新時(shí)期關(guān)于加強(qiáng)中學(xué)實(shí)物檔案管理工作的實(shí)踐與思考

陸曉芳

摘要：中學(xué)實(shí)物檔案管理工作是學(xué)校綜合管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，有效進(jìn)行檔案管理能夠?yàn)閷W(xué)校的升學(xué)、招生等工作提供更多便利，同時(shí)也能將學(xué)校獲取的榮譽(yù)、教學(xué)成果進(jìn)行展示，呈現(xiàn)學(xué)校深厚的文化內(nèi)涵。本文主要分析新時(shí)期提高中學(xué)實(shí)物檔案管理工作效率的具體方法，為學(xué)校及相關(guān)工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：中學(xué);實(shí)物檔案管理;信息技術(shù)融合

引言：

中學(xué)實(shí)物檔案是記錄學(xué)生在校期間獎(jiǎng)懲情況的重要憑證，也包括學(xué)校在一些社會(huì)活動(dòng)中取得獎(jiǎng)杯、錦旗等。隨著教育體制改革的加深，學(xué)校生活的豐富提高了實(shí)物檔案管理工作的難度。為保證學(xué)校實(shí)物檔案管理工作的順利進(jìn)行，有必要對(duì)檔案管理的新方法新途徑進(jìn)行探究。

一、提高對(duì)檔案管理工作的重視程度

（一）建立完善的實(shí)物檔案管理體系

就目前的情況來(lái)看，我國(guó)中學(xué)普遍對(duì)實(shí)物檔案管理工作的重視程度不夠，在進(jìn)行日常工作時(shí)缺乏科學(xué)合理的管理依據(jù)，也沒(méi)有設(shè)置實(shí)物檔案管理的相應(yīng)流程。因此為提高中學(xué)實(shí)物檔案管理工作的效率，首先要增強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)相關(guān)工作的重視程度，建立完善的實(shí)物檔案管理工作體系，將檔案錄入的具體流程、存放要求以及相關(guān)管理人員的工作規(guī)則等落實(shí)到書(shū)面上。成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理小組，合理進(jìn)行人員分工分責(zé)，并加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案管理工作情況的監(jiān)管，保證工作順利進(jìn)行[1]。

（二）設(shè)立專(zhuān)門(mén)的管理場(chǎng)所，配備專(zhuān)業(yè)的管理人才

對(duì)于獎(jiǎng)杯、錦旗等對(duì)學(xué)校歷史成就具有重要意義的實(shí)物檔案缺乏專(zhuān)門(mén)的放置空間，往往隨意堆放在儲(chǔ)物室、會(huì)議室等場(chǎng)所，成為彰顯學(xué)校能力的“擺設(shè)”。很多實(shí)物檔案因管理不善被損壞甚至丟失，讓學(xué)生與學(xué)校曾經(jīng)一同創(chuàng)造的美好回憶也被遺忘，不利于學(xué)校文化的形成。因此需要設(shè)立單獨(dú)的實(shí)物檔案管理室，將獎(jiǎng)杯證書(shū)、名人字畫(huà)、錦旗牌匾等分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行擺放和保存。此外，實(shí)物檔案室要配備專(zhuān)門(mén)的管理人員，并進(jìn)行合理分工，將信息錄入、證書(shū)制作及物品的日常維護(hù)等均納入到檔案管理工作當(dāng)中。

（三）設(shè)置合理的實(shí)物檔案信息管理模式

實(shí)物檔案往往承載著學(xué)校的成績(jī)和發(fā)展歷史，因此有必要對(duì)其包含的具體信息進(jìn)行編寫(xiě)存檔。例如，學(xué)校學(xué)生團(tuán)體參加競(jìng)賽獲得的獎(jiǎng)杯，除記錄具體的比賽項(xiàng)目、比賽時(shí)間外，還應(yīng)對(duì)當(dāng)時(shí)情況進(jìn)行簡(jiǎn)要描述，將競(jìng)賽過(guò)程中拍攝的照片、宣傳單以及學(xué)生的個(gè)人情況等作為輔助資料一同存入到檔案中。這就要求為每一實(shí)物檔案配備齊全的紙質(zhì)說(shuō)明，可將實(shí)物檔案進(jìn)行編號(hào)，并使用標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)注，然后將對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案袋進(jìn)行單獨(dú)儲(chǔ)存保管。

（四）大型實(shí)物檔案的管理

除獎(jiǎng)杯、錦旗等，學(xué)校還經(jīng)常涉及到一些大型實(shí)物檔案的管理，如畢業(yè)生贈(zèng)予的鼎、石雕以及政府頒發(fā)的牌匾。這些物品往往有其單獨(dú)的擺放位置，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，可拍攝實(shí)物照片并裝裱成證書(shū)的形式進(jìn)行保存，同樣為其標(biāo)注標(biāo)簽并配備紙質(zhì)說(shuō)明，保證中學(xué)實(shí)物檔案管理的全面性。

二、將檔案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)相結(jié)合

（一）建立網(wǎng)絡(luò)實(shí)物檔案管理系統(tǒng)

目前隨著實(shí)物檔案管理工作重視程度的加深，市面上不乏一些好的實(shí)物檔案管理軟件。學(xué)?？筛鶕?jù)自身情況選擇適合本校的軟件，進(jìn)行實(shí)物檔案的無(wú)紙化管理。計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入能夠大大提高中學(xué)實(shí)物檔案管理的工作效率，減輕管理人員的工作強(qiáng)度，也能減少人工書(shū)寫(xiě)帶來(lái)的錯(cuò)誤。例如我校采用的南大之星6.0檔案管理軟件，通過(guò)軟件可將實(shí)物檔案均以照片的形式進(jìn)行錄入，標(biāo)明存放位置，其相關(guān)說(shuō)明資料的形式也更具多樣性。在校慶收到實(shí)物贈(zèng)予時(shí)，通過(guò)南大之星檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)?dāng)時(shí)的贈(zèng)與場(chǎng)景以視頻的方式進(jìn)行錄入保存。此外，管理系統(tǒng)的使用也有利于學(xué)校管理者的后期檢查工作，并為信息的查閱、調(diào)取提供方便。

（二）設(shè)置實(shí)物檔案條碼

二維碼是新時(shí)期證明事物身份的另一張“身份證”，在進(jìn)行管理系統(tǒng)錄入后，為每件實(shí)物檔案生成唯一的條形碼并粘貼。在進(jìn)行查閱了解時(shí)，只需掃描檔案上的二維碼即可得出其相關(guān)的信息介紹，大大減輕了依靠紙質(zhì)檔案翻閱或數(shù)字編號(hào)查詢(xún)帶來(lái)的難度。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，相信在不久后二維碼將給學(xué)校的實(shí)物檔案管理工作帶來(lái)更多便利。例如學(xué)校內(nèi)進(jìn)行展示的大型實(shí)物檔案，可在其周?chē)O(shè)置專(zhuān)屬二維碼。通過(guò)學(xué)校內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)公眾平臺(tái)，能掃碼了解其由來(lái)和相關(guān)信息，方便外來(lái)參觀者及在校學(xué)生了解學(xué)校歷史[2]。

（三）通過(guò)電子設(shè)備及技術(shù)進(jìn)行分享

在進(jìn)行檔案?jìng)鏖啎r(shí)，應(yīng)盡量避免使用原版實(shí)物檔案，以防磨損、破壞?？衫脪呙琛⑴臄z等手段，制作專(zhuān)門(mén)用于傳閱的檔案副本，保證原版檔案的保存壽命。為發(fā)揮中學(xué)實(shí)物檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，可將實(shí)物檔案管理系統(tǒng)中錄入的文字、照片、視頻等資料進(jìn)行排版、剪輯，制作成電子宣傳冊(cè)，通過(guò)公眾號(hào)、學(xué)校官方網(wǎng)站等平臺(tái)進(jìn)行宣傳，有利于學(xué)校良好風(fēng)氣的傳播和社會(huì)形象的樹(shù)立。如本市一些學(xué)校利用公眾號(hào)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行展示，并適當(dāng)加以推廣，在升學(xué)考試報(bào)名前，學(xué)校都會(huì)接到大量通過(guò)公眾號(hào)咨詢(xún)學(xué)校情況的家長(zhǎng)信息，通過(guò)公眾號(hào)宣傳，在家長(zhǎng)群體里逐漸樹(shù)立了良好的學(xué)?？诒?。該項(xiàng)工作要求檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，因此在日常的人員培訓(xùn)及招聘中，應(yīng)注意相關(guān)技術(shù)的培養(yǎng)和考察。

為避免日常實(shí)物檔案管理中出現(xiàn)遺漏、錄入錯(cuò)誤等問(wèn)題，保證檔案不被丟失，應(yīng)定期對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行整理檢查。查看實(shí)物檔案的保存情況及錄入信息是否正確，提高對(duì)管理工作的監(jiān)管。

結(jié)論：

在進(jìn)行中學(xué)實(shí)物檔案管理工作時(shí)，除上述提到的可行措施外，還可借鑒其他行業(yè)實(shí)物檔案管理的有效方法，不斷完善管理體系及流程，建立符合學(xué)校自身情況的管理方案，以保證中學(xué)實(shí)物檔案管理工作跟上時(shí)代進(jìn)步的步伐，不斷提高工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]王虎.中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].華夏教師，2018（21）：7.

[2]陳冬云.做好中學(xué)檔案管理工作的幾點(diǎn)看法[J].蘭臺(tái)世界，2018（S1）：174-175.