項(xiàng)目管理工具和技術(shù)在項(xiàng)目交付中的有效性

熊蕓蕓

（中國恩菲工程技術(shù)有限公司，北京 100038）

1 引言

任何項(xiàng)目經(jīng)理都必須做出可能會影響其組織的穩(wěn)定性和安全性的最終的艱難決策。項(xiàng)目經(jīng)理面臨的最困難的決策是確定哪個(gè)項(xiàng)目可以接受，從而確保企業(yè)資源的投資。然而，決定投資于一個(gè)特定的項(xiàng)目需要做大量的工作，以確保該項(xiàng)目將增加公司的價(jià)值，否則公司可能會損失時(shí)間、資金和可用于其他投資機(jī)會的寶貴資源。目前，項(xiàng)目管理已經(jīng)擁有了各種工具和技術(shù)的支持和發(fā)展。

帕塔納庫爾等人提出，通過以正確的方式使用適當(dāng)?shù)墓ぞ吆图夹g(shù)，將對項(xiàng)目成功的交付產(chǎn)生直接影響。盡管通過使用一些眾所周知的項(xiàng)目管理軟件和結(jié)構(gòu)化方法可以提供所有的支持和幫助，但是項(xiàng)目仍然可能無法在預(yù)定的時(shí)間和預(yù)算之內(nèi)達(dá)成。利奇指出，在任何項(xiàng)目實(shí)施的過程中，很多環(huán)節(jié)都可能出錯(cuò)，而這些可能會導(dǎo)致項(xiàng)目無法完成其預(yù)定目標(biāo)［1］。

此外，有人認(rèn)為，項(xiàng)目成本的任何估計(jì)都有可能存在邊際。一般認(rèn)為，在適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目管理工具和技術(shù)的支持下，良好的項(xiàng)目評價(jià)和控制過程可以減少項(xiàng)目超時(shí)超預(yù)算情況的發(fā)生。據(jù)某調(diào)查顯示，所有項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)該接受使用項(xiàng)目軟件的培訓(xùn)，以便為他們的項(xiàng)目提供有效的管理。

2 問題的定義

本研究的目的來自于項(xiàng)目管理中最重要的領(lǐng)域之一，無論從研究角度還是從實(shí)踐者的角度來看，“如何避免項(xiàng)目失敗，并獲得更高的項(xiàng)目成功率？”。在現(xiàn)實(shí)中，有許多企業(yè)經(jīng)歷項(xiàng)目失敗的案例。失敗的典型例子經(jīng)常在與信息技術(shù)（IT）和工程環(huán)境相關(guān)的文章中都有報(bào)道。

例如，施密特報(bào)告說：“只有大約20%的IT項(xiàng)目按時(shí)并在預(yù)算內(nèi)完成；一個(gè)項(xiàng)目平均花費(fèi)的時(shí)間是預(yù)計(jì)的兩倍，資金大約超過預(yù)算的200%；以及項(xiàng)目通常只能交付其預(yù)計(jì)成果的三分之二。全景咨詢集團(tuán)（Panorama Consulting Group）發(fā)布一份相似的報(bào)告指出，93%的企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）項(xiàng)目實(shí)施超出了截止日期，65%的ERP項(xiàng)目超出預(yù)算完成，只有39%的組織認(rèn)同他們從項(xiàng)目實(shí)施中獲得的預(yù)期收益［2］。

項(xiàng)目延遲和預(yù)算超支的問題已經(jīng)引起了學(xué)術(shù)界和軟件開發(fā)人員的極大興趣。盡管許多軟件供應(yīng)商聲稱他們的服務(wù)或軟件包為成功管理項(xiàng)目提供了最佳的解決方案，許多組織都有過項(xiàng)目失敗的經(jīng)歷，即使通過使用眾所周知的當(dāng)代IT解決方案，如ERP系統(tǒng)，也是如此。

林德利等人指出，沒有識別ERP項(xiàng)目中的隱藏成本是企業(yè)在這些項(xiàng)目中經(jīng)歷超支和超時(shí)的主要原因之一。然而，石哈納認(rèn)為，項(xiàng)目失敗的最主要原因與管理問題有關(guān)。人們還普遍認(rèn)為，系統(tǒng)不兼容，或者企業(yè)使用的軟件包不符合其要求都會導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。在進(jìn)一步的研究中，勞倫斯指出，風(fēng)險(xiǎn)管理不足是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的主要因素之一。然而，優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理可以確定最大的風(fēng)險(xiǎn)量及其對項(xiàng)目的影響，以減少項(xiàng)目超時(shí)和超出預(yù)算事件的發(fā)生［3］。

3 項(xiàng)目管理工具和技術(shù)

有許多不同的項(xiàng)目管理工具和技術(shù)可用于支持項(xiàng)目經(jīng)理在長期項(xiàng)目的生命周期中做出有效的決策，通常包括許多動態(tài)任務(wù)。然而，在商業(yè)界中人們通常認(rèn)為，一切工作都需要在非常短的時(shí)間內(nèi)完成，并產(chǎn)生卓越質(zhì)量的杰出結(jié)果，所以使用普通的手工計(jì)算來處理成百上千個(gè)項(xiàng)目任務(wù)幾乎是不可能的。而由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的巨大進(jìn)步，一些軟件包和程序在工程項(xiàng)目管理領(lǐng)域也得到了廣泛使用。例如，在Microsoft Excel (MSE)中使用電子表格功能是用于構(gòu)建項(xiàng)目管理模型和進(jìn)行許多項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析的最流行的工具之一［4］。正如戴所說，MSE的場景管理器是一個(gè)強(qiáng)大的功能，它可以用來預(yù)估不同場景對項(xiàng)目影響。

因此，可以認(rèn)為MSE是進(jìn)行項(xiàng)目評估的傳統(tǒng)工具。然而，在當(dāng)代IT市場中，存在不同的工具，可以通過實(shí)施更復(fù)雜的統(tǒng)計(jì)技術(shù)（如蒙特卡羅模擬）來分析項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。帕利塞德軟件是眾所周知的工具之一，它可以在MSE中完全集成和操作。帕利塞德是一家世界知名的公司，專業(yè)制造數(shù)據(jù)分析軟件，其中包括風(fēng)險(xiǎn)分析軟件。帕利塞德公司成立于1984年，它的第一個(gè)產(chǎn)品PRISM是一種通過蒙特卡羅模擬首次在臺式電腦上量化風(fēng)險(xiǎn)的解決方案。當(dāng)公司在Excel電子表格中提供帶有蒙特卡洛模擬新特性的@Risk包時(shí)，它成為了世界領(lǐng)先的風(fēng)險(xiǎn)分析軟件供應(yīng)商之一以圖形的方式顯示結(jié)果是使用@Risk的主要好處之一，因?yàn)檫@些圖向決策者提供有用的結(jié)果，幫助他們更清晰地做出決策。例如拉德指出，通過使用@Risk，他們的首席執(zhí)行官可以在幾分鐘內(nèi)做出有80%把握的決定。

帕利塞德軟件還可以與微軟項(xiàng)目軟件（MSP）集成，并用于對估計(jì)的或正在進(jìn)行的計(jì)劃進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，從而幫助項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行評估改進(jìn)和更有效的項(xiàng)目成本控制。根據(jù)羅恩的說法，MSP是幫助用戶有效地管理項(xiàng)目的最強(qiáng)大的工具之一。MSP包含各種有價(jià)值的功能，可以為項(xiàng)目經(jīng)理提供他們規(guī)劃、監(jiān)視和控制項(xiàng)目所需的幾乎所有東西。

在計(jì)劃方面，MSP能有效地用于可產(chǎn)生現(xiàn)金流的項(xiàng)目，特別是在包含大量任務(wù)的資本項(xiàng)目中。MSP可以在一個(gè)計(jì)劃中同時(shí)處理數(shù)千個(gè)任務(wù)和資源，因此在計(jì)劃階段，它可以節(jié)省大量的時(shí)間，因?yàn)樗梢陨纱罅康挠?jì)算，而手工執(zhí)行這些計(jì)算可能會比較困難或耗時(shí)。然而，人們普遍認(rèn)為，計(jì)算贏得值（EV）是項(xiàng)目控制的有力工具之一。洛克認(rèn)為EV分析可以被認(rèn)為是成本報(bào)告和成本控制之間的缺失環(huán)節(jié)。然而，MSP可以有效地用于項(xiàng)目實(shí)施階段的控制，因?yàn)楫?dāng)MSP中的原始計(jì)劃被更新時(shí)，EV可以由MSP自動計(jì)算［5］。

4 方法論

本研究采用的總體方法是采用一個(gè)典型的風(fēng)險(xiǎn)管理軟件包(帕利塞德公司，@Risk)對一個(gè)工業(yè)案例進(jìn)行研究，以確定和評估使用這些工具以幫助管理人員作出決策的有效性。本文所實(shí)施的高層次方法包括兩個(gè)簡單的步驟：（1）對一個(gè)工業(yè)案例企業(yè)的實(shí)踐進(jìn)行研究分析；（2）檢測和評估是否可以實(shí)施適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目管理軟件來改進(jìn)實(shí)際項(xiàng)目的交付性能。本文對一個(gè)具有代表性的第三方企業(yè)銷售訂單報(bào)價(jià)過程進(jìn)行了分析，以檢驗(yàn)在風(fēng)險(xiǎn)分析計(jì)算中使用@Risk的有效性，并將結(jié)果與合作伙伴企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行比較。見圖1。

圖1 生產(chǎn)報(bào)價(jià)的現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)

5 案例研究

這個(gè)案例研究代表了一個(gè)實(shí)際的應(yīng)用，使作者能夠體驗(yàn)使用項(xiàng)目管理軟件的好處，以提高企業(yè)的生產(chǎn)力。案例研究小組是一個(gè)以客戶為中心的群體，由三個(gè)相互獨(dú)立又相互協(xié)作的企業(yè)組成。此集團(tuán)為工程及制造業(yè)提供機(jī)器維修服務(wù)。在搬遷機(jī)器或設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，集團(tuán)對客戶的承諾是提供快速響應(yīng)，使其機(jī)器恢復(fù)服務(wù)。集團(tuán)企業(yè)彼此共享資源，總共擁有16名工程師。在規(guī)劃方面，小組主要依靠手工技術(shù)，使用白板來進(jìn)行規(guī)劃活動。該集團(tuán)依靠工程師的經(jīng)驗(yàn)生產(chǎn)報(bào)價(jià)和紙質(zhì)系統(tǒng)用來處理訂單。

最近，該集團(tuán)已開始電腦化一些主要涉及財(cái)務(wù)方面的活動，但所有企業(yè)現(xiàn)在都使用中型企業(yè)電子表格為即將到來的項(xiàng)目編制報(bào)價(jià)和成本進(jìn)行估算［6］。集團(tuán)的董事會管理旨在確定合適的項(xiàng)目管理工具和技術(shù)，以提高其資源的利用效率。

集團(tuán)為客戶提供廣泛的商業(yè)定制服務(wù)，包括服務(wù)協(xié)議、維修和故障服務(wù)、以及設(shè)備銷售和翻新。集團(tuán)已簽署多項(xiàng)服務(wù)協(xié)議，包括全面維護(hù)和服務(wù)時(shí)間表，可在一年內(nèi)交付一次或多次。如果出現(xiàn)故障事件，這些協(xié)議還包括來自工程師的快速回應(yīng)，這些回應(yīng)必須在訂單發(fā)出后的24h內(nèi)完成。關(guān)于對客戶的承諾方面，由于可能出現(xiàn)資源短缺和時(shí)間壓力，集團(tuán)在重新規(guī)劃時(shí)間表方面面臨許多挑戰(zhàn)。

當(dāng)客戶通過電子郵件或傳真請求維護(hù)或翻修訂單時(shí)，根據(jù)客戶咨詢中包含的任務(wù)，為該請求發(fā)出報(bào)價(jià)，有時(shí)通過進(jìn)一步的電話呼叫和可能的現(xiàn)場訪問來闡明和確認(rèn)該請求。然而，由于此類工作中某些任務(wù)的高風(fēng)險(xiǎn)和不確定性，小組必須定期在其報(bào)價(jià)總額中增加風(fēng)險(xiǎn)因素，以便支付在執(zhí)行階段可能會發(fā)生增加的項(xiàng)目成本［7］。

風(fēng)險(xiǎn)比率只適用于維修和翻修合同，這取決于該項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)有多大，在某些情況下，可能高達(dá)40%，從報(bào)價(jià)總額中計(jì)算。然而，這個(gè)安全系數(shù)是根據(jù)集團(tuán)工程師的經(jīng)驗(yàn)和以前所進(jìn)行的類似項(xiàng)目來分配的。這里的主要風(fēng)險(xiǎn)來自于增加的任務(wù)持續(xù)時(shí)間，這些任務(wù)持續(xù)時(shí)間是以小時(shí)計(jì)算的，這可能會造成項(xiàng)目成本過高，進(jìn)而可能影響集團(tuán)主要計(jì)劃中的其他項(xiàng)目。

通過分析小組目前的實(shí)踐，初步發(fā)現(xiàn)，由于沒有使用任何正式的項(xiàng)目管理工具和技術(shù)，小組可能錯(cuò)過提高生產(chǎn)力和報(bào)價(jià)轉(zhuǎn)換的寶貴機(jī)會。然而，為了在市場上保持競爭力，本案例研究提出了兩個(gè)主要問題，并且已經(jīng)得到解決：（1）改進(jìn)對報(bào)價(jià)的預(yù)估；（2）在正式的規(guī)劃過程中幫助集團(tuán)報(bào)價(jià)工程師［8］。

6 結(jié)果

這里與報(bào)價(jià)生成有關(guān)的主要問題被認(rèn)為是對報(bào)價(jià)總額應(yīng)用安全系數(shù)，內(nèi)部稱為“墨菲定律”。這意味著，實(shí)際上小組正在為一些不需要具有任何風(fēng)險(xiǎn)承受度的任務(wù)分配一個(gè)安全系數(shù)。另一方面，一些任務(wù)的持續(xù)時(shí)間是不確定的，并且可能具有高風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)，這個(gè)問題可以通過使用@.Risk軟件來解決，因?yàn)樗@樣的概率分布函數(shù)，允許用戶對每個(gè)任務(wù)應(yīng)用不同的風(fēng)險(xiǎn)因素。在1000噸鍛造壓力機(jī)翻新的實(shí)際報(bào)價(jià)中，考慮了這一實(shí)施方案，在這個(gè)報(bào)價(jià)中，整個(gè)項(xiàng)目采用了20%的“墨菲定律”風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)，從而使總成本從20958英鎊提高到25149英鎊。圖1說明了在Excel電子表格中使用舊標(biāo)準(zhǔn)生成的引用。

在模擬中，概率分布的函數(shù)是“T riang”，該函數(shù)有三個(gè)值：最小值，最可能值，和最大值；這些值是本研究檢驗(yàn)的目的所需要的。并且，使用@Risk對報(bào)價(jià)中所有任務(wù)應(yīng)用相同的風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)即20%，以便與舊系統(tǒng)相同假設(shè)的結(jié)果進(jìn)行比較。圖2說明了在模擬中分配輸入的過程；在分配輸入、輸出和運(yùn)行模擬之后，結(jié)果自動呈現(xiàn)，如圖3所示。這表明，有90%的機(jī)會，總的報(bào)價(jià)成本可以提高到22799英鎊。此外，如圖4所示，模擬的結(jié)果表明，完成工作所需的總小時(shí)數(shù)有90%的可能性增加，從2106h增加到2473h。根據(jù)這一結(jié)果，預(yù)計(jì)該項(xiàng)目將比預(yù)先估計(jì)的實(shí)踐多367h，即增加約15天。相比之下，如果根據(jù)集團(tuán)報(bào)價(jià)工程師的預(yù)期，對項(xiàng)目總周期應(yīng)用20%的增長，則工作時(shí)間將從2106h增加到2527.2h，也就是增加時(shí)間約為17.5天。

為了更好地估計(jì)項(xiàng)目成本和持續(xù)時(shí)間，可以從模擬中檢查哪些是成本方面最重要的任務(wù)，哪些對項(xiàng)目的總成本有顯著影響，然后重新計(jì)算軟件中每個(gè)任務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)因素重新運(yùn)行并重新模擬運(yùn)行。這可以為集團(tuán)的管理人員提供更多掌控任務(wù)的機(jī)會，以便減少項(xiàng)目中超時(shí)和預(yù)算超支的發(fā)生率。圖6說明了任務(wù)對預(yù)算翻新項(xiàng)目的影響。

圖2 在仿真中分配輸入的過程

圖3 項(xiàng)目最終成本估算結(jié)果

圖4 預(yù)計(jì)完成項(xiàng)目的總工時(shí)的結(jié)果

修改模擬之后，圖5中的結(jié)果顯示酒店住宿和距離是項(xiàng)目中最顯著的回歸。對于軟件評估的目的，假設(shè)管理人員將對這些成本采取有效控制并且如果成本存在增加的情況，它將不會超過5%，這將應(yīng)用到進(jìn)一步的新型模擬中。但是，從圖6的仿真結(jié)果可以看出，項(xiàng)目的總成本預(yù)估可能會略有下降;從 22，799 降至 22，404。項(xiàng)目工作時(shí)間由 2473h 減少至2190h，可節(jié)省283h的工作時(shí)間。

通過對結(jié)果的分析可以看出，由于基礎(chǔ)成本可能會導(dǎo)致報(bào)價(jià)較低，從而使該集團(tuán)直接贏得后續(xù)銷售訂單的機(jī)會。

7 結(jié)論

該工作提供了與工程項(xiàng)目管理相關(guān)的重要方面，以便確定使用風(fēng)險(xiǎn)管理軟件作為有效的項(xiàng)目管理工具的有用性。這項(xiàng)研究的主要成果是強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目經(jīng)理在得到正確的工具和技術(shù)的支持時(shí)，能夠做出更有效的決策，選擇合理的項(xiàng)目交付方式，使項(xiàng)目建設(shè)速度、成本、工程質(zhì)量與合同管理方式等項(xiàng)目影響因素對項(xiàng)目的影響降到最低，能夠有效地提高工程項(xiàng)目績效，從而帶領(lǐng)項(xiàng)目走向成功。

圖5 項(xiàng)目中最顯著的回歸

圖6 控制某些任務(wù)后項(xiàng)目最終成本的估算結(jié)果