做好新時代辦公室工作的幾點思考

董少廷

摘 要 辦公室是全行綜合辦事機構(gòu)和參謀服務(wù)機構(gòu)，是溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)各方的中樞環(huán)節(jié)，是服務(wù)全局、服務(wù)發(fā)展、服務(wù)基層的橋梁紐帶。辦公室工作的運行質(zhì)量，直接影響行黨委決策的落實，關(guān)乎全行形象的彰顯，地位特殊，使命光榮，責任重大。面對新時代、新任務(wù)、新要求，辦公室應(yīng)準確把握角色定位，充分發(fā)揮職能作用，以工匠精神做好各項工作，努力在練內(nèi)功強素質(zhì)上下功夫，在優(yōu)服務(wù)創(chuàng)一流上見實效，在抓督查促落實上求突破。

關(guān)鍵詞 新時代 辦公室工作 措施

一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的作用

對企業(yè)來說，辦公室的地位就像是人的大腦的地位一樣，是控制整個企業(yè)安全穩(wěn)定運行綜合管理機構(gòu)，因此，辦公室一旦出現(xiàn)大的問題，就會直接影響整個企業(yè)的正常運營，嚴重時甚至可能導致企業(yè)陷入癱瘓狀態(tài)。在這個競爭激烈的社會，管理水平的更新與改革顯得十分重要，代表著一個企業(yè)具有的活力，可以有效促進企業(yè)健康發(fā)展。一般情況下，企業(yè)辦公室承載著參政議政、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的重要職責，起到橋梁紐帶作用。企業(yè)辦公室作為大腦，是下達命令的總控制中心，和企業(yè)領(lǐng)導和各職能部門，以及廣大員工有著密切的聯(lián)系，除了下達命令和接收反饋的職能之外，企業(yè)辦公室還能夠發(fā)揮一定的綜合權(quán)衡與宏觀調(diào)控的作用，是決策、指揮以及執(zhí)行系統(tǒng)的協(xié)調(diào)部門。在領(lǐng)導下達決策時，企業(yè)辦公室就是去執(zhí)行并決定如何執(zhí)行的決策機構(gòu)，用最經(jīng)濟最實用的辦法去完成領(lǐng)導下達的目標，可以看出，決策辦公室絕對是一個輔助企業(yè)快速高效運行的不可缺少結(jié)構(gòu)。

二、企業(yè)辦公室管理工作現(xiàn)狀

（一）管理觀念問題

隨著我國經(jīng)濟水平的不斷提高，在新時期環(huán)境下，對企業(yè)辦公室管理工作也提出了更高的要求，作為企業(yè)發(fā)展中的中樞部門，就需要企業(yè)充分認識到辦公室管理工作的重要性，及時進行管理觀念的轉(zhuǎn)變，這也是現(xiàn)代化發(fā)展對辦公室管理提出的新要求。但是，在實際的企業(yè)辦公室管理中，由于受到傳統(tǒng)辦公室管理觀念的約束，還存在一定的管理問題，一些辦公室管理人員的行為和態(tài)度還是比較隨意，并沒有嚴格按照管理制度以及管理流程來開展工作，他們也沒有充分認識和認真分析傳統(tǒng)管理工作中的不足，這也導致了其辦公室管理水平滯后的情況。在現(xiàn)代化辦公室管理中，傳統(tǒng)辦公室管理觀念已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展要求，因此也就不能促進企業(yè)能夠長期穩(wěn)定的經(jīng)營和發(fā)展。

（二）辦公室管理制度不健全

辦公室工作具有工作復(fù)雜、責任重大的特點，這就代表著在辦公室工作，就要承受巨大的工作壓力，同時辦公室具有較強的突發(fā)性，這就需要工作人員具備較好的應(yīng)變能力來處理突發(fā)事件。針對辦公室的工作特點，需要制定相應(yīng)的辦公室管理制度，來協(xié)助辦公室正常運作。由于我國始終處于快速發(fā)展的階段，發(fā)展快就代表某些地方無法避免地出現(xiàn)不足，我國企業(yè)辦公室的工作狀態(tài)多呈現(xiàn)出毫無頭緒、整天瞎忙的狀態(tài)，浪費大量人力物力。在這樣的情況下，企業(yè)一旦出現(xiàn)加大的突發(fā)情況，企業(yè)就會亂作一團，僅有的管理制度就會成為擺設(shè)，其不能滿足現(xiàn)實需要，有時還成為處理事情的阻礙，導致企業(yè)處理緊急事件的效率大大降低。完善企業(yè)管理制度是一個長期的過程，但是企業(yè)發(fā)展又完全離不開管理制度，因此，只有在不斷的實踐中去不斷完善，才能提高現(xiàn)代企業(yè)的工作效率。

（三）工作創(chuàng)新力度不足

創(chuàng)新是激發(fā)企業(yè)活力的根本。在我國的一些中小型企業(yè)中，辦公室的工作人員太過聽從領(lǐng)導的安排，對任務(wù)的傳達也僅僅是對領(lǐng)導原話的傳達，只完成領(lǐng)導交代的工作，對其他事情一概不理，或者是處理效果極差，對工作方式不知道進行創(chuàng)新，一味地按照傳統(tǒng)方法進行工作，不但工作變得繁重，工作效果和工作效率也會很不理想，缺乏能動性和預(yù)見性。傳統(tǒng)的辦公室管理理念和管理模式已經(jīng)不能很好地滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，辦公室工作任務(wù)要具有一定的對未來的預(yù)見性，才能保證企業(yè)每天都在進步。缺乏對新形勢的分析、新問題的研究，新措施的制定，新經(jīng)驗的推廣。因此，現(xiàn)代企業(yè)辦公室工作要與時俱進，不斷實現(xiàn)方法創(chuàng)新和機制創(chuàng)新。

三、提升企業(yè)辦公室管理工作成效的路徑

（一）日常管理制度化

做任何事情都要講規(guī)則。辦公室的定位是政治機關(guān)，政治機關(guān)就要遵守政治紀律和政治規(guī)矩，這是日常管理第一位的要求，必須旗幟鮮明，容不得半點猶豫懈怠。特別是在堅持黨的全面領(lǐng)導等重大政治原則面前，要勇于做“鐵匠”，不能當“泥匠”。同時，進一步加強辦公室工作制度建設(shè)，勤于“修修補補”。所謂“修”，就是定期梳理現(xiàn)行工作制度，及時廢止空轉(zhuǎn)制度、過時制度，盡快修訂低效制度、超前制度；所謂“補”，就是找出制度“漏洞”和“真空”，盡快研究出臺新的制度規(guī)范，形成系統(tǒng)完備、銜接緊密的制度體系，確保每項工作都在制度框架內(nèi)運行，最大限度地壓縮自由裁量空間。

（二）合理分配工作

在企業(yè)的日常運行中，辦公室工作的工作量相比于其他的部門要大得多，每天都會產(chǎn)生大量的事務(wù)需要去處理，因此辦公室工作效率的提高是非常重要的。通常提高工作效率的方式是通過安排優(yōu)秀的人員來負責重要、復(fù)雜的工作，即要對辦公室工作進行合理的分配，使各工作人員都能夠在自己的崗位上發(fā)揮最大的作用。企業(yè)在辦公室人員的選擇上要注意，保證辦公室的工作人員整體素質(zhì)和專業(yè)水平足夠高，才能夠保證辦公室工作的質(zhì)量得到保障。通過對工作內(nèi)容進行分配，也可以使辦公室的工作更加有條理，有利于辦公室工作效率的提升。

（三）大力發(fā)揚工匠精神，確保辦文辦會辦事優(yōu)質(zhì)高效

“辦文辦會辦事”是辦公室三大職責，要始終堅持敬業(yè)守責、盡心盡力，以工匠精神做好辦文、辦會、辦事各項工作，提高工作效率，優(yōu)化服務(wù)運行。工作中要增強“四感”：一有目標感。對照標桿找差距，把工作干得更好、干得更快、干得更巧。農(nóng)總行辦公室黃濤主任曾對辦公室全體人員講工作方法，提出要能“知不足”，目的就是要敢同強的比、向高的攀、與勇的爭、跟快的賽，把不足變成潛力，最后變成實力。從自身實際看，就是要以總行“六維方略”為引領(lǐng)，積極踐行省行“九個并重、九個更加重視”新理念，堅持更高站位、更有作為，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率，努力在系統(tǒng)和同業(yè)中做出成績、發(fā)出聲音、創(chuàng)出品牌，確保在系統(tǒng)條線考核中均名列前茅。二有責任感。大力發(fā)揚工匠精神，即使從事的是1%的平凡的事情，也要投入100%的專注。要把嚴謹細致貫穿于工作始終，以嚴格的規(guī)范和極高的標準，把各項工作做得止于至善。不管任務(wù)多重、事情多忙，都要抓好每一個細節(jié)，做到周到、周密、周全，站好每個崗位，嚴把每個關(guān)口，守住每道防線。三有時間感。辦公室工作對時限要求很高，任務(wù)落實講時效，情況報告講時效，應(yīng)急處置講時效，如果拖拖拉拉、空轉(zhuǎn)不作業(yè)，很可能耽誤事情。現(xiàn)在，各項工作節(jié)奏很快、要求很高，必須進一步強化責任意識、效率意識，練就辦事快、處理快、反饋快的能力本領(lǐng)，力求做到案無積卷、事不過夜。四有榮譽感。每個人在每個崗位上，都要守好自己的崗，把好自己環(huán)節(jié)的關(guān)口，防止因為一個人的行為，給整個辦公室的形象抹黑；要防止預(yù)見性偏差，抓牢基礎(chǔ)工作和規(guī)范管理，有萬分之一的風險都要有萬分的警惕；要防止低水平勤奮，不僅要做一個默默無聞的老黃牛，更做一匹開拓創(chuàng)新的駿馬，不能看起來很努力，天天加班、熬燈守夜、青燈黃卷，但沒有創(chuàng)新。

（四）加強現(xiàn)代化管理建設(shè)

隨著信息科技的迅速發(fā)展，越來越多的先進信息科技逐漸的應(yīng)用到了各行各業(yè)中，這也為企業(yè)辦公室管理工作提供了良好的條件，因此，為了實現(xiàn)新時期經(jīng)濟市場發(fā)展的提高，就需要企業(yè)加強辦公室管理的現(xiàn)代化建設(shè)。企業(yè)可以利用信息科學技術(shù)來構(gòu)建相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺，網(wǎng)絡(luò)平臺具有諸多的功能模塊，并對企業(yè)不同人員進行登錄權(quán)限的限制，而辦公室管理人員就可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺的工具，通過對各個部門共享工作數(shù)據(jù)信息，來進行企業(yè)管理工作落實情況的分析和監(jiān)督，這種方法不僅有效減少了企業(yè)的工作量，同時具有快速、準確以及智能化的特點，另外，企業(yè)還可以建立企業(yè)管理風險監(jiān)控系統(tǒng)，來對企業(yè)發(fā)展中的各種風險進行分析和掌握，從而為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展起到保障作用。

四、結(jié)語

隨著企業(yè)現(xiàn)代化及其經(jīng)營管理理念的發(fā)展，企業(yè)辦公室工作也面臨著一些挑戰(zhàn)，面對這些挑戰(zhàn)，企業(yè)辦公室有必要樹立與時俱進的工作理念，確保自身工作能夠與企業(yè)發(fā)展需求實現(xiàn)良好對接。在此過程中，企業(yè)辦公室工作有必要實現(xiàn)模塊化發(fā)展與規(guī)范化發(fā)展，并在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下提升官方媒體管理工作水平，從而為企業(yè)決策、突發(fā)問題的應(yīng)對等奠定良好基礎(chǔ)。

（作者單位為中交第三航務(wù)工程局有限公司交建工程分公司）

參考文獻

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