高校實驗室低值易耗材料信息化管理之探索

高劍萍， 陳建新， 楊再從

(華僑大學(xué)實驗室與設(shè)備管理處，福建廈門361021)

0 引言

高校是國家實施“科教興國”的龐大生力軍，是開展科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新的重要基地?？萍疾堪l(fā)布的《中國普通高校創(chuàng)新能力監(jiān)測報告2016》顯示，2015年，中國高校經(jīng)費內(nèi)部支出達998.6億元，是2006年的3.6倍。隨著科研實力的不斷增強，承擔(dān)的科研項目和籌措的科研經(jīng)費呈現(xiàn)大幅度增長，高校用于購置各類實驗材料的費用也在逐年遞增。據(jù)測算，實驗耗材在高?？蒲薪?jīng)費中占比將近20%，這就是說目前許多高校的年實驗材料消耗達到上億元［1］。除常規(guī)實驗教學(xué)使用外，更多地滿足于科研需求。近年來，隨著國家不斷加大對高?？蒲薪?jīng)費和資產(chǎn)的監(jiān)管力度，傳統(tǒng)的實驗室材料管理模式已很難適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)科研發(fā)展的要求，管理中存在的問題日益凸顯，將信息技術(shù)應(yīng)用在實驗室材料管理勢在必行［2］。在信息化高速發(fā)展的今天，探討如何借助軟件工程和項目管理理論，以實現(xiàn)低值易耗材料信息化管理為目標，結(jié)合學(xué)校資產(chǎn)管理的特點和需求，設(shè)計一套基于校園網(wǎng)的低值易耗材料信息管理系統(tǒng)，從請購、領(lǐng)用及使用的全過程記錄和控制，從而整體提升低值易耗材料精細化管理水平，有效規(guī)范科研經(jīng)費的使用，建立廉政安全的內(nèi)部風(fēng)險防控機制。

1 低值易耗材料的管理現(xiàn)狀及存在的問題

高校實驗室低值易耗材料包括實驗材料、低值品與易耗品。實驗材料是指在高校教學(xué)、科研等活動中所涉及的化學(xué)、生物試劑、放射性同位素、實驗小動物及氣瓶、燒杯、試管等實驗用試劑、器具［3-4］;低值品是指單價達不到固定資產(chǎn)標準但使用通常超過一年的耐用品;易耗品指使用年限通常不到一年的消耗材料［5］。相對于固定資產(chǎn)，具有數(shù)量大、種類雜、批次多、來源廣、流動性強、使用周期短、價格差異顯著、不入資產(chǎn)賬等特點，管理相對復(fù)雜。在管理意識、理念、模式、人員素質(zhì)等方面都存在一定的問題［6］。

1.1 管理意識不強，缺乏健全的管理機制

高校中普遍存在“重固定資產(chǎn)，輕低值易耗”的管理思維模式［7］。相對于比較完善的固定資產(chǎn)管理體系，低值易耗材料因其單位價值低、使用年限短、種類多、來源廣、消耗快、周轉(zhuǎn)快等特點，加之采購頻率高且分散，高校中普遍采用“自行購置，自主管理”的模式，即采購、驗收、領(lǐng)用、處置等環(huán)節(jié)完全由各個單位、實驗室或課題組自主決定，很多高校缺乏統(tǒng)一購置和管理的平臺，缺乏相應(yīng)的管理制度和監(jiān)督措施［8］。在財務(wù)報銷中，低值易耗材料也大都采用的是“以報列支”的管理辦法，只需要提供發(fā)票，發(fā)票上列出所購買物品的詳細清單即可，處理方式較為簡單。

1.2 經(jīng)費使用不規(guī)范，缺少有效的內(nèi)部風(fēng)險防控機制

材料費是各類科研經(jīng)費中重要的直接成本費，是開展科研業(yè)務(wù)的基本保證。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，新技術(shù)、新材料層出不窮，很多新型材料單價幾千元甚至上萬元。隨著高校各類科研經(jīng)費的逐年遞增，材料費在經(jīng)費總量中所占的比例越來越高。由于財務(wù)部門對低值易耗材料不要求辦理相關(guān)入庫及領(lǐng)用出庫手續(xù)，并且直接采用一次攤銷法進行核算，因此僅由材料費的會計核算業(yè)務(wù)是無法完整準確地反映科研經(jīng)費材料費的實際使用情況。在高?？蒲薪?jīng)費和專項經(jīng)費財務(wù)檢查和審計過程中，發(fā)現(xiàn)實驗材料、實驗動物和辦公物資絕大部分實行自主采購，處于失控狀態(tài)，沒有實施出入庫管理，導(dǎo)致虛假采購時有發(fā)生，很容易造成資產(chǎn)的流失和浪費，同時帶來安全隱患和廉政風(fēng)險。

1.3 涉危品監(jiān)管不力，很容易造成實驗室安全隱患

高校中基于專業(yè)設(shè)置的需要，許多院系都建有大量的化學(xué)類教學(xué)科研實驗室。雖然專業(yè)特點有所不同，但都使用品種繁多、性質(zhì)各異的化學(xué)試劑進行科學(xué)實驗，而這些試劑大多具有易燃、易爆、毒性和腐蝕性特征，有些甚至有易制毒性，屬于國家管控的?；?。然而目前高校大部分藥品試劑都是由學(xué)院或課題組自行采購和管理，各種性質(zhì)的化學(xué)品隨意擺放在實驗室內(nèi)、存放地點分散、使用人員較多，使用情況無人記錄等問題嚴重存在，稍有不慎就會發(fā)生安全事故，這也是實驗室安全管理中的最大隱患。

囿于此，實驗室與設(shè)備管理處作為學(xué)校試劑耗材管理部門，通過借鑒其他高校在實驗室耗材信息化管理改革實踐方面的成功經(jīng)驗，開發(fā)一套行之有效的管理系統(tǒng)具有重要的意義。本文擬基于華僑大學(xué)具體情況，結(jié)合國內(nèi)高校的成功管理經(jīng)驗，提出一套實驗室低值易耗材料信息化管理系統(tǒng)的方案，通過對業(yè)務(wù)流程的設(shè)計與核心功能的選定，實現(xiàn)材料分散采購、集中驗收入庫，從而解決低值易耗材料管理中存在的不足。以下就該系統(tǒng)的建設(shè)思路和解決方案進行闡述［9-10］。

2 低值易耗材料信息化管理系統(tǒng)的作用

為了提升競爭力，許多高校都加快了信息化的步伐，信息技術(shù)給高校帶來了新的變革、新的思路、新的變化。傳統(tǒng)的辦學(xué)模式正經(jīng)歷著轉(zhuǎn)型升級的陣痛。隨著高校業(yè)務(wù)流程化、組織扁平化、作業(yè)信息化，不僅改變了傳統(tǒng)的手工數(shù)據(jù)處理的方式，也觸發(fā)了高校管理模式的變革。在理順管理機制和流程的基礎(chǔ)上，構(gòu)建基于信息技術(shù)環(huán)境下的高校實驗室低值易耗材料內(nèi)部控制系統(tǒng)。

(1)管理制度化。通過信息化管理系統(tǒng)寓國家相關(guān)法律法規(guī)、學(xué)校規(guī)章制度和管理辦法于日常管理工作之中，使之得到有效地執(zhí)行，實現(xiàn)對低值易耗材料的分級監(jiān)控管理，形成科學(xué)、規(guī)范、完善的管理體系。

(2)流程集約化。通過優(yōu)化流程減少中間環(huán)節(jié)，提高管理效率和水平。該系統(tǒng)克服以往紙質(zhì)管理的缺點，通過網(wǎng)上申報、審核、蓋章的管理模式，能夠?qū)崿F(xiàn)分散采購、集中驗收入庫申請。只要有網(wǎng)絡(luò)都可以隨時隨地填報，讓教師從繁瑣的手續(xù)里解放出來，既減少了管理人員的工作量，又大大縮短了老師辦事的時間，提高了工作效率。

(3)管理精細化。實現(xiàn)“有賬可查，有賬可依”。通過建立電子賬目，伴隨著每一步流程的操作，實現(xiàn)對低值易耗材料重要信息的記錄和保存，實現(xiàn)實時的查詢和統(tǒng)計。對管理部門而言，分類登記，分類管理，管理更精細化，條目更清晰，確保管理更加規(guī)范化，集約化和精益化，減少重復(fù)購置和浪費。

(4)使用規(guī)范化。材料費在科研經(jīng)費中占的比重較大，是否存在以購買實驗材料為名和掛賬等形式向校內(nèi)、外轉(zhuǎn)移科研經(jīng)費現(xiàn)象一直是高?？蒲薪?jīng)費內(nèi)部審計的重點內(nèi)容。而通過信息化管理系統(tǒng)不僅可以實現(xiàn)每一筆賬目的記錄和查詢，也可以實現(xiàn)所有數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，完整準確地記錄課題經(jīng)費中材料費的開支與使用情況，為科研經(jīng)費的檢查與結(jié)算審計提供有效的佐證支持，并為管理部門提供決策依據(jù)。

3 低值易耗材料信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建

學(xué)校低值易耗材料管理系統(tǒng)分為兩部分:實驗材料和低值品與易耗品管理系統(tǒng)。以低值易耗材料的日常管理、數(shù)據(jù)采集及上報需求為核心，結(jié)合學(xué)校實驗室材料管理的整個工作流程，搭建信息化管理平臺，將線下搬到線上，采購計劃單與訂單全程在線審批，實現(xiàn)全流程規(guī)范管理。其主要業(yè)務(wù)流程如圖1所示［11-16］。

圖1 實驗材料、低值品與易耗品管理流程圖

系統(tǒng)主要由5個模塊組成:安全管理模塊、采購驗收模塊、倉庫管理模塊、網(wǎng)上商城模塊和信息發(fā)布管理模塊。

3.1 安全管理模塊

系統(tǒng)以數(shù)字化校園統(tǒng)一身份認證平臺作為用戶身份認證模塊，實現(xiàn)校內(nèi)單點登錄，且具備身份認證的深度集成，以保證用戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)一認證、權(quán)限設(shè)定和協(xié)同處理。

用戶權(quán)限分級設(shè)置，確保數(shù)據(jù)安全。多級管理權(quán)限，各個級別管理權(quán)限分明，同時具有分權(quán)和無縫連接的管理模式;權(quán)限設(shè)置靈活，根據(jù)實際使用情況，系統(tǒng)將用戶分為校內(nèi)用戶、決策者、管理著、管理員5種角色權(quán)限。每種角色擁有的權(quán)限不盡相同。不同權(quán)限的用戶進行不同的工作操作，具有不同的工作流程。除“超級管理員”擁有最高權(quán)限外，其他角色只能處理自己管轄范圍內(nèi)的信息，既防止越權(quán)操作，又保證了信息的相對隱密性。所有操作都有備份，即保證了數(shù)據(jù)可恢復(fù)，又提高了系統(tǒng)的安全性。

3.2 采購驗收模塊

采購驗收模塊用于實現(xiàn)在線驗收申請和網(wǎng)上審核入庫功能，采購(到貨)驗收合格后，采購人通過信息平臺提出購置物品的驗收申請，由審核人進行分權(quán)審核，采購人可通過本系統(tǒng)填報實驗材料驗收單，憑打印后的驗收單可到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)。每一張驗收單須有采購計劃申請單，無采購計劃申請單系統(tǒng)拒絕開驗收單。支持從采購計劃申請表導(dǎo)入數(shù)據(jù)，大大減少手工數(shù)據(jù)錄入量。驗收單須至少記錄以下字段:單據(jù)號、驗收單位編號與名稱、實驗室編號與名稱、課題組經(jīng)費編號與名稱、經(jīng)辦人、驗收人、驗收日期、單據(jù)電子防偽碼、材料名稱、品牌、數(shù)量、單價、金額等。

分類管理是有效的科學(xué)管理手段，將實驗材料、低值品、易耗品作為3個入口，用戶進行分類登記入庫。網(wǎng)上審核簡化流程，所有信息均通過網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)。引入多角色審核機制，系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程自動分配審核人，并實現(xiàn)網(wǎng)上電子簽名。審核結(jié)果也同時通過消息推送方式告知用戶。即方便了用戶和管理者順利完成材料、低值易耗品的審核入庫，也保證了受管制類物品均能嚴格按照公安部門、學(xué)校關(guān)于?；饭芾淼南嚓P(guān)規(guī)定來入庫。審核過的入庫單會自動形成防偽碼印章進入下一步流程。

3.3 倉庫管理模塊

校內(nèi)可設(shè)置多個庫房，庫區(qū)分為校級倉庫和學(xué)院級倉庫，支持計劃、入庫、出庫、退庫、移庫等功能;支持與學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)對接，出庫時應(yīng)記錄對應(yīng)的財務(wù)項目編號與名稱;支持倉庫報表功能;支持常備目錄、最大庫存數(shù)、最小庫存數(shù)等常規(guī)倉庫管理功能;支持倉庫盤點功能。靈活多樣的檢索功能。系統(tǒng)設(shè)計了包括物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、發(fā)票號碼、領(lǐng)用單位、負責(zé)人、經(jīng)費項目名稱、經(jīng)辦人等幾乎涵蓋所有字段的綜合檢索功能。并支持多種格式的數(shù)據(jù)查詢，通過一個或多個字段的檢索，按分類、單一條件、組合條件等查詢，或按使用單位、負責(zé)人、存放地點，經(jīng)費項目類型等查詢。

該模塊充分利用了Excel的強大統(tǒng)計功能，對查詢結(jié)果通過報表、圖表等形式輸出統(tǒng)計結(jié)果，直觀的統(tǒng)計方式大大提高了賬目管理和分析水平，使項目組負責(zé)人可隨時了解自己名下的所有實驗材料的購置記錄、使用出庫情況及記錄，管理部門可全面了解全校材料、低值易耗品的使用管理情況，為決策者提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，同時也有利于各方監(jiān)督。

3.4 網(wǎng)上商城模塊

系統(tǒng)開設(shè)華僑大學(xué)網(wǎng)上商城，供應(yīng)商可以在商城上開設(shè)經(jīng)營賬戶，校內(nèi)師生用戶可在商城上采購低值易耗材料。廠商通過系統(tǒng)上傳低值易耗材料的產(chǎn)品信息，設(shè)備處管理員可對供應(yīng)商實驗材料產(chǎn)品信息進行審核，如果供應(yīng)商具備相關(guān)資質(zhì)并符合學(xué)校要求，則供應(yīng)商可以通過管理系統(tǒng)發(fā)布相關(guān)產(chǎn)品，包括產(chǎn)品的型號、名稱、規(guī)格、價格、圖片等信息。低值易耗材料使用師生通過學(xué)校信息門戶登錄本系統(tǒng)，可以選擇供應(yīng)商并購買相關(guān)實驗材料。設(shè)備處管理員審核通過后，師生用戶需要確認收貨，默認低值易耗材料進入教師個人使用臺賬，并自動記錄當(dāng)前批次所有低值易耗材料的入賬信息。

3.5 信息發(fā)布管理模塊

管理部門能在平臺內(nèi)發(fā)布通知公告;發(fā)布上級管理部門及學(xué)校的管理規(guī)定文件;發(fā)布平臺的技術(shù)文檔、培訓(xùn)資料等;發(fā)布年度內(nèi)各個經(jīng)費項目下購置試劑、耗材的品種、數(shù)量、價格、供應(yīng)商等信息。實時推送在系統(tǒng)運行相關(guān)聯(lián)的信息。

4 結(jié)語

每所高校的資產(chǎn)管理都有自己的特點和需求，很難找到一套普遍適用的管理系統(tǒng)。但信息化是提高管理水平的重要途徑，是推動高校發(fā)展的重要因素。以信息化管理為依托的高校材料、低值易耗品管理系統(tǒng)，旨在進一步實現(xiàn)對低值易耗材料的宏觀調(diào)控管理，以形成更加合理有效、統(tǒng)一調(diào)配的管理機制，為學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造資源保障環(huán)境。以高性能校園網(wǎng)為基礎(chǔ)，實現(xiàn)信息化增值服務(wù)，是信息經(jīng)濟條件下高校發(fā)展的大趨勢，也是向一流學(xué)校邁進的必由之路。