“互聯(lián)網(wǎng)+”下檔案管理工作現(xiàn)存問題及優(yōu)化途徑

盛梅 曹昊洋

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的管理人員意識到運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的必要性，互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用無疑加快了檔案管理模式的改革進(jìn)程，同時也為檔案管理工作提供了方向上的指引?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”不斷推行的時代背景下，檔案管理工作的開展過程中仍舊存在著各類的問題。文章對檔案管理工作中的問題進(jìn)行總結(jié)，而后提出針對性的解決措施，從而提高檔案管理水平，以期為相關(guān)檔案管理工作人員帶來借鑒及參考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理；現(xiàn)存問題；優(yōu)化路徑

“互聯(lián)網(wǎng)+”是互聯(lián)網(wǎng)與其他行業(yè)的有效結(jié)合，可使社會資源得到優(yōu)化，并實現(xiàn)集成利用，是極具創(chuàng)造價值的新型管理模式。現(xiàn)階段，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足社會的發(fā)展需求。因此，本文主要從“互聯(lián)網(wǎng)+”的層面探討了檔案管理模式的創(chuàng)新策略，指出了現(xiàn)階段應(yīng)用信息技術(shù)實施檔案管理的常見問題，并提出了相應(yīng)的優(yōu)化思路。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下檔案管理中的問題

1.1 管理上存在不足

1.1.1 未能重視檔案管理工作的重要性

很多單位未能重視檔案管理工作的重要性，甚至直接忽略了它的實際價值，更多的主張運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，這樣的工作習(xí)慣將會致使部分檔案管理人員存在認(rèn)識上的誤區(qū)，檔案管理水平也難以得到提高。更有部分領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為檔案管理工作不能為其帶來切實的經(jīng)濟(jì)效益，因此不可作為發(fā)展中的重點，也未能擺正檔案管理工作的地位[1]。特別是在“互聯(lián)網(wǎng)+”不斷推行的大環(huán)境下，部分領(lǐng)導(dǎo)因缺少創(chuàng)新意識，未能引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏動力，與此同時，也使得部分檔案管理工作人員態(tài)度消極，不愿意主動實施管理，或提出針對性的管理建議，無法保證檔案資料的完整性，使檔案管理不能緊跟時代的發(fā)展步伐，適應(yīng)能力較差。

1.1.2 管理人員的綜合素質(zhì)不足

一般情況下檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人員都會身兼多個職位，他們很難將自己的大部分精力放在檔案管理工作中，更多的選擇安排檔案管理部門的普通職工進(jìn)行管理，但是大多數(shù)檔案管理人員缺少統(tǒng)籌能力，同時，他們的管理能力相對欠缺，面對海量的檔案信息，僅能將大部分信息存檔，并實現(xiàn)數(shù)字化輸入，部分單位所應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)缺乏檢索功能以及分類功能，這就會為日后的調(diào)閱、調(diào)檔等工作的開展帶來極大難度，無法體現(xiàn)檔案信息的應(yīng)用價值[2]。

1.1.3 檔案管理人員流動性較大

受傳統(tǒng)發(fā)展理念的影響，大部分檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作缺乏技術(shù)含量，不愿意主動承擔(dān)相關(guān)的工作任務(wù)，如若有崗位調(diào)離的機(jī)會，他們都會緊抓機(jī)遇、不會選擇在檔案管理崗位上滯留。此外，在崗位交接的過程中容易出現(xiàn)交接不力的情況，致使部分檔案資料缺損，從而導(dǎo)致機(jī)密信息被泄露[3]。除此之外，部分企事業(yè)單位不具備完善的管理體系，但管理人員在傳遞檔案信息的過程中僅通過郵件的形式進(jìn)行傳送，尤其是缺少檔案經(jīng)驗的人員，甚至?xí)x擇將檔案信息內(nèi)容直接復(fù)制，在未保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全的前提下，實施數(shù)據(jù)傳遞，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息被篡改，為不法分子所利用，最終將帶來不可挽回的損失。

1.1.4 未能對結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)給予重視

通常情況下，結(jié)構(gòu)性信息都會隨著時間的推移而沉寂在數(shù)據(jù)庫中，難以發(fā)揮其應(yīng)用價值，除此之外，大多數(shù)企事業(yè)單位在檔案管理的過程中均缺乏管理經(jīng)驗，導(dǎo)致管理水平極低，管理人員無法從海量的檔案數(shù)據(jù)中提取有價值的數(shù)據(jù)，難以體現(xiàn)非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)的作用[3]。

1.2 技術(shù)上存在缺陷

1.2.1 電子檔案的應(yīng)用環(huán)節(jié)存在問題

步入信息時代以后，檔案管理工作的落實越發(fā)注重信息技術(shù)的應(yīng)用，但隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，使得檔案資料的數(shù)量及種類越來越多，同時內(nèi)容也越來越繁雜，這樣的發(fā)展形勢無疑提高了檔案管理工作的要求，也為檔案資料的整理及搜集帶來了諸多的難度。特別是最近幾年來人們的版權(quán)意識逐步提升，也增加了對于知識產(chǎn)權(quán)法律維護(hù)的要求，所以，檔案管理人員在搜集并利用檔案資料時，也普遍存在侵權(quán)的行為。在“互聯(lián)網(wǎng)+”不斷推行的社會背景下，檔案管理工作的開展過程中，必須首先建立完善的電子檔案體系，并積極引用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，結(jié)合檔案管理需求，對技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，選擇應(yīng)用新型媒介，提高檔案管理效率，比如，光盤以及磁盤等，借助網(wǎng)絡(luò)傳遞檔案資料，確保檔案管理的安全性及完整性[4]。除此之外，當(dāng)然內(nèi)容也從以往的辦公文件拓展為當(dāng)下所流行的流轉(zhuǎn)文件等。在新媒介不斷推行的發(fā)展形勢下，如若仍舊運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方式，將難以滿足檔案管理需求。需要注意的是，在利用信息技術(shù)管理檔案的過程中，伴隨著各類的版權(quán)問題，還涉及檔案隱私，這就對電子檔案管理提出了新要求，上述問題也是現(xiàn)階段電子檔案管理過程中技術(shù)上的缺陷，更是亟待解決的問題之一。所以，必須重視電子檔案管理中的版權(quán)問題及隱私問題，保證相關(guān)人員的個人權(quán)益，從而合法利用檔案中的信息及數(shù)據(jù)[5]。

1.2.2 信息安全問題

“互聯(lián)網(wǎng)+”的大環(huán)境下，在電子檔案信息管理的過程中，安全性難以得到保證。電子檔案管理模式無疑是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的創(chuàng)新及改革，數(shù)字化的檔案管理方式提高了管理效率，也使檔案查詢及更改更加便捷。但是，電子檔案管理增加了對于軟件及計算機(jī)設(shè)備的依賴，同時，也易受信息安全問題的制約，容易被篡改、被刪除，無疑體現(xiàn)了電子檔案存儲的脆弱性。除此之外，數(shù)字檔案管理的過程中，也可借助計算機(jī)設(shè)備，對海量的檔案信息批量處理，很難保證檔案信息的原始性，易出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

1.2.3 網(wǎng)絡(luò)安全問題

在電子檔案信息管理過程中，網(wǎng)絡(luò)安全問題是亟待解決的問題，如若未能將此問題妥善解決，必將會制約電子檔案信息管理的發(fā)展?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”理念的滲透，使得行業(yè)之間的關(guān)聯(lián)性更強(qiáng)，同時也普遍體現(xiàn)了資料內(nèi)容開放、信息互聯(lián)的特點，在此行業(yè)競爭如此激烈的時代背景下，電子檔案管理過程中極易受黑客的攻擊，也容易受病毒的侵入，直接威脅著信息檔案的安全性及可靠性，也埋下了諸多的安全隱患[6]。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”下檔案管理的方案

2.1 優(yōu)化管理模式

2.1.1 應(yīng)當(dāng)保證電子檔文件的完整性

在收集電子文件的過程中，需要核對檔案內(nèi)容的真實性及完善性，還要明確檔案的基本信息，并做好標(biāo)注，比如，檔案的檢索條目、建檔背景以及關(guān)聯(lián)信息等。以此為基礎(chǔ)，方可使電子檔案符合檢索及應(yīng)用要求。為了進(jìn)一步保證檔案搜集的完整性，還要設(shè)立專門的檔案生成部門，及時上報檔案，對檔案進(jìn)行存儲、歸類。

2.1.2 積極引入先進(jìn)的技術(shù)手段，提高文化管理水準(zhǔn)

必須嚴(yán)謹(jǐn)參照檔案管理的規(guī)章機(jī)制，加大執(zhí)行力度，為檔案管理工作的開展提供制度保障，營造安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化水平。要求檔案管理人員在檔案數(shù)據(jù)庫接口位置設(shè)置防火墻，還應(yīng)當(dāng)設(shè)置獨立的權(quán)限，確保檔案信息存儲過程的安全性及可靠性。在保證信息完整及真實的前提下實施全面共享，發(fā)揮檔案信息的應(yīng)用價值，以供相關(guān)人員應(yīng)用。在此過程中，要求檔案管理人員積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)手段，并將檔案資料設(shè)置為只讀模式，避免不法分子利用計算機(jī)批量處理功能，對檔案信息私自篡改或刪減，最大限度地確保檔案信息的完整性與真實性。

2.1.3 提高對于非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)的重視

企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，這將直接影響企業(yè)的發(fā)展，因此，必須首先重視檔案管理工作的地位，而后再提高對于非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)的關(guān)注，非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)對于企業(yè)經(jīng)營及管理均具有重要的作用。尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+”理念不斷推行的社會背景下，領(lǐng)導(dǎo)人員必須重視非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的應(yīng)用價值，從而為企事業(yè)單位的發(fā)展注入源源不斷的動力。

2.2 更新技術(shù)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大環(huán)境下，有必要利用云計算，發(fā)掘檔案信息中極具價值的信息，并完善信息資源服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量。每個單位的數(shù)據(jù)庫都可作為獨立的存儲單元，而后再結(jié)合數(shù)據(jù)檔案的應(yīng)用需求，實施集成化管理。云計算技術(shù)的應(yīng)用只要借助各類的軟件，連接數(shù)據(jù)庫接口，再設(shè)置相應(yīng)的檢索功能，并在云端建立信息處理平臺，將數(shù)據(jù)庫與云端有效連接，成為統(tǒng)一入口。另外，還要對檢索功能實施一站式處理，將傳統(tǒng)的檢索功能與咨詢功能全面轉(zhuǎn)移，使之在云端均勻分布，相應(yīng)地提高檔案信息管理質(zhì)量。在云計算的環(huán)境下，必然會降低本地信息的處理能力，用戶在應(yīng)用檔案文件時只需利用移動終端或移動網(wǎng)絡(luò)即可完成全部操作，這就會一定程度地減少信息處理環(huán)節(jié)的資金投入。

3 結(jié)語

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的檔案管理工作中仍舊存在著各類問題，經(jīng)筆者分析，主要將其分為管理與技術(shù)上的問題，管理理念不科學(xué)、落后，技術(shù)手段不先進(jìn)，都會制約檔案管理工作的落實，同時也無法提高管理水平。而后，筆者又提出了優(yōu)化檔案管理工作的建議，仍舊從技術(shù)及管理上入手，應(yīng)用云計算技術(shù)，拓展檔案管理體系的功能，使之更具現(xiàn)代化的特點，同時轉(zhuǎn)變管理理念，正視非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)的應(yīng)用、提高網(wǎng)絡(luò)化管理水平、確保電子文件的完整性以及真實性，提高檔案管理水平。

[參考文獻(xiàn)]

[1]何肖穎，李星月，王玥，等.“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理方案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用及其效果分析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017（30）：40-41.

[2]孔曉.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的黨校檔案管理問題研究[J].檔案管理，2016（3）：86-87.

[3]郭紅.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下房地產(chǎn)檔案管理若干思考[J].檔案管理，2016（3）：82-83.

[4]秦一力.互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)合檔案管理方案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價值[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2018（12）：1-2.

[5]米瑞利.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校教學(xué)檔案管理面臨的問題和對策[J].才智，2017（22）：199-200.

[6]許志穎.基于“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下醫(yī)院檔案管理的思考[J].通訊世界，2018（1）：260-261.