完善電子檔案管理的措施

張政

當(dāng)今世界是一個電子信息發(fā)達(dá)的時代，電子計算機已成為現(xiàn)代化辦公的主要工具，電子計算機和現(xiàn)代通信技術(shù)的結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，產(chǎn)生了大量電子檔案。所謂電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統(tǒng)處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰(zhàn)，檔案工作者只有對此有深刻的認(rèn)識才能做好電子檔案的管理工作。

1.電子檔案的特點

1.1電子檔案的微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積?？梢?，微機管理省時省力，給工作人員節(jié)省了充足的時間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。

1.2電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

1.3電子檔案的微機管理有效地提高了檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗作為保障。然而傳統(tǒng)的文書立卷工作是由人來完成的，即由立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，顯然立卷人對立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度有很強的主觀性，立卷標(biāo)準(zhǔn)很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來諸多不便。但若文書檔案管理進(jìn)行微機管理，即成為電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

1.4檔案管理的電子化更利于文檔的保密。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時代，查閱檔案時通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而保證了文件的保密性。

2.完善電子檔案管理的措施

2.1優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)

在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急，檔案部門應(yīng)重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。當(dāng)今檔案工作的深入發(fā)展，對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

2.2要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護(hù)。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而到對電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。而且由于計算機系統(tǒng)中信息的相對獨立性以及計算機環(huán)境本身的特點，使得對系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。

2.3做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

（作者單位：164700黑龍江省拜泉縣機構(gòu)編制數(shù)據(jù)管理中心）