從專業(yè)評估探討獨立學院教學檔案管理規(guī)范化

楊蓉 馮勝洋 彭懷德

[摘? ? ? ? ? ?要]? 獨立學院必須通過專業(yè)評估以取得本科專業(yè)學士學位授予權(quán)。專業(yè)評估是促進教學水平的有效手段，同時也起到規(guī)范教學作用。獨立學院要不斷強化教學質(zhì)量，必須進行規(guī)范化的教學檔案管理，一方面能夠減少人力、物力、時間的浪費，另一方面又為后面的工作打下基礎(chǔ)，從而提高工作效率。通過專業(yè)評估過程的材料搜集整理，不難發(fā)現(xiàn)，在教學檔案管理中存在的問題仍較多，將現(xiàn)存問題一一列出，并提出相應的改進措施，以期對獨立學院教學檔案管理工作提供一些參考。

[關(guān)? ? 鍵? ?詞]? 專業(yè)評估;獨立學院;教學檔案管理

[中圖分類號]? G271? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）04-0010-02

一、引言

獨立學院是由普通本科高校按新機制、新模式舉辦的本科層次二級學院。事實上，我國獨立學院由于創(chuàng)辦的特殊歷史時期導致其普遍面臨著無法做到完全獨立的問題，這種不獨立性包括“人才培養(yǎng)規(guī)格對母體的依附，教學設(shè)施對母體的依附，師資對母體的依附”[1]。當然，一定的依附性可以起到實現(xiàn)資源共享、優(yōu)化資源配置的效果。但是作為一種應時代而生的教育形式，“獨”是它發(fā)展的必然趨勢，并且從“獨”向“強”逐步推進，才能體現(xiàn)其存在的價值。為了順應上述轉(zhuǎn)變，學院首先應做到管理上的獨立，尤其是教學檔案的管理。教學檔案理論上應有一級、二級目錄，主要包括學院有關(guān)教學管理工作的規(guī)章制度、各類會議、評獎獲獎項目申報材料、教務、教材、課務、考務、學籍、實驗實習、教研科研檔案、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、師資隊伍建設(shè)檔案、教學管理教學評價檔案以及其他特色文件等。這一系列檔案管理工作做得是否到位在專業(yè)評估過程中便可得到充分檢驗。鑒于作者曾全程參與獨立學院的專業(yè)評估，從中體會到學院教學檔案管理仍存在不少需要改進的地方。專業(yè)評估往往列有評價指標體系，各評價指標再細分幾個評價內(nèi)容，各內(nèi)容均又包含幾個方面的要求。由于教學檔案的管理不完善，導致在搜集整理材料的過程中出現(xiàn)大量重復性工作，增加工作量的同時，也大大延長了工作時間，教師本身則將重心放在評估上而影響其他教學工作的進行。因此，總結(jié)評估材料整理經(jīng)驗，從學院和專業(yè)教研室兩方面討論教學檔案管理問題。

二、學院教學檔案管理中的不足

時至今日，獨立學院已經(jīng)進入規(guī)范化辦學和提升教育教學質(zhì)量階段，而其教學檔案管理工作卻嚴重滯后于學院的發(fā)展[2]。獨立學院依托母體高校的師資和教學資源，并結(jié)合自身特有的靈活高效的運作優(yōu)勢開展教育教學活動。普遍存在的情況是所開專業(yè)部分與母體高校相同，因此其招收的學生均與母體高校同專業(yè)學生一起進行課堂、實驗學習，如實習、考試也有相同的地方。雖然獨立學院有自身的管理制度，但由于上述原因仍會出現(xiàn)制度混亂、檔案缺失、分工不明確等現(xiàn)象，導致在專業(yè)評估準備階段材料不齊，共用材料難以區(qū)分，相關(guān)數(shù)據(jù)需要重新搜集整理。主要問題有以下兩點。

（一）學院和專業(yè)教研室分工不明確

學院作為大的管理系統(tǒng)，必須具備完善的管理體制，尤其是在教務管理上。在專業(yè)評估過程中根據(jù)評價指標體系，教學管理機構(gòu)、專業(yè)教學管理文件和規(guī)章制度等必須完備。此處“規(guī)章制度”應包括學院制度和專業(yè)教研室的細化制度，然而在評估過程中發(fā)現(xiàn)，各專業(yè)有不少本應相同的制度卻相差較大，當然也有無中生有的現(xiàn)象。原因是學院在招生之初沒有在制度上明確區(qū)分，學院應具備哪些制度，而這些制度是否應該分專業(yè)對待，同時教研室應該具備哪些制度，這些制度怎樣應用，怎樣和學院大的制度結(jié)合起來，如何在今后的評估中共同產(chǎn)生效力。當然，除了規(guī)章制度之外，其他一些材料也有類似問題，以至于評估過程中材料重復或者材料缺失，雙方都需要補寫。

（二）缺乏統(tǒng)一規(guī)定和材料樣板

當申請學士學位授予權(quán)的專業(yè)較多時，各學院教師團隊雖然有一定程度上的聯(lián)系，但在教學檔案管理上很難做到頻繁溝通和深入交流。鑒于此，各專業(yè)在準備評估材料時便有自己的一套模式，直接造成材料五花八門，即使有指標體系做指導也難以達到統(tǒng)一。學院在這方面沒有做好充分預期并給出統(tǒng)一規(guī)定，也沒有事先準備一套評估材料模板，等各專業(yè)材料呈上之后才發(fā)現(xiàn)有許多問題，而且問題多種多樣。這一后果不僅使學院教務科的工作人員工作量巨大，而且浪費了各專業(yè)教師的時間，不僅影響其他教學工作，而且也導致教師工作情緒不穩(wěn)定。

三、專業(yè)教研室教學檔案管理中的不足

有了專業(yè)評估指標體系，各專業(yè)教研室在評估材料的準備階段從始至終均按照評價體系每個指標要求進行。由于材料較多、涵蓋面廣，加上教學檔案管理制度長期不完善，在材料整理時面臨著許多瑣碎問題。

（一）材料不齊全

這一問題是最突出且最普遍的。首先從師資隊伍方面討論，由于評價指標體系中未曾明確指出所需材料內(nèi)容，但是主要部分如學歷學位、職稱、專業(yè)技能、獲獎等證明材料一般都有。即使只有主要部分，材料仍然無法做到全部齊全，更不要說其他部分了。一是部分材料更新或者有新的材料卻無法在此期間出具，二是材料暫時用于他用卻又缺少電子版本而無法呈上。

（二）材料模板不統(tǒng)一

模板不統(tǒng)一的現(xiàn)象集中體現(xiàn)在教學文件上。如教案是手寫還是電子打印稿，教學日歷的幅面，還有文件的封面名稱、格式。

（三）材料不獨立

很多時候由于獨立學院與母體高校的資源共享，出現(xiàn)學生一同上課、考試、實驗的情況，而在評估中卻需要各項材料獨立。因此為了達到評估要求，在整理材料時需要逐一分揀，委實費時費力。更麻煩的是長期的習慣已經(jīng)使學生和教師都淡化了這一意識，因此不少材料都使用了相同的封面和署名，沒有突出獨立學院的獨立性。

四、改進措施

以上從學院和專業(yè)教研室兩個方面總結(jié)了教學檔案管理中的不足，主要針對專業(yè)評估暴露的問題進行探討。那么更重要的是如何改進這一局面，將各種不足加以彌補和改善，并將教學檔案管理制度化、規(guī)范化，更要常態(tài)化。

（一）學院方面

從學院管理來說，由于專業(yè)較多，為了規(guī)范管理，避免今后的重復工作，（1）應該全面制訂各類型教學材料的統(tǒng)一模板，并及時下發(fā)各教研室。長期實行標準化文件填寫和材料整理方式，可使教師形成規(guī)范化意識。（2）明確各專業(yè)教研室責任，規(guī)定哪些材料必須由教研室準備或者編寫，對各專業(yè)共用的材料也應下發(fā)，另外，如有材料更新或撤銷應盡快通知各教研室，通知由學院逐級或直接下達，搜集包括各系主任、教研室主任的聯(lián)系方式，組織成一個紙質(zhì)和電子同步通訊錄并不定期更新。（3）從開設(shè)專業(yè)之初便應以獨立為出發(fā)點，對各專業(yè)教學文件實行統(tǒng)一模板、統(tǒng)一封面、統(tǒng)一名稱，總之避免與本部文件混淆，與本部要求不同的地方也應及時告知各專業(yè)授課教師。隨后授課教師自行通知學生，強調(diào)如實驗、實習報告應以獨立學院的要求為準，使他們具備這種意識。

（二）教研室方面

如學院無要求，應在內(nèi)部實行統(tǒng)一規(guī)定，采用統(tǒng)一教學文件模板的同時，搜集每位在任教師資料，包括各種身份證明、職稱證明等，掃描成電子版并指派某位成員統(tǒng)一保存，如哪位教師有新的材料必須及時制作電子版上交給保管員。這一要求可使大家養(yǎng)成及時上傳資料的習慣，形成足夠完善的人員檔案庫。對教學日歷等教學文件，注意區(qū)分獨立學院與本部，各授課教師應分類保管。將每位教師的課程大綱、實驗指導、試題庫、多媒體課件等電子版搜集整理，并制作相應目錄進行歸檔，建議在每學期初進行更新。

對每一級別的教學檔案管理應有專人負責，避免職責混淆。此外，應對檔案管理人員進行考核，合格方能上崗。吉林工商學院張根連認為檔案管理人員的素質(zhì)高低與教學檔案工作的質(zhì)量高低有直接關(guān)系，并認為應從政治素質(zhì)、檔案知識、計算機應用技能三方面對其素質(zhì)進行提高。[3]

隨著計算機應用的普及，許多研究也指出應不斷創(chuàng)新教學檔案管理，加強檔案信息化建設(shè)。南通大學邱云貞在談如何加強高校教學檔案管理工作時指出，應加大硬件設(shè)施的投入力度，增設(shè)電腦、互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)、掃描儀、復印機、縮微設(shè)備等，引進先進的檔案管理軟件。事實上，許多獨立學院對這類資源并不缺乏，問題是如何充分利用，這就回到了檔案管理人員的素質(zhì)問題上，是否具備這種現(xiàn)代化檔案管理意識。

不論從哪個方面，教學檔案管理效果都是由人的行為控制，因此，培養(yǎng)人的管理意識最為重要。管理人員、教師、學生都必須在長期制度下養(yǎng)成規(guī)范教學檔案意識，從自身做起。教學檔案是在教學實踐中逐步積累形成的一系列原始資料，是教學管理工作的縮影。教學評估又是通過對教學檔案的審查來評估一所學校辦學條件、辦學水平的途徑。好的教學檔案管理工作將有效推進學校辦學效益，從而促進辦學質(zhì)量。

五、結(jié)語

教學檔案管理規(guī)范化是長期任務，必須由涉及人員共同努力。在管理意識的推動下，定期或不定期地對教學檔案進行整理歸檔，有助于今后各項教學工作的進行，不僅省時省力，還節(jié)約了大量人力物力。教學評估相當于是教學檔案管理工作的一次大清掃，掃出不合格的地方、有漏洞的地方，并讓人們及時完善。通過教學評估不僅能夠提高對教學檔案管理重要性的認識，也對今后工作制度化、規(guī)范化起到警示作用，對其他類型檔案的管理工作也有很好的參考價值。我們更希望通過本次評估，船山學院在教學管理方面有更好的方式方法，以求更快達到學院的辦學目標，提高辦學質(zhì)量。

參考文獻：

[1]陳量雄.論獨立學院的依附性及其獨立之道[D].中南大學，2011.

[2]袁媛，徐彬，關(guān)雅麗.優(yōu)化獨立學院教學檔案管理工作的幾點建議[J].科技信息，2012（5）：320.

[3]牟玉枝，胡華，關(guān)爾晨.從高等學校教學評估看院級教學檔案管理[A].人本·質(zhì)量·特色·創(chuàng)新：山東建筑大學教育教學研究文集[C].2007：119-121.

編輯 馮永霞