如何提升建設(shè)工程檔案的完整性與規(guī)范性

孟小嬌

摘 要：工程檔案管理是工程建設(shè)管理內(nèi)容的組成部分，也是工程建設(shè)的縮影，它涵蓋工程建設(shè)的前期準備、工程實施、竣工驗收等各個環(huán)節(jié)的內(nèi)容，是極具保存價值的文件材料，對工程建設(shè)內(nèi)容的維護和管理具有不可忽視的意義和作用。工程檔案之于工程建設(shè)實施全過程意義重大，要充分認識到工程檔案的價值和功能，及時采集、整理和甄別與工程相關(guān)檔案信息資源，以確保工程檔案的完整性、規(guī)范性，使之更好地服務(wù)于工程建設(shè)實施項目，更好地推進工程檔案現(xiàn)代化管理進程。

關(guān)鍵詞：配網(wǎng)運行；管理；方法

建設(shè)工程檔案案卷質(zhì)量包括紙質(zhì)質(zhì)量、整理歸檔質(zhì)量，更重要的是內(nèi)容質(zhì)量。因為檔案最關(guān)鍵的是資料的齊全、完整、準確，有利用價值。真實性、準確性是工程檔案的生命，虛假的工程技術(shù)資料不僅給工程質(zhì)量評定帶來錯誤的結(jié)論，還會給工程今后的維修改建帶來誤導(dǎo)。因此，高質(zhì)量的建設(shè)工程檔案案卷不僅體現(xiàn)在檔案整理的完整性與規(guī)范性，還可以反映工程成果的真實性和利用的價值性。

1 建設(shè)工程檔案完整性與規(guī)范性的基本要求

1）完整性要求建設(shè)工程檔案實現(xiàn)對建設(shè)工程

全過程的反映，力求文件的全面性對于建設(shè)工程，完整性與規(guī)范性是影響檔案質(zhì)量的核心要素。具體來講，對于完整性，強調(diào)文件資料齊全，凸顯系統(tǒng)性的特點，能夠?qū)崿F(xiàn)對整個建設(shè)工程全過程的體現(xiàn)。因此，要囊括工程前期的準備調(diào)研材料，又要涵蓋施工進程中所有技術(shù)性文件，工程竣工文件也不可或缺。

2）規(guī)范性強調(diào)工程檔案對工程實際的真實、可靠反映

建設(shè)工程檔案的規(guī)范性，主要是指要保證建設(shè)工程檔案記載與收納的內(nèi)容應(yīng)具有準確性與可靠性，并客觀反映工程建設(shè)實際情況。這需要滿足三個基本要求 ： 首先，要與檔案反映的工程目標具有統(tǒng)一性；其次，建設(shè)全過程具有一致性。除此之外，相關(guān)技術(shù)文件與標準要具有協(xié)調(diào)性，內(nèi)容呼應(yīng)。為了達到這些標準，工程文件需要實現(xiàn)對建設(shè)行為的原始記錄，強化真實寫照，避免使用假材料。最后，要增強技術(shù)文件的精度，力求各種檢測數(shù)據(jù)與驗收報告都能夠?qū)崿F(xiàn)精確與全面的記錄，這也是決定工程質(zhì)量與工程檔案質(zhì)量的重要因素。

2 影響建設(shè)工程檔案完整性與規(guī)范性的因素

1）檔案資料收集與工程變更不具有同步性，檔案資料完整性無法保障。對于建設(shè)工程項目，很少有項目能夠嚴格按照原定設(shè)計目標進行建設(shè)，也就是說，從施工到竣工整個階段，施工調(diào)整極易發(fā)生。一旦建設(shè)行為發(fā)生變化，相關(guān)技術(shù)文件就很難維持原狀，需要進行及時調(diào)整與變更。此時，一旦補充更正資料不及時，就會影響工程檔案的完整性與準確性。由此可見，建設(shè)行為的變化是影響工程質(zhì)量的經(jīng)常性因素，也是關(guān)乎工程檔案完整性的重要因素。

2）建設(shè)工程設(shè)計處于動態(tài)變化中，是誘發(fā)工程檔案不完善的重要因素。立足建設(shè)工程實踐，工程設(shè)計是核心環(huán)節(jié)，但是“按圖施工”是理想狀態(tài)，不能實現(xiàn)絕對化。例如，設(shè)計文件存在錯誤與偏差，現(xiàn)場施工條件不達標，無法滿足原圖施工的目的，施工圖的修改與補充無法避免。另外，新技術(shù)與新工藝在應(yīng)用過程中也需要接受監(jiān)督與認可，這個過程很可能需要對設(shè)計文件進行變更。也就是說，工程設(shè)計具有動態(tài)性，而相關(guān)文件也要實現(xiàn)動態(tài)調(diào)整，甚至面臨復(fù)雜的變化。由此可見，設(shè)計文件只有實現(xiàn)對設(shè)計變更的真實反映才具備可靠性，工程檔案才能實現(xiàn)完整性與準確性。

3）建設(shè)工程項目后期使用誘發(fā)建設(shè)數(shù)據(jù)變更，影響檔案的完整。對于建設(shè)工程項目，其自身變化也會影響工程檔案的完整性與準確性。具體講，在工程項目投入使用之后，還面臨著維護、管理、改建、擴建等變化，程度各不相同。工程檔案需要對諸多情況進行如實、全面與準確的反映，對資料進行及時補充與完善，目的是保證與工程實際的相符性，從根本上維護檔案自身的齊全性與規(guī)范性。

4）建設(shè)工程管理制度缺乏健全性與完善性，影響建設(shè)工程齊全性。對于建設(shè)工程而言，其施工行為、設(shè)計規(guī)劃以及后期使用都會誘發(fā)變動性。但是，工程建設(shè)管理制度方面的優(yōu)化性與完善性也是不可忽略的因素，相關(guān)制度的完善性與執(zhí)行力至關(guān)重要。從實踐分析，很多工程檔案完整性不足跟管理制度滯后、監(jiān)督執(zhí)行不力有著不可分割的關(guān)系。

3 如何提升建設(shè)工程檔案的完整性與規(guī)范性

1）構(gòu)建高效的檔案管理責任制度，將檔案統(tǒng)籌與監(jiān)督工作落到實處。對于建設(shè)單位，要重視構(gòu)建專業(yè)的檔案責任制，將統(tǒng)籌、監(jiān)督等工作落到實處。建設(shè)工程檔案產(chǎn)生于工程建設(shè)全過程，是建設(shè)工程項目不可缺少的組成部分，也是衡量工程質(zhì)量的重要依據(jù)。為此，要從工程開始初期就要落實檔案工作，明確負責人與相關(guān)職責，全面做好工程文件的收集、整理以及歸檔工作。

2）將檔案管理工作落實到招標與合同階段，從源頭進行管理與控制。為了實現(xiàn)對建設(shè)工程檔案的全面落實，要保證檔案工作從源頭開始，積極編制完整與準確的檔案，將其有效體現(xiàn)在施工合同中，保證施工責任明確。對于檔案而言，施工企業(yè)承擔檔案管理職責。因此，要將檔案管理工作切實落實到建設(shè)工程的源頭。也就是說，要在項目招標與合同簽訂階段就要進行針對性建設(shè)，制定專門條款，對檔案質(zhì)量、數(shù)量以及相關(guān)歸檔責任進行明確。

3）充分發(fā)揮建設(shè)監(jiān)理職責優(yōu)勢，實現(xiàn)對檔案資源的及時完善，保證資料與工程實際具有一致性。立足建設(shè)工程，監(jiān)理機構(gòu)以及監(jiān)理工程師承擔對工程設(shè)計、施工以及竣工的全過程、全方位監(jiān)督，這就使得其對各種工程文件形成過程了如指掌。因此，可以委托其進行工程文件的審核，以便及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問題，進行及時修改與補充，保證時間的及時性，強化檔案質(zhì)量與工程實際相契合，為工程檔案完整性與規(guī)范性提供保障。

4）提升建設(shè)工程檔案驗收標準與要求，強化多方協(xié)調(diào)審查，實現(xiàn)對檔案權(quán)威性與完整性的肯定。在工程建設(shè)竣工之前，檔案驗收工作需要在檔案管理機構(gòu)以及工程建設(shè)主體的協(xié)調(diào)下共同完成，考察工程檔案的完整性、系統(tǒng)性與齊全性。另外，對檔案真實性進行分析，明確其與工程建設(shè)實際情況的契合性。一旦發(fā)現(xiàn)問題，要提出針對性意見，督促進行整改。對于工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)而言，要實現(xiàn)對各方主體質(zhì)量行為的監(jiān)督，掌握工程項目建設(shè)實際，實現(xiàn)對質(zhì)量的合理認定，增強檔案質(zhì)量評定的權(quán)威性與公正性。

5）重視檔案管理法律法規(guī)建設(shè)，構(gòu)建高效管理制度，發(fā)揮制度性保障功能。為了將建設(shè)工程檔案管理工作落到實處，維護其自身完整性與規(guī)范性，需要重視法律法規(guī)建設(shè)，發(fā)展制度性約束與保障作用。要將工程技術(shù)及管理文件收集整理內(nèi)容納入管理制度之中，對參建主體責任進行明確，強化工程檔案質(zhì)量的有力控制，保障檔案歸檔工作有據(jù)可依，實現(xiàn)對違法違規(guī)現(xiàn)象的及時修正。

4 結(jié)束語

立足新的發(fā)展時期，建設(shè)工程發(fā)展迅速，建設(shè)工程檔案對于整個行業(yè)的發(fā)展具有重大指導(dǎo)性作用。因此，要重視建設(shè)工程檔案管理工作的開展，將完整性與規(guī)范性作為基本要求，正視管理中存在的不足與問題，明確標準，在充分認識到建設(shè)工程檔案管理的系統(tǒng)性與復(fù)雜性的基礎(chǔ)上，強化配合協(xié)調(diào)，達到目標管理的目的，將檔案管控措施貫穿到工程建設(shè)全過程，有力維護建設(shè)工程檔案的完整性，提升準確性，保證規(guī)范性，從根本上為工程建設(shè)檔案價值的發(fā)揮奠定堅實基礎(chǔ)。

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