基于高效運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)的醫(yī)用低值耗材二級(jí)庫(kù)建設(shè)*

白 玲 馬 莉 郭曉偉

醫(yī)用低值耗材是相對(duì)高值植介入耗材而言，在開展醫(yī)療服務(wù)過(guò)程中經(jīng)常使用的一次性衛(wèi)生材料[1]。醫(yī)用低值耗材使用科室覆蓋廣、使用頻率高、種類繁多和需求量大等特點(diǎn)，要求醫(yī)院維持正常診療必須有一定數(shù)量的庫(kù)存[2-4]。由于各醫(yī)療機(jī)構(gòu)耗材庫(kù)房管理人員普遍不足，基本只能將有限的精力投入到院級(jí)庫(kù)房的“進(jìn)銷存”管理中，普遍采用科室領(lǐng)用耗材的金額替代實(shí)際消耗金額計(jì)算耗材支出的“以領(lǐng)代銷”核算模式，管理相對(duì)粗放[5]。

隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制不斷強(qiáng)化，以領(lǐng)代銷核算方式不能實(shí)時(shí)反映科室耗材使用速度和庫(kù)存情況，不能客觀反映醫(yī)院實(shí)際經(jīng)濟(jì)狀況等，影響了醫(yī)院整體發(fā)展，成為醫(yī)院管理的短板[6-7]。目前，一些醫(yī)療機(jī)構(gòu)已開始嘗試取消以領(lǐng)代銷模式，建立常規(guī)醫(yī)用耗材“實(shí)用實(shí)銷”管理方式，為醫(yī)院提供準(zhǔn)確、及時(shí)的財(cái)務(wù)信息和更加符合醫(yī)療安全要求的耗材物流方式[8-10]。建立常規(guī)醫(yī)用耗材實(shí)用實(shí)銷模式的基礎(chǔ)，是建立級(jí)別低于院級(jí)庫(kù)房、完全覆蓋全院的二級(jí)庫(kù)房即醫(yī)療耗材科室二級(jí)庫(kù)。為推進(jìn)科室低值耗材二級(jí)庫(kù)建設(shè)及運(yùn)行，本研究以醫(yī)院資源規(guī)劃(hospital resource planning,HRP)為核心的醫(yī)院高效運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)(operation effective system,OES)[11]開發(fā)拓展適用于科室二級(jí)庫(kù)管理的功能軟件，與OES的耗材申領(lǐng)、采購(gòu)、配送、入庫(kù)、移庫(kù)、出庫(kù)、財(cái)務(wù)報(bào)表和績(jī)效分析等模塊相關(guān)聯(lián)，建立、運(yùn)行和深化科室二級(jí)庫(kù)管理，為實(shí)用實(shí)銷模式提供技術(shù)支持。

1 醫(yī)用低值耗材二級(jí)庫(kù)管理軟件設(shè)計(jì)

基于科室二級(jí)庫(kù)耗材物流運(yùn)轉(zhuǎn)與財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)的實(shí)際要求，科室二級(jí)庫(kù)管理軟件的流程設(shè)計(jì)以科室二級(jí)庫(kù)庫(kù)存物資為核心，科室二級(jí)庫(kù)出庫(kù)為樞紐帶動(dòng)整個(gè)科室二級(jí)庫(kù)數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)，其流程如圖1所示。

科室二級(jí)庫(kù)管理軟件設(shè)計(jì)在各重要財(cái)務(wù)節(jié)點(diǎn)，如出庫(kù)、盤點(diǎn)及退庫(kù)等環(huán)節(jié)，均設(shè)置審核功能，由具備審核權(quán)限且區(qū)別于操作人的科室耗材主管人員進(jìn)行審核。

OES是醫(yī)院在用的一款基于HRP的醫(yī)療耗材管理軟件，可整合產(chǎn)業(yè)鏈各方資源，覆蓋物資管理各領(lǐng)域。醫(yī)院的二級(jí)庫(kù)房信息化管理是嵌入在OES中的擴(kuò)展功能，基本職能是擁有全面和便捷的物資管理能力，兼具與各臨床和醫(yī)技科室相適應(yīng)的醫(yī)療器械監(jiān)測(cè)管理功能，具備一定的經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析能力，其主要項(xiàng)目模塊與功能見表1。

表1 科室二級(jí)庫(kù)軟件主要模塊與對(duì)應(yīng)功能

2 醫(yī)用低值耗材二級(jí)庫(kù)管理軟件功能

二級(jí)庫(kù)管理軟件功能主要包括庫(kù)房管理、輔助監(jiān)測(cè)管理和輔助績(jī)效核算與分析功能3項(xiàng)，庫(kù)房管理包括移庫(kù)、出庫(kù)及盤點(diǎn)等。

圖1 科室二級(jí)庫(kù)模塊流程框圖

2.1 庫(kù)房管理功能

2.1.1 二級(jí)庫(kù)移庫(kù)與出庫(kù)

傳統(tǒng)方式中院級(jí)庫(kù)房出庫(kù)給科室核算該科支出“已領(lǐng)代銷”，建立科室二級(jí)庫(kù)后，以科室二級(jí)庫(kù)自身出庫(kù)金額核算科室支出。

(1)移庫(kù)。將院級(jí)庫(kù)房“出庫(kù)”操作改為“移庫(kù)”，即科室申領(lǐng)耗材由院級(jí)庫(kù)房驗(yàn)收入庫(kù)后配送至科室，同時(shí)系統(tǒng)內(nèi)該批耗材數(shù)量、批次等信息也經(jīng)軟件由院級(jí)庫(kù)房傳至科室二級(jí)庫(kù)。科室二級(jí)庫(kù)耗材管理員接收耗材并與系統(tǒng)內(nèi)信息比對(duì)無(wú)誤后，在軟件系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)，移庫(kù)完成，材料移庫(kù)界面如圖2所示。

圖2 材料移庫(kù)界面示圖

(2)出庫(kù)?？剖沂褂煤牟暮螅剖液牟墓芾韱T依據(jù)實(shí)際使用情況，辦理科室二級(jí)庫(kù)“出庫(kù)”，出庫(kù)數(shù)據(jù)為核算科室支出的依據(jù)并納入醫(yī)院正式財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)出庫(kù)與使用相匹配的“實(shí)用實(shí)銷”，科室二級(jí)庫(kù)出庫(kù)界面如圖3所示。

圖3 科室二級(jí)庫(kù)出庫(kù)界面示圖

2.1.2 二級(jí)庫(kù)出庫(kù)方式

為確保實(shí)用實(shí)銷和實(shí)效性、準(zhǔn)確性，減輕臨床醫(yī)務(wù)人員額外工作量，模塊設(shè)置多種自動(dòng)核銷庫(kù)存(出庫(kù))方法。

(1)個(gè)體碼掃碼計(jì)費(fèi)。針對(duì)價(jià)格相對(duì)較高可單獨(dú)收費(fèi)的耗材，采取和植介入耗材相似的掃個(gè)體條碼計(jì)費(fèi)，同時(shí)完成科室二級(jí)庫(kù)庫(kù)存核銷的方法，科室工作人員在界面“廠商PN”處使用掃碼槍掃碼，產(chǎn)品信息自動(dòng)帶入列表，特點(diǎn)是可由患者到耗材信息的雙向追溯，如中心靜脈導(dǎo)管、穿刺活檢針等，掃碼出庫(kù)界面如圖4所示。

圖4 掃碼出庫(kù)界面示圖

(2)批次碼掃碼計(jì)費(fèi)。針對(duì)部分價(jià)格相對(duì)較低可單獨(dú)收費(fèi)的耗材，采取掃批次碼計(jì)費(fèi)同時(shí)完成科室二級(jí)庫(kù)庫(kù)存核銷的方法，科室工作人員在圖4界面“廠商SN”處使用掃碼槍掃碼，產(chǎn)品信息自動(dòng)錄入，特點(diǎn)是可減少日常消耗較多的低值單獨(dú)收費(fèi)耗材的條碼粘貼量，簡(jiǎn)化操作手續(xù)，如輸液器、敷料等。

(3)醫(yī)囑核銷庫(kù)存。針對(duì)部分用量較大，不便于掃碼，但每次執(zhí)行醫(yī)囑消耗數(shù)量固定的耗材，可依據(jù)醫(yī)囑項(xiàng)目在醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospital information system，HIS)或檢驗(yàn)信息系統(tǒng)(laboratory information system，LIS)內(nèi)的信息核減科室二級(jí)庫(kù)庫(kù)存的方法[12]如體外診斷試劑、血樣采集容器等。

(4)手工出庫(kù)方法。上述3種方法無(wú)法核銷的，采取科室二級(jí)庫(kù)庫(kù)管員人工依據(jù)實(shí)際使用情況自行出庫(kù)核減庫(kù)存的方法，可通過(guò)逐條出庫(kù)或庫(kù)存導(dǎo)入等途徑實(shí)現(xiàn)。

2.1.3 二級(jí)庫(kù)盤點(diǎn)與安全庫(kù)存

(1)二級(jí)庫(kù)盤點(diǎn)。盤點(diǎn)功能設(shè)置盲盤和自盤兩種盤點(diǎn)方式，科室二級(jí)庫(kù)庫(kù)管員可隨時(shí)進(jìn)行預(yù)盤點(diǎn)，在月末規(guī)定時(shí)間段內(nèi)必須進(jìn)行月末盤點(diǎn)，月末盤點(diǎn)數(shù)據(jù)作為財(cái)務(wù)報(bào)表一部分上傳至院財(cái)務(wù)。

(2)二級(jí)庫(kù)安全庫(kù)存。為了科室低值耗材二級(jí)庫(kù)庫(kù)存安全，簡(jiǎn)化科室訂貨流程，提高訂貨效率，軟件設(shè)置安全庫(kù)存基數(shù)。當(dāng)科室二級(jí)庫(kù)庫(kù)存量低于基數(shù)下限時(shí)，系統(tǒng)提示需訂貨，當(dāng)庫(kù)存量接近基數(shù)上限時(shí)，系統(tǒng)提示科室減少訂貨[4,13]。安全庫(kù)存數(shù)據(jù)的制定可采用歷史平均數(shù)量計(jì)算法、歷史平均數(shù)量+基數(shù)計(jì)算法或采取基于時(shí)間序列的庫(kù)存數(shù)量預(yù)測(cè)法。

2.2 輔助監(jiān)測(cè)管理功能

(1)可疑不良事件監(jiān)測(cè)?？剖业椭岛牟亩?jí)庫(kù)的使用可幫助臨床和醫(yī)技科室有效掌握自身耗材使用進(jìn)度和信息，對(duì)醫(yī)療器械不良事件監(jiān)測(cè)和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)有重要作用。正在開發(fā)的醫(yī)院不良事件報(bào)告系統(tǒng)與科室二級(jí)庫(kù)管理軟件的對(duì)接，使不良事件監(jiān)測(cè)、上報(bào)和控制更加及時(shí)和便捷[14]。

(2)醫(yī)療器械流向查詢?；诳剖摇皩?shí)用實(shí)銷”的實(shí)時(shí)庫(kù)存狀態(tài)，科室及醫(yī)院耗材管理人員可實(shí)時(shí)查看耗材流向及動(dòng)態(tài)，為醫(yī)療耗材管理提供依據(jù)。

(3)庫(kù)存物資效期安全預(yù)警。設(shè)置近效期預(yù)警，當(dāng)科室低值耗材二級(jí)庫(kù)存在近效期物資時(shí)，系統(tǒng)在主界面和出庫(kù)界面提示預(yù)警，過(guò)期后將凍結(jié)該庫(kù)存數(shù)據(jù)，不允許科室掃碼使用或出庫(kù)。

2.3 輔助績(jī)效核算與分析功能

科室低值耗材二級(jí)庫(kù)啟用后，醫(yī)療機(jī)構(gòu)百元醫(yī)療收入耗材支出指標(biāo)計(jì)算更加準(zhǔn)確[15]。為保證醫(yī)療正常運(yùn)行，科室一般庫(kù)存一周左右的基礎(chǔ)耗材，遇節(jié)假日等情況庫(kù)存量會(huì)更大，這部分耗材對(duì)耗占比影響很大，建立科室二級(jí)庫(kù)后，以實(shí)用實(shí)銷的出庫(kù)金額計(jì)算醫(yī)療機(jī)構(gòu)耗占比，數(shù)據(jù)中去除各科室大量庫(kù)存結(jié)余影響，耗占比數(shù)據(jù)更趨于實(shí)際。

科室二級(jí)庫(kù)管理軟件與HIS系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)時(shí)讀取HIS系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)醫(yī)囑和收費(fèi)的高值耗材數(shù)據(jù)，按需求自動(dòng)計(jì)算醫(yī)療耗材占比，其結(jié)果可動(dòng)態(tài)展現(xiàn)[15]。

科室二級(jí)庫(kù)上線后，醫(yī)院耗材管理人員可及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常使用的耗材，如某段時(shí)間內(nèi)，個(gè)別耗材使用量異常增加或減少，對(duì)降低醫(yī)院財(cái)務(wù)和廉政風(fēng)險(xiǎn)有很大幫助。

3 醫(yī)用低值耗材二級(jí)庫(kù)管理軟件應(yīng)用效果

醫(yī)院原計(jì)劃建設(shè)科室低值耗材二級(jí)庫(kù)100個(gè)，做到醫(yī)療耗材科室二級(jí)庫(kù)全院覆蓋，目前已建成使用科室二級(jí)庫(kù)127個(gè)，遠(yuǎn)超計(jì)劃。上線科室根據(jù)自身情況在自然月內(nèi)不定期出庫(kù)，自然月最后一個(gè)工作日進(jìn)行月末盤點(diǎn)，盤點(diǎn)金額納入醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)表。配合院級(jí)相關(guān)財(cái)務(wù)審計(jì)制度，醫(yī)院耗材管理部門、審計(jì)部門和財(cái)務(wù)部門定期對(duì)科室二級(jí)庫(kù)抽盤，護(hù)理和耗材管理部門定期對(duì)科室二級(jí)庫(kù)庫(kù)房管理檢查。安全庫(kù)存的設(shè)置，減少了科室耗材請(qǐng)領(lǐng)的頻次，減輕了院級(jí)庫(kù)房的入庫(kù)驗(yàn)收工作量。科室二級(jí)庫(kù)上線以來(lái)，出庫(kù)總金額較之前下降約7%，耗占比計(jì)算值更貼近實(shí)際。管理人員可接近實(shí)時(shí)狀態(tài)下查看耗材運(yùn)行情況，包括出庫(kù)金額、移庫(kù)金額、耗材使用量較大的金額以及異常耗材數(shù)據(jù)。

科室二級(jí)庫(kù)上線效果與預(yù)期一致。但隨著科室二級(jí)庫(kù)上線數(shù)量的增多，監(jiān)測(cè)審核的工作量也相繼增加，還需在后期增加出庫(kù)及盤點(diǎn)操作監(jiān)控界面，通過(guò)信息技術(shù)手段督促科室按時(shí)出庫(kù)及盤點(diǎn)。

4 結(jié)語(yǔ)

科室二級(jí)庫(kù)建設(shè)可有效改變?cè)小耙灶I(lǐng)代銷”的粗放型管理模式，實(shí)現(xiàn)常規(guī)耗材“實(shí)用實(shí)銷”的線上管理，該管理模式可反映耗材的實(shí)際支出，保證收入與支出同步，精確財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，降低運(yùn)營(yíng)成本，實(shí)現(xiàn)耗材的精準(zhǔn)化管理。多途徑出庫(kù)可滿足不同科室、不同耗材的個(gè)性化出庫(kù)，推動(dòng)醫(yī)用耗材精細(xì)化管理進(jìn)程，滿足不同使用需求。此外，將進(jìn)一步研發(fā)物流管理系統(tǒng)與HIS、LIS及影像與歸檔信息系統(tǒng)等信息系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)醫(yī)囑計(jì)費(fèi)與核銷同步，精確財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，保證支出與收入的實(shí)時(shí)同步，最終實(shí)現(xiàn)常規(guī)耗材與患者間的雙向追溯。