新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法探討

程小瓊

摘 要：文章先針對檔案管理對于事業(yè)單位發(fā)展的重要意義進行分析，隨后介紹了新時期事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀特點，包括檔案管理意識不足、管理手段落后、管理機制不完善等，隨后介紹了事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路與創(chuàng)新方法，包括提高檔案管理意識、使用先進的管理技術、健全管理機制、提高管理人員綜合能力等，希望能給相關人士提供有效參考。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路

檔案管理是事業(yè)單位實現(xiàn)高效、有序、協(xié)調(diào)發(fā)展的重要保障，同時還擁有維護人民正當權益、建設精神文明社會、單位科學發(fā)展的功能，為此，需要針對新時期事業(yè)單位的現(xiàn)實發(fā)展狀況，進行深入的研究和分析，提出單位檔案管理的新方法與新思路。

一、強化檔案管理對于事業(yè)單位的重要意義

檔案管理是事業(yè)單位中基礎性工作，在考察事業(yè)單位內(nèi)部各項基礎工作時，能夠提供可靠的參考依據(jù)，幫助事業(yè)單位維系好和工作人員之間的關系，保護工作人員合法權益，為其維權提供基礎憑證。為此，需要加強事業(yè)單位中的檔案管理力度，尤其是地址單位中的檔案管理工作，對其中的各項地理信息需要進行深入分析，比如強化檔案記錄等信息的分析與匯總，針對項目現(xiàn)場的設計實驗數(shù)據(jù)勘查、工程數(shù)據(jù)分析等工作，需要結合檔案管理實踐，通過系統(tǒng)觀點進行科學分析，保障單位管理的規(guī)范性和科學性。檔案管理工作的基礎性任務是匯總和分類統(tǒng)計各種檔案數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)對檔案信息的科學利用與合理開發(fā)，避免將檔案管理單純看做是資料的歸檔和儲存工作，需要全面總結單位實際生產(chǎn)狀況，掌握檔案信息的最新進展，科學調(diào)整管理策略，滿足事業(yè)單位的業(yè)績分析需求，為其發(fā)展提供可靠資料，還原歷史真實面貌。科技發(fā)展背景下，針對事業(yè)單位中的檔案管理也提出了新的要求，為此，需要立足發(fā)展戰(zhàn)略角度，積極尋求創(chuàng)新發(fā)展。

二、新時期事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀特點

（一）檔案管理意識不足

結合事業(yè)單位中的現(xiàn)實檔案管理發(fā)展狀況分析，大部分單位在思想層面上都沒有意識到檔案管理對于單位發(fā)展的重要作用，不管是單位領導，還是相關管理人員，沒有準確估量檔案管理工作所帶來的經(jīng)濟效益，在職員的年度考核與管理職責劃分中，沒有添加檔案管理指標，并將其從考核項目中排除在外[1]。此外，因為對于檔案管理的忽視，導致管理中的軟硬件基礎設施不足和資金短缺等問題出現(xiàn)，弱化檔案管理效率。從檔案管理人員角度分析，其沒有在心理層面上了解自身工作的重要作用，工作態(tài)度不端正，責任意識不足，針對檔案文件基本上是以一種不泄密、不丟失的原則，從完成任務角度進行管理工作，容易出現(xiàn)檔案資料隨意堆放、分檔歸類不合理、收集整理不全面等問題，進而降低了檔案管理經(jīng)濟效益于工作效率。部分領導干部意識不到自身和檔案管理工作之間的密切聯(lián)系，對于兩者的聯(lián)系存在一定消極性，經(jīng)過應付日常的檔案管理工作，致使檔案管理陷入一種被動的工作狀態(tài)，無法從標準化、規(guī)范化檔案管理過程中獲得有效信息。

（二）管理手段落后

管理方式是影響事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的主要因素，從目前的實際發(fā)展狀況來看，大部分事業(yè)單位中的檔案管理設施建設都存在差異，軟硬件設施標準不一，投入程度不同，沒有達到國家標準要求。此外，事業(yè)單位中的管理資金投入較低，甚至部分單位中沒有專門存放檔案資料的空間，單純將檔案資料與其他雜物混放到一起，容易導致檔案損毀或丟失。檔案管理方式落后，隨著科技的發(fā)展，計算機技術逐漸普及，但部分事業(yè)單位依然使用傳統(tǒng)方法管理檔案資料，降低管理質(zhì)量。比如，新時期檔案信息資料逐漸增加，通過人工管理方式根本無法滿足大量的管理需求，所有在社會發(fā)展新時期，要積極創(chuàng)新管理手段。

（三）管理機制不完善

事業(yè)單位中缺少健全的檔案管理機制，就會影響管理工作的落實狀況，容易產(chǎn)生落實差距，特別是結合我國事業(yè)單位內(nèi)檔案管理相關調(diào)查分析，大約百分之八十的單位中都存在混亂管理等問題，通過分析這種狀況，能夠發(fā)現(xiàn)下面幾項問題：第一，大部分事業(yè)單位中存留朝令夕改問題，導致管理人員整理檔案時無從下手;第二，檔案管理機制只是一種表面形式，沒有真正落實各項管理制度，降低制度管理功能;第三管理制度中缺少相應的獎懲措施，導致管理人員存在僥幸心理，工作狀態(tài)不佳，比如在重要資料管理工作中容易出現(xiàn)互相推諉的問題。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路與創(chuàng)新方法

（一）提高檔案管理意識

強化檔案管理意識，提高單位領導的重視。比如，某水利局就充分利用單位中的宣傳欄、內(nèi)部期刊、廣播和例會等方式宣傳檔案管理對于單位發(fā)展的重要作用。同時在舉辦宣傳活動的過程中能夠認真聽取員工的建議和意見，增加基層員工參與渠道，激發(fā)出員工的積極性，以更加飽滿的精神投入到日常檔案管理過程中[2]。此外，事業(yè)單位中的管理者還需要在新時期的檔案管理工作中以身作則，加深員工對于檔案管理工作的認識。詳細分析所有員工的作用和能力，合理進行責任劃分。在新時期的檔案管理中，還需要積極學習借鑒國外的一些成功案例，結合我國實際發(fā)展需求，進行針對性選擇，創(chuàng)建新型的檔案管理方法，提升管理效率，減少管理風險。事業(yè)單位中的檔案資料關系到國家的利益安全，需要提高檔案管理重視，做好檔案資料的保密工作，從國家危害角度上謹慎對待相應的管理保密制度，結合國家具體要求、規(guī)定選擇檔案管理地址，對進出人員、庫房專管人員和資料與辦公區(qū)距離等因素提出具體要求，全面控制和記錄檔案室的進出人員。

（二）使用先進的管理技術

在新時期發(fā)展過程中，只有不斷提高檔案管理的軟硬件設施建設，才能實現(xiàn)預期的管理目標。為此，需要事業(yè)單位加強基礎設施的投資力度，積極引入各種先進的管理技術，挑選出較為優(yōu)秀的管理職員前往其他同屬性單位中交流與學習，提升其綜合管理能力。比如在硬件設施層面上，該水利局的領導人員為下屬的檔案管理部門專門配置了檔案資料儲存室，將檔案資料和其他雜物以及易燃易爆性物體有效隔離開來，進一步提高了檔案管理的安全性。從軟件設施層面上看，該單位的高層管理者針對相應的檔案管理提出下面幾項要求，需要具備熟練的計算機操作能力，同時利用計算機的兼容性、適用性和可延伸性等性能，提升計算機實力[3]。要求檔案管理者能夠通過計算機處理檔案信息，將檔案信息轉化成電子資料。在檔案管理過程中如果遇到人工匯總的問題，針對普通文件資料，可以創(chuàng)建電子形式的存儲空間，針對那些比較重要且復雜的文件，需要派遣專門人員進行處理，方便日后的檔案整理工作。

（三）健全管理機制

檔案管理機制是提升檔案管理效率、保證管理質(zhì)量的基礎條件，為此，需要相關事業(yè)單位在國家制定規(guī)定范圍內(nèi)設置科學有效的檔案管理機制，并在平等性和普遍性的檔案管理制度基礎上，建立針對管理人員和高層管理者的雙向約束機制，確保檔案管理制度的有效落實，而非流于表面形式。比如某一事業(yè)單位在開始制定檔案管理機制前，會對單位中的所有職員進行全面考察，主動詢問員工建議和意見，保證最終的檔案管理制度滿足所有員工的需求。此外，該事業(yè)單位針對檔案管理新時期的發(fā)展特征，將各種動態(tài)性因素和靈活性因素也逐漸融入到檔案管理機制當中，為后期的制度創(chuàng)新與改進打下良好基礎。

同時，該事業(yè)單位創(chuàng)建的檔案管理制度已經(jīng)細分到管理的各個環(huán)節(jié)當中，包括相應的獎懲措施、管理人員能力要求、工作要求和檔案管理標準等。通過這種做法能夠提高單位管理人員的工作積極性，用認真負責的態(tài)度去面對各項管理工作。針對該單位的工作特點，還加強了檔案資料的安全性管理。尤其是在新時期信息技術和電子科技快速發(fā)展階段，電子檔案信息容易受到各方面的影響，針對這種狀況，需要創(chuàng)建全面的檔案保護制度，明確檔案管理規(guī)定，不被允許的嚴謹訪問電子檔案，禁止移動終端輸入或輸出電子檔案，通過嚴厲的方法保護好檔案資料，預防其受到任何侵害。

（四）提高管理人員綜合能力

檔案管理人員是決定檔案管理工作是否達到預期目標的重要因素，為此事業(yè)單位在檔案管理人員的招聘環(huán)節(jié)中需要加強審核力度，進行嚴格把關，除了對檔案管理人員提出學歷方面的要求外，還需要其擁有專業(yè)的檔案管理技術實力，具備高水平管理能力。此外，事業(yè)單位要想留住優(yōu)秀的檔案管理人才，需要設置完善的福利制度，提供具有吸引力的福利政策。比如對于擁有突出表現(xiàn)的檔案管理工作者提供相應的物質(zhì)獎勵，由單位提供資金給優(yōu)秀工作者提供外出游覽的機會。針對檔案管理工作者開展定期的培訓課程，保證所有檔案管理人員都能達到基本合格線，不斷提高優(yōu)秀管理人員對業(yè)務實力。檔案管理質(zhì)量由管理人員綜合實力所決定，為此，需要從檔案管理能力和職責等方面入手，強化管理隊伍建設。比如在單位內(nèi)部出現(xiàn)崗位變動問題時，需要從穩(wěn)定管理角度入手，提升管理人員整體水平，加強相關人員的技術指導和培訓，比如組織各種擁有較強專業(yè)性和實踐性的檔案管理活動，完善管理人員知識結構，豐富其管理經(jīng)驗，通過培訓不斷提高其職業(yè)道德和責任意識。

四、結語

綜上所述，在社會發(fā)展新時期，促進事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理方法和思路，對其整體發(fā)展具有重要作用。但從我國事業(yè)單位的實際管理狀況來看，還存在一定的問題，進而導致事業(yè)單位管理質(zhì)量水平降低，此外，我國對于事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新方法與創(chuàng)新思路還沒有研究到位，增加了創(chuàng)新的難度，針對這種狀況，需要積極學習先進管理理念和管理技術，為事業(yè)單位的檔案管理開創(chuàng)新的發(fā)展渠道。

參考文獻：

[1]王德英.探討新時期機關單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].辦公室業(yè)務，2018（21）：106.

[2]王立英.新時期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].中國國際財經(jīng)（中英文），2017（21）：277.

[3]孫艷華.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].現(xiàn)代國企研究，2018（02）：181.