淺析辦公室如何做好領(lǐng)導(dǎo)參謀助手

劉映江

【摘 要】在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，辦公室工作是企業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)內(nèi)容，參謀助手在辦公室工作中發(fā)揮著重要的作用，體現(xiàn)著辦公室工作的整體水平?；诖?，論文介紹了辦公室參謀助手的作用，研究了辦公室人員做好領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的優(yōu)化措施，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供一定幫助。

【Abstract】In the development of modern society， office work is the key content of enterprise development. Staff assistants play an important role in office work， which reflects the overall level of office work.Based on this， the paper introduces the role of the office staff assistant， and studies the optimization measures of the office staff to do a good job as a leader staff assistant. It is hoped that this can provide some help for the decision-making of enterprise leaders.

【關(guān)鍵詞】辦公室；領(lǐng)導(dǎo)；參謀助手

【Keywords】office； leader； advice assistant

【中圖分類(lèi)號(hào)】F279.23 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）03-0112-02

1 引言

在社會(huì)化經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入的大背景下，辦公室的職責(zé)日益完善，逐漸轉(zhuǎn)變成了為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、發(fā)揮參謀助手職能等。在新時(shí)期的發(fā)展中，為了滿(mǎn)足社會(huì)的發(fā)展需求，辦公室工作人員不僅需做好辦事員應(yīng)做的工作，還需要樹(shù)立出謀劃策的理念，從企業(yè)的整體發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)的角度進(jìn)行充分考慮，并根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，制定合理的優(yōu)化措施，充分發(fā)揮出參謀助手的重要作用。

2 辦公室的參謀助手作用

辦公室是企業(yè)發(fā)展的重要職能部門(mén)，本質(zhì)是綜合辦事機(jī)構(gòu)，其服務(wù)水平直接關(guān)系著企業(yè)的整體運(yùn)轉(zhuǎn)情況、工作質(zhì)量，參謀助手在辦公室中發(fā)揮著十分重要的作用。辦公室工作人員雖然不是決策人員，但其工作性質(zhì)是企業(yè)決策的參與者、協(xié)助者，辦公室人員的整體水平與領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性、可行性，決策表達(dá)的全面性、準(zhǔn)確性和可操作性息息相關(guān)，在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展中占據(jù)著重要的位置。

3 參謀助手作用的體現(xiàn)

辦公室是企業(yè)發(fā)展的重要部分，其主要職能是服務(wù)、調(diào)研和參謀，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。辦公室工作質(zhì)量和工作水平與日常工作的運(yùn)轉(zhuǎn)效果、領(lǐng)導(dǎo)決策的參與度和切入度有關(guān)，從關(guān)鍵問(wèn)題、關(guān)鍵環(huán)節(jié)和關(guān)鍵時(shí)間的角度，確定領(lǐng)導(dǎo)參謀助手能否勝任。同時(shí)，在辦公室運(yùn)行過(guò)程中，參謀助手的主要作用是及時(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確、全面的信息。在研究企業(yè)中心工作組織的基礎(chǔ)上，為領(lǐng)導(dǎo)決策進(jìn)行支持，確定決策預(yù)案的科學(xué)性、超前性和可操作性，還需要針對(duì)重大事件，提出自己的觀(guān)點(diǎn)，并針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的重要活動(dòng)和會(huì)議制定方案，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)[1]。除此之外，辦公室中的工作比較煩瑣，主要有綜合文字、信息調(diào)研、督查督辦等，辦公室工作人員需要充分發(fā)揮自身的參謀助手作用，將自身的崗位職責(zé)落實(shí)到工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中。

4 做好辦公室領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的優(yōu)化措施

4.1 建立完善的管理制度

在現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展中，企業(yè)制度改革日益深入，普遍實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化的管理模式，以滿(mǎn)足企業(yè)管理的發(fā)展需求。因此，在企業(yè)的發(fā)展中，辦公室管理人員需要明確企業(yè)管理的實(shí)際情況，建立滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，確保辦公室工作的高效性、規(guī)范性，以更好地發(fā)揮出參謀助手的重要作用，為制度的完善提供支持。因此，在辦公室工作中，相關(guān)工作人員需要建立完善的管理制度，并做好以下工作：第一，全面梳理辦公室的規(guī)章制度，在總結(jié)、研討、歸納、修訂的基礎(chǔ)上，對(duì)原有的規(guī)章制度進(jìn)行完善。在修訂辦公室規(guī)章制度的過(guò)程中，相關(guān)人員需要做好工作日志、月度分析報(bào)告、年度總結(jié)等內(nèi)容，確保規(guī)章制度的可行性和針對(duì)性，為辦公室各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展提供支持。第二，企業(yè)應(yīng)明確辦公室人員的崗位職責(zé)，以此為基礎(chǔ)建立基礎(chǔ)管理制度，提高辦公室人員的制度意識(shí)和標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)，這樣辦公室人員就能夠自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)章制度，并按照相應(yīng)的工作程序完成工作，還需要定期監(jiān)督并檢查規(guī)章制度的落實(shí)情況，及時(shí)解決工作中存在的問(wèn)題。第三，企業(yè)應(yīng)該建立辦公室首問(wèn)負(fù)責(zé)制，并將其落實(shí)到實(shí)際工作中，優(yōu)化并整合各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，應(yīng)用高效、先進(jìn)的方式，提高企業(yè)的整體工作效率，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作任務(wù)。除此之外，辦公室內(nèi)部工作人員需要充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，注重各個(gè)部門(mén)和工作人員之間的溝通和交流，提高辦公室工作的整體效能。

4.2 圍繞企業(yè)中心任務(wù)開(kāi)展辦公室工作

4.2.1 全面開(kāi)展信息調(diào)研工作

現(xiàn)階段，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已被融入人民群眾的生活和工作中，海量信息充斥著社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，這就使得信息的重要性越來(lái)越明顯。為了進(jìn)一步提升信息的整體質(zhì)量，企業(yè)工作人員需要做好信息調(diào)研工作。因此，在現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展中，辦公室人員需做好信息調(diào)研工作，明確企業(yè)高層管理人員和工作人員關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題，以此為基礎(chǔ)開(kāi)展調(diào)研工作：第一，辦公室人員需要深入企業(yè)基層部門(mén)，了解基層工作人員生活和工作中遇到的難題，重點(diǎn)關(guān)注民生和民意，仔細(xì)傾聽(tīng)員工的訴求，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋基層部門(mén)的所見(jiàn)所聞，這樣領(lǐng)導(dǎo)就能夠掌握更多真實(shí)信息，以此為基礎(chǔ)開(kāi)展決策工作；第二，辦公室人員需要對(duì)企業(yè)的相關(guān)工作進(jìn)行調(diào)研，及時(shí)向基層傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求，這樣基層部門(mén)就能夠了解到領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，積極發(fā)揮自身的參謀助手作用。

4.2.2 做好參謀決策工作

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，辦公室職責(zé)在日益完善，辦公室人員的主要職能是為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，做好參謀決策工作，這就需要辦公室人員在實(shí)際工作中，充分考慮企業(yè)發(fā)展的整體情況，從領(lǐng)導(dǎo)的角度思考問(wèn)題，針對(duì)企業(yè)的發(fā)展提出相應(yīng)的優(yōu)化措施。同時(shí)，辦公室人員還需要明確企業(yè)內(nèi)部和外部市場(chǎng)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況，深入分析企業(yè)改革和發(fā)展過(guò)程中遇到的新問(wèn)題，以此為基礎(chǔ)制定合理的解決對(duì)策，發(fā)揮出辦公室人員的參謀助手職能，為領(lǐng)導(dǎo)分憂(yōu)解難。同時(shí)，辦公室人員需要充分發(fā)揮自身的指導(dǎo)作用，掌握典型的調(diào)研方式，實(shí)現(xiàn)善于發(fā)現(xiàn)典型、培養(yǎng)典型、宣傳典型和總結(jié)推廣典型。除此之外，在新時(shí)期的發(fā)展中，辦公室需要在開(kāi)展調(diào)研工作的過(guò)程中，發(fā)揮參謀助手的作用，不斷創(chuàng)新并優(yōu)化現(xiàn)有的工作，明確企業(yè)發(fā)展中的重點(diǎn)內(nèi)容和難點(diǎn)問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)決策工作的順利開(kāi)展提供有價(jià)值的參考意見(jiàn)，以獲取更多高質(zhì)量的調(diào)研結(jié)果，并將其落實(shí)到企業(yè)發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持。

4.3 提升自身的綜合能力和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的企業(yè)建設(shè)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，這就對(duì)辦公室工作人員的專(zhuān)業(yè)技能和綜合素質(zhì)提出了更高的要求，辦公室工作人員需要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的工作方式，提高自身的綜合工作能力和工作水平，進(jìn)而提升自身的參謀決策水平。同時(shí)，辦公室人員需要加強(qiáng)與企業(yè)相關(guān)部門(mén)工作人員的溝通和交流，并積極借鑒并學(xué)習(xí)成功的經(jīng)驗(yàn)和工作方式，以提高辦公室工作人員的綜合素質(zhì)。辦公室工作人員還需要深入基層部門(mén)，可以在一線(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)中學(xué)習(xí)更多的生產(chǎn)知識(shí)，提高自身的專(zhuān)業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平，提高工作的積極性，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作中遇到的問(wèn)題、工作進(jìn)度等內(nèi)容，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策工作提供數(shù)據(jù)和信息支持。除此之外，辦公室人員需要積極參加相關(guān)會(huì)議，多多聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)，記錄領(lǐng)導(dǎo)的主體思想。一般情況下，會(huì)議是辦公室人員充分了解企業(yè)情況的重要途徑，還能夠在會(huì)議中展現(xiàn)出更多的思維方式、戰(zhàn)略眼光和管理方式等。并且，在實(shí)際工作過(guò)程中，辦公室人員需要針對(duì)各個(gè)時(shí)間段、各個(gè)場(chǎng)合的講話(huà)，記錄領(lǐng)導(dǎo)貫徹的新思想、新理念，及時(shí)進(jìn)行總結(jié)、提煉、完善和發(fā)展，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的穩(wěn)定性提供保障。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在現(xiàn)代化社會(huì)的快速發(fā)展中，各個(gè)企業(yè)的建設(shè)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，企業(yè)體制改革越來(lái)越深入，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中，辦公室工作是企業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)內(nèi)容，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策工作的順利開(kāi)展提供了支持。辦公室人員需要明確企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和實(shí)際發(fā)展情況，以此為基礎(chǔ)進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，求真務(wù)實(shí)地落實(shí)自身的崗位職責(zé)，這樣才能夠充分發(fā)揮出參謀助手的職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策工作的順利開(kāi)展提供支持，提高企業(yè)的整體工作質(zhì)量和工作效率。

【參考文獻(xiàn)】

【1】彭杏.辦公室秘書(shū)如何更好地發(fā)揮參謀助手作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）：89+92.