新時期檔案館的安全風險與防控

管先海 李興利

李興利（河南省焦作市檔案局、館）：安全是檔案工作的底線。2019年1月30日國家檔案局針對個別地方發(fā)生的檔案安全事故，印發(fā)《關(guān)于深入開展檔案安全檢查的緊急通知》，要求各地檔案部門深入開展節(jié)前檔案安全檢查，切實采取有效措施防控風險。本期沙龍，請各位同行結(jié)合實際談?wù)勎覈鴻n案館，特別是市、縣兩級基層檔案館，主要存在哪些安全風險，以及如何采取有效措施預(yù)防和控制風險。

丁曉琴（河南省洛陽市檔案局、館）：檔案安全涉及檔案工作的很多方面，我認為做好檔案安全工作需要從以下方面入手：一是嚴格按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》設(shè)計檔案庫房，庫房選址、檔案柜布局和門窗設(shè)計滿足有關(guān)要求；二是使用檔案裝具、紙張、照明燈具、窗簾等都要符合檔案安全的需要；三是檔案庫房、辦公用房、閱覽用房、整理用房用電設(shè)備應(yīng)經(jīng)常檢查，防止線路老化，避免一切不安全因素；四是安裝庫房溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)，保證庫房恒溫恒濕，并經(jīng)常檢查，避免發(fā)生漏水、漏電事故；五是安裝消防系統(tǒng)，保障檔案安全，并經(jīng)常檢查，及時更換相關(guān)設(shè)備，及時更換氣體、滅火器中的填充物；六是安裝檔案安全防范系統(tǒng)，包括智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等；七是成立檔案安全領(lǐng)導小組，定期巡查，建立臺賬；八是檔案館在發(fā)布檔案信息時，應(yīng)認真審查，該公布的公布，不該公布的不能公布，同時在檔案數(shù)字化過程中加強防火墻等防病毒技術(shù)，避免信息化數(shù)據(jù)庫被外人侵入。

程媛媛（河南省焦作市檔案局、館）：我們通常涉及的檔案安全往往都是通過“人防、物防、技防”加以預(yù)防。但隨著信息時代的發(fā)展，檔案數(shù)字化工作的推進，在基層時常會出現(xiàn)“檔案實體保存完好，信息卻無法讀取，導致檔案憑證作用喪失”的“死檔”情況。比如個別單位保存的“軟盤”，一些需要特殊播放設(shè)備的錄音帶和錄像帶，一些照片檔案缺乏基本的文字說明等。希望能夠引起高度重視，否則一些珍貴的檔案可能就真的會成為“死檔”了。

何思源（中國人民大學信息資源管理學院）：就基層檔案館而言，我有兩點想法：一是意識問題。前幾日看到一篇探討電子檔案異地異質(zhì)備份的論文。這篇文章提到，當年汶川地震之后，各地檔案部門對于電子檔案異地異質(zhì)備份高度重視，但隨著時間推移，有些部門就漸漸有所懈怠。雖說檔案安全事故發(fā)生的概率較小，但一旦發(fā)生，后果不堪設(shè)想。因此，我們是否可以專門整理一個有關(guān)檔案安全的案例庫/案例集（包括正面案例和反面案例），既可以起到傳播、交流、分享、溝通的作用，也可以讓檔案工作者深刻意識到發(fā)生檔案安全事故的嚴重后果，以此作為提高安全意識的手段之一。二是數(shù)字檔案的安全問題。以數(shù)字形式生成的檔案應(yīng)當以數(shù)字方式進行管理，涉及法律法規(guī)、制度標準、技術(shù)、系統(tǒng)、人才等多種要素。與傳統(tǒng)載體檔案相比，其面臨的安全風險更多、更復雜。基層檔案館人、財、物及技術(shù)水平較為有限，尤其需要注意防范數(shù)字檔案面臨的新風險，保障數(shù)字檔案的真實、完整、可靠、可用。

吳雁平（河南省開封市檔案局、館）：檔案安全風險的防范，知道什么是風險，解決的只是防什么的問題，更重要、更緊迫、更棘手的是要解決怎么防、誰來防的問題。怎么防？現(xiàn)實中有哪些設(shè)備空置？有多少器材短缺？又有多少檔案風險問題經(jīng)年上報得不到解決，甚至沒有回復？不能讓這些明擺的、潛在的風險變成書面上無關(guān)痛癢的文字和數(shù)字。只有檔案從業(yè)人員人人皆懷有敬畏之心，視檔案風險隨時可能發(fā)生，才能使那些既有的防范設(shè)備、完備的防范預(yù)案、具體的防范措施得到落實。誰來防？檔案安全是層層負責，人人有責?？墒侨绻睦餂]有“舍我其誰”的最后一關(guān)意識，每個人都想著上有領(lǐng)導、下有部屬、左右還有同事，那么檔案安全風險防范可能就防線盡失，后果將不堪設(shè)想。只有每個檔案從業(yè)者都樹立起 “我是最后一關(guān)”意識，將看到的安全風險阻止于眼前，才能夠保障檔案的長治久安。

郭東升（山東省臨清市檔案局、館）：我贊成吳雁平說的每個檔案從業(yè)者都要樹立起 “我是最后一關(guān)”意識，但這還不夠。意識要落地，需要物質(zhì)匹配，須強化實踐。具體一點，就是用安全制度制約人，強化對安全制度落實的監(jiān)督。強化對檔案安全工作實際操作各個環(huán)節(jié)的監(jiān)管。我以為，縣（市）各檔案館，必須明確一人負責內(nèi)外監(jiān)督的全部責任。對全館所有人，每個人的安全工作監(jiān)管。在安全軟、硬環(huán)境上，主要監(jiān)管局、館長。在業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié)上，主要監(jiān)管具體業(yè)務(wù)人員。這都屬于內(nèi)部監(jiān)督。監(jiān)管重點，除“八防”措施，還應(yīng)特別注意對館藏檔案鑒定銷毀的監(jiān)督。對外監(jiān)督，應(yīng)包括對服務(wù)對象的監(jiān)督。

梁艷麗（河南省新鄉(xiāng)市檔案局、館）：在檔案館安全問題上，有兩點要特別注意。一是主體責任問題。檔案館長不僅是業(yè)務(wù)工作的第一責任人，更是檔案安全的第一責任人。在檔案館日常工作中，檔案安全漏洞信息的搜集、判斷、應(yīng)對舉措的提出，可能都由工作人員乃至副館長完成，但如何應(yīng)對卻是檔案館長決策的。檔案館長不掌握檔案安全情況是失職，不盡力解決檔案安全問題是瀆職。二是檔案接待利用中的安全問題。檔案法律法規(guī)既規(guī)定了公民有查閱利用檔案的權(quán)利，也規(guī)定了檔案利用中的違法行為應(yīng)負的法律責任。在查閱檔案前，要通過口頭告知、書面閱讀、簽字等形式讓利用者知曉有關(guān)法律法規(guī)條文，依法依規(guī)利用檔案。

余厚洪（浙江麗水學院）：從國家安全的綜合層面去認識和理解檔案安全問題，主要涉及三方面思維：一是用政治安全思維嚴守檔案安全紅線，切實增強維護國家政治安全的行動自覺；二是用信息安全思維筑牢檔案安全底線，要從網(wǎng)絡(luò)、終端、應(yīng)用、數(shù)據(jù)、用戶等各個層面采取安全防護措施，尤為關(guān)鍵的是做好檔案安全技術(shù)的發(fā)展與更新；三是用文化思維做強檔案安全防線，自覺地將檔案置于歷史文化傳承和保護的大背景中去開發(fā)和利用。在具體舉措上：一要牢固樹立以總體國家安全觀為引領(lǐng)的檔案安全觀，以高度責任感和使命感做好檔案安全工作；二要全面實施以檔案全過程管理為依托的安全化管理，在檔案的收集、整理、保管、利用以及遷移等管理過程中，化解或消除可能存在的風險和隱患，確保檔案沒有危險、不受威脅、不出事故；三要切實做好以檔案潛在風險防范為目標的動態(tài)性評估，對系統(tǒng)中的風險要素進行識別時對其狀態(tài)變化的相關(guān)因素、趨勢、后果等進行定性或定量分析，得出系統(tǒng)在不同時刻或狀態(tài)下出現(xiàn)風險的可能性以及嚴重程度，從而采取風險控制措施來確保檔案安全。

卜鑒民（江蘇省蘇州市檔案館）：檔案工作可以不出彩，但千萬不能出事，安全工作是1，后面有多少個0，只要前面的1倒了后面再多的0也是白干。安全工作，重中之重就是人，人重視了，意識強了，去檢查了，去關(guān)注了，再有隱患、再有突發(fā)都能在可控范圍內(nèi)，這叫防患于未然。安全工作必須腳踏實地去做，提高每一個人的安全意識，同時用行動去踐行。每個人都重視、關(guān)心安全，就不怕出事。

南燚（河南省安陽市社會福利院）：安全風險防控工作重點是人。每個單位都有詳細完善的規(guī)章制度和措施，但是重點在落實。制度再健全，措施再得力，沒有人去認真執(zhí)行嚴格落實，都是無用功。只有強化全體干部職工安全防范意識，強化規(guī)章制度落實。從單位領(lǐng)導到每一個職工都能重視安全防范工作，認真履行規(guī)章制度，嚴抓風險防范，做到不放過一個安全隱患，不漏掉一個危險源頭，不留下一個死角盲區(qū)，做好檢查記錄，并對可能存在的安全隱患制定措施及時整改，只有這樣，才能齊抓共管做好安全風險防控。

常冠林（安徽省亳州市郵政公司）：近年來，不少檔案館開展了業(yè)務(wù)外包，在做好業(yè)務(wù)外包管理的同時，更要關(guān)注業(yè)務(wù)外包存在的安全問題，主要有兩個方面：一是容易造成檔案原件損毀和丟失；二是容易造成檔案信息內(nèi)容泄露。各級檔案館必須高度重視檔案業(yè)務(wù)外包存在的安全隱患，并認真做好安全管理。一是落實檔案安全主體責任，嚴格履行檔案安全第一責任人的職責，加強對檔案業(yè)務(wù)外包工作的領(lǐng)導和管理，及時消除檔案業(yè)務(wù)外包中的各類安全和質(zhì)量隱患；二是嚴格鑒定，限定外包檔案范圍，嚴格遵守“涉密檔案不外包、外包檔案不涉密”的原則，對外包檔案進行嚴格的鑒定挑選；三是明晰權(quán)責，把握好合同細節(jié)，與外包公司簽訂書面委托合同，明確委托和服務(wù)的內(nèi)容、期限、數(shù)量、質(zhì)量、價格、保密等要求以及雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責任等內(nèi)容，保障檔案業(yè)務(wù)外包安全、規(guī)范、有序；四是加強管控，強化檔案業(yè)務(wù)外包全程監(jiān)管，同時加強對檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)項目驗收評估工作，發(fā)現(xiàn)存有檔案安全隱患或者外包服務(wù)質(zhì)量不符合國家和行業(yè)標準的，一律不予驗收通過，嚴格督促限期整改；五是加強檢查，依法履行監(jiān)督指導職責，對檔案業(yè)務(wù)外包和外包服務(wù)的監(jiān)督檢查應(yīng)當嚴格標準、嚴格要求，及時發(fā)現(xiàn)和研究解決問題，及時消除安全隱患。

黃琥（中原油田分公司檔案管理中心）：以中原油田為例，對抓好檔案安全談三點看法。一是把檔案值班納入企業(yè)總值班體系。針對石油企業(yè)點多、面廣、查檔需求不定時的特點，中原油田檔案部門在不同轄區(qū)設(shè)置服務(wù)網(wǎng)點22個。每月底各網(wǎng)點都要向檔案管理中心上報值班計劃表，排出節(jié)假日值班人員。在值班期間，值班人員要根據(jù)“八防”要求對辦公區(qū)域和庫房進行認真檢查，填寫庫房巡查記錄，并通過網(wǎng)點座機向中心值班室匯報巡查情況。二是爭取資金支持實現(xiàn)智能化監(jiān)控。檔案部門通過逐年申請資金，已對庫藏測繪成果檔案、地質(zhì)資料檔案等部分重點服務(wù)網(wǎng)點加裝了攝像頭、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、全自動滅火系統(tǒng)等設(shè)施設(shè)備，在一定程度上緩解了檔案人員少、巡查難以做到全面徹底等問題，通過高科技的介入真正實現(xiàn)了全天候、無死角監(jiān)控檔案安全。三是嚴守保密規(guī)定確保檔案信息萬無一失。檔案部門每年開展兩次計算機保密清查，查找辦公電腦內(nèi)是否存有涉密文件；對涉密電腦則由保密員親自檢查，確保涉密信息與外網(wǎng)物理隔離，存儲、處理、傳遞確保百分百安全。進入檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)采取權(quán)限審批制，專兼職檔案員、相關(guān)技術(shù)人員等均要采取單位出具證明、備案檔案部門、定期上報崗位調(diào)整情況等措施，確保檔案信息為專屬人員服務(wù)，保障企業(yè)商業(yè)秘密不泄露。檔案部門還專設(shè)信息管理員，負責網(wǎng)站與數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)運行維護，實時監(jiān)控后臺數(shù)據(jù)信息免受黑客和各類病毒危害。對所有電子信息實行一式三套光盤刻錄制，每四年實行一次光磁介質(zhì)清查、轉(zhuǎn)存，在電腦、系統(tǒng)出故障或遭遇天災(zāi)人禍時，檔案資源總有辦法“留一手”。

（摘自《檔案界》論壇）