醫(yī)院人事檔案管理中精細(xì)化管理分析

劉譯聰

摘 要 完善醫(yī)院的檔案管理，是滿足醫(yī)院提升建設(shè)水平要求的必然結(jié)果。作為醫(yī)院檔案管理中極其重要的一部分，醫(yī)院人事檔案管理必須得到重視。精細(xì)化管理有利于提高醫(yī)院人事管理的效率，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的水平發(fā)展，因此，必須及時(shí)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前人事檔案金細(xì)化管理中存在的問(wèn)題，研究和討論相關(guān)的解決辦法，綜合運(yùn)用新的技術(shù)和手段，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的發(fā)展。本文就醫(yī)院人事檔案管理中的精細(xì)化管理的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行討論。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院人事檔案 檔案管理 精細(xì)化管理

我國(guó)當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，對(duì)醫(yī)院的建設(shè)提出了更高的要求。新形勢(shì)下醫(yī)院要想進(jìn)一步發(fā)展必須加強(qiáng)自身管理，其中人事檔案的管理是管理工作最主要的部分之一。人事檔案是醫(yī)院相關(guān)人員的詳細(xì)信息集合，依靠這些詳細(xì)的人事數(shù)據(jù)，醫(yī)院可以準(zhǔn)確地對(duì)人才的進(jìn)行選拔調(diào)度等工作。當(dāng)前醫(yī)改的進(jìn)行和醫(yī)院自身發(fā)展的需要，對(duì)醫(yī)院的人事檔案管理提出了更高的要求，因此醫(yī)院必須順應(yīng)大環(huán)境，使用相關(guān)新技術(shù)，實(shí)行精細(xì)化的人事檔案管理。

一、人事檔案管理

人事檔案管理，顧名思義就是對(duì)相關(guān)人員的檔案進(jìn)行管理的工作活動(dòng)。它對(duì)相關(guān)人員的資料進(jìn)行收集、整理、存檔、統(tǒng)計(jì)，并為人事方面的調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)等活動(dòng)提供資料支持和數(shù)據(jù)參考。[1]醫(yī)院進(jìn)行人事檔案的精細(xì)化管理，有利于提升醫(yī)院的管理水平，有利于提高檔案收集整理等工作的效率，有利于提高醫(yī)院對(duì)相關(guān)工作人員情況的了解程度，有利于醫(yī)院對(duì)醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行合理的安排。

二、當(dāng)前人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)院對(duì)人事檔案管理的重視不高

當(dāng)前許多醫(yī)院不夠重視人事檔案的管理，把注意力更多地放到醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展、醫(yī)療設(shè)備的管理上面。造成這一現(xiàn)狀的原因有很多，一方面，相關(guān)部門(mén)沒(méi)有對(duì)醫(yī)院建設(shè)和健全人事檔案管理進(jìn)行引導(dǎo)；另一方面，醫(yī)院自身對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)度不夠，認(rèn)為檔案管理只是單純的對(duì)職工信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，不知道通過(guò)對(duì)員工的信息進(jìn)行分析，可以具體了解員工情況，并可以在相關(guān)信息的支持下有效對(duì)醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行職務(wù)調(diào)配等的管理工作。

（二）檔案不完善，管理落后

首先，部分醫(yī)院的人事檔案只是對(duì)員工的基本信息進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，信息類(lèi)型比較單一；其次，檔案的統(tǒng)計(jì)不及時(shí)，當(dāng)前許多醫(yī)院的人員流動(dòng)性不斷提高，但卻并沒(méi)有對(duì)新入職的員工進(jìn)行信息統(tǒng)計(jì)與信息入庫(kù)，對(duì)已經(jīng)離職的員工資料未進(jìn)行及時(shí)的處理或刪除，這就造成了信息與實(shí)際情況不同步不匹配的問(wèn)題；再次，檔案管理的效率與質(zhì)量不高，如信息的收集依然采用手寫(xiě)填表等落后的形式，收集后隨意放置在檔案室，沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行相關(guān)的分類(lèi)與整理，不注意資料的保護(hù)，甚至造成資料破壞遺失等問(wèn)題。[2]

（三）對(duì)檔案信息的利用程度低

一方面，很多醫(yī)院對(duì)相關(guān)人員的檔案進(jìn)行信息采集后，就將相關(guān)檔案束之高閣，缺乏對(duì)檔案的管理與分析利用；另一方面，醫(yī)院沒(méi)有引進(jìn)相關(guān)人才，利用新的技術(shù)手段等進(jìn)行檔案的處理與管理工作，導(dǎo)致相關(guān)檔案管理人員的辦公效率不高，進(jìn)而造成了檔案信息利用的低下。

三、加強(qiáng)人事檔案精細(xì)化管理的手段

（一）建立完善的人事信息庫(kù)

首先，要對(duì)醫(yī)院在職人員的詳細(xì)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，包括但不限于個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、政治面貌、相關(guān)職稱(chēng)、論文發(fā)表等內(nèi)容，建立起完整的信息庫(kù)。[3]其次，要對(duì)信息進(jìn)行相關(guān)處理，如設(shè)置目錄、劃分類(lèi)型、設(shè)置統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)、搜索系統(tǒng)等，方便管理。

（二）健全人事檔案管理制度

首先，建立完善的權(quán)限劃分制度，要明確哪些人員可以進(jìn)行信息錄入與處理，哪些人員可以對(duì)信息進(jìn)行查詢，不同級(jí)別的人員可查詢的信息范圍等。其次，建立監(jiān)督管理機(jī)制，對(duì)參與人事檔案處理工作的人員進(jìn)行監(jiān)督和管理，以保證的工作效率，監(jiān)督信息錄入與處理的準(zhǔn)確度等。在這，要建立設(shè)備的管理制度，如明確相關(guān)設(shè)備的使用與維護(hù)工作等。

（三）綜合運(yùn)用新技術(shù)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等發(fā)揮的力量越來(lái)越大，醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案的精細(xì)化管理時(shí)，要對(duì)相關(guān)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行合理有效地利用。比如利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立起數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行信息的自動(dòng)化管理；[4]再比如利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)員工的相關(guān)信息進(jìn)行分析，有效了解員工的情況，給員工的升職降職外派培訓(xùn)等工作調(diào)配提供指導(dǎo)等。

（四）引進(jìn)和培養(yǎng)相關(guān)的人才

一方面，要引進(jìn)相關(guān)的管理人才，對(duì)參與檔案工作的人員進(jìn)行監(jiān)督與管理；另一方面，現(xiàn)代醫(yī)院進(jìn)行人事檔案的精細(xì)化管理，越來(lái)越多的運(yùn)用到了計(jì)算機(jī)技術(shù)，且檔案資料具有保密性，在對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)處理時(shí)，若出現(xiàn)泄漏情況，會(huì)造成隱私泄露，甚至?xí)o相關(guān)人員帶來(lái)安全問(wèn)題，因此必須引進(jìn)相關(guān)的信息技術(shù)人才，運(yùn)用科學(xué)手段提高檔案精細(xì)化管理工作的效率，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。

四、結(jié)語(yǔ)

新形勢(shì)下醫(yī)院要想發(fā)展得更好，進(jìn)行合理的職工管理與調(diào)度，就必須實(shí)行精細(xì)化的人事檔案管理。在建設(shè)人事檔案的精細(xì)化管理時(shí)，必須明確各部門(mén)的作用，進(jìn)行規(guī)范高效的信息采集、錄入、整理、分析等工作。明確權(quán)責(zé)義務(wù)，建立監(jiān)管制度，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控，減少檔案管理中的工作失誤。同時(shí)要綜合運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化手段等新技術(shù)，提升人事檔案精細(xì)化管理工作的水平和效率。

（作者單位為哈爾濱市第一醫(yī)院）

參考文獻(xiàn)

[1] 李廣，華偉，朱潔.從經(jīng)營(yíng)管理的角度分析腫瘤專(zhuān)科醫(yī)院實(shí)施精細(xì)化管理的路徑[J].中國(guó)腫瘤，2019，28（03）：191-197.

[2] 謝林森，呂克琦.以信息化建設(shè)推動(dòng)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2019，30（01）：82-83+87.

[3] 陶源.精細(xì)化管理形勢(shì)下公立醫(yī)院人事檔案管理的思考[J].中國(guó)市場(chǎng)，2018（30）：111-112.

[4] 黃新金.采用信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理與控制

[J].科技資訊，2017，15（07）：

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