔案管理（E6）系統(tǒng)推廣應(yīng)用的成效

中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，將檔案管理工作中存在的理念不一、標(biāo)準(zhǔn)不一等問(wèn)題得到了充分的解決，為檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化奠定了基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了檔案集約化、專業(yè)化、一體化的管理要求，使公司的檔案管理工作提升到了一個(gè)新的臺(tái)階，具體成效有以下幾點(diǎn)：

第一，改變了長(zhǎng)期以來(lái)人們對(duì)檔案工作僅僅由檔案管理人員獨(dú)立完成的認(rèn)識(shí)和狀態(tài)，從檔案工作范圍和檔案意識(shí)上實(shí)現(xiàn)了前端的延伸，讓更多的人了解了檔案，走進(jìn)了檔案。檔案室由單純的檔案實(shí)體保管場(chǎng)所逐漸變成了公司檔案資源中心和信息匯集中心。檔案管理人員對(duì)錄入系統(tǒng)中的各類歸檔資料信息進(jìn)行合理分類，規(guī)范標(biāo)識(shí)， 形成統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息數(shù)據(jù)；目前，公司在中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)內(nèi)有63361條檔案信息數(shù)據(jù)，可供科研、生產(chǎn)技術(shù)等各類資料利用人員查詢使用。而且每一位檔案利用者都能通過(guò)局域網(wǎng)，便捷的利用中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)查詢、借閱，在創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的同時(shí)，提升了利用者對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)。

第二，“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)錄入、誰(shuí)審核”歸檔的全面實(shí)施，提高了各類資料歸檔的及時(shí)性，改變了過(guò)去前線生產(chǎn)單位各項(xiàng)施工資料長(zhǎng)期拖欠、滯后歸檔的問(wèn)題，歸檔完整性、準(zhǔn)確性得到了改善，從而也提高了辦公效率。各生產(chǎn)單位（部門(mén)），可通過(guò)企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，利用中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)，在各類資料產(chǎn)生的源頭及時(shí)地將資料信息匯入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。以前的一口地質(zhì)錄井資料從一線錄井施工中產(chǎn)生的原始資料匯集至地質(zhì)資料審核人員處需要一個(gè)生產(chǎn)周期，從資料審核人員處移交至檔案部門(mén)需要5-10天，檔案人員分類、著錄、標(biāo)識(shí)整理入庫(kù)需要2天。使用中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)后，一線錄井施工人員利用離線客戶端模塊就可以直接將數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，審核人員只需匯總后移交檔案管理部門(mén)既可，檔案的收集、整理過(guò)程縮短了一半時(shí)間，提高了檔案管理工作的效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)在西部鉆探吐哈錄井工程公司的應(yīng)用，使公司的檔案管理工作從實(shí)體管理走向檔案資源信息化管理的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了公司對(duì)檔案資源現(xiàn)代化的管理。公司檔案人員充分利用中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)的各模塊，完成了新舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)的遷移整合，推行“源點(diǎn)著錄”模式，對(duì)存量檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，使公司庫(kù)存檔案的量、質(zhì)同步提升；檔案資料歸檔的及時(shí)性、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息數(shù)據(jù)以及充分利用先進(jìn)的局域網(wǎng)，極大的方便了檔案利用人員對(duì)檔案的查詢、借閱工作，從而最大程度的發(fā)揮了檔案的利用價(jià)值。

中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)的充分應(yīng)用，不僅使檔案工作人員逐漸擺脫了繁重的手工勞動(dòng)提高了工作效率，而且還明顯提高了檔案管理人員的現(xiàn)代化管理意識(shí)，同時(shí)讓更多的基層檔案資料產(chǎn)生部門(mén)的人員，走進(jìn)了檔案，了解了檔案。使公司的檔案管理更加科學(xué)、規(guī)范，產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益也顯著提高。

參考文獻(xiàn)

[1]萬(wàn)彩娟.企業(yè)推行源點(diǎn)著錄歸檔的過(guò)程及其成效》[J].創(chuàng)新：檔案與文化強(qiáng)國(guó)建設(shè)--2014年全國(guó)檔案匯總者年會(huì)優(yōu)秀論文集（中國(guó)文史出版社，ISBN 978-7-5035-5295-8；中國(guó)版本圖書(shū)館CIP數(shù)據(jù)核字（2014）第189654號(hào)） 檔案工作者

[2]《檔案管理手冊(cè)》