檔案工作散記

宋洪亮

河北省檔案館建館60年，我在期間工作30年，盡職盡責(zé)，繼往開來，圈點(diǎn)業(yè)績(jī)，分享片段。

上世紀(jì)八十年代，開放歷史檔案，檔案館研究整理編輯出版檔案材料工作進(jìn)入新階段。我參加和主持15部書籍資料編研，有省館獨(dú)立完成的，有與相關(guān)單位合作的;有接續(xù)前人的，有新立題目的;有內(nèi)部資料使用的，有公開出版發(fā)行的;有叢書，有畫冊(cè)，主動(dòng)為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)。

省館第一部自編出版書籍《地道戰(zhàn)檔案史料選編》。馳名中外的地道戰(zhàn)，是冀中人民在抗日戰(zhàn)爭(zhēng)中的偉大創(chuàng)舉。編研科3名工作人員分工合作，利用館藏，第一次實(shí)踐從選題、收材選材、抄寫校對(duì)、文字加工、編排體例、統(tǒng)稿審稿，到印刷出版全程工作。后兩人被抽調(diào)，我聯(lián)系出版社印刷廠，連續(xù)幾天加班完成終校;給親歷地道戰(zhàn)的革命前輩發(fā)函，5位領(lǐng)導(dǎo)寄來題詞。該書收錄81件檔案24萬余字，1987年7月由河北人民出版社出版公開發(fā)行，開省館自編成果出版先河，同年獲河北省檔案優(yōu)秀論著一等獎(jiǎng)，此后陸續(xù)出版了幾部檔案史料選編。

省館第一部合編叢書《河北革命歷史文件匯集》。叢書是中央檔案館和各省檔案館合編地方文集中河北部分，是將中央檔案館館藏中國(guó)共產(chǎn)黨河北黨組織在第一、二次國(guó)內(nèi)革命戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期的檔案，編輯印刷為館藏本，在一定范圍內(nèi)部使用。中央檔案館制定《關(guān)于編輯地方文集工作的幾項(xiàng)規(guī)定》，統(tǒng)一體例、版本、封面、內(nèi)文設(shè)計(jì)，提供檔案復(fù)印件和抄稿，省館負(fù)責(zé)編輯印刷出版。1984年11月雙方商定合編，1985年11月省館收到第一批材料，1999年9月出版最后一冊(cè)，叢書共計(jì)24冊(cè)1645件600多萬字。參加編輯工作先后17人，少時(shí)3人。我1989年至1995年2月主持工作，任編纂研究室主任、副主編，結(jié)合實(shí)際，制定《編輯<河北歷史文件匯集>的規(guī)定》。編輯、審稿人員曾達(dá)11人。收到文件11批，根據(jù)文件作者分級(jí)分機(jī)構(gòu)按時(shí)間排序分冊(cè)，以冊(cè)為單位，編輯、審稿、印刷校對(duì)責(zé)任到人。1991年9月第二冊(cè)首先印刷出版，獲河北省檔案學(xué)會(huì)第二屆檔案學(xué)優(yōu)秀成果二等獎(jiǎng)。到1995年2月工作中斷時(shí)，完成編輯21冊(cè)、審稿13冊(cè)、出版5冊(cè);正在印刷1冊(cè)，審稿2冊(cè)，編輯2冊(cè);尚未編輯2冊(cè);我文字說明情況，為后續(xù)工作備查。叢書對(duì)保護(hù)珍貴檔案原件，豐富省館檔案資源，提升檔案利用效益發(fā)揮重要作用。

省館第一部合作出版檔案宣傳畫冊(cè)《中國(guó)檔案精粹·河北卷》。1999年為慶祝建國(guó)50周年編研工作選題時(shí)，內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案館領(lǐng)導(dǎo)一行來省局館交流工作，我作為征集利用編研處負(fù)責(zé)人，與對(duì)方編研處長(zhǎng)座談，得知他們編寫《中國(guó)檔案精粹·內(nèi)蒙古卷》，思想解放，方法可行，當(dāng)即口頭匯報(bào)并書面請(qǐng)示局館分管領(lǐng)導(dǎo)，幾天后各位局館長(zhǎng)作出批示。3月22日河北省檔案館與香港零至壹出版有限公司簽訂合作出版協(xié)議。時(shí)間緊，要求高，難度大。集中人員，研究選材、體例、寫作問題，以7名編寫人員為主，一人一章，我負(fù)責(zé)第一章選材，統(tǒng)稿，撰寫前言后記及組織聯(lián)系事務(wù)，相關(guān)局館人員和市縣檔案館配合，發(fā)現(xiàn)挖掘一批珍貴檔案，6月完成圖片拍照及文字寫作，7月起聯(lián)系英文翻譯、封面設(shè)計(jì)等，12月21日畫冊(cè)問世，在河北會(huì)堂舉行首發(fā)式，河北電視臺(tái)、河北日?qǐng)?bào)、河北經(jīng)濟(jì)日?qǐng)?bào)、中國(guó)檔案報(bào)予以報(bào)道。畫冊(cè)精選河北省市縣檔案館館藏檔案珍品127組，省館館藏為主，以歷史時(shí)序結(jié)合主題分為六章，內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化、教育、民俗等方面，形式多樣，優(yōu)選有畫面感的。中英文對(duì)照文字說明力求簡(jiǎn)要。攝影、翻譯、封面題字請(qǐng)到行家里手。省委書記署名序言。香港零至壹出版有限公司設(shè)計(jì)裝幀印刷精美，大增視覺效果。畫冊(cè)出版得到領(lǐng)導(dǎo)、專家、同行好評(píng)。主管省領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為“以中英文對(duì)照的形式向海內(nèi)外發(fā)行，這在我省檔案工作方面是個(gè)突破，為宣傳河北做了貢獻(xiàn)”。史學(xué)教授書評(píng)“精，珍品薈萃。美，文采斐然。高，具有較高的學(xué)術(shù)和社會(huì)價(jià)值?！?001年畫冊(cè)獲河北省檔案學(xué)會(huì)第六屆檔案學(xué)優(yōu)秀成果一等獎(jiǎng)，中國(guó)檔案學(xué)會(huì)第四次檔案學(xué)優(yōu)秀成果二等獎(jiǎng)。畫冊(cè)中明代諫臣楊繼盛遺書及后人題詞、清獲鹿縣永壁村保甲冊(cè)，2002年首批入選《中國(guó)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)名錄》。

檔案整理是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。1995年省館清理積存文件，開始不久，我作為歷史檔案管理處副處長(zhǎng)，分管商震信件整理工作。商震是近現(xiàn)代歷史人物，民國(guó)時(shí)期首任河北省政府主席。信件來源，未查到文字記載，據(jù)老領(lǐng)導(dǎo)說，1959年中國(guó)科學(xué)院搬家準(zhǔn)備將這部分東西處理掉，國(guó)家檔案局捎信給河北省檔案館，省館認(rèn)為這些檔案與河北省歷史有關(guān)，派人從天津托運(yùn)回保定，當(dāng)時(shí)裝在兩個(gè)柳條箱內(nèi)，1963年保定發(fā)大水被淹后裝入木箱，以后隨舊政權(quán)檔案往返于省公安廳和省館，始終未得整理。名人信件立卷歸檔未見先例，關(guān)鍵是撰寫標(biāo)題。設(shè)計(jì)印制《商震檔案信件提示表》相當(dāng)文件標(biāo)簽，一封信作為一份文件，逐件審視，破損的搶救裱糊，信瓤和信封脫離的盡量找齊，使其完整。信件通訊者多，內(nèi)容龐雜，文筆、格式、書法講究，閱讀有難度。工作人員邊整理邊學(xué)習(xí)，借助商震傳記、民國(guó)人物大辭典、書法字典等工具書，為近2000封信件撰寫出標(biāo)題。組件基本完成，我擬就《關(guān)于商震信件檔案整理進(jìn)度及立卷歸檔方案》，以科學(xué)保管利用為原則，突出信件特點(diǎn)，按通訊者姓名筆劃排序確定檔號(hào)。整理結(jié)果565卷1976件檔案，歸入民國(guó)河北省政府秘書處全宗，單列目錄號(hào)，采用文件級(jí)目錄計(jì)算機(jī)檢索，設(shè)計(jì)大尺寸專用檔案盒，入庫(kù)上架。這些信件是1928年至1929年，商震任民國(guó)河北省政府主席期間，黨政軍要人、社會(huì)名流、部下故舊給商震的信，見于《民國(guó)人物大辭典》的有160余人，商震署名4件。內(nèi)容多為推薦人才或求職的，也有提治理河北意見的，報(bào)告軍閥間竊取情報(bào)的，還有往來應(yīng)酬的。商震信件檔案拓展商震等民國(guó)人物和歷史，以及書信、書法研究視野，整理方法和史料價(jià)值獨(dú)樹一幟。

隨著信息技術(shù)發(fā)展，省館檔案信息化建設(shè)提上工作日程。1996年局館“橫下一條心，大干一年半，實(shí)現(xiàn)981”，即到1998年省館晉升為國(guó)家一級(jí)檔案館，其中革命歷史檔案管理質(zhì)量提升，查檔實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，是一項(xiàng)主要工作。局館分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)保障，歷史檔案管理處、科技處配合，1996年3月組成4人準(zhǔn)備小組。歷史檔案管理處承擔(dān)10萬余件檔案著錄，和檔案實(shí)體調(diào)整，我作為副處長(zhǎng)主持工作，擬定《省館晉升國(guó)家一級(jí)檔案館中革命歷史檔案治理工作方案》，確定文件級(jí)著錄，計(jì)算機(jī)調(diào)整檔號(hào)，調(diào)整檔案實(shí)體，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索的工作程序?？萍继帪橹髦贫ā陡锩鼩v史檔案文件級(jí)著錄標(biāo)引工作方案》《河北省檔案館革命歷史檔案著錄工作單》。每個(gè)階段工作先行先試，估計(jì)難易程度，所需時(shí)間、人力、物資。1996年4月經(jīng)過培訓(xùn)7人開始著錄，日工作定額30件，后增加為40件，任務(wù)到人，抽查質(zhì)量。因時(shí)間所限，經(jīng)局館分管領(lǐng)導(dǎo)同意，處內(nèi)外先后20多人加班加點(diǎn)著錄，1997年8月完成。利用科技處計(jì)算機(jī)錄入著錄工作單數(shù)據(jù)調(diào)整檔號(hào)，尊重檔案管理基礎(chǔ)，糾正錯(cuò)立全宗21個(gè)，減少目錄號(hào)123個(gè)，取消1號(hào)多卷，補(bǔ)齊空卷號(hào)空件號(hào)，形成336個(gè)全宗12848卷107376件檔案。專用庫(kù)房更新裝具，兩名工作人員把關(guān)，和實(shí)習(xí)學(xué)生一起，用兩個(gè)月時(shí)間，變按行政區(qū)劃與組織機(jī)構(gòu)混合排列，為按全宗號(hào)順序排列，更換統(tǒng)一新卷盒，隨即上架，一目了然。建立數(shù)據(jù)庫(kù)，查檔實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，手工檢索成為歷史。革命歷史檔案治理1997年12月圓滿完成，科學(xué)化、系統(tǒng)化、信息化邁上新臺(tái)階，為省館晉升國(guó)家一級(jí)檔案館作出貢獻(xiàn)。1997年度我被授予三等功，這是對(duì)我工作的認(rèn)可，更是對(duì)集體智慧和力量的褒獎(jiǎng)。

（注：作者系原河北省檔案局（館）處長(zhǎng)）