高校財(cái)務(wù)管理檔案信息化建設(shè)探討

李穎哲

一、引言

在高校這樣科技和知識(shí)都較先進(jìn)的環(huán)境下，所采用的財(cái)務(wù)管理檔案也要信息化的開展進(jìn)行。而且學(xué)生和教師的資源頻繁在更換交替，人口密度又大，信息量繁多，且地區(qū)跨度又極大等特點(diǎn)下，信息化建設(shè)可以把復(fù)雜的情況處理好。無論是教學(xué)活動(dòng)還是科研經(jīng)費(fèi)甚至學(xué)生的信息等都可以通過電子途徑處理和整合好。部門與部門，班級(jí)與班級(jí)之間可以實(shí)現(xiàn)快速傳遞分享，有效的節(jié)省了時(shí)間和成本，使得工作效率得以提升。本文就信息化建設(shè)特點(diǎn)闡述其重要性，在依據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題提出解決策略，使信息化建設(shè)逐步成熟。

二、高校財(cái)務(wù)管理檔案信息化建設(shè)的意義

（一）重要性

在高校中，財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)有著重要的作用。首先，在飛速發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，信息量越來越大，財(cái)務(wù)的工作模式也越來越復(fù)雜和繁瑣，對(duì)于相關(guān)的內(nèi)容不斷擴(kuò)大，老舊的管理體系已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能勝任目前的工作需求，所以要采取更高效的檔案管理來解決。最終，信息化建設(shè)財(cái)務(wù)管理檔案成為了符合實(shí)際情況的高效解決手段，其中要保證財(cái)務(wù)管理的自身特點(diǎn)來建設(shè)電子檔案，例如，準(zhǔn)確性高，信息量大，更新頻率快等特點(diǎn)，細(xì)化網(wǎng)絡(luò)項(xiàng)目數(shù)據(jù)并按照需求和發(fā)展趨勢制定相關(guān)政策制度。還有就是信息化的財(cái)務(wù)檔案管理本身就存在著無法比擬的優(yōu)越性和準(zhǔn)確性，對(duì)于傳統(tǒng)的管理手段來講大量的浪費(fèi)人力物力財(cái)力資源，并且工作效率也不見得多么提高，而電子網(wǎng)絡(luò)管理卻不一樣，其本身就可以糾錯(cuò)和改正，提醒和注意事項(xiàng)等特點(diǎn)，使工作人員可以第一時(shí)間的了解發(fā)現(xiàn)問題，對(duì)于資料過多的情況還可以方便的外出攜帶，還可以備份或共享，可以說是優(yōu)點(diǎn)數(shù)不勝數(shù)，方便快捷全面有系統(tǒng)的信息化建設(shè)在高校的財(cái)務(wù)檔案管理體系中極為重要。

（二）必要性

高校財(cái)務(wù)管理檔案信息化的目的就是將相關(guān)部分的資源進(jìn)行收集和整理，做好分類儲(chǔ)存后高校利用，這是我們必要的需求。在信息時(shí)代里，紙質(zhì)的操作管理逐漸被取締，這樣的管理模式即不環(huán)保又浪費(fèi)時(shí)間，信息化的建設(shè)就成了必然結(jié)果，而對(duì)財(cái)務(wù)管理來說，現(xiàn)階段高科技犯罪頻頻發(fā)生，財(cái)務(wù)管理的安全性也是關(guān)注的焦點(diǎn)，信息化管理可以某種程度上便捷儲(chǔ)存，逐層開鎖涉密提高安全性。檔案信息作為重要的歷史資源，對(duì)今后的查找和規(guī)劃也有實(shí)際運(yùn)用，而且檔案管理的時(shí)間跨度比較久，周期性過長，由于不正確的管理操作很可能完成資料的丟失和資源的浪費(fèi)，而信息化網(wǎng)絡(luò)智能就可以快速的儲(chǔ)存并查找，極大的縮短了時(shí)間和損耗。我們最終要達(dá)到的目標(biāo)是讓財(cái)務(wù)管理檔案不斷的發(fā)展提高進(jìn)步，讓工作內(nèi)容多元化，工作效率改善，將財(cái)物管理檔案數(shù)字化，信息處理網(wǎng)絡(luò)化，文件分類管理一體化，工作人員專業(yè)化，最終達(dá)到智能全面化的發(fā)展趨勢，這是符合國家的發(fā)展要求的必然性結(jié)果。

三、高校財(cái)務(wù)管理檔案信息化建設(shè)存在問題及解決措施

（一）存在問題

在高校的財(cái)務(wù)管理檔案中常出現(xiàn)的有幾方面：首先就是建設(shè)的目標(biāo)模糊，其次是人員隊(duì)伍專業(yè)性不強(qiáng)，最后是基礎(chǔ)設(shè)施老舊，這些都為信息化建設(shè)帶來了問題。我們分別來說，沒有一個(gè)明確的目標(biāo)就無法開展建設(shè)的實(shí)施，在過程中會(huì)出現(xiàn)盲目且混亂的情況，不知道具體的管理工作細(xì)則內(nèi)容，而且資料的整理和收集也落實(shí)的不好，還有一些報(bào)告資料單據(jù)等重要文件數(shù)據(jù)丟失或分類不清，造成工作的繁瑣和低效。對(duì)于人員隊(duì)伍專業(yè)性不強(qiáng)很大一部分原因是知識(shí)儲(chǔ)備量不夠，也有思想觀念落后的因素，還是不能快速的接受新型的信息化管理模式，有的企業(yè)部門有專職的工作人員負(fù)責(zé)相關(guān)的事物，而高校卻不能保證這一點(diǎn)，也就無法進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化工作。還有基礎(chǔ)設(shè)施老舊落后方面，是直接制約信息化建設(shè)的最大受阻原因，俗話說工欲善其事，必先利其器，相關(guān)的設(shè)備落后制約著信息化建設(shè)的發(fā)展。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的最大障礙。因?yàn)橐恍┴?cái)務(wù)檔案管理的設(shè)備都是具有專業(yè)性的，無論是操作系統(tǒng)還是服務(wù)器都是高精尖且有針對(duì)性的。

（二）解決措施

針對(duì)出現(xiàn)問題提出解決的相應(yīng)措施，給予一定的環(huán)境條件和探索背景，應(yīng)該增強(qiáng)人員培訓(xùn)，使業(yè)務(wù)能力提升，再制定完善的建設(shè)管理體系，進(jìn)而提高工作效率問題。因?yàn)榛A(chǔ)工作決定著管理體系的成敗，所以要定期檢查設(shè)備處理好故障的診斷和維修，更換更新?lián)Q代快的元件或插件，保證數(shù)字化的各項(xiàng)職能正常運(yùn)行且實(shí)時(shí)刷新。將職能細(xì)化，特別是保密項(xiàng)目和安全風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目，都要設(shè)置專門的權(quán)限，派專人到崗負(fù)責(zé)根據(jù)詳細(xì)的步驟流程，分享先進(jìn)的數(shù)字化信息化技術(shù)，然后成立相應(yīng)的檢查和管控專家組，分層專項(xiàng)的進(jìn)行檢查工作的完成程度，然后可以舉辦比賽或者實(shí)踐活動(dòng)，實(shí)行賞罰措施，增強(qiáng)趣味性和知識(shí)性，在活動(dòng)中學(xué)習(xí)培訓(xùn)，在實(shí)踐中提升業(yè)務(wù)能力，在這樣的活動(dòng)效果下可以查缺補(bǔ)漏，自行反省自身的不足并改善，避免此類相似問題再次出現(xiàn)在財(cái)務(wù)管理檔案的信息化建設(shè)。

四、結(jié)語

綜上所述，本文針對(duì)高校的財(cái)務(wù)管理檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行了探討，分別從其必要性和重要性的兩個(gè)特點(diǎn)進(jìn)行分析，然后通過長時(shí)間的總結(jié)和觀察，收集整理出現(xiàn)的問題，本著不脫離環(huán)境條件和工作管理高效性的選擇提高信息化的利用率工作更高效，面對(duì)新形式的管理模式落實(shí)到實(shí)際工作中，在實(shí)踐中進(jìn)步實(shí)踐中成熟。（作者單位：新鄉(xiāng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院）