基于數字化環(huán)境的電子檔案管理初探

胡亞南 成杏麗

隨著計算機和網絡技術的廣泛應用，我校已基本實現了辦公自動化，教學、科研、管理等職能活動中形成了越來越多的電子文件。作為電子文件的衍生物，電子檔案也隨之產生。同時，由于檔案工作正在逐步實現信息化管理，電子檔案管理勢必成為數字檔案館建設的重要內容和檔案現代化管理的重要形式。因此，面對越來越多的電子文件和電子檔案，檔案工作者必須了解電子檔案的特點，并根據其特點制定相應的科學管理模式，使檔案更好地發(fā)揮其信息資源的作用。

一、對電子檔案的認識

1.電子檔案的概念

電子檔案是指具有參考憑證價值和保存價值的歸檔電子文件及其相應的元數據、背景信息和支持軟件。

2.電子檔案必須是經過歸檔的電子文件

電子文件的產生，給檔案工作帶來了很大的變化，我們在收集紙質材料的同時，也收集了越來越多的電子文件。就像檔案是由文件轉化而來，但并不是所有的文件都可以成為檔案一樣，電子檔案的前身是電子文件，也并非所有的電子文件都能成為電子檔案。

實際上，只有符合一定條件的電子文件，才能轉化為電子檔案：首先，在日常工作中，OA（辦公自動化）系統里， 經常會形成大量的一般事務性文件，但只有對日后工作有參考價值的文件才有必要將其轉化為電子檔案，而且必須按照國家有關規(guī)定對電子文件的保存價值進行鑒定，并確定其保管期限。其次，電子文件形成后，和紙質文件一樣， 要進入文件的處理程序，比如，對于發(fā)文， 需要完成編制發(fā)文號、領導簽署等環(huán)節(jié)才能發(fā)出，電子文件必須在其完成流轉程序后， 才能轉化為電子檔案，然后才能完成歸檔工作。

在傳統的檔案工作中，歸檔是文件轉化為檔案的一個重要環(huán)節(jié)。同樣， 電子文件也必須經過歸檔，將其轉化成電子檔案，才能集中、長期有效地保存，真正體現其價值，充分發(fā)揮其憑證作用。

二、電子檔案的優(yōu)勢

1.資源共享

電子文件的共享性是指同一份文件可以實現在同一時間，不同地點，被多個需求者以多種方式利用。主要體現在以下兩個方面：

一是利用者人數不受限制，同一份電子檔案在同一時間，可以被多人查閱。

二是利用者在時間和空間上不受限制。

對于紙質檔案，通常須在一定的場所和時間段里才能被利用。而且，紙質檔案多為“孤本”，有時候除了檔案館，只有一些相關的職能部門才可能也會有保存，人們想要查閱一份檔案，一般都必須親臨檔案館，給檔案利用者帶來了諸多不便。

而電子檔案則具有其獨特的優(yōu)勢。在網絡環(huán)境下，檔案部門可以在自己的網站上提供一個平臺，把一些可以開放的檔案，以電子文檔、圖片、音頻、視頻等多種載體形式呈現給利用者，通過設置一定的權限，供不同的利用者查詢。這樣，人們只要擁有一臺電子終端設備，如電腦、ipad、甚至一部手機，在任何時間、任何地點，通過互聯網就可以遠程獲取所需的檔案信息。

顯然，電子檔案極大地方便了利用者，也使檔案的利用率和價值大幅提升。

2.有利于保護原件

隨著時間的推移，紙質檔案會老化，字跡也會褪色。而且，反復利用，原件容易磨損、甚至損壞，損失無法估量。但電子檔案則不然，正常的重復利用不會對電子檔案的壽命產生任何影響。因此，我館已將那些珍貴的歷史檔案，及利用率較高的檔案，進行數字化處理，如研究生學位材料等，利用時只需打印相應的電子檔案即可，有效地保護了檔案原件。

3. 工作效率大幅提升

利用電子檔案，工作效率遠遠高于利用紙質檔案。以本科畢業(yè)生成績?yōu)槔绻羌堎|檔案，有人來查檔時，工作人員需要先從檔案管理系統中檢索出檔號，然后到庫房去找出檔案實體，再去復印，然后提供給利用者。隨著數字化技術的應用，如果將檔案管理系統和教務管理系統對接，檔案館直接從教務系統中提取畢業(yè)生成績進行歸檔，那么利用時，工作人員只需輸入學號就可以直接找到相對應的成績單的，打印后就可以交付利用者，工作效率大幅提高。

4. 有利于保護個人隱私

對于傳統的紙質檔案，如果有人要查自己的四、六級成績、畢業(yè)生名單等，通常都是把利用者所在的頁面拿去復印，提供給利用者，這樣利用者不僅能看到自己的信息，這頁上其他人的所有信息也都是一覽無余。但是，電子檔案的利用就不同，一些先進技術的應用，給我們在檔案利用時保護他人隱私提供了有力的手段。比如，利用檔案管理系統的強大功能，可以很方便的隱去其他人的關鍵信息，利用者只能看到本人的信息，從而有效地保護了他人的個人隱私。

5. 經濟環(huán)保

從收集和管理的角度來看，對那些利用率很低且、價值不是很高的材料，如果僅以電子檔案的形式保存，可節(jié)約大量紙張，及庫房的空間。同時，檔案工作人員也不必再花費大量的時間和精力對紙質材料進行搬運、打號、拆釘、裝訂等，可以節(jié)省大量的人力和物力。

三、科學管理電子檔案需要考慮的幾個問題

很多人以為，把日常工作中形成的電子文件刻錄到光盤上交給檔案館保存，就形成了電子檔案，實則不然。要形成電子檔案，必須按照電子檔案的管理規(guī)范，對電子文件進行格式轉換。考慮到電子文件對元數據、背景信息、讀取設備及運行環(huán)境的依賴性，以及后期管理和利用時的安全等問題，我們在對電子文件歸檔時，必須著重解決好以下幾個方面的問題：

1.將電子文件的元數據和背景信息一起歸檔

電子文件是職能部門的工作人員在日常工作中形成的有關記錄。例如，我們要制定一份文件，一般都要有經辦人起草、領導審批、上傳到辦公自動化系統、然后下發(fā)至各相關部門等環(huán)節(jié)。從某種意義上來說，背景信息及元數據與傳統的公文處理中的發(fā)文稿紙及閱辦單的功能相似。因此，并不是只將這份文件的word文檔交給檔案館就可以了，而是須將這份文件文件的word文檔及與其相應的背景信息和元數據一起歸檔保存。這樣，這份文件才具有利用和查考價值。

2.電子檔案應該包含有認證信息

電子檔案由電子文件轉化而來，但電子文件容易被修改，且修改后不易被發(fā)現的特點決定了在電子文件向電子檔案轉化，以及后期電子檔案管理的過程中，電子檔案的原始性和真實性難以保證。

目前，使用電子簽名技術對電子檔案進行簽署，是保證電子檔案內容真實性的有效方法。電子簽名就是用符號及代碼組成電子密碼，代替書寫簽名或印章來進行簽署，它的基本功能是驗證文件原文在傳輸過程中有沒有被改動，并對簽名人的身份及數據的內容信息進行鑒定和認可。從這個意義上來說，只有擁有合法電子簽名的電子文件原件歸檔后才能形成真正的電子檔案，才具有保存價值和憑證作用。

3.采取一定的封裝形式

我們在工作中形成的電子文件，形式是多種多樣的。但是，對電子文件進行歸檔時，必須按照電子檔案的管理要求，把電子文件轉換成有效的電子檔案格式。一般來說，不同類型的文件需要用不同的保存格式，比如，純文本文件采用TXTL等格式;圖像文件可采用TIF、JPEG等格式，其他像音頻、視頻等文件也都有專門的保存格式。這些格式的共同點是既保存了電子文件原來的版式，也保存了元數據和認證信息，而且傳遞快捷、易于使用。

4.相關的運行環(huán)境和讀取設備應該歸檔保存

電子檔案一般都保存在磁盤、光盤等特殊載體上，因此，它對設備具有很強的依賴性。隨著科學技術的發(fā)展，電子文件生成、運行的環(huán)境，以及存儲的載體也在不斷地更新、升級，要保證日后電子檔案能正常使用，在電子檔案歸檔時，也應將其相應的運行環(huán)境和輸出設備一起歸檔。否則，若干年后，就會出現一些應用程序因沒有運行環(huán)境而無法運行，或電子檔案載體保存完好，卻找不到讀取設備等問題。比如，在我們使用計算機的初期，數據都是保存在軟磁盤中的，但是現在的計算機大都沒有軟盤驅動器，這樣就導致了有些不能升級、但是還有用的數據無法讀取。如果能將帶有軟驅的計算機完好地保存下來，就能避免或者減少損失。

綜上所述，對某些類別的檔案實行電子化管理，是檔案管理工作的一大飛躍。工作中形成的電子文件，經過技術處理后所形成的電子檔案基本能同紙質檔案一樣，具有原始的憑證作用。當然，要想電子檔案具有和紙質檔案一樣的法律效力，還必須通過相關的法律條文來保證其效力及實施的可行性。

（作者單位：西安交通大學檔案館）