醫(yī)院基建項目檔案管理中存在的問題與對策

黃睿一

摘 要：醫(yī)院基建項目檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，對其的管理亦是醫(yī)院的重要工作。目前，醫(yī)院基建項目檔案管理在不少醫(yī)院中存在諸多問題，緩解這一現(xiàn)象的對策也顯得尤為重要。本文首先對醫(yī)院基建項目檔案管理存在的問題進行詳細介紹，接著系統(tǒng)闡釋所應采取的對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建項目；檔案管理；問題；對策

醫(yī)院基建項目檔案是以醫(yī)院基礎(chǔ)建設的相關(guān)信息為內(nèi)容，在基建工作過程中形成，是基建項目工程日常維修的真實依據(jù)，是防止基建腐敗發(fā)生的有效途徑。近年來，由于政府相關(guān)措施的實施，醫(yī)院基建工作進行頻繁，醫(yī)院基建項目檔案管理工作遇到巨大挑戰(zhàn)，如何更好地進行醫(yī)院基建檔案管理成為待解決的緊急問題。

1 醫(yī)院基建項目檔案管理中存在的問題

1.1 整體重視意識弱

醫(yī)院基建項目檔案管理工作的有序進行與醫(yī)院領(lǐng)導對其的重視程度息息相關(guān)。醫(yī)院基礎(chǔ)設施建設工作絕非一朝一夕能夠完成，也絕不取決于幾人或某一部門的努力，而是在全部項目工作人員以及醫(yī)院相關(guān)科室人員長期配合下完成的，具有長期性和復雜性。如果得不到醫(yī)院領(lǐng)導的重視，大量基建文件難以被收集齊全，醫(yī)院基建管理工作的配合度、投入水平、環(huán)節(jié)運行等方面也得不到應有的保障，難以高水平、高效率的開展。

1.2 規(guī)章制定、實施、監(jiān)管水平低

基建項目檔案管理最根源的保障便是制度的完善。一個良好的制度，不僅具有理論上的完善性和先進性，還應具備實施上的可操作性。大多醫(yī)院基建檔案管理制度，首先在理論上就存在著內(nèi)容滯后、內(nèi)容缺失、系統(tǒng)化程度低等問題，更不必說在實施上的可操作水平是否達到需求線。由于對基建項目檔案管理重視程度低，基建部門不能及時上交檔案，造成檔案室基建項目檔案歸檔不及時、手續(xù)不齊全等問題頻發(fā)。監(jiān)管制度薄弱，對失責人員的約束和懲罰不到位，也進一步加劇基建項目檔案管理的窘境。

1.3 信息化深入程度不夠

網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展，使得各種行業(yè)信息化水平得到迅速提高。醫(yī)療服務行業(yè)也緊跟時代潮流，把信息化建設納入到醫(yī)院工作的范疇之內(nèi)，門診掛號、急救調(diào)配、財務結(jié)算等都可利用信息化醫(yī)療服務系統(tǒng)進行操作。當然，醫(yī)院基建項目檔案管理也在其范圍之中，但使用環(huán)節(jié)多在信息錄入階段，信息化資源的不合理利用，使信息化帶來的本質(zhì)有利性得不到體現(xiàn)，與信息化建設的目標大相徑庭。

1.4 檔案管理人員能力不足

醫(yī)院基建項目檔案管理工作是一項步驟繁多、內(nèi)容龐雜、事情考慮需全面的工作，它對管理人員的文化水平、業(yè)務能力、職業(yè)素養(yǎng)都有著極高的要求，必須使用專業(yè)的、優(yōu)秀的檔案管理人員。當下來看，醫(yī)院基建項目檔案管理人員水平參差不齊，可勝任人數(shù)較少，他們當中較多都是普通文職人員。缺少專業(yè)性的管理經(jīng)驗，加上管理人員的思維界限，至今沿用傳統(tǒng)管理模式，手段上的滯后性使得醫(yī)院基建項目檔案管理難以與時俱進。

2 醫(yī)院基建項目檔案管理中的對策

2.1 強化檔案管理重要性意識

在基建項目快速增多，基建工作日益冗雜的當代，基建信息的種類與數(shù)量也越來越多，而基建項目檔案中存儲著各類基礎(chǔ)建設項目信息，其重要程度不言而喻。觀念上的轉(zhuǎn)變會帶來行動上的改變，要快速形成醫(yī)院基建項目檔案管理應是醫(yī)院檔案管理重要部分的觀念。管理人員要摒除以前的落后錯誤思想，加大對基建項目檔案管理的資金和精力投入，為使其有條不紊的進行，提高其服務效率，可在醫(yī)院設立基建項目管理的專門機構(gòu)，如基建項目檔案科，由專職專業(yè)人員管理?；椖繖n案管理需要多部門全方位地配合、支持，醫(yī)院內(nèi)部要通過院會、部門會、研討會等形式進行檔案管理重要性普及，使相關(guān)科室人員在基建檔案管理有需要時積極響應，積極配合。在醫(yī)院領(lǐng)導的宣傳和要求下，檔案管理人員在進行工作時，要意識到管理的材料是醫(yī)院重要的、不可缺失的資料，應進行嚴格保管。

2.2 加強制度建設工作

基建項目檔案管理規(guī)則制度的不完備，導致其服務效率低下，醫(yī)院要對其的缺失、滯后、難以操作，采取科學合理的改善措施。制度的難操作性往往是由于其具有不確定性、無內(nèi)容性、不合理性、無科學性。醫(yī)院規(guī)章制度的制定要在專業(yè)人士的指導下進行，要征求采納醫(yī)院員工的意見，進行集思廣益，充分考慮醫(yī)院情況，制定出具體、合理、實際可行的制度。制度的體系全面性也很重要，在進行規(guī)章制度時，應充分考慮從檔案收集到檔案銷毀的各個過程，制定出系統(tǒng)性較強的制度?；椖繖n案管理約束制度也不應缺失，應該制定全面的考核方式與指標，還可實行責任到人制度。在實際醫(yī)院檔案管理中，工作人員重視程度低，工作出錯率大，醫(yī)院需要頻繁進行檢查工作，有錯必究，有過必罰，使紙上的制度具有強制執(zhí)行力，提升工作人員的責任感。

2.3 提升檔案信息化建設效能

在醫(yī)院的各項工作中，逐步實現(xiàn)計算網(wǎng)絡化存儲與查詢。利用醫(yī)院信息化建設中的相關(guān)技術(shù)，可以提高辦事效率，節(jié)約醫(yī)院辦公開支，有利于基建工作開展的深度化，所以，對醫(yī)院基建項目檔案管理信息化已具有管理和技術(shù)上的必要性。醫(yī)院要不斷推進基建項目檔案管理信息化進程，極大性的創(chuàng)造其發(fā)展的良好條件，使檔案搜集、檔案使用、檔案查詢等功能在醫(yī)院基礎(chǔ)設施的檢查和維護中發(fā)揮重要作用。

2.4 積極改進基建工程檔案管理方式

先進的管理模式是管理工作順利進行的重要因素?；椖抗芾響斣谑占?、保存、查詢、使用、銷毀基建項目數(shù)據(jù)等各方面有一定的工作方式和標準。首先，基建項目管理人員應該嚴格按照國家或醫(yī)院規(guī)定的范圍、編碼、方式進行收集和保存，以便于日后的移交、查詢與利用。其次，在查詢方式和可查詢內(nèi)容上也應遵守醫(yī)院的審批和限制規(guī)定，還應與基建建設單位保持良好、長期的溝通交流，以進行錄入數(shù)據(jù)錯誤的改正、當時用料市場行情的了解和基礎(chǔ)建設合理使用的咨詢。最后還要基于數(shù)據(jù)安全性的考慮，將其中的信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)化并對其進行復制、打印，防止原材料的毀失。

2.5 提高管理人員的專業(yè)化素養(yǎng)

管理人才是管理工作的基石，一個好的管理團隊對管理事項的有序進行至關(guān)重要。優(yōu)秀管理團隊的選任首先應從管理層開始，管理層要具備專業(yè)知識和專業(yè)工作態(tài)度，不能讓認為基建項目管理可有可無的人來擔任。不僅如此，還應在具體管理人員的選拔上，以專業(yè)化為主考慮因素，以工作態(tài)度為次考慮因素，謹慎地選擇人員。醫(yī)院和部門還應時常舉辦基建項目管理交流會，進行不間斷、長期培訓，鼓勵管理工作人員踴躍參加醫(yī)院之間的探討活動，學習并提高基建管理能力。

3 結(jié)語

醫(yī)院基建項目檔案管理在有效開展醫(yī)院基建工作，促進醫(yī)院廉潔之風方面的有利之處，不應被醫(yī)院管理者所忽視，醫(yī)院應從思想出發(fā)，行動起來，依照國家或行業(yè)有關(guān)標準，積極、科學地進行基建項目管理工作，全方位提升醫(yī)院檔案管理層次，為基建工程的建設與發(fā)展提供良好環(huán)境。

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