文書檔案管理中辦公自動化的應用探究

錢煒

摘 要：辦公自動化作為文書檔案管理工作革新的主要方向。以現(xiàn)階段文書檔案管理工作情況為基礎，結合近年來辦公自動化應用特點，明確新時代發(fā)展對文書檔案管理工作提出的要求，分析如何在文書檔案管理中應用辦公自動化，以此提升實踐工作效率，優(yōu)化檔案管理工作質(zhì)量。

關鍵詞：文書；檔案管理；辦公自動化；信息共享

文書檔案作為社會發(fā)展的必然產(chǎn)物，可以充分展現(xiàn)基礎建設、領導決策及處理問題等內(nèi)容，屬于檔案管理工作的重要組成部分。因此，在社會經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展的過程中，要想系統(tǒng)而完善的提供檔案信息，可以結合辦公自動化理念進行革新，這樣不僅能滿足日益革新的文書檔案管理要求，還可以成為新時代文書檔案管理工作革新的主要依據(jù)，從而提高實踐檔案管理效率。下面，對應用辦公自動化的文書檔案管理工作進行分析。

1 辦公自動化的優(yōu)勢

1.1 共享信息

在傳統(tǒng)意義上，文書檔案管理工作是由人工操作的，單位無法共享應用信息，致使大部分信息被閑置在檔案柜中，不但會加劇資金與資源的浪費，而且會增加尋找文件及附加信息的工作難度。而隨著計算機技術的不斷優(yōu)化，檔案管理工作也會隨之革新，此時不僅能區(qū)分處理檔案中的信息與載體，還可以與其他子系統(tǒng)構建良好關系，以此促使系統(tǒng)之間可以有效查找自己所需的信息數(shù)據(jù)。

1.2 提升工作時效性

傳統(tǒng)意義上的文書檔案管理工作有三大問題：立卷難、管理難且應用效率低。而在新時代背景下，現(xiàn)代網(wǎng)絡系統(tǒng)的提出和應用，方便了工作人員進行管理，不僅可以便捷操作檔案管理工作，還能提供信息應用的快速途徑，以此優(yōu)化文書檔案管理工作效率和質(zhì)量。

1.3 優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量

從本質(zhì)上講，檔案工作就是合理利用儲備信息數(shù)據(jù)。此時，要想為各部門或系統(tǒng)提供有效檔案信息，需要工作人員在整合以往工作經(jīng)驗的基礎上，優(yōu)化文檔卷宗管理的高質(zhì)量。這是傳統(tǒng)意義上文書立卷工作無法實現(xiàn)的工作。而在現(xiàn)代辦公自動化理念提出后，檔案人員不僅能從以往復雜的工作內(nèi)容中釋放自己的雙手，還可以將工作精力和時間放在檔案編研和二次信息開放工作中，以此優(yōu)化整體文書檔案管理的工作質(zhì)量和效率。這對當前文書檔案管理革新而言具有積極作用[1]。

2 文書檔案管理特點

了解當前文書檔案管理工作可知，在實踐發(fā)展中，其具有以下特點：其一，常規(guī)性的文書檔案管理工作過于復雜且龐大。簡單來說，文書檔案的構建分為資料的收集、儲存及應用三部分。其中工作人員可以選擇的儲備方法有很多種，如縱向建檔、橫向建檔等，因此在管理操作中具備復雜性和多變性，會阻礙實踐工作效率和質(zhì)量；其二，員工的工作效率和熱情不高。受工作復雜性、多變性等因素的影響，工作人員在操作過程中非常辛苦，且日常工作步驟也很無趣，這樣勢必會制約整體工作效率；其三，管理和應用效率過低。傳統(tǒng)意義上的文書檔案管理工作形式，難以滿足新時代背景下的管理需求，這樣會導致文書檔案的查閱、儲備等工作效率下降，且無法保障掌控整體文書檔案管理工作的動態(tài)，最終會增加人力和空間資源的消耗。

3 在文書檔案管理中辦公自動化的應用措施

了解當前文書檔案管理工作可知，引用辦公自動化進行革新發(fā)展，優(yōu)勢與劣勢并存，但就現(xiàn)代檔案工作而言，優(yōu)勢遠遠大于弊端。因此，工作人員要在整合以往工作經(jīng)驗的基礎上，提出有效的應用措施。

3.1 隔離內(nèi)外系統(tǒng)

通過在辦公自動化系統(tǒng)中的內(nèi)部網(wǎng)絡和外部網(wǎng)絡之間，設計物理隔離，有助于內(nèi)外網(wǎng)在隔離的狀態(tài)下，有效保護網(wǎng)絡系統(tǒng)運行安全。具體設計分為以下兩點：一方面，引用路由器進行隔離防護。在路由器的作用下，可以先屏蔽一切IP地址，并有針對性的放行一些地址進入網(wǎng)絡系統(tǒng)中；另一方面引用防火墻進行隔離防護。當前，很多防火墻都具有認證機制，且不管是哪種類型，從本質(zhì)上分析，都具有以下幾點功能：其一，過濾進出網(wǎng)絡系統(tǒng)中的信息數(shù)據(jù)；其二，管理進出網(wǎng)絡中的訪問行為；其三，記錄進入防火墻的數(shù)據(jù)信息與活動；其四，檢測和警告網(wǎng)絡攻擊。

3.2 優(yōu)化工作人員的綜合素養(yǎng)

具體內(nèi)容主要分為以下幾點：其一，從硬件和投資入手，持續(xù)優(yōu)化硬件環(huán)境，優(yōu)化檔案管理者的綜合素養(yǎng)。了解當前實踐案例可知，要想應用辦公自動化革新檔案管理工作，必須要增加現(xiàn)代化應用硬件的投資，只有這樣才能幫助工作人員更多了解應用設備的特點和運行條件，且可以在實踐工作中熟練掌握，進而優(yōu)化自身的工作能力；其二，要以自主學習為核心，培育訓練為輔助的方式進行操作，而后在實踐落實中推廣可持續(xù)引用的終身教育觀念，以此保障檔案人員的綜合素養(yǎng)可以隨著時代變遷而穩(wěn)步提升。多了解和多學習是檔案人員優(yōu)化自身能力和素養(yǎng)的重要措施，此時需要各單位在實踐工作當中構建良好的學習激勵制度，并將檔案業(yè)務學習考查結果融入到業(yè)績考核當中，從而調(diào)動員工自主參與的積極性；其三，強化檔案部門與區(qū)域之間的系統(tǒng)合作關系，以此通過拓展自己的交際面，學習其他單位檔案管理、資源應用、知識創(chuàng)新等高科技，促使自己掌握更多的現(xiàn)代化管理知識[2]。

3.3 保障檔案管理的計算機信息安全

在現(xiàn)代化計算機技術持續(xù)發(fā)展的過程中，文書檔案管理工作向著辦公自動化方向的革新工作也產(chǎn)生了新的變化，尤其是網(wǎng)絡病毒、黑客攻擊等現(xiàn)象的出現(xiàn)，為企業(yè)和單位的文件信息質(zhì)量帶來了極大的影響，若是出現(xiàn)泄露還會增加企業(yè)和單位運行的經(jīng)濟損失。由此，在新時代背景下，我國文書檔案管理工作一定要從安全角度入手進行優(yōu)化和革新。通常情況下，企業(yè)會在系統(tǒng)中安裝殺毒軟件，如當前最常見的有電腦管家等，亦或是引用防火墻的獨特優(yōu)勢，為文書檔案管理工作奠定基礎保障。另外，有關工作人員在文書檔案工作中應用辦公自動化時，要針對不同部門的信息進行加密，或設計權限，以此避免企業(yè)和單位在發(fā)展過程中泄露重要信息。

3.4 構建完善的文書檔案管理標準

以辦公自動化為核心，不管是企業(yè)還是事業(yè)單位，都要全方位優(yōu)化文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，并提出完善的文書檔案管理標準。由此，在發(fā)展中，企業(yè)和單位要構建專業(yè)的文書檔案管理部門，聘用優(yōu)質(zhì)的綜合型人才，以此在保障文書檔案管理工作有序進行的同時，并設計有效的監(jiān)督機制。依據(jù)引用監(jiān)督機制全面管控文書檔案管理工作，有助于提升文書檔案管理的有效性和合理性。同時，在系統(tǒng)運行中，工作人員在對計算機程序進行科學設計時，還可以結合有關標準正確儲存和輸入有關數(shù)據(jù)信息。需要注意的是，檔案管理工作中涉及到的信息類型非常多，因此要求工作人員在處理時，必須要引用不同程序進行管理和編訂。另外，要想保障后續(xù)工作可以更快操作，還要針對文書檔案進行編號，只有這樣才能幫助工作人員更快找到所需信息的位置和內(nèi)容[3]。

4 結束語

綜上所述，在文書檔案管理工作中應用辦公自動化，對企業(yè)和事業(yè)單位的發(fā)展具有積極作用。因此，在新時代背景下，工作人員不但要先明確辦公自動化的應用優(yōu)勢，而且要明確其中存在的問題，以此在整合自身發(fā)展需求的基礎上，提出有效的應用措施，并優(yōu)化各部門員工的工作能力和綜合素養(yǎng)，只有這樣才能更快實現(xiàn)預期目標，并科學管控重要檔案信息。

參考文獻

[1]宋玲玲.談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].科學技術創(chuàng)新，2017（3）：196-196.

[2]蘇青麗.基于辦公自動化環(huán)境的電子文書檔案管理研究[J].中國管理信息化，2018，v.21；No.378（12）：172-173.

[3]宋小杰.辦公自動化在文書檔案管理的應用研究[J].才智，2018（16）：210.