李超
(北京市測(cè)繪設(shè)計(jì)研究院,北京 100038)
2013年我國(guó)為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的變化與生態(tài)文明建設(shè)的需求,做出了全面掌握地理國(guó)情現(xiàn)狀,開展第一次全國(guó)地理國(guó)情普查的重要決定。2013年8月,北京市政府組織市屬27家委辦局參加了由張高麗副總理主持召開的第一次地理國(guó)情普查電視電話會(huì)議,在會(huì)議結(jié)束后,北京市政府印發(fā)了《北京市人民政府關(guān)于開展第一次全市地理國(guó)情普查的通知》(京政發(fā)〔2013〕31號(hào)),成立了北京市第一次地理國(guó)情普查領(lǐng)導(dǎo)小組,組成以陳剛副市長(zhǎng)為領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室(以下簡(jiǎn)稱:“市普辦”),組織開展北京市第一次地理國(guó)情普查(以下簡(jiǎn)稱北京地理普查)工作。
國(guó)普項(xiàng)目工作內(nèi)容復(fù)雜,所需時(shí)間長(zhǎng)、涉及單位多、資金體量大,被市政府、市財(cái)政局、市規(guī)劃委列為重點(diǎn)項(xiàng)目。為保證財(cái)政經(jīng)費(fèi)安全,確保項(xiàng)目資金使用合法合理,市普辦設(shè)立了財(cái)務(wù)管理專崗,全面負(fù)責(zé)國(guó)普項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理工作。
國(guó)普項(xiàng)目所涵蓋的30個(gè)子項(xiàng)目涉及了27家委辦局,有40多家單位參與其中。參與單位體制不同,既有行政、事業(yè)單位,又有國(guó)有企業(yè)、上市公司,項(xiàng)目實(shí)施地域涵蓋了全市十六個(gè)行政區(qū)縣,作業(yè)人員超過(guò)500人,財(cái)政預(yù)算2.83億元,創(chuàng)造了市規(guī)劃委系統(tǒng)內(nèi)財(cái)務(wù)管理上的多個(gè)第一,管理難度很大。面對(duì)如此復(fù)雜的情況,市普辦深入分析項(xiàng)目特點(diǎn)及各承辦單位的特性,從制度、過(guò)程、目標(biāo)和利益出發(fā),綜合運(yùn)用了四種財(cái)務(wù)管理模式開展了財(cái)務(wù)管理工作。
財(cái)務(wù)管理方式從內(nèi)容上來(lái)看,主要包括制度、預(yù)算、評(píng)價(jià)、激勵(lì)四種管理方式。這四種管理方式在管理特征、目標(biāo)、優(yōu)勢(shì)、障礙、環(huán)境等方面都有所區(qū)別,各具特色。(財(cái)務(wù)管理四種主要方式的具體比較如表1所示)
表1 財(cái)務(wù)管理四種主要方式比較
這四種主要管理方式既是獨(dú)立的又是統(tǒng)一的。所謂獨(dú)立是指它們各自以獨(dú)立的管理方式運(yùn)作。所謂統(tǒng)一是指在實(shí)施管理工作時(shí),可以同時(shí)采用兩種或者兩種以上的管理方式,同時(shí)采用的管理方式在目標(biāo)、規(guī)則、利益和過(guò)程等方面存在著密切聯(lián)系,可以從這些角度入手進(jìn)行統(tǒng)一管理。同時(shí),從四種管理方式的主要特征來(lái)看,它們都具有靈活性與完整性等明顯特征。另外,這幾種管理方式可以從不同的角度與層面建立完整的管理系統(tǒng),對(duì)財(cái)務(wù)工作進(jìn)行有效的管理,也就是說(shuō),它們都在財(cái)務(wù)管理工作中發(fā)揮著重要作用。各具體項(xiàng)目的管理部門可以根據(jù)實(shí)際情況靈活的選擇這些不同的管理方式,滿足自身實(shí)際環(huán)境與具體要求,達(dá)到有效管理的目的。
1、制度管理是財(cái)務(wù)管理的基石
制度管理就是通過(guò)制定相關(guān)的規(guī)章制度與準(zhǔn)則,形成管理者與管理人員可以接受的完整系統(tǒng)的規(guī)范,對(duì)管理工作與管理人員的行為進(jìn)行有效規(guī)范與限制,以此保證管理活動(dòng)符合企業(yè)或組織的發(fā)展戰(zhàn)略與整體目標(biāo),保證管理活動(dòng)不違背組織或企業(yè)的相關(guān)利益。制度管理的基本內(nèi)容中包含著與管理工作相關(guān)的基礎(chǔ)程序與要素,管理者需要從管理程序或者管理工作的不同環(huán)節(jié)出發(fā),制定完整的管理方案,管理方案中應(yīng)該包含管理制度的制定、管理方案的執(zhí)行、管理工作的考核與相關(guān)的獎(jiǎng)懲機(jī)制等基本環(huán)節(jié)。制度管理這種主要管理方式有其自身獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn),首先,該管理方式對(duì)行為規(guī)則的規(guī)范非常明確,而且各種具體的規(guī)范實(shí)施起來(lái)操作比較簡(jiǎn)單,管理人員執(zhí)行起來(lái)非常便利;同時(shí),制度管理方式對(duì)環(huán)境的要求比較少,不容易受其他條件的影響與限制,使制度管理可以在很多項(xiàng)目中應(yīng)用實(shí)施。在地理國(guó)情普查中應(yīng)用制度管理方式可以有效地減少管理中的各種隱患與風(fēng)險(xiǎn),防止舞弊工作的出現(xiàn),促進(jìn)廉政建設(shè),提高財(cái)務(wù)管理水平的基石。
2、強(qiáng)化制度管理完善,推進(jìn)管理機(jī)制構(gòu)建
按照市規(guī)劃委財(cái)政資金管理要求,結(jié)合項(xiàng)目自身特點(diǎn),自項(xiàng)目開始市普辦就制定了《北京市地理國(guó)情普查項(xiàng)目管理辦法》(市規(guī)發(fā) [2014]873)、《北京市第一次地理國(guó)情普查項(xiàng)目合同管理辦法》(北勘設(shè)字[2014]151)、《北京市第一次地理國(guó)情普查項(xiàng)目支出審核辦法》(北勘設(shè)字 [2014]152)等專項(xiàng)財(cái)務(wù)管理制度。明確了國(guó)普項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理的機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工,規(guī)范了預(yù)算的編制和執(zhí)行、經(jīng)費(fèi)的申報(bào)與使用、經(jīng)費(fèi)的審核原則和審核范圍、審核權(quán)限和審核程序、合同的簽訂原則、合同的履行管理程序、合同成果的保存責(zé)任等財(cái)務(wù)管理行為,建立了定期開展績(jī)效管理和經(jīng)費(fèi)跟蹤檢查的機(jī)制。加強(qiáng)政策措施、管理流程和工作規(guī)范,確保財(cái)務(wù)管理工作的規(guī)范化、制度化,保證財(cái)務(wù)管理制度的有效性、實(shí)用性。
3、建立第三方經(jīng)費(fèi)跟蹤檢查制度,規(guī)定每半年進(jìn)行經(jīng)費(fèi)專項(xiàng)跟蹤檢查。并將其寫入合同文件,從制度上保證項(xiàng)目資金監(jiān)管接受全過(guò)程監(jiān)督,無(wú)死角。
1、預(yù)算管理是財(cái)務(wù)管理的重要手段
預(yù)算管理是當(dāng)前很多企事業(yè)單位運(yùn)用的主要管理方式之一,它通過(guò)預(yù)算的形式制定企事業(yè)單位的預(yù)算管理目標(biāo),并在預(yù)算方案的具體實(shí)施過(guò)程中根據(jù)實(shí)際情況不斷調(diào)整預(yù)算目標(biāo)與具體管理行為方式,促使組織的戰(zhàn)略目標(biāo)與相關(guān)政策的實(shí)現(xiàn)。預(yù)算管理方式的優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在行為量化標(biāo)準(zhǔn)明確、總體目標(biāo)與個(gè)體目標(biāo)緊密銜接、管理過(guò)程可以靈活調(diào)整等方面。
2、預(yù)算管理在國(guó)普項(xiàng)目中的運(yùn)用和作用
國(guó)普項(xiàng)目作為一個(gè)多部門參與的復(fù)雜項(xiàng)目,預(yù)算管理是將項(xiàng)目的所有關(guān)鍵問題融合于一個(gè)體系中的重要管理方法,在國(guó)普項(xiàng)目中,可以積極運(yùn)用預(yù)算管理的目標(biāo)分解細(xì)化方式,把工作總目標(biāo)進(jìn)一步的細(xì)化到各個(gè)具體單位,讓各單位明確自身工作目標(biāo)與職責(zé),提高工作的效率與科學(xué)性。預(yù)算管理在國(guó)普項(xiàng)目中的重要作用主要體現(xiàn)在工作規(guī)劃,人員與資源協(xié)調(diào),工作進(jìn)程監(jiān)控等方面。
(1)規(guī)劃作用
國(guó)普項(xiàng)目是一項(xiàng)具有開創(chuàng)性與綜合性的工作,涉及內(nèi)容多、專業(yè)性強(qiáng),沒有成功的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒。市普辦積極利用財(cái)政預(yù)算管理方式,結(jié)合北京實(shí)際情況,充分征求各部門需求,并選取西城區(qū)金融街等區(qū)域作為試點(diǎn),根據(jù)普查工作量、財(cái)政部頒布的成本定額標(biāo)準(zhǔn)和試生產(chǎn)情況,反復(fù)論證,歷經(jīng)半年推敲,完成了總預(yù)算的編制??傤A(yù)算編制完成,為各單位的預(yù)算編制提高了指導(dǎo)與約束,各單位根據(jù)總預(yù)算方案,積極展開單位內(nèi)的預(yù)算編制,這對(duì)提高預(yù)算使用的科學(xué)性與規(guī)范性具有重要作用,也可以有效提高國(guó)普項(xiàng)目的工作效率。
(2)協(xié)調(diào)作用
預(yù)算編制過(guò)程中多次協(xié)調(diào)市規(guī)劃委、市財(cái)政局、市評(píng)審中心等管理部門及項(xiàng)目單位進(jìn)行溝通;在項(xiàng)目運(yùn)行中進(jìn)行預(yù)算管理控制,以預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度為抓手,考核項(xiàng)目完成進(jìn)度,協(xié)調(diào)資源配置,提高了管理效率,國(guó)普項(xiàng)目得以高效、順暢開展。
(3)監(jiān)控作用
各單位可以把預(yù)算的執(zhí)行情況與具體工作的進(jìn)度聯(lián)系在一起,開展定期和不定期考核,及時(shí)發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過(guò)程中存在的問題,調(diào)整執(zhí)行方式,提高執(zhí)行效率。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中,聘請(qǐng)第三方會(huì)計(jì)師事務(wù)所定期進(jìn)入每個(gè)承擔(dān)單位辦公現(xiàn)場(chǎng)開展經(jīng)費(fèi)跟蹤檢查,從承擔(dān)單位基本情況、項(xiàng)目任務(wù)情況、項(xiàng)目資金預(yù)算、項(xiàng)目實(shí)施情況、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)撥付及使用情況、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)撥付情況、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況等多方面進(jìn)行檢查,提出整改建議。市普辦運(yùn)用檢查的結(jié)果調(diào)動(dòng)各項(xiàng)目執(zhí)行單位的能動(dòng)性,有針對(duì)性加強(qiáng)內(nèi)部管理和監(jiān)督,提高管理水平;要求各單位及時(shí)整改,堵塞漏洞,糾正錯(cuò)誤,規(guī)范行為。
1、評(píng)價(jià)管理的內(nèi)涵與特點(diǎn)
評(píng)價(jià)管理一般與其他管理方式結(jié)合使用可以發(fā)揮最大的優(yōu)勢(shì),它是一種對(duì)管理工作過(guò)程與結(jié)果以及工作人員的具體表現(xiàn)進(jìn)行考核分析,通過(guò)科學(xué)的方式進(jìn)行有效評(píng)價(jià)的管理方式。
評(píng)價(jià)管理方式實(shí)施的最基本要素就是必須有明確的管理目標(biāo),且管理目標(biāo)必須與單位的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)一致。在此基礎(chǔ)上,總體管理目標(biāo)下的細(xì)化管理目標(biāo)可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行靈活的調(diào)整,積極地調(diào)動(dòng)員工的工作積極性與主觀能動(dòng)性,使員工的個(gè)人能力得到最大的挖掘與發(fā)揮,進(jìn)而提高工作的效率與質(zhì)量。
2、評(píng)價(jià)管理在國(guó)普項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用和作用
在項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程中定期評(píng)價(jià)并結(jié)合里程碑完成時(shí)點(diǎn),對(duì)預(yù)算完成度進(jìn)行評(píng)價(jià),結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際完成程度以及合同約定,在經(jīng)費(fèi)分配時(shí)精心考察,全面分析,清晰地從財(cái)務(wù)管理角度展示每個(gè)子項(xiàng)目及項(xiàng)目整體的運(yùn)行情況,保證每年財(cái)政預(yù)算指標(biāo)按時(shí)完成和經(jīng)費(fèi)撥付合法合規(guī)。定期開展績(jī)效評(píng)價(jià)工作,及時(shí)調(diào)動(dòng)各承擔(dān)單位主觀能動(dòng)性,挖掘本單位生產(chǎn)潛力,推進(jìn)國(guó)普項(xiàng)目順利開展。
激勵(lì)管理是企事業(yè)單位運(yùn)用各種激勵(lì)方式,調(diào)動(dòng)員工的工作熱情與積極性,使員工的行為與企事業(yè)單位的發(fā)展戰(zhàn)略相適應(yīng),促進(jìn)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的管理方式。該管理方式中企業(yè)的整體利益與員工的利益聯(lián)系在一起,企事業(yè)單位主要通過(guò)制定完善的激勵(lì)約束機(jī)制,實(shí)現(xiàn)具體的管理目標(biāo),在實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的同時(shí)不斷提升員工的福利,提高單位的凝聚力。同時(shí),激勵(lì)管理方式還可以根據(jù)單位內(nèi)外部環(huán)境的變化,及時(shí)調(diào)整管理目標(biāo)與激勵(lì)方式,實(shí)現(xiàn)單位利益最大化的目標(biāo)。
為推動(dòng)國(guó)普項(xiàng)目工作,提高作業(yè)人員勞動(dòng)技能,提高普查工作進(jìn)度,按時(shí)完成國(guó)家交付的任務(wù),組織開展了多次專項(xiàng)技能競(jìng)賽,并給予成績(jī)好的隊(duì)伍和個(gè)人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì),極大地調(diào)動(dòng)了生產(chǎn)積極性,鼓舞了隊(duì)伍士氣,促進(jìn)了項(xiàng)目順利開展。
國(guó)普項(xiàng)目是北京市的重大項(xiàng)目,財(cái)務(wù)管理工在項(xiàng)目運(yùn)行中發(fā)揮了堅(jiān)實(shí)的保障作用,主要體現(xiàn)在經(jīng)費(fèi)管理和項(xiàng)目運(yùn)行兩方面:
從經(jīng)費(fèi)管理來(lái)看,財(cái)務(wù)管理工作一方面為項(xiàng)目爭(zhēng)取到了足夠的財(cái)政預(yù)算,保障了項(xiàng)目的順利開展;另一方面也通過(guò)預(yù)(決)算評(píng)審、公開招投標(biāo)、合同管理、跟蹤檢查,嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)財(cái)務(wù)規(guī)章制度、嚴(yán)把資金審核關(guān)、充分發(fā)掘本單位潛能、減少外出開會(huì)次數(shù)、控制機(jī)構(gòu)運(yùn)行費(fèi)用等財(cái)務(wù)管理工作的有效進(jìn)行,保證了財(cái)政經(jīng)費(fèi)的合法、合規(guī)使用;并在管理中產(chǎn)生了顯著的經(jīng)濟(jì)效益,累計(jì)節(jié)約財(cái)政經(jīng)費(fèi)3500萬(wàn)元,現(xiàn)已繳回市財(cái)政。
從項(xiàng)目運(yùn)行來(lái)看,財(cái)務(wù)管理一方面做到了實(shí)時(shí)提供所需的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),進(jìn)行高質(zhì)量的財(cái)務(wù)分析,給領(lǐng)導(dǎo)決策提供了及時(shí)有力的財(cái)務(wù)支持,提高了項(xiàng)目管理水平,給整個(gè)項(xiàng)目的成功打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ);另一方面,財(cái)務(wù)管理有效規(guī)范了各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用行為,防止了經(jīng)費(fèi)的閑置和流失,提高了經(jīng)費(fèi)的使用效益,通過(guò)多種方式加強(qiáng)管理、強(qiáng)化監(jiān)督,杜絕了濫用職權(quán)、徇私舞弊和玩忽職守,有力地保障了項(xiàng)目的有序開展。
由于國(guó)普項(xiàng)目資金來(lái)源全部為財(cái)政撥款,按規(guī)定提交北京市財(cái)政預(yù)算評(píng)審中心(以下簡(jiǎn)稱“評(píng)審中心”)進(jìn)行評(píng)審,由于工作內(nèi)容復(fù)雜、資金體量大,項(xiàng)目先后經(jīng)歷了“總預(yù)算評(píng)審”“財(cái)務(wù)部分專項(xiàng)評(píng)審”“時(shí)點(diǎn)核準(zhǔn)部分專項(xiàng)評(píng)審”“信息化項(xiàng)目補(bǔ)充評(píng)審(非秘部分)”“信息化項(xiàng)目補(bǔ)充評(píng)審(涉密部分)”五輪評(píng)審,評(píng)審時(shí)間跨度從2014年到2016年,歷時(shí)兩年。項(xiàng)目預(yù)算金額2.83億,評(píng)審確定金額2.56億,預(yù)算通過(guò)率超過(guò)91%。
在項(xiàng)目評(píng)審的過(guò)程中,首先將信息化內(nèi)容和傳統(tǒng)測(cè)繪內(nèi)容進(jìn)行分類處理,將非信息化部分預(yù)算先報(bào)送評(píng)審,于2014年11月完成,審核確認(rèn)預(yù)算2.06億元,占總預(yù)算的73%。信息化的部分將涉密和非涉密內(nèi)容分別重新編寫申報(bào)材料,先報(bào)送經(jīng)信委審核,取得了評(píng)審報(bào)告后再將非涉密項(xiàng)目報(bào)送評(píng)審中心進(jìn)行財(cái)政評(píng)審;涉密項(xiàng)目聘請(qǐng)有資質(zhì)的第三方會(huì)計(jì)師事務(wù)所按照評(píng)審中心標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行內(nèi)部評(píng)審。最終分別審核確認(rèn)2300萬(wàn)元和1500萬(wàn)元。
財(cái)政預(yù)算評(píng)審的順利通過(guò)保證了項(xiàng)目預(yù)算資金的足額到位,對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的按時(shí)完成起到了至關(guān)重要的作用。
從預(yù)算評(píng)審工作的結(jié)果來(lái)看,本次普查項(xiàng)目工作在財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)控制方面做得比較好,沒有出現(xiàn)大量資金浪費(fèi)的現(xiàn)象,資金使用比較合理科學(xué)。在本次普查中相關(guān)機(jī)構(gòu)聯(lián)合設(shè)置了完善的資金管理機(jī)構(gòu),明確了各具體部門的工作職責(zé)與權(quán)限,制定了完善的財(cái)務(wù)管理制度與審批使用流程,強(qiáng)化了全過(guò)程管理,積極地利用信息技術(shù)加強(qiáng)了全過(guò)程管理。同時(shí),相關(guān)單位建立了統(tǒng)一的預(yù)算管理信息平臺(tái),把財(cái)政資金相關(guān)的各種信息統(tǒng)一在了統(tǒng)一平臺(tái),方便各部門互相監(jiān)管,也提高了財(cái)務(wù)信息溝通交流的效率。另外,在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制中,還要加強(qiáng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與管理工作,財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估時(shí),需要首先進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別,并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的大小及影響進(jìn)行初步判斷。在此基礎(chǔ)上,財(cái)務(wù)管理人員需要將風(fēng)險(xiǎn)劃分為不同等級(jí),根據(jù)不同等級(jí)制定適合的管控策略。然后,選擇不同的方式規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),對(duì)容易引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)的事件以及風(fēng)險(xiǎn)的影響范圍、風(fēng)險(xiǎn)造成的損失等進(jìn)行合理預(yù)估。同時(shí),概率計(jì)算也是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中常用的方式,財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)可以選擇不同的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo),并確定指標(biāo)權(quán)重,對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定量評(píng)估,加強(qiáng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理。
結(jié)合國(guó)普項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn),我建議今后運(yùn)用財(cái)政資金開展重大項(xiàng)目時(shí),在管理機(jī)構(gòu)的頂層設(shè)計(jì)時(shí)就應(yīng)在項(xiàng)目管理部門內(nèi)設(shè)置財(cái)務(wù)管理專崗,與項(xiàng)目單位日常的會(huì)計(jì)核算區(qū)分開,做到“分工協(xié)作”“責(zé)任明確”。財(cái)務(wù)管理專崗有效彌補(bǔ)會(huì)計(jì)核算崗位不了解項(xiàng)目具體情況、不能對(duì)具體項(xiàng)目進(jìn)行及時(shí)精確管理的困境。會(huì)計(jì)部門可以揚(yáng)其所長(zhǎng),專注于日常會(huì)計(jì)核算,提供精確數(shù)據(jù);項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理者能夠更明確地站在項(xiàng)目管理的角度,更全面的掌握情況。結(jié)合項(xiàng)目開展情況,實(shí)時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)部門提供的核算數(shù)據(jù)進(jìn)行更透徹的分析,運(yùn)用更精準(zhǔn)有效的財(cái)務(wù)管理方法實(shí)現(xiàn)“精細(xì)化管理”的目標(biāo),形成了財(cái)務(wù)管理的“合力”,工作效率、管理效果、管理水平將大大提高。