如何做好事業(yè)單位檔案管理

宋雪梅

摘要：檔案管理工作是新時期事業(yè)單位發(fā)展中的重點內(nèi)容。有效的提高檔案管理工作的效果和質(zhì)量是新時期的主要任務(wù)。但是，事業(yè)單位的檔案管理工作在開展過程中也逐漸的顯現(xiàn)出一些問題，從而對檔案管理工作的效率產(chǎn)生了很大的影響。在新時期下，做好事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化工作，才能有效的推動事業(yè)單位及其檔案管理工作的高效發(fā)展。本篇文章主要圍繞事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題展開分析，并提出有效的創(chuàng)新和優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人才檔案;檔案管理

隨著經(jīng)濟社會和事業(yè)單位工作的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理有了新的發(fā)展和變化，但仍然存在一些不容忽視的問題。為適應(yīng)新時代對事業(yè)單位檔案管理工作提出的新要求，必須大力推進事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化，解決存在的問題，更好地為事業(yè)單位改革和發(fā)展服務(wù)。

一、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

事業(yè)單位在新時期下突出的最明顯的問題就是檔案管理工作上的問題，多數(shù)事業(yè)單位都由于缺乏健全的檔案管理制度，出現(xiàn)這一情況的主要原因就是事業(yè)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人和負責(zé)人，缺乏對檔案管理工作的認(rèn)識，在新時期下只是過度重視管理形式的創(chuàng)新，而忽視了內(nèi)容和制度的創(chuàng)新和完善，這就導(dǎo)致檔案管理工作的效率比較低，難以滿足新時期下事業(yè)單位的發(fā)展需求。

（二）缺乏富有創(chuàng)新意識的檔案管理模式

當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理模式現(xiàn)狀分析，相對滯后、陳舊落后的檔案管理模式，一定程度影響了事業(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量與效率，使得事業(yè)單位檔案管理模式與時代發(fā)展存在脫軌。一方面，管理辦法相對陳舊。由于事業(yè)單位檔案管理的特殊性，事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位管理事務(wù)中往往處于相對弱勢狀態(tài)，再加上事業(yè)單位檔案管理在軟硬件配置、資金投入等方面難免有所欠缺，致使先進現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備無法得到及時引入與投入使用，檔案管理工作環(huán)境亟待改善，而檔案管理方式也只能停留于手動卡片檢索等相對簡單的手動管理形式。另一方面，管理方式缺乏創(chuàng)新意識。新時期背景下，事業(yè)單位檔案管理既需要處理更加繁多瑣碎的事務(wù)性工作，也面臨史無前例的發(fā)展機遇，特別是各行各業(yè)對于信息技術(shù)的普及應(yīng)用，為事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新提供出一個可行性發(fā)展方向。然而，現(xiàn)階段很多事業(yè)單位檔案管理在信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展還處于初級發(fā)展層面，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理先進理念，致使事業(yè)單位檔案管理水平相對較低。

（三）檔案管理設(shè)備過于陳舊

由于檔案管理在很長時間里都沒有得到相應(yīng)的重視，因而無論是基礎(chǔ)的設(shè)施，還是相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備，都很難得到足夠的經(jīng)費支持。設(shè)備維護的次數(shù)也非常少，許多設(shè)備因缺乏有效的維護，嚴(yán)重損壞，不能使用。此外，一些事業(yè)單位的檔案管理設(shè)備配置不齊全，僅僅能夠完成基礎(chǔ)的檔案歸檔，給新時期其他檔案管理工作的開展形成了不小的阻礙。對于新時期的檔案管理工作而言，各項儀器設(shè)備屬于必備的工作條件，如若得不到及時的更新，必然會影響工作效率。

二、完善事業(yè)單位檔案管理的對策

（一）以思政教育提振檔案管理人員的崗位能動性

在“不忘初心、牢記使命”教育活動的推動下，單位黨委應(yīng)組織檔案管理人員對標(biāo)、對表找自己的工作差距，并在教育活動中向檔案管理人員提出工作要求。工作要求應(yīng)包含這樣幾個內(nèi)容：（1）應(yīng)發(fā)揮檔案管理工作的職能優(yōu)勢，努力助力區(qū)域社會保障工作的精準(zhǔn)開展;（2）應(yīng)發(fā)揮自己的專業(yè)優(yōu)勢，為單位更好的服務(wù)社會、服務(wù)群眾做出貢獻;（3）應(yīng)發(fā)揮黨員職工的先鋒示范效應(yīng)，勇于承擔(dān)檔案資源開發(fā)與利用的重任。

（二）完善管理機制，優(yōu)化管理方法

對于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，它的核心任務(wù)在于管理，而管理的有效進行需要有完善的制度作為基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理，明顯存在缺乏制度依據(jù)的問題。雖然我國已經(jīng)針對這一問題提出了相關(guān)的條例，但是對于這一內(nèi)容的完善，事業(yè)單位的整體效率并不高，尤其在針對自身工作狀況設(shè)立不同管理機制方面。不少事業(yè)單位的檔案管理制度甚至完全一致，缺乏自身的針對性和特殊性。針對這一狀況，需要事業(yè)單位從自身的工作內(nèi)容出發(fā)，積極完善管理制度，明確相關(guān)的管理辦法，使得所有的檔案管理工作都能夠有明確的依據(jù)，可以嚴(yán)格按照相應(yīng)的制度進行。此外，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《中國檔案分類法》，逐步優(yōu)化自身管理方法，加強對現(xiàn)代化檔案管理方法的應(yīng)用，使得實際的管理變得科學(xué)有效。

（三）積極引進新設(shè)備和新方法

對新時期下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新和優(yōu)化應(yīng)該改變以往落后的管理方法，將新時期下新的管理方法和管理設(shè)備積極的引進來，這就需要更多資金的投入，以便能夠有充足的資金引進新方法和新設(shè)備。

（四）創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理服務(wù)模式

首先，應(yīng)當(dāng)強化信息技術(shù)融入力度。無論是檔案信息記錄與儲存方面，還是在檔案管理與服務(wù)方面，當(dāng)下新興先進的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)都能夠在事業(yè)單位檔案管理中得到充分利用及普遍運用。所以，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)借助于現(xiàn)代化信息技術(shù)實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，加大現(xiàn)代化信息技術(shù)運用，促使管理效率與管理效果得到顯著提升。比如說，對傳統(tǒng)與現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案實行紙質(zhì)化與數(shù)字化同時保存的管理方式，利用信息技術(shù)分類處理與編排檔案資料等。其次，也應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理服務(wù)手段。

結(jié)語：做好事業(yè)單位檔案管理工作的對策為：以思政教育提振檔案管理人員的崗位能動性、依據(jù)本土人才供給特點優(yōu)化和再造歸集標(biāo)準(zhǔn)、管理層牽頭積極拓展與社會保障部門的合作、推動信息化流程管理倒逼各部門的協(xié)作意愿。

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