海事部門政務(wù)社交媒體文件歸檔難點(diǎn)探析

莊小泳 鐘奕思

摘 要：社交媒體已成為海事部門在新媒體環(huán)境下開(kāi)展政府信息公開(kāi)、政務(wù)服務(wù)、聯(lián)系群眾的新窗口和重要途徑。及時(shí)進(jìn)行海事政務(wù)社交媒體文件的歸檔，對(duì)于收集海事部門網(wǎng)上政務(wù)工作憑證、保存機(jī)構(gòu)乃至社會(huì)記憶，具有重要意義。但是，政務(wù)社交媒體文件歸檔實(shí)踐仍處于探索階段，海事部門政務(wù)社交媒體文件歸檔工作存在不少難點(diǎn)。文章從客體、主體及環(huán)境等三方面進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，總結(jié)出社交媒體歸檔過(guò)程中文件類型復(fù)雜多樣、來(lái)源廣泛且動(dòng)態(tài)多變導(dǎo)致的歸檔難點(diǎn)、主體協(xié)同的歸檔挑戰(zhàn)以及政策法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)匱乏造成的歸檔困難等。

關(guān)鍵詞：海事信息化 社交媒體 檔案管理

隨著智能手機(jī)的普及運(yùn)用，微博、微信、微視頻及手機(jī)APP客戶端等移動(dòng)社交媒體已深入人們的日常生活，并被廣泛應(yīng)用于電子政務(wù)工程的建設(shè)之中。目前，交通運(yùn)輸部海事局、廣東、上海、浙江、福建等多地海事部門紛紛開(kāi)通了官方微博微信。社交媒體已成為海事部門在新媒體環(huán)境下開(kāi)展政府信息公開(kāi)、政務(wù)服務(wù)、聯(lián)系群眾的新窗口和重要途徑。

及時(shí)進(jìn)行海事政務(wù)社交媒體文件的歸檔，對(duì)于收集海事部門網(wǎng)上政務(wù)工作憑證、保存機(jī)構(gòu)乃至社會(huì)記憶，具有重要意義。但是，作為新興產(chǎn)物，政務(wù)社交媒體文件歸檔實(shí)踐仍處于探索階段，海事部門政務(wù)社交媒體文件歸檔工作存在不少難點(diǎn)，下文謹(jǐn)從客體、主體及環(huán)境等三方面進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。

1.客體因素——政務(wù)社交媒體文件特點(diǎn)導(dǎo)致的歸檔困難

社交媒體具備傳播速度快、受眾范圍廣、交互性強(qiáng)等特點(diǎn)，從而導(dǎo)致其相應(yīng)形成的文件類型復(fù)雜多樣、來(lái)源廣泛，且動(dòng)態(tài)多變。

首先，社交媒體文件的類型豐富多樣，既包括傳統(tǒng)的文件形式，也包括鏈接、碎片式記錄等。例如，微博包含文字、圖片、聲音、視頻、鏈接等多種信息類型，其中圖形圖像格式就有jpeg、png、gif、tiff、bmp等多種格式，視頻音頻有avi、rmvb、mp4、mp3、wmv、flv、wav、afc等多種類型。與產(chǎn)生于OA辦公系統(tǒng)的傳統(tǒng)電子文件相比，社交媒體文件類型更加豐富多樣。如果要對(duì)其歸檔保存，進(jìn)而對(duì)每一種信息類型都進(jìn)行挖掘、捕獲、提取、分析，所需要的工具、技術(shù)要求必然比以往針對(duì)單一格式的傳統(tǒng)電子文件歸檔保存的要求更高。其次，社交媒體文件的信息來(lái)源更加廣泛。社交媒體文件的形成，包括海事部門通過(guò)社交媒體發(fā)布政務(wù)信息，網(wǎng)民公眾通過(guò)社交平臺(tái)參加評(píng)論、互動(dòng)反饋，社交媒體平臺(tái)運(yùn)營(yíng)商管理后臺(tái)數(shù)據(jù)等一系列復(fù)雜過(guò)程，導(dǎo)致最終形成的社交媒體文件往往由三部分來(lái)源信息構(gòu)成：一是業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的原生性信息，例如海事部門在官方微博中發(fā)布的政務(wù)信息內(nèi)容原文，該類信息較為固定，具有與傳統(tǒng)電子文件相同的形態(tài)；二是因互動(dòng)而產(chǎn)生的次生性信息，例如海事部門發(fā)布微博后網(wǎng)民公眾在該主題下形成的互動(dòng)性聊天記錄、轉(zhuǎn)發(fā)評(píng)論等等，該類信息則具有動(dòng)態(tài)性的特征，可能隨著互動(dòng)交流出現(xiàn)增加或減少的情況；三是社交媒體運(yùn)營(yíng)平臺(tái)對(duì)于政務(wù)信息內(nèi)容及網(wǎng)民評(píng)論管理形成的衍生性信息，例如對(duì)社交平臺(tái)上的信息進(jìn)行刪除、修改、用戶權(quán)限控制等相關(guān)操作形成的日志、社交媒體文件元數(shù)據(jù)等。海事政務(wù)社交媒體文件信息內(nèi)容形成的來(lái)源，比起傳統(tǒng)電子文件一般來(lái)源于機(jī)構(gòu)內(nèi)部的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)而言，更加復(fù)雜多樣。再次，社交媒體文件內(nèi)容的動(dòng)態(tài)性更為顯著。因互動(dòng)而產(chǎn)生的次生性信息不斷隨著互動(dòng)交流出現(xiàn)增加或減少，針對(duì)一個(gè)事件有的轉(zhuǎn)載和評(píng)論，可能短短幾分鐘內(nèi)就成千上萬(wàn)。這些大量動(dòng)態(tài)產(chǎn)生的轉(zhuǎn)載和評(píng)論等次生性信息如果一一保存，必然會(huì)出現(xiàn)信息冗余，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間、人力、物力，占據(jù)大量存儲(chǔ)空間；如果不保存，又將使語(yǔ)境信息不完整，會(huì)喪失部分重要的背景信息及元數(shù)據(jù)。同時(shí)，由于評(píng)論、轉(zhuǎn)發(fā)等次生性信息與原生性信息的產(chǎn)生時(shí)間會(huì)存在延遲，如何選擇歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)，才能保證歸檔的社交文件完整性也是一個(gè)難點(diǎn)。另外，對(duì)政務(wù)社交媒體文件的收集，網(wǎng)民公眾的評(píng)論也是重要的組成部分，但評(píng)論是網(wǎng)民個(gè)人觀點(diǎn)的表達(dá)，涉及個(gè)人信息，因此收集政務(wù)社交媒體文件中的評(píng)論信息需要征求個(gè)人同意，否則可能造成隱私權(quán)的侵犯。如何保護(hù)個(gè)人信息、解決版權(quán)和個(gè)人隱私的保護(hù)問(wèn)題，也是海事政務(wù)社交媒體文件歸檔工作中面臨的重大困難。

2.主體因素——政務(wù)社交媒體文件歸檔主體面臨的工作挑戰(zhàn)

海事政務(wù)社交媒體文件在生成、流轉(zhuǎn)、保存的過(guò)程中，涉及多方主體，包括社交媒體文件的生成者、占有者與所有者三個(gè)方面。海事部門、網(wǎng)民公眾是社交媒體文件信息的生成者，社交媒體平臺(tái)是信息數(shù)據(jù)的實(shí)際占有者，海事部門是政務(wù)社交媒體文件信息的所有者。而對(duì)于海事部門內(nèi)部，一般負(fù)責(zé)發(fā)表社交媒體政務(wù)信息的是宣傳部門，管理機(jī)構(gòu)文件、保存機(jī)構(gòu)信息的是檔案部門。同時(shí)，國(guó)家綜合檔案館、圖書(shū)館等文化部門出于對(duì)保管社會(huì)記憶、留存國(guó)家歷史的考慮，對(duì)包括海事政務(wù)社交媒體文件在內(nèi)的政務(wù)社交媒體文件歸檔保存問(wèn)題也較為關(guān)注，且開(kāi)展了部分實(shí)踐探索。因此，在海事政務(wù)社交媒體文件歸檔過(guò)程中，涉及到多方主體，各方主體的職責(zé)權(quán)限有待明確。

海事部門的宣傳機(jī)構(gòu)作為社交媒體文件的直接形成者，對(duì)文件的內(nèi)容與價(jià)值有著最為直接的判斷，對(duì)文件的真實(shí)性、完整性等價(jià)值鑒定方面有著無(wú)法替代的地位，因此海事部門宣傳機(jī)構(gòu)作為文件歸檔的實(shí)施主體是首當(dāng)其沖的。然而，目前海事部門宣傳機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)政務(wù)社交媒體信息發(fā)布的人員往往兼職較多，需要兼顧海事部門在傳統(tǒng)媒體與社交媒體等多種宣傳渠道的宣傳工作，在社交媒體宣傳的實(shí)際工作中更加重視發(fā)布信息的及時(shí)性、與網(wǎng)民公眾的互動(dòng)、輿情搜集，而對(duì)社交媒體文件歸檔的重要性認(rèn)識(shí)相對(duì)欠缺，缺乏主動(dòng)歸檔意識(shí)。檔案部門作為保存歷史記憶的專門機(jī)構(gòu)，對(duì)社交媒體文件進(jìn)行收集歸檔的意識(shí)較強(qiáng)，卻缺乏必要的技術(shù)支持。海事政務(wù)社交媒體賬號(hào)一般由宣傳部門控制，社交媒體信息管理由宣傳部門負(fù)責(zé)，檔案部門沒(méi)有對(duì)社交媒體文件信息進(jìn)行操作的權(quán)力，同時(shí)社交媒體平臺(tái)運(yùn)營(yíng)商也沒(méi)有對(duì)使用平臺(tái)發(fā)布信息的機(jī)構(gòu)或個(gè)人提供社交媒體文件歸檔的服務(wù)支持。社交媒體平臺(tái)運(yùn)營(yíng)商作為商業(yè)公司，其目的主要是盈利，對(duì)后期考慮不足，其長(zhǎng)久保存社交媒體信息的責(zé)任和義務(wù)沒(méi)有受到嚴(yán)格的約束。因此，完成海事政務(wù)社交媒體文件的歸檔，需要多方主體的共同參與、協(xié)調(diào)配合。在推進(jìn)海事政務(wù)社交媒體歸檔工作的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)各方主體職權(quán)、權(quán)限的劃分，嚴(yán)格約束各方的職責(zé)與義務(wù)，使各方緊密配合、團(tuán)結(jié)合作，是政務(wù)社交媒體文件歸檔探索中面臨的挑戰(zhàn)之一。

3.環(huán)境因素——社交媒體文件歸檔政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)有待完善

目前我國(guó)在社交媒體文件歸檔方面的政策法規(guī)相對(duì)匱乏。國(guó)家檔案局在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出，要研究制定重要網(wǎng)頁(yè)資源的采集和社交媒體文件的歸檔管理辦法，但至今未出臺(tái)具體文件。各地各部門政務(wù)社交媒體歸檔的工作仍屬于自行探索的階段，缺乏強(qiáng)制性的規(guī)定。在具體操作上，也缺乏相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)指引，已經(jīng)開(kāi)始的社交媒體文件歸檔探索實(shí)踐，其歸檔時(shí)間、歸檔內(nèi)容、歸檔方式、保存格式等不盡相同，缺乏統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范。社交媒體平臺(tái)運(yùn)營(yíng)商長(zhǎng)久保存信息的責(zé)任和義務(wù)沒(méi)有相關(guān)法律進(jìn)行嚴(yán)格的約束，第三方機(jī)構(gòu)在社交媒體文件歸檔探索中收割網(wǎng)頁(yè)資源的行為缺乏法律支持。新浪微博、騰訊微信等社交媒體平臺(tái)在服務(wù)協(xié)議中，不對(duì)用戶數(shù)據(jù)的長(zhǎng)久保存做出保證，但在技術(shù)上對(duì)用軟件大規(guī)模爬取社交媒體信息內(nèi)容的行為進(jìn)行防范、對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)限制嚴(yán)格。開(kāi)展社交媒體文件歸檔，在政策法規(guī)相對(duì)匱乏、缺乏技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)指引和社交媒體平臺(tái)技術(shù)支持的情況下，舉步維艱。

4.結(jié)語(yǔ)

社交媒體文件作為海事部門在新媒體環(huán)境下政務(wù)公開(kāi)、政務(wù)服務(wù)、輿論宣傳的重要窗口，其文件管理歸檔具有重要意義。海事部門應(yīng)積極探索，增強(qiáng)社交媒體文件歸檔意識(shí)，克服歸檔工作中的難點(diǎn)，不斷探索，加強(qiáng)協(xié)調(diào)合作，歸檔社交媒體平臺(tái)上的重要政務(wù)信息，真實(shí)完整地保存機(jī)構(gòu)、社會(huì)歷史和記憶。

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