檔案管理數(shù)字化管理的意義

張紅梅

摘 要：在各種信息資源中，檔案作為重要的信息資源，它存儲大量的知識和信息，目前信息的種類和形式在不斷變化，傳統(tǒng)檔案管理模式已不能滿足信息時代快速發(fā)展的形式。檔案信息資源作為社會信息資源的重要組成部分，已深入到社會活動的每一個角落，貫穿于人們的日常生活之中。檔案信息化建設(shè)已成為信息時代檔案工作者面臨的重要課題和發(fā)展契機，加強檔案數(shù)字化管理意義重大。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；意義

1 檔案管理數(shù)字化的概念

數(shù)字化檔案管理是檔案部門在工作方式上的一種創(chuàng)新，它不僅可以充分發(fā)揮其信息優(yōu)勢，為利用者提供及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)且具有較高權(quán)威性和參考價值的檔案信息，而且能夠滿足科學(xué)研究大型而復(fù)雜的課題需要，家庭教育等需求。它以多種語言、文字的形式傳播中國悠久的歷史文明，而且有利于創(chuàng)造良好的社會發(fā)展環(huán)境，促進國家經(jīng)濟建設(shè)的發(fā)展，在落實科教興國戰(zhàn)略的方面可以充分發(fā)揮檔案工作的作用。傳統(tǒng)的檔案管理由于存儲空間大致使查找檢索費時，備份檔案時孺要大最的人力物力，人工處理不可靠.維護起來也不方便。而檔案數(shù)字化管理可大大改善這一問題，檔案數(shù)字化管理一般可通過掃描儀將紙質(zhì)檔案信息錄人到計算機數(shù)據(jù)庫中，通過檢索詞條進行查找相關(guān)信息。用計算機存儲檔案信息的優(yōu)點是檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)可以更好的滿足檔案管理要求

這是由數(shù)字檔案本身的特點所決定的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體容量非常有限，而且成本偏高，而數(shù)字檔案的載體容量很大，可以節(jié)約大量成本和檔案保存空間；紙質(zhì)檔案一旦遭到破壞，很難得以恢復(fù)，而數(shù)字檔案具有容易備份的特點，可以通過保留多份備份文件來避免檔案受損；在利用紙質(zhì)檔案時，我們通常要翻閱幾十卷、甚至幾百卷的檔案，工作十分繁復(fù)，而數(shù)字檔案在利用過程中，只需利用計算機，就可以在幾分鐘內(nèi)檢索到所需內(nèi)容，十分方便；紙質(zhì)檔案只能描述二維的歷史記錄，無法滿足人們在建筑設(shè)計、科研等方面的需求，而數(shù)字檔案卻可以利用計算機等先進的工具達到多維的記錄要求。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時代的必然產(chǎn)物

當(dāng)今人類社會已邁入了信息時代，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，正深刻地影響著社會的各個領(lǐng)域，改變著人們的生活、工作和學(xué)習(xí)方式。信息化浪潮的沖擊，同樣也給檔案工作帶來了新的契機，使得檔案數(shù)字化逐漸被提上日程。隨著辦公自動化水平的不斷提高，無紙化辦公已成必然趨勢，由此形成了大量的數(shù)字化檔案，檔案管理必須從傳統(tǒng)的實體管理向信息化管理方向發(fā)展，才能滿足時代發(fā)展的需求。因此，檔案數(shù)字化是信息時代的必然產(chǎn)物，檔案數(shù)字化管理較之傳統(tǒng)的實體檔案管理，有著無可比擬的先進性和時效性，它將分散于不同載體、不同地方的檔案信息以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式連接，實現(xiàn)了檔案信息資源的及時利用與共享。

4 檔案數(shù)字化建設(shè)可以提供大量及時的信息

檔案中包含了大量的數(shù)據(jù)、資料、圖表、文件等原始憑證，是最真實、最可靠、最具說服力的歷史記錄，同時也是國家信息資源的重要組成部分，具有不可估量的社會經(jīng)濟價值。當(dāng)今社會，機構(gòu)負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確，各職能部門工作查考要求快速、及時，社會廣大公眾對檔案信息需要量正不斷增加，人們已越來越多地關(guān)注檔案信息獲取的時效性和便捷性。而數(shù)字化檔案相比傳統(tǒng)檔案載體來說，既方便獲取，又不會對檔案原件造成損壞。

因此，檔案部門只有盡快改變傳統(tǒng)的管理、檢索和提供利用方式，不斷加快檔案數(shù)字化建設(shè)，才能及時、準(zhǔn)確地為社會各界提供利用，進一步實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。

總之，檔案數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)工程，也是一項長期而艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)。在數(shù)字化進程中采取檔案館與檔案數(shù)字化專業(yè)外包公司合作的模式是一種大膽的嘗試，不僅有利于優(yōu)化社會資源配置，更能夠提高檔案館的工作效率、降低業(yè)務(wù)運行成本。對于這一模式在實踐中出現(xiàn)的問題，我們應(yīng)認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，使之不斷在推廣中走向規(guī)范與完善。

5 實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的必要性

1）檔案數(shù)字化管理提高了檔案管理的工作效率。檔案對發(fā)展科學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)的形成和發(fā)展起著重要的參考作用。因此實現(xiàn)檔案數(shù)字化對于使檔案管理部門從封閉走向開放起著重要的意義，它可以有效的在檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理方面為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用.由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館，又大都以紙張為主要載體，造成用戶利用、查找不便。此時若通過網(wǎng)絡(luò)計算機管理的數(shù)字化檔案進行查找不僅能準(zhǔn)確反映情況，而且可使查詢資料的過程變得簡單而輕松—使用戶更加便捷、準(zhǔn)確地查找到自己需要的檔案，使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。換言之網(wǎng)絡(luò)化的實現(xiàn)可以使由原來的文件實體保管的檔案庫基地變成了提供利用的信息控制中心。

2）檔案數(shù)字化管理使得檔案工作更規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。目前，檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件繁雜是檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)水平的整體提高。檔案是社會信息資源的組成部分，已日益成為國家進行經(jīng)濟建設(shè)、發(fā)展科學(xué)文化事業(yè)的重要資源，而檔案數(shù)字化建設(shè)本身又是思想上的一次飛躍，它使我們的思維視角從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)涵涉及到了檔案工作的各個方面.因此在積極開發(fā)檔案信息資源時.檔案工作者應(yīng)以檔案業(yè)務(wù)方面規(guī)范化為重點從而提供有價值的檔案信息，真正意義上的實現(xiàn)檔案作為信息資源為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展提供更好地服務(wù)目標(biāo)?？梢姍n案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的建設(shè)，建立健全和可實施的檔案標(biāo)準(zhǔn)。把握兩者互相促進，相輔相成的辯證關(guān)系。

3）社會快速發(fā)展形式下體現(xiàn)出的需求性。從電子計算機網(wǎng)絡(luò)化時代的出現(xiàn)，到20世紀(jì)80年代后期，由于采用通信標(biāo)準(zhǔn)，使成千上萬個局城網(wǎng)連成一個地區(qū)網(wǎng)絡(luò).乃至形成全球性的網(wǎng)絡(luò)。隨著人類進入信息社會及現(xiàn)代電子計算機技術(shù)和通訊技術(shù)應(yīng)用與發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為加快國家信息化步伐和發(fā)展我國檔案事業(yè)的需要。由計算機網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑而成的數(shù)字化虛擬環(huán)境對人類社會的作用與意義已越來越大，現(xiàn)行社會的人們時間意識強，領(lǐng)導(dǎo)做出的決策既要迅速又需準(zhǔn)確，各職能部門工作中要求快速及時，社會公眾對檔案信息的需要量也在不斷增加，如學(xué)生檔案、醫(yī)院檔案等，因而他們要求信息共享的迫切性越來越明顯，因而數(shù)字化信息在人類社會中起著越來越重要的作用，因此，應(yīng)緊跟社會發(fā)展的需要，加快實現(xiàn)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，促進檔案信息的共享與利用。

檔案作為一種重要的信息資源，其重要性不言而喻。面對這一挑戰(zhàn)，檔案工作者應(yīng)積極應(yīng)對，檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)社會發(fā)展、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求，所以應(yīng)該要不斷的學(xué)習(xí)科學(xué)知識從而更好的掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

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