高?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)建設(shè)思路探討

趙欣

摘 要：高校是科技創(chuàng)新的前沿陣地，也是科技成果的重要輸出地，信息化建設(shè)是高校向世界一流大學(xué)前進(jìn)的必經(jīng)之路，建設(shè)科研管理信息系統(tǒng)更是刻不容緩。而一個(gè)良好的科研管理信息系統(tǒng)能夠?qū)ΜF(xiàn)有科研管理流程進(jìn)行優(yōu)化、能將數(shù)據(jù)與其他相關(guān)部門(mén)共享、能為科研管理人員的決策提供支撐，本文基于此提出了高校科研管理信息系統(tǒng)的建設(shè)思路，并進(jìn)行了分析與探討。

關(guān)鍵詞：科研管理；信息系統(tǒng)；建設(shè)思路

0 前言

現(xiàn)代大學(xué)的五大職能包括人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承創(chuàng)新和國(guó)際交流合作[1]。其中，科學(xué)研究是高校不斷提高自身辦學(xué)水平和學(xué)科發(fā)展的重要支撐，也是高校服務(wù)地方區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要源頭。隨著社會(huì)發(fā)展的不斷進(jìn)步，尤其是物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的應(yīng)用，人們對(duì)先進(jìn)科技服務(wù)美好生活的需求越來(lái)越強(qiáng)烈，高校作為先進(jìn)科技成果重要供給者的角色不斷加強(qiáng)。黨的十八大以來(lái)，以習(xí)近平同志為核心的黨中央，系統(tǒng)部署和全面推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作，提出要把我國(guó)建成網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)，加快數(shù)字中國(guó)建設(shè)，以信息化培育新動(dòng)能，用新動(dòng)能推動(dòng)新發(fā)展。國(guó)家各部委在出臺(tái)的各類文件中明確要求高校要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式，讓科研人員潛心從事科學(xué)研究。在國(guó)家對(duì)高?？蒲泄芾淼囊笤絹?lái)越高的背景下，再加上建設(shè)“雙一流”大學(xué)的歷史使命，使高?？蒲泄芾砉ぷ髅媾R前所未有的壓力和挑戰(zhàn)，迫切需要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，其重要舉措之一，就是在傳統(tǒng)科研管理體系中引入科研管理信息系統(tǒng)，用信息化手段提高管理水平，作為落實(shí)國(guó)家要求和解決學(xué)校內(nèi)在發(fā)展需求的重要途徑。

1 目前各高?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)及其建設(shè)現(xiàn)況

1.1 各高校所用系統(tǒng)現(xiàn)狀

隨著科研項(xiàng)目的不斷增加，高校已普遍意識(shí)到通過(guò)信息化手段進(jìn)行科研管理的重要性和緊迫性，在一些相關(guān)軟件的采購(gòu)過(guò)程中，由高校網(wǎng)絡(luò)計(jì)算中心或科研管理部門(mén)決策執(zhí)行的采購(gòu)方式和高校委托專業(yè)軟件企業(yè)進(jìn)行決策的采購(gòu)方式，是我國(guó)高校目前較常采用的兩種選購(gòu)方式[2]。據(jù)2018年5月全國(guó)十六所重點(diǎn)工科院?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)建設(shè)論壇交流記載，全國(guó)重點(diǎn)高?；旧弦呀⑵疬m應(yīng)本校校情的科研管理信息系統(tǒng)，但還在不斷完善中。例如，清華大學(xué)根據(jù)自身校情自主開(kāi)發(fā)了集2個(gè)網(wǎng)站和13個(gè)子系統(tǒng)的清華大學(xué)科研信息系統(tǒng)，形成具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的科研管理平臺(tái)[3]；電子科技大學(xué)2012年科研管理系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行，到現(xiàn)在的基于復(fù)旦天翼與財(cái)務(wù)處共同開(kāi)發(fā)的科研-財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，打通了財(cái)務(wù)-科研的壁壘[3]；哈工大自2014年起，構(gòu)建了涵蓋所有項(xiàng)目類型（軍民橫縱），包括從項(xiàng)目預(yù)申報(bào)、立項(xiàng)、過(guò)程管理到結(jié)題驗(yàn)收的全生命周期的日常審批及知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理全流程科研管理信息系統(tǒng) [3]。除上述外，全國(guó)其他高校目前也都或基于自身需要，自主研發(fā)或以采購(gòu)市場(chǎng)上成熟系統(tǒng)的方式建立了科研管理信息系統(tǒng)。

1.2 各高校系統(tǒng)的建設(shè)思路

無(wú)論是自主進(jìn)行科研管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，或是購(gòu)買(mǎi)市場(chǎng)上較為成熟的如易普拉格、復(fù)旦天翼等公司開(kāi)發(fā)的科研管理信息系統(tǒng)，目前各高校的建設(shè)思路基本類同，普遍采用的模式為：“優(yōu)化”科研管理的流程，把老師從各種條條框框的辦事過(guò)程中“解放”出來(lái)，加強(qiáng)科研經(jīng)費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)的“管理”，促進(jìn)科研管理“服務(wù)”質(zhì)量全面提升的“優(yōu)-放-管-服”的建設(shè)思路。各高校在信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃階段都意識(shí)到了頂層設(shè)計(jì)的重要性，成立了以科研管理部門(mén)或信息中心牽頭，其他相關(guān)部門(mén)部分或全部參與建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)小組，確立了以科研服務(wù)管理系統(tǒng)為平臺(tái)，整合構(gòu)建校內(nèi)各相關(guān)系統(tǒng)協(xié)同互動(dòng)的科研信息化管理服務(wù)思路。例如，浙江大學(xué)提出，以“動(dòng)態(tài)、多元、融合”為目標(biāo)，“協(xié)同+共享”為主線的建設(shè)思路[3]；天津大學(xué)提出以科研人員為核心，項(xiàng)目全過(guò)程信息化綜合管理的思路[3]；華東理工大學(xué)提出了基于項(xiàng)目流程精細(xì)化、自動(dòng)化管理的建設(shè)思路等[3]。

2 高?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)建設(shè)設(shè)想

如上所述，一個(gè)良好的科研管理信息系統(tǒng)，應(yīng)具備以下三方面的基本功能：（1）能對(duì)現(xiàn)有科研管理流程進(jìn)行優(yōu)化，提高日常辦事效率；（2）能便捷的與學(xué)校其他部門(mén)對(duì)接和共享數(shù)據(jù)；（3）能為科研管理部門(mén)提升科研管理能力和創(chuàng)新科研服務(wù)水平提供強(qiáng)有力的支撐?；竟δ芫褪莾?yōu)化現(xiàn)有科研管理流程，通常有：

2.1 基礎(chǔ)階段

在這個(gè)階段系統(tǒng)基礎(chǔ)功能為“無(wú)錯(cuò)”，這是最基本的要求；第二是“精確”，能去掉無(wú)效信息和冗余信息，保持自身數(shù)據(jù)的正確性和準(zhǔn)確性；三是“優(yōu)化”，即能提高辦事效率。以橫向?yàn)槔?，教師可以通過(guò)系統(tǒng)上傳合同并預(yù)審，省下來(lái)回跑路的時(shí)間，讓老師們將時(shí)間和精力更多地集中到科學(xué)研究工作中去。

2.2 系統(tǒng)功能擴(kuò)展階段

這一階段主要是實(shí)現(xiàn)與科研管理所涉及到的其他部門(mén)之間的數(shù)據(jù)交互。例如與財(cái)務(wù)處在經(jīng)費(fèi)上賬、外撥、預(yù)算調(diào)整等方面的交互；與設(shè)備處在購(gòu)買(mǎi)項(xiàng)目所需儀器設(shè)備招投標(biāo)流程及建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬等方面的交互等等。這個(gè)階段如果建設(shè)的好，可以將科研管理人員從簡(jiǎn)單、重復(fù)化的日常管理業(yè)務(wù)中解放出來(lái)，集中精力做下一個(gè)階段的重要工作。

2.3 數(shù)據(jù)深度分析和運(yùn)用階段

這個(gè)階段系統(tǒng)的工作除了日常管理事務(wù)之外，更重要的是數(shù)據(jù)挖掘工作，將支撐科研管理部門(mén)進(jìn)行提升本?？蒲邪l(fā)展水平的戰(zhàn)略規(guī)劃和思考，對(duì)科研管理工作會(huì)產(chǎn)生巨大深遠(yuǎn)的影響。在這個(gè)階段中，系統(tǒng)所產(chǎn)生的標(biāo)準(zhǔn)化科研數(shù)據(jù)將是科研管理人員手中的一把“利器”，通過(guò)分析流動(dòng)中的科研數(shù)據(jù)，管理人員可用科學(xué)研究的方式做科研管理。例如，如果系統(tǒng)反饋，在某個(gè)領(lǐng)域及其相關(guān)領(lǐng)域頻繁出現(xiàn)一些高被引的論文發(fā)表，相關(guān)領(lǐng)域的專利申請(qǐng)和授權(quán)也密集出現(xiàn)，成果獎(jiǎng)勵(lì)也逐漸出現(xiàn)，相關(guān)橫向合同簽訂的數(shù)量明顯增加，那么說(shuō)明學(xué)校在這個(gè)領(lǐng)域正在形成優(yōu)勢(shì)，可以提前布局形成新的優(yōu)勢(shì)學(xué)科和優(yōu)勢(shì)領(lǐng)域。系統(tǒng)通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘?qū)⒔Y(jié)果智能反饋給管理人員，讓管理人可以敏銳地掌握學(xué)校新的科研高地。同時(shí)一所學(xué)校的科學(xué)研究不可能面向所有領(lǐng)域，通過(guò)系統(tǒng)，可以發(fā)現(xiàn)哪些領(lǐng)域的科研數(shù)據(jù)長(zhǎng)期不活躍，這就是學(xué)校的弱勢(shì)領(lǐng)域和學(xué)科。對(duì)這類情況，科研管理人員可以盡早介入，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)化的科研管理。最后，通過(guò)系統(tǒng)反饋，還可以發(fā)現(xiàn)學(xué)校的科研成果的熟化程度，便于學(xué)校及時(shí)向企業(yè)轉(zhuǎn)化科研成果，推動(dòng)科技和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展與深度融合，實(shí)現(xiàn)高校社會(huì)服務(wù)的職能。

3 科研管理信息系統(tǒng)建設(shè)思路

3.1 加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)

科研管理信息系統(tǒng)的建設(shè)是高校信息化建設(shè)的重要組成部分，其實(shí)質(zhì)是“改革”，既是“一把手”工程，又是“全員工程”。這涉及到組織的管理機(jī)制和業(yè)務(wù)流程的調(diào)整，涉及到簡(jiǎn)政放權(quán)，涉及到校院兩級(jí)管理，必須“一把手”高度重視，督促落實(shí)；科研管理信息系統(tǒng)又是為全校所有科研工作者和管理人員服務(wù)，需要全?？蒲泄ぷ髡吆透鞑块T(mén)管理人員共同參與，群策群力，才能回歸以信息化手段促進(jìn)學(xué)校科研事業(yè)發(fā)展的本質(zhì)，推動(dòng)學(xué)?！半p一流”建設(shè)。

3.2 系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)架

科研項(xiàng)目的進(jìn)行，涉及到科研、財(cái)務(wù)、人事、國(guó)資、設(shè)備等多個(gè)部門(mén)，如何通過(guò)系統(tǒng)建設(shè)，將各部門(mén)的業(yè)務(wù)有機(jī)聯(lián)動(dòng)，這需要在系統(tǒng)建設(shè)前花費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行協(xié)調(diào)。這一階段涉及面廣、牽涉部門(mén)多，整合難度大，特別是數(shù)據(jù)對(duì)接，不同部門(mén)由不同開(kāi)發(fā)商開(kāi)發(fā)，接口封閉，數(shù)據(jù)共享不暢，需要一個(gè)強(qiáng)有力的推動(dòng)者才能實(shí)現(xiàn)。此外，在這一階段可以確定科研管理信息系統(tǒng)的功能，并根據(jù)功能決定是采購(gòu)已有的成熟系統(tǒng)還是委托軟件公司定制開(kāi)發(fā)。

3.3 高質(zhì)量的數(shù)據(jù)保證

數(shù)據(jù)是科研管理信息系統(tǒng)的“生命”，系統(tǒng)的流程設(shè)計(jì)不僅要滿足管理的需求，更要滿足數(shù)據(jù)質(zhì)量的要求?？蒲腥藛T在系統(tǒng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)涉及到方方面面。例如，學(xué)院每年年末計(jì)算工作量，需要向系統(tǒng)調(diào)取本學(xué)院教師完成科研工作的數(shù)據(jù)；教師申報(bào)職稱，需要向系統(tǒng)查詢本人完成的科研工作情況；學(xué)校科研管理部門(mén)想了解近期學(xué)?？蒲锌傮w情況，需要向系統(tǒng)查詢匯總數(shù)據(jù)，等等。數(shù)據(jù)質(zhì)量的保證不能寄望于人的自控自制自律，應(yīng)該利用技術(shù)手段來(lái)保證。例如組建在線審核組、復(fù)審組，利用AI技術(shù)手段對(duì)數(shù)據(jù)全面監(jiān)控等手段，任何管理人員只能是審核數(shù)據(jù)，而修改任何一條數(shù)據(jù)都需要授權(quán)，全程留痕，進(jìn)一步保證數(shù)據(jù)安全。

3.4 將項(xiàng)目管理與成果管理有機(jī)融合

科研項(xiàng)目管理注重的是項(xiàng)目的全過(guò)程管理，關(guān)注的重點(diǎn)是流程，對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生成果的應(yīng)用沒(méi)有納入管理?？蒲泄芾硇畔⑾到y(tǒng)中可考慮在二期建設(shè)時(shí)，加入“庫(kù)”的設(shè)計(jì)。例如，針對(duì)結(jié)題項(xiàng)目產(chǎn)生的成果設(shè)計(jì)“成果庫(kù)”，針對(duì)合作企事業(yè)單位建立“企業(yè)庫(kù)”，針對(duì)承擔(dān)項(xiàng)目的科研工作者建立“專家?guī)臁钡龋⑦@些“庫(kù)”有選擇的向社會(huì)、企業(yè)定期公布，尋求潛在的合作契機(jī)，將學(xué)校的創(chuàng)新科技成果應(yīng)用在推動(dòng)國(guó)家和區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中去，加速科技成果的轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化。

4 結(jié)語(yǔ)

建設(shè)科研管理信息系統(tǒng)是高校“雙一流”建設(shè)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，這既是對(duì)國(guó)家最新科技管理政策的落實(shí)，也是高校提高自身科研管理水平的必備手段。高校應(yīng)根據(jù)自身校情，選擇最適合的方式，在學(xué)校整體信息化建設(shè)進(jìn)程中盡早布局，快速完善，有效提升科研管理效率。

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