關于做好企業(yè)人事檔案工作的思考

孟紅葉

摘 要 企業(yè)人事檔案是企業(yè)進行人員調度、人員管理工作的重要參考依據(jù)，也是員工履歷的重要記錄，做好企業(yè)人事檔案管理工作有利于提高企業(yè)人事管理方面的工作水平。本文就是針對目前我國企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀做出詳細介紹，以求提高我國企業(yè)人事檔案管理工作的工作水平，保證人事檔案管理的工作質量。

關鍵詞 企業(yè)人事檔案管理 現(xiàn)狀 應對措施

一、引言

社會保障機制的完善性決定了一個國家的穩(wěn)定發(fā)展，而社會保障機制又是建立在良好的人事檔案管理工作基礎之上的。企業(yè)是社會重要的組成部分，提高每個企業(yè)的人事檔案管理水平，有助于提高國家對國民信息的掌握水平，只有完整的掌握每個國民的個人信息，才能讓國家更好地制定社會保障機制，進而提高國民的福利待遇。[1]同時，企業(yè)提高人事檔案管理工作水平，也有利于企業(yè)提高人事管理的工作效率，進而為企業(yè)發(fā)展打下良好的基礎。

二、企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

（一）企業(yè)對人事檔案的利用率不高

在相關調查中發(fā)現(xiàn)，我國許多企業(yè)對人事檔案管理工作的認識水平不高，在企業(yè)的人事管理工作中，主要是根據(jù)員工的實際業(yè)務水平和技術能力來決定員工崗位的。人事檔案往往只在企業(yè)招聘工作中被使用，人事管理人員也不太關注人事檔案中的內容，這也造成了人事檔案利用率低下的問題。在員工升職、薪酬調整和人員調動工作中沒有應用人事檔案來輔助人事管理工作的進行，這不僅浪費了相關信息資源，還降低了人事管理的效率。其實，人事檔案在企業(yè)中的作用也是極大的，其不僅可以為人事管理工作起到參考性價值，也是對企業(yè)內部員工工作水平的重要記錄，做好人事檔案管理可以有效地降低人事管理工作的難度，因此，企業(yè)應該提高對人事檔案管理的重視性，提高人事檔案的利用率。[2]

（二）人事檔案管理整合能力不強

我國的人事檔案管理部門較多，人事檔案管理的權力不夠集中，這也出現(xiàn)了一定的混亂，例如高校畢業(yè)生的檔案通常會移交到省級、市級的人事檔案管理部門進行統(tǒng)一管理，進入企業(yè)單位后，人事檔案又根據(jù)職工不同的身份分配到不同的管理單位，其管理單位不同、存放地點也不同。這就不利于企業(yè)調用人事檔案，極大地限制了人事檔案信息的可利用性，另外不同管理部門管理方式也有所差別，這也增加了人事檔案管理的復雜性。

（三）人事檔案管理人員業(yè)務水平參差不齊

人事檔案管理工作，是一項嚴謹、專業(yè)的管理工作，從業(yè)人員業(yè)務水平不足，就不能保證人事檔案的管理質量，業(yè)務熟練度不夠，就會影響人事檔案整理、調出等工作的效率，進而影響人事檔案的利用率。同時，隨著時代的發(fā)展，人們思想意識的轉變，企業(yè)也面臨著人員流動性大的問題，人事檔案管理人員業(yè)務水平不足就影響了人事檔案變更效果，許多檔案長期沒有更新記錄，一些相關材料沒有及時歸檔，這也讓企業(yè)人事檔案信息缺乏了完整性和準確性，嚴重制約了企業(yè)人事檔案工作水平的提高。

三、提高企業(yè)人事檔案管理水平的措施

（一）提高對人事檔案工作的認識水平

企業(yè)應該提高對人事檔案管理工作的認識水平，人事檔案管理人員應該對工作內容充分了解，掌握相應的業(yè)務能力，做好人事檔案的記錄、整理和調用工作。[3]企業(yè)應該通過合理的規(guī)劃與管理工作，制定完善的人事檔案管理制度，提供經(jīng)濟上的支持，加強對檔案管理工作的信息化建設，通過科學、規(guī)范的管理模式，提高檔案管理的工作效率，進而提升企業(yè)人事檔案管理工作水平，通過企業(yè)內部各個部門的密切配合，最終形成一個多元化人事檔案管理體系。

（二）信息化建設整合人事檔案資源

信息化技術有利于提高管理類工作的工作效率，因此，近年來信息化技術在各個行業(yè)中都得以應用，企業(yè)在人事檔案管理中融入信息化技術，有利于整合人事檔案資源。企業(yè)通過實現(xiàn)對人事檔案管理方面的信息化建設，可以有效地提高人事檔案的收集效率，將檔案信息以數(shù)字化的形式存儲在數(shù)據(jù)庫中，不僅方便管理人員對這些人事檔案信息進行整理，通過計算機也可以更加快速的調取相關人員的個人檔案，這樣可以顯著提高人事檔案管理部門的辦事效率。通過人事檔案信息化網(wǎng)絡技術也可以提高其傳輸效率，進而提高檔案信息資源的利用率，有助于提升企業(yè)的人事管理工作水平。信息化人事檔案管理可以實現(xiàn)多個人事檔案管理部門的資源整合，不僅保證了人事檔案的存儲質量，也提高了人事檔案信息資源的完整性，有助于企業(yè)制定相關的工作計劃，同時，也可以在國家制定相應社會保障機制時提供更有效的參考價值。

（三）提高人事檔案管理人員業(yè)務水平

企業(yè)應該對人事檔案管理工作加以重視，努力提高人事檔案管理人員的業(yè)務水平以及職業(yè)素養(yǎng)，應該通過相關培訓課程提升管理人員的專業(yè)業(yè)務能力，通過宣傳工作讓管理人員對人事檔案管理工作形成正確的認識，進而提升職業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)還應該定期考察檔案管理人員的業(yè)績，檢查檔案管理人員完成工作的具體效果，進而保證企業(yè)人事檔案管理的工作質量。

四、結語

企業(yè)人事檔案管理對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展及人員管理是至關重要的，企業(yè)應該對人事檔案管理工作加以重視，端正管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理水平，保證工作質量，結合信息化技術提升人事檔案管理工作的科技含量，提高檔案的整理、調用效率，最終促進企業(yè)人事檔案管理的科學化、規(guī)范化發(fā)展。

（作者單位為山西煤炭進出口集團有限公司）

參考文獻

[1] 劉芳.企業(yè)人事檔案管理工作的運用與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2018（22）：171-172.

[2] 趙東艷.企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].金融經(jīng)濟，2018（18）：122-123.

[3] 贠蕊娥.新時期如何做好企業(yè)人事檔案管理工作[J].青海教育，2018（08）：55.