新時期檔案載體的變革對檔案管理工作的創(chuàng)新思考

賴德兆

摘 要：新時期檔案管理工作出現(xiàn)了很多新的變化，而檔案載體的變革是其中較為重要的因素?，F(xiàn)代信息技術(shù)與計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的出現(xiàn)，讓檔案管理從紙質(zhì)檔案不斷向新型載體檔案過渡，這對檔案工作產(chǎn)生很大影響。因此檔案管理者要抓住機(jī)遇，不斷創(chuàng)新檔案管理工作的方式與內(nèi)容，提高檔案管理效率與質(zhì)量，提升檔案資源的利用效率，實現(xiàn)檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案載體；變革；檔案管理；創(chuàng)新思考；途徑

新時期檔案載體的變革對檔案管理工作造成極大影響，在各種新型技術(shù)與思想的應(yīng)用下，檔案管理工作必要不斷創(chuàng)新，進(jìn)而提高與當(dāng)代社會的適應(yīng)度、滿足人們的需求。因此在檔案載體的變革的基礎(chǔ)上，檔案管理工作要通過服務(wù)理念、管理方式、管理系統(tǒng)等方面進(jìn)行創(chuàng)新，進(jìn)而提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

1 檔案載體的變革概述

在我國甲骨、泥版、金石、竹簡、木簡、縑帛、羊皮、貝葉等都曾作為我國檔案載體。在社會生產(chǎn)力快速發(fā)展中，檔案載體也發(fā)生第一次變革，第一次變革是在我國東漢時期蔡倫對造紙術(shù)的改進(jìn)，實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)的飛躍。而第二次則是現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，實現(xiàn)檔案載體的第二次變革。現(xiàn)代檔案載體主要是紙張、膠片、磁帶（盤）、光盤等，從而對檔案載體進(jìn)行有效的豐富，但對新的載體進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)基本都是以電子載體為主，這也使得檔案管理工作發(fā)生很大變化。檔案載體的第二次變革使得檔案載體更加多元，對檔案資源的利用效率也更高。但就目前來看，紙質(zhì)檔案與電子化檔案是并存關(guān)系，要想完全取代紙質(zhì)化檔案還有很長一段路要走。但檔案載體的變革，勢必會帶動檔案管理行業(yè)的創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化與精細(xì)化，促進(jìn)人們對檔案資源的綜合利用率。

2 檔案載體的變革對檔案管理工作的影響

2.1 對檔案自身的影響

新時期檔案載體的變革，檔案的載體更加豐富，類型也更加多元，目前以電子文件為載體形式十分常見。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理中遇到極大挑戰(zhàn)，但紙質(zhì)檔案卻在管理中依然具有重要地位。目前形成紙質(zhì)檔案，以及膠片、磁帶（盤）、光盤等新的載體的并存局面，新的載體具有內(nèi)存更大、管理方便、利用率高等特點，相信在不久的將來一定會對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化。

2.2 對檔案管理工作的影響

新時期檔案載體的變革具有重要意義，這些年檔案資料在快速增加，對檔案資料的分類、查詢、保管等造成極大壓力，而新載體的出現(xiàn)使得方案管理工作變得更加高效。不但能方便人們對檔案資料的存儲與查詢，還能實現(xiàn)檔案資源的共享，提高檔案資源的綜合利用率。但新載體的安全性與保密性等還有待進(jìn)一步提高，這樣才能更好地提高檔案管理水平。

2.3 對保管機(jī)構(gòu)及其保管條件的影響

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理中對保管環(huán)境有極大要求，不但要有充足的空間，還要具備合適的溫度、濕度等，還要防火、防蟲等，新型檔案載體的出現(xiàn)對檔案存儲造成極大影響。首先就是不用在浪費(fèi)較大的存儲空間，同時也不用擔(dān)心存儲環(huán)境。膠片、磁帶（盤）、光盤等也會造成空間的浪費(fèi)，以及查詢的不便等情況的出現(xiàn)，因此在應(yīng)用中還是以紙質(zhì)檔案與電子檔案為主。

2.4 對檔案利用的影響

新型檔案載體對檔案服務(wù)于利用的方式進(jìn)行極大地豐富，通過對紙質(zhì)檔案的可視化處理，實現(xiàn)檔案資源的有效應(yīng)用，對紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行掃描，并上傳到計算機(jī)上，并將其轉(zhuǎn)化成在計算機(jī)內(nèi)就能對其利用的資源。

2.5 對檔案管理人員的影響

新型檔案載體的出現(xiàn)，意味著檔案管理人員不能在利用傳統(tǒng)的管理觀念與管理方式進(jìn)行管理，必須要不斷創(chuàng)新管理理念，提高相關(guān)的專業(yè)知識，熟練掌握相關(guān)的技術(shù)，這樣才能提高管理水平與服務(wù)水平。

3 檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

3.1 創(chuàng)新服務(wù)理念

新時期檔案載體的變革，就要求檔案管理人員的服務(wù)理念要不斷創(chuàng)新，這樣才能適應(yīng)社會的發(fā)展與人們的需求[1]。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)的快速發(fā)展下，對用戶提供更加、更便捷的服務(wù)方式，也對用戶的好奇等多種需求進(jìn)行有效的滿足。因此檔案管理人員不能與社會發(fā)展的潮流隔絕，一定要與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新服務(wù)理念。檔案管理人員管理理念與管理方式的創(chuàng)新，能夠提高檔案資源的利用率，為人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

檔案管理人員必須具備基本的檔案管理意識。通過對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)的合理應(yīng)用，實現(xiàn)對檔案全過程的優(yōu)化管理，并在管理過程中保證檔案資料的安全。新時期人們對檔案資源的要求不再是儲存這么簡單，因此檔案管理人員要對檔案資源進(jìn)行合理利用，實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，并將傳統(tǒng)的存儲向開發(fā)利用的方向發(fā)展，這樣才能在新時期提高檔案資源的利用率。通過對方案管理工作的創(chuàng)新，有助于提高管理質(zhì)量與效率，推進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

3.2 建立檔案管理系統(tǒng)

目前檔案載體出現(xiàn)多元化的特定，檔案信息量與種類也十分龐大，在傳統(tǒng)的管理方式中已經(jīng)無法有效管理與利用這些新興檔案，因此檔案管理部門要積極建立檔案管理系統(tǒng)，并實行檔案管理工作的專業(yè)化[2]。信息時代的信息數(shù)據(jù)資源十分龐大，這就導(dǎo)致人們在對相關(guān)資源進(jìn)行整理與保管中就變得困難。所以，要加快建立檔案管理系統(tǒng)，對一些不涉密的檔案進(jìn)行有效的管理，并對公眾開放，方便公眾對檔案資源的利用，也能有效降低檔案管理人員的工作量，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化與精細(xì)化管理。只有建立起檔案管理系統(tǒng)，才能對各種檔案資料實行統(tǒng)一管理，從而提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

紙、膠片、磁帶（盤）、光盤等載體的出現(xiàn)，讓檔案的存儲變得多元，為提高檔案管理效率與質(zhì)量，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，就要創(chuàng)新管理內(nèi)容。在進(jìn)行管理時，要對不符合檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行合理去除，并將其轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行管理。對一些重要的檔案資源，無法用紙張進(jìn)行記錄的，要刻錄到磁帶（盤）、光盤等載體中，同時保存在計算機(jī)與光盤中。這樣就能通過數(shù)字化管理與光盤等管理，加強(qiáng)對重要檔案資料的雙重保護(hù)。同時，還要做好這種空間檔案的文字說明，方便人們的使用。

3.3 創(chuàng)新管理方式

新時期檔案載體的變革，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)社會的發(fā)展，也無法滿足人們對檔案資源的利用[3]。因此在檔案管理人員在進(jìn)行管理時，要加強(qiáng)對計算機(jī)技術(shù)、云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)等多種技術(shù)的有效應(yīng)用，從而提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，提高檔案資源的精準(zhǔn)度。這就要求檔案管理人員在日常管理工作中要合理應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，這樣才能提高檔案管理的現(xiàn)代化與精細(xì)化。檔案管理工作并不是簡單的口號，因此要落到實處，當(dāng)檔案載體發(fā)生變革后，檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作發(fā)生很大變化，但也是建立在傳統(tǒng)管理工作基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新的。在對膠片、磁帶（盤）、光盤等載體進(jìn)行管理時，要認(rèn)識到這些載體存儲環(huán)境等要求，因此在創(chuàng)新管理方式中，要將這些載體中的檔案數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為電子文件的形式，這樣方便檔案資源的統(tǒng)一管理與利用。

因此管理人員要基于檔案管理工作的實際情況，并與最新理論、經(jīng)驗等進(jìn)行合理的結(jié)合，這樣才能對管理工作進(jìn)行合理的創(chuàng)新。合理應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)局域網(wǎng)，通過建立起檔案管理網(wǎng)站，加強(qiáng)對電子檔案的收集與管理，并將檔案以電子文件的形式進(jìn)行上傳，從而實現(xiàn)對檔案管理工作的創(chuàng)新。所以檔案管理部門要加快網(wǎng)絡(luò)窗口的建立，在網(wǎng)站上對檔案進(jìn)行收集、管理與利用，同時也能通過網(wǎng)站增加對外的宣傳。提高人們對檔案管理工作的了解，加強(qiáng)人們對檔案資源的利用。

3.4 創(chuàng)新管理內(nèi)容

傳統(tǒng)的檔案管理工作在管理范圍上不是很廣泛，但在新時期，管理人員也要與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新管理內(nèi)容，對檔案管理內(nèi)容進(jìn)行合理的豐富，從而為人們提供不同的服務(wù)，并提高檔案的利用價值[4]。因此檔案管理部門要加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，不斷提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。同時也要對管理人員在工作與生活中的困難進(jìn)行合理的解決，讓工作人員能夠踏實工作，只有管理人員能夠安心工作，才能不斷對管理內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理工作在新時期的重要價值。不斷豐富管理內(nèi)容，實現(xiàn)檔案資源在當(dāng)下的重要價值，為人們的管理與決策提供更加有效的內(nèi)容。同時，通過管理內(nèi)容的創(chuàng)新，能夠為人們提供不同的服務(wù)，提高檔案管理工作的重要功能。

3.5 合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)

目前在檔案管理中數(shù)據(jù)量與種類都較為龐大，對檔案數(shù)據(jù)信息的合理應(yīng)用能夠有效提升檔案管理工作的水平與質(zhì)量。第一，運(yùn)存儲模式。在大數(shù)據(jù)技術(shù)中運(yùn)存儲模式較為可靠，符合檔案管理的安全性原則，且能夠良好的解決檔案存儲空間不足的情況。運(yùn)存儲模式在對檔案進(jìn)行管理中，能夠保證檔案的安全與完整，且能夠?qū)n案信息進(jìn)行準(zhǔn)確的存儲，方便人們在后期的查找與使用。第二，增加對用戶數(shù)據(jù)的分析服務(wù)。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的合理應(yīng)用，對檔案資源數(shù)據(jù)信息進(jìn)行合理的分析與應(yīng)用，能夠?qū)τ脩舻膫€性化需求進(jìn)行掌握。通過對用戶需求的合理分析，能夠有效解決用戶在使用檔案資源中遇到的問題，進(jìn)而實現(xiàn)檔案資源在當(dāng)下的有效應(yīng)用。第三，提高數(shù)字化檔案的檢索能力。在新時期數(shù)字化檢索是檔案管理工作中十分重要的內(nèi)容，因此大數(shù)據(jù)技術(shù)的合理應(yīng)用，能夠?qū)Σ煌臋n案信息進(jìn)行合理的分析，從而對檔案信息進(jìn)行規(guī)范，提高數(shù)字化檔案的檢索能力。用戶通過檢索能夠快速、準(zhǔn)確找到自己需要的檔案資料，提高用戶的滿意度，進(jìn)而實現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)性。

4 結(jié)語

新時期檔案載體發(fā)生很大變革，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體逐漸向電子載體過渡，這就要求檔案管理工作要與時俱進(jìn)，適應(yīng)社會的發(fā)展，滿足人們的需求。因此，檔案管理工作要創(chuàng)新服務(wù)理念、建立檔案管理系統(tǒng)、創(chuàng)新管理方式、合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)等途徑進(jìn)行創(chuàng)新。只有對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，才能有效提升檔案管理工作的水平與質(zhì)量，提高管理人員的服務(wù)水平，進(jìn)而實現(xiàn)我國檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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