信息時(shí)代高校檔案利用服務(wù)觀念的更新與發(fā)展探討

秦銘

摘 要：隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，我國(guó)也逐漸進(jìn)入了信息化時(shí)代。在信息化時(shí)代里，人們應(yīng)當(dāng)將信息技術(shù)應(yīng)用到生活與工作的方方面面。在高校，檔案管理是極為重要的工作，若是高校無(wú)法合理進(jìn)行檔案管理工作，并且充分利用好檔案的效用，那就會(huì)使高校在發(fā)展中遇到瓶頸。本文將對(duì)信息化時(shí)代下高校檔案利用服務(wù)觀念的更新與發(fā)展作出探討。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代高校檔案利用服務(wù)觀念發(fā)展

檔案本質(zhì)為信息的歸納，它不僅記載著經(jīng)濟(jì)體在長(zhǎng)期發(fā)展中的種種事件，而且還能為經(jīng)濟(jì)體管理者的決策提供參考意見(jiàn)。有專(zhuān)家認(rèn)為，人類(lèi)由工業(yè)文明邁向科技文明的主要表現(xiàn)就在于信息管理方式的變化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)難以滿(mǎn)足人們?nèi)找鎻?fù)雜的需求，信息化技術(shù)的引入，很好的填補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案的不足之處。在信息化建設(shè)下，檔案的管理與利用變得更為簡(jiǎn)便，為高校的工作提供了較大支持。為了保證檔案利用能夠落實(shí)到實(shí)際工作中，高校應(yīng)當(dāng)重新樹(shù)立對(duì)于檔案利用的服務(wù)觀念，并且將其不斷更新，不斷發(fā)展，從而促進(jìn)自身的發(fā)展。

一、當(dāng)前高校檔案利用中存在的問(wèn)題

高校在漫長(zhǎng)的發(fā)展中，逐漸衍生出了屬于自己的檔案管理系統(tǒng)，并樹(shù)立了相應(yīng)的檔案利用服務(wù)觀念。隨著檔案管理系統(tǒng)的完善以及檔案利用服務(wù)觀念的形成，高校在檔案方面的進(jìn)步也一日千里。然而在實(shí)際工作中，高校的檔案仍舊未得到有效的利用，其原因具體來(lái)講可以劃分為以下三點(diǎn)：首先，高校管理者缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)知，他們認(rèn)為檔案的管理與利用只是輔助性工作，不能為教學(xué)工作提供較大支持，這就導(dǎo)致了校園內(nèi)檔案利用服務(wù)觀念的缺失；其次，檔案無(wú)法及時(shí)為高校提供需求信息也是當(dāng)前的問(wèn)題之一，雖然檔案在內(nèi)行人看來(lái)，它的收集與歸納十分簡(jiǎn)單，但在外行人看來(lái)卻是十分艱難，這是由于高校檔案的數(shù)據(jù)及其類(lèi)型過(guò)于龐大復(fù)雜所導(dǎo)致的；最后，檔案利用與檔案安全存在矛盾，也是導(dǎo)致檔案利用無(wú)法高效進(jìn)行的原因之一，由于未建立對(duì)高校檔案的正確認(rèn)識(shí)，所以技術(shù)人員在設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)時(shí)，往往不會(huì)考慮到檔案利用的及時(shí)性與有效性，這就使得高校在進(jìn)行安全處理時(shí)，可能會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)出現(xiàn)故障。綜上所述，高校檔案未能得到普遍的應(yīng)用，主要是源于高校人員缺乏較為完善的檔案利用服務(wù)觀念所導(dǎo)致的，如何在新形勢(shì)下更新與發(fā)展檔案利用服務(wù)觀念，成為了人們值得思考的問(wèn)題。

二、高校檔案利用服務(wù)觀念更新與發(fā)展的策略

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，人們的工作方式也發(fā)生了改變。在新形勢(shì)下，如何提升高校檔案管理的效率成為了人們關(guān)注的問(wèn)題。為了促進(jìn)高校檔案管理水平的提高，高校應(yīng)當(dāng)采用多種途徑為校內(nèi)人員建立全新的檔案利用服務(wù)觀念，以此實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)觀念的更新與發(fā)展。

1.拋棄傳統(tǒng)觀念，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，形成“服務(wù)至上”的觀念

由于檔案管理工作一直都不被重視，所以檔案管理人員往往較為懈怠，他們?cè)诠ぷ鲿r(shí)通常較被動(dòng)，很少會(huì)去主動(dòng)進(jìn)行工作。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提高，高校應(yīng)當(dāng)首先改變管理層的觀念，讓他們樹(shù)立檔案利用服務(wù)觀念，并且發(fā)散給檔案管理人員，從而帶動(dòng)檔案管理人員的熱情。檔案管理水平的提高是一個(gè)長(zhǎng)久的過(guò)程，高校應(yīng)當(dāng)循序漸進(jìn)。由于傳統(tǒng)的工作方式較為被動(dòng)，檔案管理人員缺乏主觀能動(dòng)性，所以高校應(yīng)當(dāng)讓他們克服舊思想，改變傳統(tǒng)觀念，將信息化時(shí)代下的新觀念引入到檔案管理工作中，從而實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用[1]。

當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)正處于飛速發(fā)展的時(shí)期，社會(huì)對(duì)人們的自主能力要求越來(lái)越高。為了保證高校能夠培養(yǎng)出與時(shí)俱進(jìn)的人才，高校應(yīng)當(dāng)定期對(duì)校內(nèi)人員展開(kāi)培訓(xùn)，確保師資團(tuán)隊(duì)以及其他職責(zé)的工作人員能夠具有較高的思想水平。檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)樹(shù)立良好的服務(wù)理念，確保自己工作的一切重心都是圍繞“人”來(lái)展開(kāi)，只有這樣才能保證他們具有較好的工作態(tài)度。同時(shí)，檔案管理人員在日常的工作中還應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)多媒體實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的整合與歸納，實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理。由于紙質(zhì)檔案已經(jīng)不再被當(dāng)今的社會(huì)所需要，高校還應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的信息傳輸平臺(tái)，確保檔案信息能通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸?shù)礁咝Ｖ校@樣的方式不僅保證了檔案信息的真實(shí)性與可靠性，而且還能夠防止檔案信息的泄露與丟失，是一種較安全的傳輸方式。在通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息的過(guò)程中，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，及時(shí)與高校進(jìn)行溝通，確保高校在有需求時(shí)能夠及時(shí)翻閱到相關(guān)的檔案。綜上所述，高校若是想要實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)觀念的更新與發(fā)展，那么應(yīng)當(dāng)為校內(nèi)人員樹(shù)立對(duì)檔案管理的正確認(rèn)知，只有這樣才能促進(jìn)檔案管理水平的提升[2]。

2.預(yù)測(cè)高校的信息需求，及時(shí)提供相關(guān)檔案

隨著我國(guó)教育業(yè)的深入發(fā)展，各個(gè)高校的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。為了培養(yǎng)出更加優(yōu)質(zhì)的人才，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合社會(huì)與國(guó)家的實(shí)際需求，不斷改進(jìn)教學(xué)方式，調(diào)整教學(xué)目標(biāo)，以此培養(yǎng)出專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平與實(shí)踐能力并存的綜合型人才。高校作為我國(guó)高等教育必不可缺的一部分，是我國(guó)素質(zhì)教育的重要根據(jù)地。為此，高校應(yīng)當(dāng)將培養(yǎng)學(xué)生的前瞻性列為教學(xué)的重點(diǎn)內(nèi)容。高校在培養(yǎng)學(xué)生前瞻性時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重校內(nèi)團(tuán)隊(duì)的前瞻性培養(yǎng)，只有這樣才能確保學(xué)生能夠形成獨(dú)到的前瞻性。在檔案管理中，前瞻性是發(fā)揮主觀能動(dòng)性的重要前提[3]。

傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理人員的工作形式較為被動(dòng)，其主要原因?yàn)闄n案利用服務(wù)觀念的缺失。若是想要讓檔案管理人員的工作從被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，形成自主能力，那就應(yīng)當(dāng)首先培養(yǎng)他們的前瞻性。這就要求了檔案管理人員在進(jìn)行日常的工作是，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行積極的思考，并實(shí)時(shí)收集高校的相關(guān)資料，把握高校的具體行動(dòng)方向，從而將高校在發(fā)展過(guò)程中可能應(yīng)用到的檔案資料及時(shí)整理歸納，放在易于拿取的位置，當(dāng)高校需要應(yīng)用這些檔案時(shí)，檔案管理人員可以及時(shí)提供。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理人員前瞻性的培養(yǎng)，高校應(yīng)當(dāng)提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，確保他們能夠具有較好的預(yù)測(cè)力和洞察力，還有獨(dú)到的分析力。高?？梢詾闄n案管理人員開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)授課，從而培養(yǎng)他們與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)。檔案管理人員既要能從宏觀上預(yù)測(cè)國(guó)家教育行業(yè)的大體發(fā)展方向，又要明確高校的教學(xué)方向，只有掌握好這兩點(diǎn)才能作出合理的預(yù)測(cè)。此外，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)深入調(diào)查高校的校領(lǐng)導(dǎo)，了解他們的行事風(fēng)格，這樣能夠幫助檔案管理人員從容面對(duì)可能出現(xiàn)的信息需求，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的提高[4]。

3.宣傳檔案利用的重要性，保證檔案利用的針對(duì)性

高校檔案利用服務(wù)觀念較為落后的原因還包括宣傳的缺失。為了能夠幫助校內(nèi)人員形成較先進(jìn)的檔案利用服務(wù)觀念，高校應(yīng)當(dāng)通過(guò)多種途徑進(jìn)行觀念的宣傳。現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展為我國(guó)檔案管理提供了很好的助力，高校應(yīng)當(dāng)發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)媒體實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)觀念的傳播。同時(shí)，高校還應(yīng)當(dāng)保證檔案利用的針對(duì)性。高校檔案的類(lèi)型較為多樣化，且其部門(mén)較多，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與各個(gè)部門(mén)進(jìn)行日常聯(lián)絡(luò)，確保自己能夠及時(shí)了解部門(mén)的需求。檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)對(duì)高校檔案進(jìn)行分類(lèi)，可以按照重要程度，也可以按照部門(mén)分類(lèi)。在分類(lèi)過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)秉持認(rèn)真精神的態(tài)度，確保檔案分類(lèi)的科學(xué)與合理。同時(shí)，檔案管理人員在日常的工作中還應(yīng)當(dāng)開(kāi)動(dòng)腦筋，不能頑固不化，不斷發(fā)現(xiàn)和掌握檔案管理的規(guī)律，提高工作效率。高校應(yīng)當(dāng)為檔案管理人員提供有利的工作環(huán)境，確保檔案管理人員能在不受外界干擾的環(huán)境下完成工作，實(shí)現(xiàn)檔案利用的高效。此外，高校還應(yīng)當(dāng)給予檔案安全高度的重視。由于信息化時(shí)代下的檔案管理主要依托于計(jì)算機(jī)，所以高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)的防病毒處理，并且在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)立防火墻，以免遭到黑客程序的攻擊，進(jìn)而造成檔案信息的泄露，影響高校的發(fā)展。檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案信息實(shí)行備份，確保檔案信息在丟失或者其他不可用的情況下，仍舊能正常開(kāi)展工作。綜上所述，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用服務(wù)觀念的宣傳，確保校內(nèi)人員能對(duì)檔案利用具有正確的認(rèn)知，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)認(rèn)真面對(duì)自己的工作，為檔案利用的高效提供保障。

結(jié)語(yǔ)

檔案管理在我國(guó)高校中發(fā)揮著重要的作用。高校若是想要提升檔案管理水平，將檔案充分的利用起來(lái)，那就應(yīng)當(dāng)對(duì)校內(nèi)人員實(shí)行檔案利用服務(wù)觀念的培養(yǎng)，確保他們對(duì)檔案具有正確的認(rèn)知。檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格約束自己的行為，確保工作的認(rèn)真有序，并結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)行高效的管理，促進(jìn)檔案管理水平的提高。

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