新時(shí)期信息化國(guó)企檔案管理工作的創(chuàng)新

陳祚

摘 要 改革開放已經(jīng)走過40年的春秋，我國(guó)國(guó)有企業(yè)在改革發(fā)展的浪潮中，逐步提升了發(fā)展規(guī)模和發(fā)展質(zhì)量，現(xiàn)如今進(jìn)入經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新時(shí)期，國(guó)有企業(yè)為了進(jìn)一步提升核心競(jìng)爭(zhēng)力，吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，就應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作，利用好信息化技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新型管理。本文筆者就將首先對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹，研究國(guó)企檔案管理存在的問題，最后筆者提出了一系列新時(shí)期信息化國(guó)企檔案管理工作的創(chuàng)新，以期為我國(guó)國(guó)企檔案管理工作的加強(qiáng)提供可參考的策略。

關(guān)鍵詞 新時(shí)期 檔案管理 信息化 創(chuàng)新

一、引言

檔案管理又稱為檔案工作，主要是指由檔案館對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，檔案館還需要履行提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)的責(zé)任，對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作來說，其檔案管理的主要對(duì)象就是企業(yè)的信息檔案，但管理工作服務(wù)對(duì)象是企業(yè)檔案利用者，檔案管理員需要解決檔案分散、凌亂、量大、孤本等狀況，對(duì)各項(xiàng)檔案進(jìn)行集中系統(tǒng)管理，企業(yè)對(duì)檔案管理要求也不斷提高，但企業(yè)管理水平也要滿足企業(yè)發(fā)展的需要，企業(yè)的發(fā)展與檔案管理工作具有密切的聯(lián)系，企業(yè)各項(xiàng)資料、業(yè)務(wù)人員信息的查詢需要有檔案提供歷史信息，快速發(fā)展的企業(yè)檔案管理工作水平的提升對(duì)企業(yè)的快速發(fā)展起著一定的推動(dòng)作用，從目前來看，檔案管理工作已經(jīng)由傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單管理走向復(fù)雜管理，由經(jīng)驗(yàn)管理走向科學(xué)管理，由手工管理走向信息化管理，由封閉管理走向開放管理。

二、國(guó)企檔案管理工作現(xiàn)狀

我國(guó)國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作較20世紀(jì)七八十年代而言，已經(jīng)有了較大的進(jìn)展，進(jìn)入信息化發(fā)展的時(shí)代，國(guó)有企業(yè)的檔案管理也正逐步走向信息化，用到了計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)國(guó)有企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所涉及的文書、財(cái)會(huì)信息、科技信息進(jìn)行收集管理，將這些信息以數(shù)字化的形式保存為檔案，這樣就能為國(guó)有企業(yè)內(nèi)部員工和外部用戶查詢企業(yè)內(nèi)部信息利用提供便利，這種對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案資源進(jìn)行整合，對(duì)企業(yè)檔案的價(jià)值進(jìn)行深度挖掘的手段使得國(guó)有企業(yè)檔案價(jià)值能夠真正體現(xiàn)出來，反過來也推動(dòng)了國(guó)有企業(yè)快速發(fā)展。

我國(guó)有企業(yè)檔案管理工作還存在著一些問題，盡管在信息化時(shí)代的國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作較傳統(tǒng)手工檔案管理取得了一定的創(chuàng)新，但創(chuàng)新程度并不高，傳統(tǒng)檔案管理體制對(duì)國(guó)有企業(yè)的影響過于深刻，大部分國(guó)有企業(yè)內(nèi)部員工對(duì)檔案管理工作的意識(shí)較為淡薄，更是有部分領(lǐng)導(dǎo)人員深受傳統(tǒng)體制和觀念的影響，僅僅對(duì)國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)效益進(jìn)行關(guān)注，而忽視了企業(yè)日常的內(nèi)部管理工作，部分管理人員認(rèn)為，檔案管理工作只需要將檔案存儲(chǔ)信息化，忽略了高效利用管理電子檔案這個(gè)環(huán)節(jié)；我國(guó)國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)方面，投入金額較低，國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的設(shè)施也較為落后，在信息的共享和檢索方面國(guó)有企業(yè)做得比較差；我國(guó)國(guó)企普遍缺乏信息化檔案管理工作人才，在國(guó)有企業(yè)中從事檔案管理工作的人員專業(yè)性普遍較低，許多員工都并非檔案管理專業(yè)，從事檔案管理工作的員工年齡又大多處在參差不齊階段，他們現(xiàn)代化信息化的檔案管理技術(shù)并不是很了解，無法充分運(yùn)用檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用和維護(hù)技術(shù)，這就導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)檔案信息的錄入和資源共享受到了阻礙；最后我國(guó)國(guó)有企業(yè)普遍沒有建立完善的檔案管理制度，所依據(jù)的檔案法也是20世紀(jì)90年代修訂推廣實(shí)施的，其中有關(guān)電子檔案的相關(guān)內(nèi)容缺失，國(guó)有企業(yè)也沒有在企業(yè)內(nèi)部建立科學(xué)合理的檔案信息化建設(shè)制度，檔案管理工作人員也沒有相關(guān)的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)來遵循，那么國(guó)有企業(yè)日常檔案信息化管理方面的工作，就失去了法律的保護(hù)和約束。

三、新時(shí)期信息化國(guó)企檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

（一）創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)檔案信息化管理觀念

國(guó)有企業(yè)信息化檔案管理工作的創(chuàng)新首先應(yīng)從創(chuàng)新信息化觀念入手，用信息化觀念來指導(dǎo)日常企業(yè)檔案管理工作的實(shí)踐活動(dòng)，這樣才能推動(dòng)企業(yè)檔案管理信息化，首先國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員和各基層員工都應(yīng)對(duì)檔案信息化建設(shè)加以重視，要?jiǎng)?chuàng)新傳統(tǒng)國(guó)企檔案管理工作理念，了解國(guó)有企業(yè)檔案信息是歷史的見證者，檔案信息對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展起著參考作用，企業(yè)的決策人員可以對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行考察了，來謀劃企業(yè)未來的發(fā)展，企業(yè)的生產(chǎn)過程也需要通過國(guó)有企業(yè)檔案來推動(dòng)產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力進(jìn)一步提升，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過程也需要有歷史和企業(yè)帶來展示企業(yè)經(jīng)營(yíng)的特點(diǎn)，由此可見企業(yè)生產(chǎn)領(lǐng)域的各個(gè)環(huán)節(jié)都密不可分。進(jìn)入時(shí)代發(fā)展的新時(shí)期，軟件硬件的不斷開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的逐漸成熟都為企業(yè)檔案管理工作走向信息化提供了良好條件，國(guó)有企業(yè)內(nèi)部全體員工都應(yīng)積極投入到檔案管理信息系統(tǒng)的使用中來，充分利用信息系統(tǒng)所提供的電子文件。傳統(tǒng)觀念往往認(rèn)為紙質(zhì)檔案對(duì)國(guó)有企業(yè)的發(fā)展起了重要作用，但在信息化發(fā)展的當(dāng)下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息檔案已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)發(fā)展的需要，現(xiàn)如今信息化檔案管理方法更加的方便快捷，幫助檔案管理工作人員從繁重的手工的管理工作中解放出來，全體員工對(duì)檔案利用的效率也就進(jìn)一步提升，這反過來又推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作水平和質(zhì)量進(jìn)一步提高，因此前全體員工都應(yīng)創(chuàng)新檔案管理工作觀念，將信息化意識(shí)深入到檔案管理工作中去。

（二）創(chuàng)新國(guó)有企業(yè)檔案信息化管理手段

國(guó)有企業(yè)信息化檔案管理工作的創(chuàng)新不僅僅觀念要?jiǎng)?chuàng)新，還要在手段方面進(jìn)行創(chuàng)新，國(guó)有企業(yè)信息化檔案管理最終就是要實(shí)現(xiàn)檔案信息在整個(gè)國(guó)有企業(yè)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)共享的目標(biāo)，因此國(guó)有企業(yè)信息化檔案管理工作創(chuàng)新首先應(yīng)從制定統(tǒng)一的企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)著手，檔案管理工作人員可以對(duì)數(shù)字檔案的定義、術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、文件格式、文件壓縮方式、數(shù)字水印等進(jìn)行規(guī)范，設(shè)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣就能為檔案信息在企業(yè)內(nèi)部的順利傳播提供保障；其次檔案信息化管理手段的（下轉(zhuǎn)第頁(yè)）（上接第頁(yè)）創(chuàng)新還充分運(yùn)用新技術(shù)，大數(shù)據(jù)管理云平臺(tái)、手機(jī)檔案管理App等技術(shù)都可以作為國(guó)有企業(yè)加強(qiáng)日常檔案信息管理的創(chuàng)新技術(shù)手段；另外應(yīng)做好硬件設(shè)施的安保工作，國(guó)有企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)環(huán)境的安全程度、線路及設(shè)備的安全性都影響著國(guó)有企業(yè)日常的檔案管理，因此當(dāng)不可控的災(zāi)難出現(xiàn)時(shí)，為了保證檔案信息的完整性，檔案管理人員應(yīng)對(duì)國(guó)有企業(yè)內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維修和保養(yǎng)保證硬件系統(tǒng)安全運(yùn)行；檔案管理工作人員還應(yīng)對(duì)服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)操作日志進(jìn)行查看，排查各種安全隱患對(duì)企業(yè)內(nèi)部機(jī)房環(huán)境的監(jiān)督保養(yǎng)；國(guó)有企業(yè)內(nèi)部各部門員工都應(yīng)加強(qiáng)自身綜合素質(zhì)，學(xué)習(xí)了解信息化檔案管理新平臺(tái)，積極運(yùn)用信息化技術(shù)參與到企業(yè)日常的檔案管理工作中去。

四、結(jié)語

我國(guó)國(guó)有企業(yè)在日常的檔案管理過程中大多都是依照電子文件歸檔的手段進(jìn)行檔案管理，部分企業(yè)也將有一定價(jià)值的紙質(zhì)檔案和實(shí)體檔案進(jìn)行了保存，進(jìn)入時(shí)代發(fā)展的新時(shí)期，國(guó)有企業(yè)也應(yīng)緊跟信息化發(fā)展的時(shí)代前進(jìn)步伐，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)管理云平臺(tái)管理企業(yè)各種文件檔案，做好信息備份工作，電子文件的運(yùn)用著實(shí)將國(guó)有企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作人員從傳統(tǒng)的手工檔案管理中解放出來，越來越高效便捷的檔案管理工作也將進(jìn)一步提升了國(guó)有企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)管理的效率。

（作者單位為瀘州市興瀘投資集團(tuán)有限公司）

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