富士施樂(lè)外包服務(wù)助力知名車企財(cái)務(wù)共享中心

很多企業(yè)的職能部門如法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、人事部……每天都要按照各類流程審批、處理、查詢合同、人事檔案、財(cái)務(wù)單據(jù)……在這個(gè)過(guò)程中有很多高度重復(fù)、無(wú)須專業(yè)人員就能完成的標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)作業(yè)，而這些重復(fù)性的低價(jià)值工作卻占用了員工的大量時(shí)間，不僅嚴(yán)重影響工作效率也會(huì)導(dǎo)致成本高等一系列問(wèn)題。如今，富士施樂(lè)的業(yè)務(wù)流程外包服務(wù)就能解決這些問(wèn)題。

某世界知名汽車品牌的在華工廠曾因業(yè)務(wù)流程問(wèn)題嚴(yán)重影響工作效率并為高成本長(zhǎng)期困擾。該汽車品牌在中國(guó)有著很高的知名度和市場(chǎng)占有率，其在華工廠的零部件供應(yīng)商遍布世界各地。隨著該品牌轎車在中國(guó)銷量的持續(xù)增長(zhǎng)，公司財(cái)務(wù)部每年要處理來(lái)自供應(yīng)商應(yīng)付賬款的發(fā)票總量高達(dá)數(shù)十萬(wàn)張，這讓財(cái)務(wù)部門一度面臨著巨大的工作負(fù)荷和壓力。

以前，該公司各地財(cái)務(wù)人員要將發(fā)票各自掃描歸檔、逐一核對(duì)后付款。但由于各地發(fā)票掃描的質(zhì)量不同、且來(lái)自各地甚至國(guó)外供應(yīng)商的發(fā)票形式各不相同，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員每天都要疲于應(yīng)付大量掃描及核對(duì)發(fā)票等重復(fù)性的工作，不僅影響付款效率，也容易出現(xiàn)票據(jù)丟失的現(xiàn)象。此外，供應(yīng)商還會(huì)經(jīng)常電話查詢付款進(jìn)度甚至?xí)r常抱怨付款周期太長(zhǎng)，這就讓各地財(cái)務(wù)人員愈發(fā)感到力不從心，即便整日加班也無(wú)法從容應(yīng)對(duì)所有工作，更難以專注財(cái)務(wù)管理工作。由于沒(méi)有統(tǒng)一的系統(tǒng)，各地財(cái)務(wù)人員職責(zé)難免重復(fù)，這不僅嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)部門的生產(chǎn)力，也令成本一直居高不下。

然而這一切都在采用富士施樂(lè)業(yè)務(wù)流程外包服務(wù)后得到了徹底改變。富士施樂(lè)針對(duì)以上系列問(wèn)題為該公司梳理了財(cái)務(wù)流程，明確了7項(xiàng)包括應(yīng)收款、應(yīng)付款、員工費(fèi)用等財(cái)務(wù)流程中最影響效率且無(wú)須專業(yè)財(cái)會(huì)技能的基礎(chǔ)工作，并將這些原先分散各地且重復(fù)的職能整合，整體并入該公司籌備中的財(cái)務(wù)共享中心。同時(shí)，富士施樂(lè)在財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)專門設(shè)立了財(cái)務(wù)票據(jù)管理中心，將原來(lái)最占用財(cái)會(huì)人員精力、且影響成本和客戶滿意度的發(fā)票管理事務(wù)全部交由富士施樂(lè)執(zhí)行。此外，富士施樂(lè)還協(xié)助財(cái)務(wù)共享中心完善了財(cái)務(wù)系統(tǒng)，搭建了可真正共享的財(cái)務(wù)票據(jù)上傳、查找的統(tǒng)一票據(jù)管理平臺(tái)。

如今，在財(cái)務(wù)票據(jù)管理中心里，20名富士施樂(lè)駐場(chǎng)人員負(fù)責(zé)如下工作：

①接收來(lái)自供應(yīng)商和員工的票據(jù)快遞并清點(diǎn)票據(jù)；

②對(duì)票據(jù)進(jìn)行初審和分類，包括核對(duì)發(fā)票金額是否與訂單金額一致以及發(fā)票信息是否正確無(wú)誤等；

③將通過(guò)初審的票據(jù)掃描后識(shí)別并提取關(guān)鍵信息；

④將系統(tǒng)提取的增值稅發(fā)票信息自動(dòng)與國(guó)家稅務(wù)總局底帳信息進(jìn)行比對(duì)，確保所有發(fā)票的合規(guī)性；

⑤將票據(jù)掃描文件及相關(guān)的票據(jù)數(shù)據(jù)上傳財(cái)務(wù)系統(tǒng)，供該公司財(cái)務(wù)人員進(jìn)行集中支付等后續(xù)財(cái)務(wù)操作；

⑥根據(jù)財(cái)務(wù)共享中心提供的發(fā)票清單，集中抵扣增值稅發(fā)票，并將發(fā)票抵扣聯(lián)裝訂歸檔；

⑦在應(yīng)付款支付流程結(jié)束后，下載會(huì)計(jì)憑證并連同相關(guān)單據(jù)及清單裝訂歸檔；

⑧此外，富士施樂(lè)駐場(chǎng)人員還負(fù)責(zé)用于供應(yīng)商查詢付款進(jìn)度的客服熱線，以及詢證函查詢確認(rèn)服務(wù)。

富士施樂(lè)專業(yè)的業(yè)務(wù)流程外包服務(wù)，讓該公司的財(cái)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)了合規(guī)、高效、標(biāo)準(zhǔn)化和平臺(tái)化的統(tǒng)一管理。財(cái)務(wù)人員也從諸多繁瑣重復(fù)性的低價(jià)值工作中解放出來(lái)，得以專注于財(cái)務(wù)核心工作，而財(cái)務(wù)中心的整體運(yùn)營(yíng)成本也大幅降低了。富士施樂(lè)還通過(guò)設(shè)定如處理時(shí)間、正確率等專業(yè)的績(jī)效考核指標(biāo)，大幅提升了發(fā)票流程的效率和質(zhì)量，從而令內(nèi)部員工和外部供應(yīng)商的滿意度都顯著提升。

目前，該公司已經(jīng)將富士施樂(lè)作為戰(zhàn)略合作伙伴，除了在財(cái)務(wù)共享中心和商務(wù)公司分別采用了富士施樂(lè)業(yè)務(wù)流程駐場(chǎng)服務(wù)外，還在考慮將更多財(cái)務(wù)工作外包給富士施樂(lè)。一直以來(lái)，企業(yè)將IT等非核心業(yè)務(wù)外包給第三方專業(yè)公司已經(jīng)成為一種節(jié)省成本、省心、高效的管理模式，而像這家車企將發(fā)票管理等財(cái)務(wù)流程外包也正逐漸成為一種新的趨勢(shì)。相信業(yè)務(wù)流程外包模式將會(huì)讓企業(yè)更能專注核心業(yè)務(wù)，進(jìn)一步提升核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。