“三二一”編號(hào)管理法在檔案工作中的應(yīng)用

馬梁

摘 要：實(shí)際工作中，同一管理對(duì)象由于不同部門(mén)參與管理而產(chǎn)生不同的編號(hào)，給管理對(duì)象本身和檔案管理及檔案查閱利用造成不便。文章建議各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)管理對(duì)象統(tǒng)一采用“三二一”編號(hào)管理法，以利于管理。

關(guān)鍵詞：檔案編號(hào)；編號(hào)管理；科技檔案；人事檔案

1 同一管理對(duì)象多部門(mén)管理編號(hào)的現(xiàn)狀

實(shí)際工作中，由于同一管理對(duì)象的不同載體分屬不同的管理部門(mén)，如一臺(tái)設(shè)備，設(shè)備實(shí)體的使用歸基層區(qū)隊(duì)或生產(chǎn)車(chē)間、實(shí)驗(yàn)室等生產(chǎn)或教學(xué)科研部門(mén)，設(shè)備的管理維護(hù)歸機(jī)電科或設(shè)備科等設(shè)備管理部門(mén)，該設(shè)備形成的固定資產(chǎn)歸財(cái)務(wù)部門(mén)管理，設(shè)備檔案又歸資料室或檔案室等檔案部門(mén)管理。各個(gè)部門(mén)由于管理需要會(huì)對(duì)其管理對(duì)象進(jìn)行編號(hào)，由于缺少必要的協(xié)調(diào)和溝通，各部門(mén)之間也沒(méi)有統(tǒng)一的編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，形成了各部門(mén)編號(hào)不統(tǒng)一的現(xiàn)狀，同一管理對(duì)象的編號(hào)五花八門(mén)，很不統(tǒng)一，給管理對(duì)象的各項(xiàng)管理工作帶來(lái)很多不便。

2 傳統(tǒng)編號(hào)管理模式存在的問(wèn)題

傳統(tǒng)編號(hào)管理模式下，對(duì)于同一管理對(duì)象（如建筑物、設(shè)備等固定資產(chǎn)），單位基建（房產(chǎn)）管理部門(mén)和設(shè)備管理（實(shí)驗(yàn)室或生產(chǎn)車(chē)間）部門(mén)分別采用房產(chǎn)編號(hào)和設(shè)備編號(hào)，財(cái)務(wù)部門(mén)采用固定資產(chǎn)編號(hào)，檔案部門(mén)采用檔案分類(lèi)編號(hào)，三個(gè)部門(mén)分別采用三種（有些單位基建部門(mén)和房產(chǎn)部門(mén)為一個(gè)部門(mén)，設(shè)備管理和設(shè)備使用為一個(gè)部門(mén)）不同的編號(hào)標(biāo)識(shí)本單位的同一管理對(duì)象，同一座建筑物、同一臺(tái)設(shè)備分別使用三個(gè)不同編號(hào)。這種情況下，當(dāng)各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)與其他相關(guān)部門(mén)有工作交接或業(yè)務(wù)聯(lián)系時(shí)，往往會(huì)因管理對(duì)象在各部門(mén)的編號(hào)不同而影響工作的快速開(kāi)展，給業(yè)務(wù)技術(shù)管理和科技檔案管理和利用帶來(lái)諸多不便。

人事檔案管理中也同樣存在這樣的問(wèn)題。人事管理部門(mén)對(duì)員工有一套按本部門(mén)業(yè)務(wù)習(xí)慣的編號(hào)（即員工管理號(hào)），如每個(gè)工人都有一個(gè)“工號(hào)”，檔案歸綜合檔案室管理后，檔案部門(mén)又要按相關(guān)要求編制一套檔號(hào)（包括檔案分類(lèi)號(hào)和案卷號(hào)），兩者往往也不統(tǒng)一，遇到工資調(diào)整、職稱(chēng)聘任等業(yè)務(wù)活動(dòng)，產(chǎn)生大量需歸檔人事檔案材料時(shí)，人事管理部門(mén)按自己部門(mén)編制的員工管理號(hào)產(chǎn)生的歸檔材料，檔案部門(mén)還要再轉(zhuǎn)換成相對(duì)應(yīng)的檔號(hào)才能一一對(duì)號(hào)歸檔，很是麻煩；同樣，人事部門(mén)查檔時(shí)也不能根據(jù)員工管理號(hào)直接查到所需檔案，還要建立員工管理號(hào)與檔號(hào)的關(guān)聯(lián)才能順利查找到檔案，這樣憑空多出很多不必要的工作內(nèi)容，造成大量重復(fù)性工作，嚴(yán)重影響工作效率。

3 “三二一”編號(hào)管理法的內(nèi)涵

針對(duì)以上問(wèn)題，筆者認(rèn)為可以對(duì)管理對(duì)象采用“三二一”編號(hào)管理法來(lái)達(dá)到統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一管理的目的?！叭弧本幪?hào)管理主要是指科技檔案（基建檔案、設(shè)備檔案等）的“三號(hào)統(tǒng)一”和人事檔案的“二號(hào)統(tǒng)一”編號(hào)管理?？萍紮n案的“三號(hào)統(tǒng)一”指科技（業(yè)務(wù)）管理、固定資產(chǎn)（財(cái)務(wù)）管理和檔案編號(hào)（檔案）管理的統(tǒng)一，人事檔案的“二號(hào)統(tǒng)一”指的是人事部門(mén)員工編號(hào)（業(yè)務(wù)）管理和人事檔案編號(hào)（檔案）管理的統(tǒng)一。

4 “三二一”編號(hào)管理法的應(yīng)用

實(shí)際工作中可以通過(guò)協(xié)調(diào)檔案部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)這三個(gè)部門(mén)的編號(hào)管理，實(shí)現(xiàn)檔案編號(hào)、業(yè)務(wù)編號(hào)、固定資產(chǎn)編號(hào)的統(tǒng)一。即實(shí)現(xiàn)設(shè)備檔案分類(lèi)編號(hào)與設(shè)備編號(hào)和設(shè)備固定資產(chǎn)編號(hào)的統(tǒng)一，基建檔案分類(lèi)編號(hào)也同時(shí)與房產(chǎn)編號(hào)、房屋固定資產(chǎn)編號(hào)統(tǒng)一，即設(shè)備和基建管理、固定資產(chǎn)管理與檔案管理的“三號(hào)統(tǒng)一”，使三類(lèi)部門(mén)對(duì)同一管理對(duì)象有了統(tǒng)一編號(hào)，也就有了“共同語(yǔ)言”，能夠推進(jìn)業(yè)務(wù)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)管理和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作，也便于檔案信息資源的數(shù)據(jù)共享。

同樣人事管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)也要搞好協(xié)調(diào)合作，商定統(tǒng)一的編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)每一個(gè)員工進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)，做到員工管理號(hào)與人事檔案號(hào)的“二號(hào)統(tǒng)一”，人事管理業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的歸檔材料能夠按統(tǒng)一的編號(hào)進(jìn)行歸檔，人事檔案的查閱利用也可以直接按員工管理號(hào)來(lái)查詢(xún)，實(shí)現(xiàn)人事管理部門(mén)和人事檔案管理部門(mén)的互聯(lián)互通，就不會(huì)再產(chǎn)生過(guò)多不必要的麻煩了。

5 “三二一”編號(hào)管理法的優(yōu)勢(shì)

“三二一”編號(hào)管理法極大地便利了技術(shù)及業(yè)務(wù)管理工作，采用“三二一”編號(hào)管理法之后，單位內(nèi)部的科技管理、固定資產(chǎn)管理、科技檔案管理和人事管理、人事檔案管理都有了各自的“共同語(yǔ)言”，便利了相關(guān)部門(mén)的工作，尤其在實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理之后，其優(yōu)越性會(huì)更加全面體現(xiàn)出來(lái)。例如，某一臺(tái)設(shè)備需要大修，設(shè)備管理部門(mén)只要將該設(shè)備編號(hào)（即設(shè)備部門(mén)檔案分類(lèi)號(hào)）和大修資金數(shù)額輸入計(jì)算機(jī)，就實(shí)現(xiàn)了與計(jì)劃、財(cái)務(wù)等部門(mén)的數(shù)據(jù)溝通，完成該項(xiàng)資金的審核與使用過(guò)程，而大修后產(chǎn)生的設(shè)備技術(shù)文件資料也能很方便地歸檔到檔案部門(mén)，簡(jiǎn)化了工作流程，節(jié)約了工作時(shí)間，提高了工作效率。

（作者單位：河南大學(xué)教務(wù)處 來(lái)稿日期：2019-02-19）